@article {ref_4530, title = {Archiefzorg en Informatietechnologie}, year = {1992}, note = {

Overwegingen en bespiegelingen ten aanzien van de gevolgen van en aandachtspunten voor de problematiek rond MLG{\textquoteright}s. Rapport geschreven ten behoeve van het bestuur van de KVAN.

}, month = {03/1992}, edition = {Nieuws van archieven, 1992, Bijlage bij nummer 3, jaargang 11, maart 1992}, abstract = {

De inleiding:

"De automatisering van de overheidsadministratie vordert gestaag. Langzamerhand komen er vragen uit de administratie aan beheerders van archiefbewaarplaatsen over de te volgen gedragslijn bij overdracht van gedigitaliseerde gegevens. Een pasklaar antwoord op dit soort vragen is niet voorhanden. De meeste automatiseringsmanagers zijn, wanneer ze op de hoogte zijn van de bedoeling van de Archiefwet, bereid daaraan uitvoering te geven, maar ze verwachten terecht van onze kant bruikbare richtlijnen. Al in 1971 werd door de VAN een Werkgroep Automatisering ingesteld, die in 1973 een achttal aanbevelingen deed. Slechts de tweede aanbeveling lijkt praktische gevolgen te hebben gehad, gezien het verschijnen van een circulaire van de minister van CRM in 1975 met een nadere uitleg over het begrip {\textquoteleft}archiefbescheiden{\textquoteright}

Tot voor kort was dit het enige wapenfeit in het grensgebied van archiefbeheer en automatisering. Op 3l oktober 1991 werd aan de scheidende president van de Algemene Rekenkamer F.G. Kordes een rapport aangeboden over een onderwerp dat hem blijkens het {\textquoteleft}woord vooraf{\textquoteright} na aan het hart ligt: de blijvende bewaring van machineleesbare gegevensbestanden (MLG{\textquoteright}s). De Rekenkamer richtte haar aandacht op instellingen binnen de rijksoverheid waar MILG{\textquoteright}s gecre{\"e}erd en gebruikt worden. Daarbij onderzocht zij de bruikbaarheid van bestaande regelgeving en het aanwezig zijn van beleid en van concrete maatregelen ten behoeve van permanente bewaring. De bevindingen van de Rekenkamer zijn opmerkelijk in twee opzichten.

In de eerste plaats blijken beslissingen ten aanzien van het beheer van MLG{\textquoteright}s vrijwel uitsluitend op ad-hoc basis door direct betrokkenen genomen te worden. Een visie van de MLG-vormende instantie op bewaringsmogelijkheden en -problemen is door de Rekenkamer nergens aangetroffen. Omdat de Rekenkamer vaststelt dat er geen specifieke regelgeving op dit terrein bestaat of beter omdat de bestaande regelingen ten behoeve papieren archieven niet zijn toegesneden op MLG{\textquoteright}s is het ontbreken van een beleid bij vormende of gebruikende administraties niet verwonderlijk.

De Rekenkamer constateerde verder dat de bereidheid om te komen tot beleidsontwikkeling en regelgeving op dit terrein niet werd aangetroffen bij de beide ministeries die geacht worden daarin een taak hebben, te weten Binnenlandse Zaken en WVC. De verantwoordelijke ministers verklaren hun terughoudendheid op grond van de eigen verantwoordelijkheid van de afzonderlijke ministeries en de tendens tot decentralisatie van de informatievoorziening. Zelfs de Algemene Rijksarchivaris ziet hierbij geen rol voor zichzelf weggelegd mogelijk omdat deze verwacht, dat {\textquoteleft}MLG{\textquoteright}s vanuit het oogpunt van historische en culturele waarde ... nauwelijks van belang zullen zijn{\textquoteright}

De Algemene Rekenkamer wijst echter de door haar geconstateerde passiviteit bij de beheerders en de toezichthouder af. In haar rapport stelt zij duidelijk vast dat het ontwikkelen van een beleidslijn noodzakelijk is.

Welke rol kan de Koninklijke VAN hierin spelen? De VAN heeft een lange traditie van vakinhoudelijke discussie. Waar de Rekenkamer een gebrek aan beleid constateert, kan de oorzaak wellicht ten dele gevonden worden in gebrek aan vakinhoudelijke kwaliteit. Aan het herformuleren van uitgangspunten is de archiefwereld in Nederland namelijk nog niet begonnen. Wanneer wordt stilgestaan bij de computerisatie van de overheidsad ministratie dan is dat meestal alleen bij concrete aspecten, zoals de houdbaarheid van magnetische dragers.

De samenstellers van de Handleiding formuleerden de uitgangspunten van de archivistiek als een methode, waarmee een referentiekader geboden werd voor behandeling van concrete gevallen. De toepasbaarheid illustreert niet alleen de juistheid van het uitgangspunt - herkomst en structuur -, maar maakt dit uitgangspunt ook in hoge mate ongevoelig voor veranderingen in de techniek van archiefordening door de administratie. De informatietechnologie ontdoet echter de begrippen herkomst en structuur van hun klassieke betekenis Een positief gevolg hiervan is wel dat de technologie ons dwingt opnieuw op de theorie van de archivistiek terug te grijpen en deze te houden tegen het licht van de hedendaagse ontwikkelingen. Vervolgens kunnen concrete richtlijnen opgesteld worden, die zo onafhankelijk mogelijk moeten zijn van de toegepaste techniek."

}, author = {J. Boomgaard and R.S. Jonker and J. C. van der Ploeg} }