U bent hier

Vervanging

Wat gebeurt er?Een uitleg 

Er zijn beheershandelingen die behoorlijke consequenties kunnen hebben voor de betrokken informatie, de informatieobjecten, de dragers en uiteindelijk ook de gebruikers als belanghebbenden.

Een daarvan is wat de Archiefwet zo mooi noemt het vervangen van archiefbescheiden. Vroeger (en nog steeds) werd hiervoor het begrip substitutie van archiefbescheiden voor gebruikt. Volgens deze wet is vervangen een beheershandeling waarbij archiefbescheiden worden gesubstitueerd door reproducties en de originelen worden vernietigd. Een reproductie is dan iedere gelijkluidende weergave van een origineel in een andere gedaante of op een andere drager. De reproductie is het nieuwe origineel dat in de plaats gesteld wordt van het oude origineel. Onder dit begrip vervangen vallen activiteiten als substitutie, conversie, migratie, updates, upgrades, afdrukken etc.

Omdat het terugdraaien van deze activiteiten vrijwel tot de onmogelijkheden behoort is een gecontroleerde uitvoering en documentatie van het proces geen overbodige luxe.

Onderdelen 

Op dit gedeelte van mijn site gaat op dit fenomeen in waarbij het volgende aan de orde komt:

  • Benadering - wat is vervanging en wanneer is er sprake van vervanging;

  • Soorten - een korte opsomming en uitleg van de mogelijke soorten van vervanging;

  • Moment - wanneer wordt vervanging uitgevoerd;

  • Vormen - een vervanging kan incidenteel als afgerond project voorkomen maar ook structureel als onderdeel van een bedrijfsproces;

  • Snapshots - een manier om het proces van vervangen te vermijden;

  • Authenticiteit - het onderdeel wat eigenlijk centraal staat met een 8-tal algemene uitgangspunten;

  • Toepassen regeling - de toepassing van de Archiefregeling is een punt van aandacht op zich.

  • Stappenplan - basis voor een algemene vervangingsprocedure.

  • Juridische context - een toelichting op de betrokken regelingen en vragen over de juridische consequenties van het niet toepassen van de regelingen;


Dit onderdeel is gedeeltelijk gebaseerd op een niet gepubliceerde tekst gemaakt voor de Zwolse Groep. Deze is aangepast aan enigszins veranderde ideeën, de Regeling geordende en toegankelijke staat uit 2002 en later de Archiefregeling die per 1 april 2010 van kracht is geworden.


 

Levenscyclus:

Datum eerste publicatie: 
maandag, 21 juni 2004 - 10:15pm
Share/Deel