U bent hier

Benadering vervanging

Benadering

Van vervanging in de papieren omgeving kunnen de meeste mensen nog een voorstelling maken. Gegevens op papier worden met behulp van een technisch hulpmiddel als afbeelding op een andere gegevensdrager gezet. Veel gebruikte technieken zijn fotografie en/of scanning of imaging. Met fotografie worden gegevens op microfilm gezet. Door imagetechnieken wordt door middel van scanning een digitale afbeelding op cd-rom of een magnetische drager gezet. In dat geval zijn ze met behulp van een document management systeem (DMS) of zeer speciale zoekhulpmiddelen (indexen) op te vragen en op een beeldscherm te raadplegen.

Vervanging in een digitale omgeving is in de kern niet echt anders. Toch is het lastiger een beeld ter krijgen wat er precies gebeurt.
Het is niet anders in die zin dat gegevens van A naar B gaan. Het is lastiger omdat zo'n overgang vaak niet rechtstreeks is, terwijl er ook geen afbeelding gemaakt wordt. Er worden groepen gegevens geselecteerd, vaak bewerkt en daarna overgezet. Men spreekt in zo'n geval niet over vervanging maar over conversie of migratie. Echte technische kennis is niet noodzakelijk. Wel is een goed en eenduidig inzicht in de materie een voorwaarde voor de aanpak van een vervanginstraject. Dit inzicht kan verkregen worden door het hanteren van het uitgangspunt dat de indeling van het object van zorg als centraal stond. Deze indeling gaat uit van een logische en een fysieke component. Logisch gaat het om inhoud, structuur en context, fysiek gaat het om de technieken waarmee de logische componenten vastgelegd en beheerd worden.

Het is natuurlijk wel anders omdat niet in alle gevallen meer sprake is van documenten maar ook van digitale registraties.

Logisch niveau

1 Inhoud

De intellectuele substantie samengebracht in een informatie object oftewel de neerslag.

2 Structuur

Het logische verband tussen de elementen van een document of een bestand. Het betreft ook de manier of de gedaante waarop de gegevens aan de verschillende gebruikers wordt gepresenteerd. Het gaat hier dan om de structuur van de te presenteren gegevens. Bijvoorbeeld de manier waarop een applicatie de gegevens of documenten toont. 

3 Context

Het geheel van omgevingselementen die direct en/of indirect inhoud, structuur en wijze van bevraging van het archief van een bepaalde archiefvormer bepalen. Achter elk gebruik en de daaraan afgeleide presentatie liggen concepten, ideeën, denkbeelden en begrippen ten grondslag. Deze zijn veelal verwoord in documentatie, regelingen, analyses, functionele specificaties en dergelijke.

4 Gedrag

Dit is een element dat betrekking heeft op de functionaliteit van een archiefstuk. Dit element ben ik voor het eerst tegengekomen in de adviezen van de evaluatiecommissies over de ministeriele regelingen. Gedrag is als volgt gedefinieerd: "Het geheel van dynamische en interactieve kenmerken van een (digitaal) archiefstuk bij de raadpleging/het gebruik ervan.".  Dit element zit op het grensvlak van het logische en fysieke niveau. De functionaliteit is op logisch niveau beschreven maar is verder grotendeels technisch uitgewerkt.

Fysiek niveau 

5 Techniek

Dit begrip is ruim te interpreteren. Hier binnen vallen de formaten, de applicaties, de hardware, de opslag en de gegevensdrager(s), in feite het technische vervoermiddel van de gegevens. Ook een applicatie, een toepassingsprogramma, is als een medium te beschouwen. Ook wel vorm genoemd.

Bij elk vervangingstraject zullen deze vijf lagen steeds bekeken moeten worden om te kunnen beoordelen of het wel of niet om vervanging gaat. Feitelijk is er sprake van vervanging zodra bij de overvang van de ene omgeving naar de andere op een van de lagen van verandering sprake is.

Zie voor meer informatie over deze 4 lagen ook het componenten schema in het onderdeel over structuurplannen.

In het onderdeel over de soorten vervanging wordt deze benaderingswijze gebruikt als hulpmiddel om te bepalen wanneer er sprake is van vervanging.

Levenscyclus:

Datum eerste publicatie: 
dinsdag, 29 juni 2004 - 11:30pm
Share/Deel