Je hebt het pas door wanneer je er aan toe bent.

Archivists deploy provenance to defend the borders of context, to specify for all time the time when and place where the creation of meaning began and ended.

1. Het bestuursorgaan vervult zijn taak zonder vooringenomenheid.
2. Het bestuursorgaan waakt ertegen dat tot het bestuursorgaan behorende of daarvoor werkzame personen die een persoonlijk belang bij een besluit hebben, de besluitvorming beïnvloeden.

Ce qui change est la façon de nommer les concepts, par suite des évolutions technologiques et des modes sociétales qu’elles induisent, mais pas les concepts eux-mêmes. Jusqu’à preuve du contraire…

Om te functioneren, dat wil zeggen, om leesbaar te zijn moet een handtekening een vorm hebben die herhaalbaar is, die na te maken is, de handtekening moet dus te gebruiken zijn los van de bewuste en unieke intentie die haar deed ontstaan.

Everyone has a private system that doesn't quite work.

De plaats waar je staat bepaalt de manier waarop je kijkt. Bevalt het zicht niet, ga dan op een andere plaats staan.

Bij de beschrijving van een archief sta op den voorgrond, dat de inventaris slechts als wegwijzer behoeft te dienen; hij geve dus een overzicht van den inhoud van het archief, niet van den inhoud der stukken.

Waardeloze stukken moeten worden vernietigd.

Een dataset is een geheel van gestructureerde digitale gegevens bijeengebracht vanuit een of meer gegevensverzamelingen ten behoeve van intern of extern (her)gebruik.

• Een dataset is een informatieobject van het type register.
• Een dataset is machine leesbaar
• Gegevens in een dataset kunnen
  • zowel uit primaire bronnen (processystemen ed.) als uit secundaire bronnen (andere datasets) komen
  • zowel uit eigen bronnen als uit bronnen van derden komen

If whatever we do can be held against us years later, if all our impulsive comments are preserved, they can easily be combined into a composite picture of ourselves. Afraid how our words and actions may be perceived years later and taken out of context, the lack of forgetting may prompt us speak less freely and openly.

Kennis zit alleen in de hoofden van mensen. Praktisch bruikbare kennis is zodanig complex dat je die niet kunt concretiseren en dus ook niet in een computer kunt stoppen. Kennisbeheer is een aanduiding van een bepaalde categorie producten die een combinatie vormen van deelgebieden zoals: documentsystemen, werkstroom, groupware, communicatisystemen en informatiesystemen. Kennissystemen zouden alleen een rol kunnen spelen bij het slim zoeken in de informatieberg. Kennisbeheersystemen helpen de mensen om hun werk zo goed mogelijk te doen.

Er is te weinig kennis en besef van de uitvoeringstechnische problemen die zich als gevolg van politiek-bestuurlijke besluitvorming kunnen voordoen. Te vaak wint de datum van invoering van wetten of maatregelen het van de reflectie die nodig is om voor een zorgvuldige uitvoering te kunnen zorgen.

Opstellen, uitvoeren en toetsen van een ordeningsplan opdat de informatie goed, geordend en toegankelijk is.

Waarborgen en afwijkingen in verband met verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden

1.   De verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden is onderworpen aan passende waarborgen in overeenstemming met deze verordening voor de rechten en vrijheden van de betrokkene. Die waarborgen zorgen ervoor dat er technische en organisatorische maatregelen zijn getroffen om de inachtneming van het beginsel van minimale gegevensverwerking te garanderen. Deze maatregelen kunnen pseudonimisering omvatten, mits aldus die doeleinden in kwestie kunnen worden verwezenlijkt. Wanneer die doeleinden kunnen worden verwezenlijkt door verdere verwerking die de identificatie van betrokkenen niet of niet langer toelaat, moeten zij aldus worden verwezenlijkt.

2.   Wanneer persoonsgegevens met het oog op wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden worden verwerkt, kan in het Unierecht of het lidstatelijke recht worden voorzien in afwijkingen van de in de artikelen 15, 16, 18 en 21 genoemde rechten, behoudens de in lid 1 van dit artikel bedoelde voorwaarden en waarborgen, voor zover die rechten de verwezenlijking van de specifieke doeleinden onmogelijk dreigen te maken of ernstig dreigen te belemmeren, en dergelijke afwijkingen noodzakelijk zijn om die doeleinden te bereiken.

3.   Wanneer persoonsgegevens met het oog op archivering in het algemeen belang worden verwerkt, kan in het Unierecht of het lidstatelijke recht worden voorzien in afwijkingen van de in de artikelen 15, 16, 18, 19, 20 en 21 genoemde rechten, behoudens de in lid 1 van dit artikel bedoelde voorwaarden en waarborgen, voor zover die rechten het verwezenlijken van de specifieke doeleinden onmogelijk dreigen te maken of ernstig dreigen te belemmeren, en dergelijke afwijkingen noodzakelijk zijn om die doeleinden te bereiken.

4.   Wanneer verwerking als bedoeld in de leden 2 en 3 tegelijkertijd ook een ander doel dient, zijn de afwijkingen uitsluitend van toepassing op verwerking voor de in die leden bedoelde doeleinden.

The term ‘information’ in colloquial speech is currently predominantly used as an abstract mass-noun used to denote any amount of data, code or text that is stored, sent, received or manipulated in any medium.

Het bijvoeglijke naamwoord documentair slaat niet op het zelfstandige naamwoord document maar op het werkwoord documenteren, wat vastleggen (to record) betekent, vastleggen voor gebruik en hergebruik.

Met andere woorden documentaire informatievoorziening en records management zijn twee begrippen met dezelfde strekking en lading namelijk het beheren van van vastgelegde informatie. 

Het nut van een opvatting is zelf een kwestie van opvatting; even betwistbaar, even vatbaar voor twijfel, en evenzeer discussie vereisend, als die opvatting zelf.

De analitical engine heeft geen enkele pretentie iets oorspronkelijks te scheppen. Hij kan datgene waarvan wij weten hoe we het hem moeten opdragen. Hij kan een analyse volgen, maar heeft niet de macht enige analytische openbaringen of waarheden te anticiperen. Hij kan ons slechts helpen beschikbaar te maken waar we al van op de hoogte zijn.

This is a mental maturity issue: our community has generally succeeded in giving black belts in computer security karate only to people that have proven a certain level of mental maturity. Yes, some of us could probably do some real damage to Paypal and Mastercard. But then we also understand that no good comes from that.

In de uitspraak: 'Onderzoek heeft voor opdrachtgevers ervan de betekenis die een lantaarnpaal heeft voor de beschonkene: hem gaat het niet om het licht dat de blik kan verhelderen, hij zoekt alleen wat houvast...' (bron onbekend), staat de onderzoeker voor paal.

If we can’t bring ourselves to say what’s in our hearts when it truly matters then we’ve already given up our freedom and with it the freedom of future generations. Which is something that we got no right to do. We didn’t earn this freedom. It was handed to us on a plate by people who did earn it with their lives. We don’t own it. We’re the custodians of it. It’s not ours to give away.

De complexiteit van de invoering van elektronisch documentbeheer in organisaties wordt onderschat vanwege de conceptuele eenvoud van documentbeheer.

Citizens are entitled to know in a democracy, what is done in their name for their benefit and with their money.

It is a science with methodologies that is in a way a secure scientific theory that cannot be proven wrong, because it has always been reinvented in totally different contexts, environments, places and times – only the re-inventors are not aware of this fact.

The clock is running.
Make the most of today.
Time waits for no man.
Yesterday is history.
Tomorrow is a mystery.
Today is a gift.
That's why it is called the present.

Documentair in de context van documentaire informatievoorziening (DIV)  is zoals ook het woord document afgeleid van het werkwoord documenteren, dit is het vastleggen van informatie voor gebruik en hergebruik.

One of the advantages of being disorderly is that one is constantly making exciting discoveries.

Did you ever stop to think, and forget to start again?

De fascinatie voor de techniek leidt af van de essentie namelijk de informatie, haar belang, haar context en haar betekenis.

(...) Om herkenbaar en schrikwekkend te zijn moet een vijand zich in ons eigen huis bevinden of op de drempel er van staan. (...) Er is een vijand nodig om het volk hoop te geven. Iemand heeft ooit eens gezegd dat patriottisme het laatste toevluchtsoord is voor uitschot: wie geen morele principes heeft, schaart zich in de regel onder een vlag, en bastaarden beroepen zich altijd op de zuiverheid van hun ras. De nationale identiteit is het laatste houvast van de proletariers. En ons identiteitsgevoel is nu eenmaal gebaseerd op haat, haat jegens degene die niet op ons lijkt. We moeten ervoor zorgen dat haat dé drijfveer van de burger wordt. De vijand is de vriend van de volkeren. We moeten altijd iemand kunnen haten teneinde onze eigen ellende te rechtvaardigden. Haat is de oerpassie. Liefde, dat is een abnormale toestand. Daarom is Christus ook gedood: wat hij zei was tegennatuurlijk. We kunnen niet ons hele leven van iemand houden, vanuit die onmogelijke hoop komt overspel voort, en moedermoord, het verraden van vrienden... Maar we kunnen wel iemand ons hele leven haten. Mits die er altijd is om onze haat te voeden. Haat verwarmt het hart.

The key point behind appraisal is that not everything can be kept forever. There are not sufficient resources to support such an approach, either in the storage and preservation of the records or in the resources required to make the records accessible either now or over time. This means at its most fundamental, appraisal is a risk management process based on known facts and reasonable expectations.

The list could surely go on, and there is nothing more wonderfull then a list, instrument of wondrous hypotyposis.

Het creëren van een hooiberg om een speld te kunnen zoeken.

Oude begrippen zijn meestal belast door hun toepassing in verouderde of foutieve theorieën en systemen, waarbij ze splinters in zich dragen van onvolkomen ideeën, die voor een zich ontwikkelend inzicht niet altijd onschuldig zijn.

Elke belangrijke wetenschappelijke ontdekking wordt gevolgd door een cruciale stroom informatie en onderzoeksgegevens die resulteert in verificatie, weerlegging of nadere uitwerking van het idee of de nieuwe theorie. Om dit proces mogelijk te maken worden abstracte ideeën of theorieën niet beschermd door auteurs- of octrooirechten.

Als iemand wijst, kijkt de dwaas naar de vinger.

Een archivaris is een hermeneut, die verstaat wat er staat en vermoedt in welk perspectief het geschrevene gevonden en gelezen zou kunnen worden.

Een zaak is een informatieobject van het type dossier.

De grote vrijheid van de burger opent nieuwe perspectieven voor de communicatie, maar is een bedreiging voor de redactionele kwaliteit ervan. De overheid dreigt tegelijkertijd te profiteren van de enorme mogelijkheden om die communicatie vast te leggen en te volgen. In toenemende mate voert zij, zonder constitutionele waarborgen, controlemaatregelen in. Zo wordt de burger zijn eigen politieagent.

The question of the archive is not a question of the past. It is not the question of a concept dealing with the past that might already be at our disposal. An archivable concept of the archive. It is a question of the future, the question of the future itself, the question of a response, of a promise, and of a responsibility for tomorrow. The archive, if we want to know what that will have meant, we will only know in times to come; not tomorrow, but in times to come. Later on, or perhaps never.

Bij de ordening van een archief behoort slechts in de tweede plaats te worden gelet op de belangen van historische onderzoekingen.

Metadata is informatie met informatie over informatie.

Wat maatschappelijk gezien interessant genoeg is om te hergebruiken is cultuurhistorisch gezien interessant genoeg om permanent te bewaren.

Who controls the past controls the future; who controls the present controls the past

het nemen of uitvoeren van maatregelen waardoor zowel

(1) integriteit, context en kwaliteit van gegevens met functionaliteiten behouden blijven en het voortbestaan van die gegevens en functionaliteiten wordt gegarandeerd als

(2) het gecontroleerd vernietigen van gegevens mogelijk is.

Een archief is dan een geheel van gearchiveerde gegevens.

Met kwaliteiten worden (impliciet) aspecten bedoeld als: authenticiteit, beschikbaarheid, beschikbaarheid, betrouwbaarheid, bruikbaarheid, interpreteerbaarheid, raadpleegbaarheid, leesbaarheid, toegankelijkheid, vernietigbaarheid, vindbaarheid, uitwisselbaarheid, uniciteit en dergelijke.

Voorbeelden van maatregelen zijn:

• beoordelen,
• beveiligen,
• bewaren,
• converteren,
• documenteren,
• emuleren
• migreren,
• opnemen,
• opslaan,
• preserveren,
• registreren,
• selecteren,
• toegankelijk maken,
• transformeren,
• vernietigen,
• vervangen,
• vindbaar maken

Initially, there is one thing I want to point out: The archivist’s role in the documentation of personal rights is to be an archivist. It is not our job to pretend to be lawyers or social workers. It is not for us to decide whether the documentation we are able to find will be sufficient to get reparation or not. It is neither our role to engage in client counseling. We cannot grant people justice. But we can use our knowledge to locate whatever documentation there is to be found, so that the individuals may have their cases tried at the proper authorities. Our role, then, is to supply documentation and put this into the societal and administrative context. And this role is indeed difficult and challenging.

Wie denkt dat kennis duur is, weet niet wat domheid kost - en ook niet wat onwetendheid aanricht.

...
Mag ik u dan verzoeken, mij het stuk te willen overhandigen?'  Na deze vraag stond de heer Heidenrijk op, deed zijn vrouw eveneens opstaan, deed haar een stap voorwaarts gaan en sprak: 'Dit is mijn testament.'

Ook van zijn kant verhief notaris van Dalen zich en hij zei kalm en waardig, terwijl een lichte trilling in zijn stem toch verried, hoezeer hij getroffen was: 'Mijnheer, ik ben te oud om nog op zo'n manier voor de gek te worden gehouden.'

'Notaris het spijt mij ten zeerste, dat ik die indruk bij u heb opgewekt. Ik verzoek u, zich terstond van de ernst mijner bedoelingen te willen overtuigen.' Met deze woorden nam mijnheer Heidenrijk een gedeelte van zijn vrouw's costuum weg en op de flank, die daardoor zichtbaar werd, was duidelijk de aanhef van het testament te lezen: De zeventiende augustus negentienhonderd vijf en dertig heb ik, johannes Heidenrijk... Het was getatoeëerd met een fraaie hand en zonder dat het zacht glanzende van de huid er ook maar enigszins door geleden had.
'De notaris wankelde terug in zijn stoel en zocht op beide armen daarvan steun voor zoveel verwarring en zoveel verzet. Een tijdlang kromde hij zich onder zijn eigen gedachten. Wel tien, twintig dingen wilde hij tegelijk aanvoeren tegen wat hier nu van hem verlangd werd en al deze dingen kwamen met zo'n vaart aanstormen, dat zij een prop vormden in zijn geest, die hem onmachtig maakte, ook maar één woord uit te brengen. En hoe langer die onmacht duurde, hoe duidelijker de onafwendbaarheid van dit geval als een donkere schaduw de achtergrond van zijn geest innam. En diezelfde onafwendbaarheid sprak uit blik en houding van de vrouw, die voor hem stond. Pas langzamerhand kwamen zijn gedachten weer op gang en er kwam ook een zekere orde in, want ze gingen allemaal draaien om één middelpunt en dat middelpunt was de volgende waarheid: Geen enkel wetsvoorschrift in Nederland eist, dat een akte op papier moet worden geschreven. '

The advantages of the new forms in which old texts can now be made available must not be allowed to obscure the fact that the new forms cannot fully substitute for the actual physical objects in which those earlier texts were embodied at particular times in the past.

Een overheid die als amateur bestuurt zal ook als amateur registreren en archiveren. En vooral vergeten, veel vergeten.

Je gaat het pas zien als je het doorhebt.

The appraisal process must include detailed examination of the records, which remain the ultimate manifestation of functions and activities.

Helen Morgan, How do I appraise thee? Let me count the ways: the archival imperative and the construct of appraisal. Australian Science Archives Project

1. Een ieder die is betrokken bij de uitvoering van de taak van een bestuursorgaan en daarbij de beschikking krijgt over gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, en voor wie niet reeds uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift ter zake van die gegevens een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding van die gegevens, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hem tot mededeling verplicht of uit zijn taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
2. Het eerste lid is mede van toepassing op instellingen en daartoe behorende of daarvoor werkzame personen die door een bestuursorgaan worden betrokken bij de uitvoering van zijn taak, en op instellingen en daartoe behorende of daarvoor werkzame personen die een bij of krachtens de wet toegekende taak uitoefenen.

All information is information about something and therefore metadata.

De conclusie die we kunnen trekken is dat scans in die besproken rechtsgebieden in beginsel als bewijsmiddel kunnen worden aangevoerd, maar dat ze geen bijzondere bewijskracht genieten. Authentieke en onderhandse akten verliezen hun dwingende bewijskracht en de rechtszekerheid die daarmee samenhangt. Het gevolg van substitutie is dat alle gescande bewijsmiddelen die worden ingebracht in civiele en bestuursrechtelijke procedures onder de vrije bewijsleer vallen. Binnen het bestuursrecht bestaat bovendien het risico dat een scan als bewijsmiddel wordt uitgesloten volgens een bewijsbeleid Zowel het bestuursorgaan zelf als de bestuursrechter kunnen weliswaar tot een van het beleid afwijkend oordeel komen, maar naar verwachting zal dit in de praktijk niet snel gebeuren. Een ander obstakel waarmee rekening moet worden gehouden in bestuursrechtzaken, is het rechterlijk bewijsvermoeden waarop een bestuursrechter zijn oordeel kan baseren. In anticipatie op een eventuele betwisting of in twijfel trekken van de authenticiteit en integriteit van het substituut-bewijsmiddel is het raadzaam het bewijsmiddel te doen vergezellen van informatie omtrent de waarborgen waarmee het is omkleed (betrouwbaarheid, authenticiteit, volledigheid en integriteit). Ook in het strafrecht komt het aan op het overtuigen van de rechters. Het juridische risico dat een gescand document niet of nauwelijks als bewijsmiddel wordt gewaardeerd, hangt mijns inziens nauw samen met de bij een organisatie gevoerde informatiehuishouding.

 

Een positieve waardering door de rechters is in mijn ogen afhankelijk van de mate waarin zij ervan zijn overtuigd dat de scan naadloos overeenkomt met het origineel. De scan en het scanproces zullen met de nodige doordachte waarborgen moeten worden omkleed. Waarborgen ten aanzien van de integriteit, authenticiteit, volledigheid, betrouwbaarheid en duurzaamheid. Om de waarborgen gestalte te geven kan aansluiting worden gezocht bij de beginselen van behoorlijk ICT-gebruik van Franken. Om terug te komen op de vraag, `Is de tijd rijp om het roer om te gooien?` luidt het antwoord: ja, het is tijd. De huidige stand der techniek biedt toereikende mogelijkheden om een betrouwbaar en integer scansysteem op te zetten. Juristen zullen echter tijd nodig hebben om gewend te raken aan de omgang met dergelijke moderne bewijsmiddelen. Het is tijd om de gewenningsperiode in te zetten. Met uiteraard alle kinderziekten van dien.

 

De rechtstaat wordt uitgehold en iedereen lijkt z’n schouders op te halen, omdat we bang zijn geworden voor terreur. Terwijl we juist zwichten voor terreur door die beginselen op te geven.

Complexe systemen neigen naar complexe fouten.
Eenvoudige systemen daarentegen neigen naar complexe fouten.
Nieuwe systemen produceren nieuwe fouten.
Nieuwe systemen herhalen hun nieuwe fouten.
Oude systemen produceren nieuwe en oude fouten