@mastersthesis {ref_1232, title = {Designing electronic document infrastructures}, year = {1997}, note = {

Over de invoering van digitaal documentbeheer in organisaties.

}, month = {11/1997}, school = {TU Delft, Delft University of Technology}, address = {Delft}, abstract = {

In toenemende mate maken organisaties gebruik van electronische documenten. Het gaat hierbij om documentaire informatie, die in electronische vorm wordt gebruikt. Als gevolg van het gebruikt van electronische documenten, worden organisaties met een aantal problemen geconfronteerd. Dit onderzoek is gericht op de volgende problemen:
- een belangrijk deel van de electronische documentaire informatie wordt niet beheerd;
- als gevolg van het gebruik van multimediale technieken in electronische documenten volstaat de reguliere vorm van documentopslag en -ontsluiting niet meer;
- het ontsluiten van grote hoeveelheden electronische documentaire informatie;
- de authenticiteit en integriteit van documentaire informatie.

Bij het zoeken naar oplossingen voor deze problemen zijn drie perspectieven ten aanzien van documenten gehanteerd: het archivistische, het organisatorische en het technologische perspectief. Het archivistische perspectief benadrukt het belang van documenten, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen de informatiewaarde en de juridische waarde. Het organisatorische perspectief benadrukt het belang van documenten als medium voor informatie-overdracht, nodig voor de co{\"o}rdinatie van bedrijfsprocessen. In het technologisch perspectief staat de integratie van verschillende informatietypen centraal.

In de literatuur komen verschillende definities van het begrip {\textquoteleft}document{\textquoteright} voor waarbij tevens verschillende klassifikaties van documentgebruik worden gehanteerd. Op basis van een analyse van de voorkomende definities en klassifikaties zijn zes aspecten onderscheiden:
- het document als informatiedrager;
- de informatie die het document bevat;
- de presentatiemogelijkheden die het document biedt;
- de mogelijkheden om de informatie-inhoud van documenten te veranderen;
- de documentuitwisseling;
- het documentbeheer.

Er is een nauwe relatie tussen de informatie-inhoud van documenten en de wijze waarop ze worden bewerkt en uitgewisseld enerzijds, en de bedrijfsprocessen waarin ze worden gebruikt anderzijds. Het inrichten van de documentaire informatiehuishouding vereist derhalve een analyse van de bedrijfsprocessen. Bij de analyse van bedrijfsprocessen zijn drie niveaus onderscheiden: het micro niveau, het meso niveau en het macro niveau. Op het micro niveau staan de uit te voeren taken en een effectieve technologische ondersteuning centraal. Op het meso niveau staan de processen centraal en de wijze waarop deze op elkaar kunnen worden afgestemd. Het macro niveau richt zich op de samenwerkingsverbanden tussen en boven organisaties.

Processen verschillen in de mate van voorspelbaarheid. Dit is de mate waarin voorafgaand aan de uitvoering van een proces kan worden aangegeven welke taken in welke volgorden kunnen worden uitgevoerd, en welke informatie hierbij wordt gebruikt. Minder goed voorspelbare processen vereisen een andere, meer flexibele, technische ondersteuning dan goed voorspelbare processen. Minder goed voorspelbare processen maken veel gebruikt documentaire informatie. Goed voorspelbare processen maken daarentegen veel gebruik van gestructureerde informatie.

De doelen van electronisch documentbeheer worden vanuit de drie gehanteerde perspectieven verschillend ingevuld. Het doel van electronisch documentbeheer vanuit archivistisch perspectief is het zorg dragen voor langdurige beschikbaarheid van electronische documenten nodig om een organisatorisch proces te reconstrueren. Hiertoe dienen alle relevante documenten geregistreerd en gearchiveerd te worden. Vanuit organisatorische perspectief is het doel van electronisch documentbeheer het leveren van een bijdrage aan de effectiviteit van organisaties. Vanuit technologisch perspectief is het doel van electronisch documentbeheer de integratie van technische hulpmiddelen.

Tussen de doelen vanuit het archivistische perspectief en het organisatorische perspectief bestaat een spanning. Het organisatorische perspectief stelt, afgeleid van de effectiviteitsbijdrage, een optimale proces- in richting en ondersteuning centraal. Dit vereist een nauwe afstemming van electronisch documentbeheer met het betreffende bedrijfsproces, Het archivistische perspectief stelt evenwel dat electronisch documentbeheer een voorziening is die ten aanzien van alle bedrijfsprocessen volledige en actuele documentaire informatie dient te garanderen. In dit onderzoek is het archivistische perspectief als startpunt gehanteerd ten aanzien van de inrichting van het electronisch documentbeheer. Uitgaande van het algemene karakter van electronisch documentbeheer, gericht op de ondersteuning van een veelheid aan bedrijfsprocesson, is de term {\textquoteleft}electronische documentaire infrastructuur{\textquoteright} gehanteerd.

Een electronische documentaire infrastructuur omvat technische, informatiekundige en organisatorische voorzieningen, gericht op het ondersteunen van een veelheid aan bedrijfsprocessen aangaande het beheer van electronische documenten.

}, keywords = {architectuur, context, digitaal werken, digitalisering, documentbeheer, records management, Toegankelijkheid}, url = {http://repository.tudelft.nl/view/ir/uuid:20a1f3e6-4015-4e44-8be0-cf66c5bba8c4/}, author = {J.J.M. Uijlenbroek} }