Kwaliteitsattribuut
Authenticiteit is een kwaliteitsattribuut waarmee aangetoond kan worden
- dat de gegevens zijn wat ze beweren te zijn,
- dat ze zijn gemaakt of verzonden door de persoon of organisatie die beweert ze te hebben gemaakt of verzonden en
- dat ze zijn gemaakt en verzonden op het tijdstip als aangegeven in de gegevens.
De authenticiteit is te garanderen op het niveau van inhoud, structuur, context, gedrag en techniek.
Door een stelstel van goed beheer, met afspraken, procedures en eventueel toepassen van encryptie en elektronische handtekeningen en onafhankelijke controles zal bij alle mogelijke beheershandelingen aangetoond moeten worden dat aan authenticiteit van informatie niet is getornd.
Vervangen
Vanuit het perspectief van authenticiteit is het vervangen van archiefbescheiden een van de meest risicovolle en critische processen van het informatiebeheer. Immers gegevens worden van een omgeving naar een andere overgezet. Daarom moet juist bij elk vervangingstraject het behoud van authenticiteit centraal staan. Dit kan door het correct toepassen van de Archiefwet en de bijbehorende uitvoeringsregels.
Er mag geen situatie ontstaan waarbij getwijfeld kan worden aan de betrouwbaarheid en authenticiteit van de betrokken gegevens. Als die twijfels er zijn dan loopt een organisatie het risico opgescheept te zitten met deels waardeloze informatie, die formeel gezien niet als origineel beschouwd kan worden, die niet geschikt is voor verantwoording en bewijs maar uiteindelijk ook niet voor hergebruik en onderrzoek. Dit is schadelijk voor de organisatie zelf maar ook voor individuele belanghebbenden die van de informatie afhankelijk zijn.
Algemene uitgangspunten
Een (overheids)organisatie moet in het geval van verandering van de vorm van bewaring en verwerking van (een deel van) de administratie aan tenminste de volgende voorwaarden voldoen:
- Zij moet voldoen aan de eisen die gesteld worden vanuit de Archiefwet 1995.
- Zij zal de beheershandeling met het bijbehorende uitvoeringsproces grondig moeten documenteren.
- Zij moet kunnen aantonen dat de in de nieuwe vorm opgeslagen informatie identiek en gelijkwaardig is aan de in de oude vorm opgeslagen informatie.
- Zij moet kunnen aantonen dat de integriteit en de betrouwbaarheid van de informatie door beveiligingsmaatregelen zijn gegarandeerd.
- Zij moet kunnen aantonen dat zij in staat is de informatie opgeslagen in de nieuwe vorm ongeschonden te bewaren gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn.
- Zij zal de relatie met de andere bescheiden die betrekking hebben op de betrokken informatie in stand moeten houden.
- Zij zal moeten kunnen aantonen dat externe toezichthouders / belanghebbenden akkoord gaan met de manier van bewaring en verwerking van de gegevens.
- Zij moet zich er van verzekeren of en hoe de Rechter de informatie in de nieuwe vorm als bewijs accepteert.
Informatiemodel:
Grondslag:
- Printvriendelijke versie
- 270 keer gelezen