Wat is vervangen?

Een uitleg 

Er zijn beheershandelingen die behoorlijke consequenties kunnen hebben voor de betrokken informatie, de dragers en belanghebbenden.

Een daarvan is wat de Archiefwet zo mooi noemt het vervangen van archiefbescheiden. Vroeger (en soms nog) werd hiervoor het begrip substitutie van archiefbescheiden voor gebruikt. Volgens deze wet is vervangen een beheershandeling waarbij archiefbescheiden worden gesubstitueerd door reproducties en de originelen worden vernietigd. Een reproductie is dan iedere gelijkluidende weergave van een origineel in een andere gedaante of op een andere drager. Onder dit begrip vervangen vallen activiteiten als substitutie, conversie, migratie, het maken van updates etc.

Omdat het terugdraaien van deze activiteiten vrijwel tot de onmogelijkheden behoort is een goede ondersteuning, begeleiding en documentatie geen overbodige luxe.

Onderdelen 

Dit gedeelte van mijn site gaat op dit fenomeen in waarbij het volgende aan de orde komt:

• Authenticiteit- het onderdeel wat eigenlijk centraal staat met een 8-tal algemene uitgangspunten;

• Moment - wanneer wordt vervanging uitgevoerd;

• Benadering - wat is vervanging en wanneer is er sprake van vervanging;

• Soorten - een korte opsomming en uitleg van de mogelijke soorten van vervanging;

• Vormen - een vervanging kan incidenteel als afgerond project voorkomen maar ook structureel als onderdeel van een bedrijfsproces;

• Snapshots - een manier om het proces van vervangen te vermijden;

• Juridische context - een toelichting op de betrokken regelingen en vragen over de juridische consequenties van het niet toepassen van de regelingen;

• Toepassen regeling - de toepassing van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden is een punt van aandacht op zich.

• Stappenplan - basis voor een algemene vervangingsprocedure.

Dit onderdeel is gedeeltelijk gebaseerd op een niet gepubliceerde tekst gemaakt voor de Zwolse Groep die is aangepast aan enigszins veranderde ideeën en de Regeling geordende en toegankelijke staat.