Bibliografie

De volledige lange titel: Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 15 december 2009, nr. WJZ/178205 (8189), met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Archiefregeling) Deze regeling vervang de drie ministeriële regelingen uit 2001 en is per 1 april 2010 ingegaan. Versie 15 december 2009 Wijzigingen 17 november 2010 Opmerkelijk is dat deze regeling, ondanks dat hier sprake is van een lagere regeling, in feite artikel 7 en 2a van de Archiefwet 1995 voor permanent te bewaren informatie buiten werking stelt. Artikel 7 gaat over vervanging van archiefbescheiden en artikel 2a biedt de mogelijkheid om bijzondere persoonsgegevens wel te mogen verwerken. Voorbeeld van verwerken zijn vervanging, conversie en migratie. Verwerking van bijzondere persoonsgegevens op grond van artikel 25 van de Archiefregeling is niet toegestaan.  Citaten uit de Nota van Toeliching met rode accentuering van mij: Anders dan migratie, vindt conversie plaats binnen dezelfde toepassingsprogrammatuur. Een voorbeeld van conversie is het omzetten van een MS Word 95 document naar MS Word 97-2002. Mits aan de in deze regeling gestelde eisen ten aanzien van geordendheid en toegankelijke staat wordt voldaan, is deze conversie toegestaan. Evenals het maken van veiligheidskopieën en back-ups wordt dit niet beschouwd als een vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet 1995. (Deze nuancering van hetgeen in de nota van Toelichting bij het Archiefbesluit 1995 is vermeld over het daarin vervatte artikel 6, is eerder al verwoord in de toelichting bij de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden) Een conversie van bijvoorbeeld WordPerfect naar MS Word voldoet echter niet aan de eisen, aangezien hiermee het oorspronkelijke document ‘verminkt’ wordt en er te veel informatie verloren gaat.[ ...] Migratie betekent dat de archiefbescheiden in een nieuwe omgeving terechtkomen, die de functionaliteit (vorm en structuur) ervan kan beïnvloeden. Migratie vindt ook plaats indien een bestaande applicatie wordt vervangen door een nieuw ontworpen applicatie. Meestal gaat dit gepaard met een nieuw platform. Migratie is dus niet alleen een verhuizing van apparatuur en besturingsprogrammatuur, maar kan ook de vervanging van een applicatie of computersysteem betreffen. Zo’n migratie is geen vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet 1995 en is toegestaan, mits wordt voldaan aan de in deze regeling gestelde eisen ten aanzien van geordendheid en toegankelijke staat.  [..] Zie ook: Zoeken op deze site naar datalek

In de NvT (blz. 3 en 4 PDF-versie) staat ook een opmerking over wat wel of niet als archiefbescheiden te beschouwen is: Niet alle door een overheidsorgaan ontvangen of opgemaakte documenten zijn archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995. Uit de wetsgeschiedenis blijkt onder meer dat `het kenmerk van archiefbescheiden in de zin van deze wet is, dat zij bescheiden zijn, welke bestemd zijn onder een overheidsorgaan te berusten, hetzij omdat het door dat orgaan ontvangen bescheiden zijn, waarvan de inhoud zich uitdrukkelijk en terecht hiertoe richt en voor zover zij niet worden terug- of doorgezonden, hetzij omdat het bescheiden zijn, welke door het orgaan zijn opgemaakt om voor zichzelf te dienen als schriftelijke neerslag van zijn handelingen.'3 Zo zullen bijvoorbeeld de meeste boekwerken, brochures, tijdschriften en dagbladen geen archiefbescheiden zijn, omdat - ook al heeft hun inhoud betrekking op het taakgebied van een bepaald overheidsorgaan - zij niet specifiek zijn bedoeld voor dat overheidsorgaan. Een ander voorbeeld zijn de aantekeningen van een ambtenaar die leiden tot een eindconcept van een door of namens het overheidsorgaan op te maken brief, nota of rapportage etc. Als deze aantekeningen niet buiten het domein van de individuele ambtenaar komen, zijn zij niet als neerslag van het overheidsorgaan aan te merken. Aantekeningen, op papier of via e-mail, echter die, bijvoorbeeld door toezending aan een andere ambtenaar, wel buiten het domein van de steller komen, zullen in het algemeen aangemerkt moeten worden als door het overheidsorgaan (voor intern gebruik) opgemaakte archiefbescheiden, zodat zij, voor zover zij ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, binnen het bereik van deze regeling vallen.