Boeken

Dit onderdeel bestaat uit als boeken gestructureerde pagina's met eigen menustructuur

In deze 'kast' staan nu twee boeken

  1. Vervanging archiefbescheiden - Een origineel vervangen voor een nieuw origineel, of het nu gaat om digitaal maken van papier, papier maken van digitaal of conversies en migraties.
  2. Structuurplan informatiebeheer - Deze term, geïntroduceerd in de gemeente Groningen, komt uit de periode 2002-2004. Het gaat om een combinatie van het overzicht zoals genoemd in de archiefregeling, een zaaktypecatalogus (ZTC) en een documentair structuurplan (DSP).

 

Grondslag:

Datum eerste publicatie: 
maandag, 2 mei 2016 - 11:00pm
Share/Deel

Over documenten en bestandsformaten

Inleiding

Het beheren van digitale informatie en informatieobjecten zoals documenten en het verzekeren van het voortbestaan daarvan lijkt op het eerste gezicht eenvoudig maar schijn bedriegt. Het is eigenlijk een complexe uitdaging, waarvoor kennis op conceptueel en technisch niveau nodig is en die verder gaat dan de kennis die nodig is om deze informatie op een gegevensdrager vast te leggen.

De belangrijkste oorzaak voor de complexiteit van het beheer van digitale informatie is dat zij zich aan de buitenkant anders voordoet dan dat ze in de technische werkelijkheid is. Dat zou niet zo erg zijn ware het niet dat in de meeste gevallen de bewaartermijnen van informatie de levensduur van de technische systemen en bestandsformaten waarin de informatie is ontstaan en vastgelegd overstijgt.

Voor overheden bestaan er echter wettelijke verplichtingen om de integriteit en het voortbestaan van informatie en dus ook documenten te verzekeren. Bij (her)gebruik, verantwoording en bewijs mag er geen twijfel zijn aan de kwaliteit van een document.

Daarom zijn er maatregelen nodig om het ongestoorde voortbestaan van de documenten (ook e–mails) op toetsbare manier in goede banen te leiden. Met dit onderdeel van deze site wordt een achtergrond geboden een beeld te vomen voor de problematiek rond het in standhouden van de integriteit van digitale documenten.

Complexiteit

Volledig digitaal werken stelt hoge eisen aan de kwaliteit van de digitale documenten, bestandsformaten, de functionaliteiten van de systemen waarbinnen de digitale documenten worden verwerkt en de manier waarop het voortbestaan daarvan op aantoonbare wijze wordt verzekerd. Verwerkingen als creëren, wijzigen, registreren, opslaan, converteren, migreren en beheren zullen op zorgvuldige manier moeten gebeuren om elke mogelijke twijfel over de betrouwbaarheid en bruikbaarheid van de documenten weg te kunnen nemen.

Een probleem is dat digitale documenten zich aan de buitenkant anders voordoen dan dat ze in de technische werkelijkheid zijn. Ook overstijgt de bewaartermijn van de informatie en documenten in de meeste gevallen de levensduur van de technische systemen en de gebruikte bestandsformaten.

Integriteit

Bij het beheer van digitale documenten moet de integriteit van het oorspronkelijke document gerespecteerd en in stand gehouden worden1. Het oorspronkelijke document bevat een intentie en boodschap van de opsteller die op verschillend technische manieren tot uiting komen. Wanneer er veranderingen plaatsvinden aan een document op wat voor manier dan ook kan dat leiden tot verminking van de boodschap en het teniet doen van de oorspronkelijke intentie van de opsteller.

Standaarden

Het moet voorop staan dat een digitaal document gedurende zijn bestaan, van ontstaan tot vernietiging, integraal en zonder verstoring door de daartoe geautoriseerde gebruiker kan worden gevonden, gebruikt en bewaard2. Wanneer dit technisch niet meer mogelijk is zullen conversies of migraties moeten plaatsvinden. Die moeten op een dusdanige manier uitgevoerd worden dat aangetoond kan worden dat het resultaat van de conversie of de migratie van dezelfde kwaliteit is als het oorspronkelijke origineel en dus beschouwd mag worden als een nieuw origineel3In eerste instantie zijn voor de digitale documenten open bestandsformaten4te gebruiken die worden gepropageerd door het Forum Standaardisatie.5 en Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) in de BASIS6.

Ten aanzien van veel soorten documenten is het toepassen van de open formaten geen groot probleem. Het is echter van belang om uit te zoeken op welke manier en wanneer grootschalige conversies van bijvoorbeeld office documenten uit gevoerd moeten worden. Het toepassen van open formaten is wel een probleem in het geval van MS-Access en vooral Outlook (Exchange).

Zoals bekend wordt vooral het bestandsformaat PDF/A beschouwd als de gedroomde oplossing voor het langdurig kunnen bewaren van digitale documenten. Dat is een niet terechte aanname omdat ook hier de nodige adders onder het gras liggen.

 

  • 1. De op een bepaald moment gegenereerde representatie (verschijningsvorm) van een informatieobject moet gedurende de voor dat informatieobject geldende bewaartermijn kunnen worden gereproduceerd. Zie uitgangspunt nr. 101
  • 2. Voor overheden zijn de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling de formele basis.
  • 3. Hiervoor bieden de Archiefwet 1995 (art. 2a, 7), het Archiefbesluit 1995 (art. 6 en 8) en de Archiefregeling (art. 25) ook de formele basis.
  • 4. Archiefregeling artikel 26 lid 1:
    Digitale archiefbescheiden worden, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, opgeslagen in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard, tenzij dit redelijkerwijs niet van de zorgdrager kan worden verlangd. Alsdan vindt met de beheerder van de voor overbrenging aangewezen archiefbewaarplaats overleg plaats over een alternatief bestandsformaat.
  • 5. Het Forum Standaardisatie beheert een lijst met open standaarden voor 'pas toe of leg uit', zie: https://www.forumstandaardisatie.nl/open-standaarden/lijst/verplicht
    De Tweede Kamer heeft op 11 oktober 2016 een motie aangenomen om het gebruik van open standaarden bij wet te verplichten. (Gewijzigde motie van het lid Oosenbrug over het bij wet verplichten van het gebruik van opensourcesoftware (t.v.v. 32802, nr. 31) https://www.tweedekamer.nl/kamerstukken/moties/detail?id=2016Z18418&did=2016D37878 (Geraadpleegd 14 juli 2018)
  • 6. Het acroniem DE BASIS staat voor Digitaal Erfgoed: Bouwen Aan Succesvolle ICT-Strategie. DE BASIS is een set van minimale eisen voor de digitalisering van erfgoed en maakt onderdeel uit van de kennisbank van DEN. Zie:  http://www.den.nl/standaarden?sl=all&q=&std-status[]=DE+BASIS&std-status[]=NEN%2FISO+Norm&std-status[]=Europeana&formfill=&formaction=posted (Geraadpleegd 14 juli 2018)
Datum eerste publicatie: 
zaterdag, 14 juli 2018 - 11:56pm
Share/Deel

Wat is een document en waaruit bestaat het?

In dit onderdeel wordt aandacht besteed aan de gezichtspunten van waaruit tegen informatie aangekeken wordt en aan de opbouw van een (digitaal) informatieobject (document) met kenmerken als

  1. inhoud
  2. structuur
  3. contrext
  4. gedrag
  5. techniek.1

Speciale aandacht is er daarbij voor het 4e onderdeel ‘gedrag’.

Levenscyclus:

Datum eerste publicatie: 
zondag, 15 juli 2018 - 12:21am
Share/Deel

Gezichtspunten

Bij het woord document bestaat vaak het beeld dat het gaat om een brief, een rapport, een nota, een verslag etc. Een beeld dat is geërfd van een eeuwenoude analoge werkelijkheid. Maar in de digitale wereld vallen onder dit begrip bijvoorbeeld ook e-mail berichten, berichten uit het berichtenverkeer tussen het digitaal loket en tussen de verschillende applicaties, de website en onderdelen van de website, audio- en videostreams en zelfs applicaties voor het GBA, BAG en de financiële administratie. De laatsten zijn in feite digitale registers. In de huidige tijd is de reikwijdte van het begrip ‘document’ veel ruimer dan voorheen. Met als gevolg dat de materie ook veel complexer is geworden dan voorheen.

De invulling van het antwoord op de vraag wat digitale informatie, of een digitaal document, is hangt af van de achtergrond en het gezichtspunt van de persoon die de vraag stelt of ermee werkt.

Primair zijn er een drietal gezichtspunten te onderkennen

  1. De gebruiker
  2. De ICT-er
  3. De archivaris

Voor een gebruiker is een document het ding waar hij of zij in zijn of haar dagelijkse werkzaamheden mee te maken heeft. Een document moet kunnen worden gecreëerd, geraadpleegd, gekopieerd, gewijzigd, gewist, ontvangen, gevonden, verzonden, afgedrukt. Op het scherm wordt het vaak weergegeven als een representatie van de papieren werkelijkheid. De metafoor is dan de A4, zoals ook de map of een ladekast de metafoor is voor de directory. Zijn werkomgeving is een bureaublad dat afhankelijk van het type gebruiker netjes en opgeruimd is of een wirwar van iconen. Voor de gebruiker is dus, het document gelijk aan datgene wat als informatie wordt gepresenteerd. Ook de ICT-er en de archivaris/records manager zijn in dit geval nog gewone gebruikers.

Voor de ICT-er als beheerder gaat het om digitale bestanden, files, applicaties, de netwerken, de werkstations en de servers. In feite de voorzieningen die het de gebruiker mogelijk maken met digitale documenten te werken. Een ICT-er zal een document vaak gelijk stellen aan een bestand1.

Voor een archivaris is een document een verzameling gestructureerde gegevens die op een bepaald moment in het kader van een proces, project of andere activiteit is vastgelegd. Een archivaris heeft weer een eigen benadering die voortkomt uit het vakgebied van oorkondenleer2 en verwerkt is in wettelijke verplichtingen, de wensen van de organisatie en de (maatschappelijke) bewaarbelangen3. Om aan deze eisen, wensen en behoeften te kunnen voldoen zal het mogelijk moeten zijn om documenten en informatie in een dynamische omgeving te fixeren en te bewaren, zoals ze zijn aangetroffen of worden aangeleverd. De fixatie en bewaring zullen moeten gebeuren op een manier dat het voortbestaan over vele jaren is verzekerd, met de garanties voor de betrouwbaarheid, vindbaarheid en bruikbaarheid.

Een archivaris heeft vervolgens ook nog te maken met de papieren én met de digitale realiteit. Om greep op de problematiek van fixeren, bewaren en gebruiken te krijgen moet hij daarom uitgaan van een bepaalde abstractie van die realiteiten. Een dergelijk abstract model moet aan de ene kant onafhankelijk zijn van het soort gebruik en de toegepaste techniek en aan de andere kant juist daarmee rekening houden. Dit gezichtspunt van de archivaris is het vertrekpunt van deze tekst.

Natuurlijk bestaat er ook nog zoiets als het gezichtspunt van verantwoordelijken zoals de zorgdrager (bestuurlijk verantwoordelijke), de procesverantwoordelijke, de auditor en de jurist,. Deze verantwoordelijkheid uit zich in de manier waarop de aanbevelingen ten aanzien van de digitale bestanden en bestandsformaten worden omgezet in beleid en geïmplementeerd in de bestaande processen en digitale systemen.

 
 
 
  • 1. Is een bestand/file een document?

    A file is not a document in its own right, it merely describes a document that comes into existence when the file is interpreted by the program that produced it. Without this program (or equivalent software), the document is a cryptic hostage of its own encoding.

    Jeff Rothenberg, Ensuring the Longevity of Digital Documents, Scientific American, 1995. (Vol. 272, Number 1, blz. 26)

  • 2. tekst
  • 3. Zie bijvoorbeeld het eerste lid van artikel 11 van het Archiefbesluit 1995:

    De zorgdrager treft zodanige voorzieningen ten aanzien van de door hem opgemaakte archiefbescheiden die ingevolge een voor hem geldende selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, dat bij het raadplegen van die archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren.

    (onderstreping van mij, http://wetten.overheid.nl/BWBR0007748/#HoofdstukIV_Artikel11 )

    De manier waarop daaraan vorm gegeven moet worden is opgenomen in de Archiefregeling uit 2010, de artikelen 16-25. (http://wetten.overheid.nl/BWBR0027041#Hoofdstuk3)

Informatiemodel:

Datum eerste publicatie: 
zondag, 15 juli 2018 - 12:27am
Share/Deel

Digitale documenten

Nog meer dan analoge documenten of gedigitaliseerde documenten, te weten digitale documenten die zijn ontstaan via imaging en scanning, verdienen zogenaamde ‘born digital’ documenten speciale aandacht.

Met ‘born digital’ worden die documenten bedoeld die als origineel binnen digitale werkomgevingen met behulp van digitale systemen zijn ontstaan en verder verwerkt. Zij onderscheiden zich van de gedigitaliseerde documenten op twee punten die onderling wel met elkaar verbonden zijn:

  1. ‘Born digital’ documenten zijn niet statisch, maar beschikken over functionaliteiten die gebruikt worden om een boodschap over te brengen. Deze functionaliteiten zijn als gevolg daarvan onderdeel van de kenmerken van de authenticiteit van het document.
  2. Voor conservering en behoud, raadpleging en eventuele bewerking zullen verschillende technisch hulpmiddelen beschikbaar moeten zijn.

Voor ‘born digital’ documenten geldt  als informatieobjecten als uitgangspunt:

De op een bepaald moment gegenereerde representatie (verschijningsvorm) van een informatieobject moet gedurende de voor dat informatieobject geldende bewaartermijn kunnen worden gereproduceerd1

Dat heeft als consequentie dat het document na een X aantal jaren op precies dezelfde manier zich moet voordoen aan de toekomstige gebruiker als nu het geval is. Het kunnen garanderen van het voortbestaan van de vorm en gedrag van die documenten is een punt van zorg2

  • 1. Uitgangspunt 101
  • 2. Behalve dat de concepten en modellen moeten kloppen is het, om het voortbestaan van de digitale documenten te verzekeren, noodzakelijk bij bestandsformaten zoveel mogelijk gebruik te maken van open formaten die door erkende lichamen zoals de ISO en het W3 consortium worden genormeerd. Voorbeelden daarvan zijn ODF (NEN-ISO/IEC 26300) en PDF/A (ISO 19005).

Informatiemodel:

Datum eerste publicatie: 
donderdag, 9 augustus 2018 - 10:47pm
Share/Deel

Vervanging

Wat gebeurt er?Een uitleg 

Er zijn verwerkingne of beheershandelingen die behoorlijke consequenties kunnen hebben voor de betrokken informatie, de informatieobjecten, de dragers en uiteindelijk ook de gebruikers als belanghebbenden.

Een daarvan is wat de Archiefwet zo mooi noemt het vervangen van archiefbescheiden. Vroeger (en nog steeds) werd hiervoor het begrip substitutie van archiefbescheiden voor gebruikt. Volgens deze wet is vervangen een beheershandeling waarbij archiefbescheiden worden gesubstitueerd door reproducties en de originelen worden vernietigd. Een reproductie is dan iedere gelijkluidende weergave van een origineel in een andere gedaante of op een andere drager. De reproductie is het nieuwe origineel dat in de plaats gesteld wordt van het oude origineel. Onder dit begrip vervangen vallen activiteiten als substitutie, conversie, migratie, updates, upgrades, afdrukken etc.

Omdat het terugdraaien van deze activiteiten vrijwel tot de onmogelijkheden behoort is een gecontroleerde uitvoering en documentatie van het proces geen overbodige luxe.

Onderdelen 

Op dit gedeelte van mijn site gaat op dit fenomeen in waarbij het volgende aan de orde komt:

  • Benadering - wat is vervanging en wanneer is er sprake van vervanging;

  • Soorten - een korte opsomming en uitleg van de mogelijke soorten van vervanging;

  • Moment - wanneer wordt vervanging uitgevoerd;

  • Vormen - een vervanging kan incidenteel als afgerond project voorkomen maar ook structureel als onderdeel van een bedrijfsproces;

  • Snapshots - een manier om het proces van vervangen te vermijden;

  • Authenticiteit - het onderdeel wat eigenlijk centraal staat met een 8-tal algemene uitgangspunten;

  • Toepassen regeling - de toepassing van de Archiefregeling is een punt van aandacht op zich.

  • Stappenplan - basis voor een algemene vervangingsprocedure.

  • Juridische context - een toelichting op de betrokken regelingen en vragen over de juridische consequenties van het niet toepassen van de regelingen;


Dit onderdeel is gedeeltelijk gebaseerd op een niet gepubliceerde tekst gemaakt voor de Zwolse Groep. Deze is aangepast aan enigszins veranderde ideeën, de Regeling geordende en toegankelijke staat uit 2002 en later de Archiefregeling die per 1 april 2010 van kracht is geworden.


 

Levenscyclus:

Datum eerste publicatie: 
maandag, 21 juni 2004 - 10:15pm
Share/Deel

Wanneer is er sprake van vervanging

Het moment

Er zijn een tweetal elkaar niet uitsluitende redenen aan te wijzen waarom organisaties overgaan tot vervanging. De ene is organisatorisch van aard en de andere technisch.

Organisatie
Geen enkele organisatie is statisch. Alles is uiteindelijk aan verandering onderhavig. Veranderingen ontstaan door organisatiewijziging, verandering van taken, verandering van regelgeving, herinrichting van werkprocessen, aangepaste architectuur, etc. Deze veranderingen kunnen gevolgen hebben voor eerder gekozen werkmethoden, de informatiebehoefte en de manier waarop informatie wordt verwerkt.

Techniek
De behoefte om van techniek te veranderen kan komen door ontwikkelingen op het terrein van hardware en software. De economische levensduur is in veel gevallen korter dan de bewaartermijn van de gegevens. Leveranciers komen voortdurend met nieuwe versies. Ook de kwaliteit van de techniek kan zodanig zijn dat verandering noodzakelijk wordt. De bewaring van de gegevens is anders niet te garanderen. Ook deze veranderingen liggen vaak ten grondslag aan vervangingstrajecten.

Argumenten
Samengevat zijn er een aantal argumenten om over te gaan tot vervanging:

  • Duurzaamheid / Voortbestaan
    • De technische kwaliteit van het origineel kan zodanig zijn dat de enige manier van behoud van de informatie via het proces van vervanging te garanderen is. Digitale omgevingen zijn vaak slachtoffer van technische turbulenties. Zeker zolang nog geen sprake is van een wijdverbreide toepassing van (open) standaarden is vervanging een van de weinige manieren om informatie de tand des tijds te laten doorstaan.
  • Beschikbaarheid
    • Zeker in het geval van digitalisering zal er sprake zijn van een beduidend verbeterde beschikbaarheid van de informatie binnen de bedrijfsprocessen. De mogelijkheid komt ook om de informatie in andere processen beschikbaar te stellen zonder dat er dubbelen aangemaakt moeten worden, eenmalige opslag meervoudig gebruik. Daarnaast wordt de kans op vermissing kleiner.
  • Beheer en behoud
    • Door vervanging kan informatie van verschillende technische herkomst naar een gestandaardiseerde duurzame techniek worden overgebracht. Deze nieuwe technische omgeving zal een goede basis zijn voor een duurzaam en efficient beheer.

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Datum eerste publicatie: 
dinsdag, 29 juni 2004 - 11:30pm
Share/Deel

Benadering vervanging

Benadering

Van vervanging in de papieren omgeving kunnen de meeste mensen nog een voorstelling maken. Gegevens op papier worden met behulp van een technisch hulpmiddel als afbeelding op een andere gegevensdrager gezet. Veel gebruikte technieken zijn fotografie en/of scanning of imaging. Met fotografie worden gegevens op microfilm gezet. Door imagetechnieken wordt door middel van scanning een digitale afbeelding op cd-rom of een magnetische drager gezet. In dat geval zijn ze met behulp van een document management systeem (DMS) of zeer speciale zoekhulpmiddelen (indexen) op te vragen en op een beeldscherm te raadplegen.

Vervanging in een digitale omgeving is in de kern niet echt anders. Toch is het lastiger een beeld ter krijgen wat er precies gebeurt.
Het is niet anders in die zin dat gegevens van A naar B gaan. Het is lastiger omdat zo'n overgang vaak niet rechtstreeks is, terwijl er ook geen afbeelding gemaakt wordt. Er worden groepen gegevens geselecteerd, vaak bewerkt en daarna overgezet. Men spreekt in zo'n geval niet over vervanging maar over conversie of migratie. Echte technische kennis is niet noodzakelijk. Wel is een goed en eenduidig inzicht in de materie een voorwaarde voor de aanpak van een vervanginstraject. Dit inzicht kan woden verkregen door het hanteren van het uitgangspunt dat de indeling van een informatieobject op een bepaald abstraciteniveau centraal te stellen is. Deze indeling gaat uit van een logische en een fysieke component. Logisch gaat het om inhoud, structuur en context, fysiek gaat het om de technieken waarmee de logische componenten vastgelegd en beheerd worden.

Het is natuurlijk wel anders omdat niet in alle gevallen meer sprake is van documenten maar ook van digitale registraties.

Logisch niveau

1 Inhoud

De intellectuele substantie samengebracht in een informatie object oftewel de neerslag.

2 Structuur

Het logische verband tussen de elementen van een document of een bestand. Het betreft ook de manier of de gedaante waarop de gegevens aan de verschillende gebruikers wordt gepresenteerd. Het gaat hier dan om de structuur van de te presenteren gegevens. Bijvoorbeeld de manier waarop een applicatie de gegevens of documenten toont. 

3 Context

Het geheel van omgevingselementen die direct en/of indirect inhoud, structuur en wijze van bevraging van het archief van een bepaalde archiefvormer bepalen. Achter elk gebruik en de daaraan afgeleide presentatie liggen concepten, ideeën, denkbeelden en begrippen ten grondslag. Deze zijn veelal verwoord in documentatie, regelingen, analyses, functionele specificaties en dergelijke.

4 Gedrag

Dit is een element dat betrekking heeft op de functionaliteit van een archiefstuk. Dit element ben ik voor het eerst tegengekomen in de adviezen van de evaluatiecommissies over de ministeriele regelingen. Gedrag is als volgt gedefinieerd: "Het geheel van dynamische en interactieve kenmerken van een (digitaal) archiefstuk bij de raadpleging/het gebruik ervan.".  Dit element zit op het grensvlak van het logische en fysieke niveau. De functionaliteit is op logisch niveau beschreven maar is verder grotendeels technisch uitgewerkt.

Fysiek niveau 

5 Techniek

Dit begrip is ruim te interpreteren. Hier binnen vallen de formaten, de applicaties, de hardware, de opslag en de gegevensdrager(s), in feite het technische vervoermiddel van de gegevens. Ook een applicatie, een toepassingsprogramma, is als een medium te beschouwen. Ook wel vorm genoemd.

Bij elk vervangingstraject zullen deze vijf lagen steeds bekeken moeten worden om te kunnen beoordelen of het wel of niet om vervanging gaat. Feitelijk is er sprake van vervanging zodra bij de overvang van de ene omgeving naar de andere op een van de lagen van verandering sprake is.

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Datum eerste publicatie: 
dinsdag, 29 juni 2004 - 11:30pm
Share/Deel

Gezichtspunten vervanging

Vele gezichtspunten met eigen context.

Wat opvalt is dat tot nu toe de aandacht voor substitutie of beter vervanging vooral is gericht op het digitaliseren van de papieren informatiestromen. En dat terwijl in digitale omgevingen juist veel vaak onomkeerbare operaties worden uitgevoerd die ook onder de noemer van vervangen vallen.

Het gaat dan om zaken als conversies, migraties, updates en upgrades. Vaak operaties die op het eerste gezicht onschuldig lijken maar bij nadere beschouwing soms behoorlijk ingrijpend kunnen zijn.

Om vanuit het vakgebied grip te krijgen op deze operaties is het duidelijk dat het begrippenkader van ICT of de eigen 'papieren context' niet afdoende zijn. Het kan wel verhelderend werken wanneer betrokkenen en belanghebbenden, partijen als ICT, proceseigenaren en het records management, inzien dat zij verschillende gezichtspunten hanteren.  En voor alle partijen is het goed zich te realiseren dat zogenaamde 'één op één conversies' etc. meer uitzondering dan regel zijn.

De blik van ICT op informatie of beter gegevens wordt bepaald door de systemen, de technische infrastructuur en de applicaties.  De proceseigenaar ziet alleen de informatie die van belang is voor zijn werk. Het recordsmanagement 'weet' dat alle informatie bestaat uit inhoud, structuur, gedrag, context en techniek.

Vinden er veranderingen plaats dan wil de eigenaar zo snel mogelijk verder, ICT slaat aan het converteren, upgraden, patchen etc.

Maar de  records manager zal steeds moeten bekijken of bij een operatie iets op één van de lagen gaat veranderen én of het de bedoeling is het origineel te wissen. Is dat het geval dan kan er wel eens sprake zijn van vervanging in de zin van de Archiefwet.

Zie ook de onderdelen over de soorten vervanging en de toepassing van de Archiefregeling bij vervanging

Deze verschillende visies zijn op elkaar af te stemmen, vandaar dit schema.

Gezichtspunten informatiebeheer

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Datum eerste publicatie: 
donderdag, 25 november 2010 - 12:00am
Share/Deel

Vervanging - Soorten

Soorten vervanging

Bij vervanging is onderscheid te maken tussen de informatie en de techniek die gebruikt wordt. Door deze twee los van elkaar te zien (onthechting) wordt snel duidelijk dat meerdere vormen van vervanging mogelijk zijn. Hoewel we bij vervanging vooral de nadruk leggen op digitaal maken van papieren documenten (substitutie, scanning, imaging) en minder of eigenlijk niet op conversie en migratie komen er nog meer vormen van vervanging voor. Het gaat dan in hoofdlijnen om vier soorten:

Analoog => Analoog

Dit is vervanging door door het maken van fotokopien, (micro)films of andere analoge fotografische technieken.
Dit kan toegepast worden wanneer de kwaliteit van de originele analoge drager zo slecht is dat alleen door middel van het maken van dergelijke kopieën de gegevens behouden kunnen blijven.

Voorbeelden:
Het vervangen van kringlooppapier of doorslagen door duurzaam papier. Het verfilmen van kaarten en tekeningen.

Analoog => Digitaal

Scanning en imaging, al dan niet in combinatie met optische tekenherkenning (optical character recognition = OCR) en eventueel handschriftherkenning (Intelligent Character Recognition = ICR). Met behulp van OCR/ICR wordt tekst uiteindelijk ook digitaal doorzoekbaar. In deze groep vallen projecten waarbinnen het de bedoeling is gegevens van papier naar een digitale omgeving over te zetten. Bij veel organisaties valt dit onder de noemer digitalisering en/of substitutie.

Voorbeelden:
Digitalisering van facturen, ingekomen post, nota's, foto's etc. Denk hierbij ook aan de audio-visuele (AV) documenten zoals het digitaliseren van analoge films naar digitale formaten.

Digitaal => Digitaal

Vervanging in de zin van conversie en migratie van digitale dragers (Cd-rom naar DVD) en overzetting van gegevens van de ene digitale omgeving naar de andere digitale omgeving. Ook het 'afdrukken'  naar formaten als PDF en TIFF hoort in deze categorie thuis.

In de Archiefregeling (AR) en haar voorganger, de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (RGTA)  worden daarvoor de volgende definities gehanteerd:

Begrip Definitie Herkomst
Conversie omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat AR 1 sub d
Bestandsformaat code volgens welke digitale gegevens op een gegevensdrager zijn opgeslagen  AR 1 sub k
Migratie overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform AR 1 sub b
Toepassingsprogrammatuur programmatuur bestemd voor de ondersteuning van de uitvoering van een werkproces AR 1 sub q
Werkproces samenhangend geheel van stappen en procedures in het kader van de uitvoering van een taak. AR 1 sub r
Platform Geheel van apparatuur en besturingsprogrammatuur waarop de toepassingsprogrammatuur werkt  RGTA 1 sub l
Besturingsprogrammatuur programmatuur bestemd voor de besturing van computers en software AR 1 sub c

Voorbeelden:
Deze groep betreft behalve de 'klassieke' conversies en migraties ook exports en databasedumps van data. Waar niet direct aan gedacht zal worden is dat de wijziging van een platform met verandering van besturingssystemen en netwerkbesturingssystemen hier ook onder vallen.

Digitaal => Analoog

Vervanging van digitale gegevens door een 'uitdraai' volgens een bepaald gezichtspunt op een analoge drager.

Voorbeelden:
Afdrukken van e-mail, COM-fiches

Relatie benadering en soort

Het combineren van de manier van benadering met de soorten vervanging kan per soort vervanging verschillend zijn.

Zie:

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Datum eerste publicatie: 
zondag, 4 juli 2004 - 9:30pm
Share/Deel

Analoog naar analoog

Met deze vorm van vervanging, in feite een vorm van verdoeken, wordt niet alleen microverfilming bedoeld. De aanpak van microverfilming de te gebruiken technieken zijn wel bekend, ook de voor- en nadelen zijn in diverse publicaties wel opgesomd.

Hoewel we het veelal niet beseffen is ook het gebruik van het fotokopieerapparaat in sommige gevallen een vorm van vervanging. Deze vorm zou wel eens vaker voorkomen dan ons lief is. Bijvoorbeeld in het geval dat gegevens op kringlooppapier van slechte kwaliteit (`wc-papier') is, doorslagen, zinkkopiën voor langere tijd bewaard moeten blijven, worden overgezet op papier van betere kwaliteit. Uitvoering van deze vorm van vervanging zou op projectmatige basis plaats moeten vinden, maar zal vaker incidenteel en dus oncontroleerbaar gebeuren.

Laag Effect Vervanging?
1 Inhoud: De inhoud blijft onaangetast Nee
2 Structuur:  De structuur zal niet veranderen Nee
3 Context:  NVT Nee
4 Gedrag: NVT Nee
5 Techniek:

De gegevensdrager wordt vervangen. De techniek om de informatie te kunnen raadplegen kan veranderen.

Ja

Informatiemodel:

Datum eerste publicatie: 
zondag, 4 juli 2004 - 9:30pm
Share/Deel

Analoog naar digitaal

Substitutie (analoog/digitaal)

Hier zijn twee subvormen mogelijk:

1 Imaging / scanning.

Deze vorm van vervanging lijkt deels op de hiervoor genoemde vorm (analoog -> analoog) met dien verstande dat de te gebruiken techniek een andere is. Wordt ook wel digitalisering genoemd. Bij veel (semi)overheidsorganisaties wordt imaging of scanning al toegepast in het proces van verwerking van ingekomen documenten. Dit zijn de operaties die onder de noemer substitutie bekend zijn. Overigens gebeurt het niet in alle gevallen volledig.

Laag Effect Vervanging?
1 Inhoud: De kans bestaat dat niet alles van de inhoud wordt overgenomen, bijvoorbeeld de kleur. Ja
2 Structuur:  De structuur zal niet veranderen Nee
3 Context:  Hoewel de structuur niet zal veranderen bestaat de mogelijkheid dat de gegevens in een veranderde context terecht komen. Ja
4 Gedrag: Nieuwe functionaliteiten zijn mogelijk, maar oude blijft in stand Nee
5 Techniek:

De gegevensdrager wordt vervangen. De techniek om de informatie te kunnen raadplegen zal veranderen.

Ja

 

2 Teken- en tekstherkenning (OCR/ICR)

 

Deze vorm houdt in dat tekst van gescande documenten naar machineleesbaar formaat wordt overgezet. Het doel hiervan is verdere verwerking (van delen) van de tekst in digitale systemen.

Laag Effect Vervanging?
1 Inhoud: De kans bestaat dat niet alles van de inhoud wordt overgenomen. Ja
2 Structuur:  De structuur verdwijnt Ja
3 Context:  De gegevens komen in een ander context terecht dan waarin zij oorspronkelijk zijn opgemaakt. Ja
4 Gedrag: Er komen nieuwe functionaliteiten en de manier van presentatie zal anders zijn. Ja
5 Techniek:

Er komt of komen andere dragers en applicatie(s) (vervoermiddel)

Ja

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Datum eerste publicatie: 
zondag, 4 juli 2004 - 9:30pm
Share/Deel

Digitaal naar analoog

Vervanging (digitaal naar analoog)

Deze vorm komt redelijk vaak voor en wordt soms analogiseren genoemd. Te denken valt bijvoorbeeld aan financiële systemen waarbij boekjaren worden afgesloten en gedeelten van gegevens in de vorm van grootboeken en dergelijke op papier worden uitgedraaid, op COM-fiche worden gezet. Een erg veel voorkomende vorm is het afdrukken van e-mails op papier. Ook bestaat de mogelijkheid dat wanneer conversie van alle gegevens niet mogelijk is dat deze gegevens uiteindelijk op papier worden uitgedraaid. Nadeel hiervan is dat de oorspronkelijke eventueel flexibele manier van raadplegen teniet gedaan wordt.

Laag Effect Vervanging?
1 Inhoud: De inhoud blijft onaangetast Nee
2 Structuur:  De structuur verandert. Ja
3 Context:  De context wordt deels anders Ja
4 Gedrag: De manier van weergeven veranderd. Functionaliteiten verdwijnen Ja
5 Techniek:

Er wordt een andere drager toegepast

Ja
 

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Datum eerste publicatie: 
zondag, 4 juli 2004 - 9:45pm
Share/Deel

Digitaal naar digitaal

Conversie en migratie (digitaal naar digitaal)

Vervanging is ook het overzetten van gegevens van één applicatie naar een andere applicatie of wanneer een versie van een applicatie wordt vervangen door een nieuwere versie of wanneer een simpele patch wordt uitgevoerd. De behoefte tot vervanging wordt ingegeven door onder andere veranderingen in taken en werkprocessen, toepassing van andere gegevensdragers, vervanging van hard en software etc. Andere termen die kunnen vallen onder het begrip vervanging zijn migratie, update en upgrade. Kenmerk hier is dat in de meeste gevallen het proces onomkeerbaar is. Een belangrijk onderdeel van deze trajecten is het testen om te controleren of de operaties goed uitgevoerd zijn en het besluit genomen kan worden dat het oude vernietigd kan worden. 

Zeker bij conversie moet nauwkeurig geanalyseerd worden wat er met de gegevens gebeurt. Indien een organisatie beschikt over een systeem (A) en besluit over te gaan naar een ander systeem (B) zal er een beslissing moeten komen over de gegevens in systeem A. Daarbij moet bekeken worden of de betrokken gegevens wel over naar systeem B en indien dat het geval is welke gegevens.

Een van de uitgangspunten is dat de betrouwbaarheid van de gegevens in A op een of andere manier gegarandeerd is door een stelsel van afspraken en procedures. Hieronder vallen regelmatige (externe) controles op de gegevens (audits), programmatische controles op gebruik, invoer (validaties) en uitvoer, autorisatie en beveiliging, afspraken over periodieke back-ups, tests van de back-ups en veilige opslag. Systeem B zal een zelfde systematiek kennen, wellicht zelfs uitgebreider.

Bij conversie worden in de meeste gevallen de gegevens uit de `veilige' omgeving van A geselecteerd. Vervolgens vinden acties en transacties plaats die de gegevens geschikt maken voor gebruik in B waarna ze in de `veilige' omgeving van B worden geïmporteerd. Tijdens de conversie zijn de gegevens dus even uit de veilige omgeving. Er zijn dan nog vele varianten mogelijk. Bijvoorbeeld het omzetten van een tekenset, zoals ANSI, naar een andere tekenset, zoals UTF8 of UTF16. 

MIgratie is eigenlijk het 'verplaatsen' van gegevens, vaak is dan in hetzelfde traject ook sprake van conversie.

Vanuit het gezichtspunt van een gebruiker hoeft helemaal niet veel van de verandering zichtbaar te zijn, de tekens en letters zien er het zelfde uit, misschien is er een nieuw scherm geïntroduceerd terwijl aan de achterkant (de materialiteit)  een nieuwe minicomputer is opgesteld met een ander besturingssysteem (OS) en een totaal andere database omgeving en netwerktopologie. Met andere woorden voor de gebruiker misschien een niet zo ingrijpende operatie, maar voor de (systeem)beheerders een bron van wekenlang slapeloze nachten en veel testen..
Omdat er zo veel varianten mogelijk zijn, zal over een systematiek als hulpmiddel nagedacht moeten worden waarmee de mogelijke varianten benaderd kunnen worden. Met dit hulpmiddel kan mogelijkerwijs antwoord gegeven worden op de vraag of er conversie gaat plaats vinden en op welk niveau. 

 

Laag Effect Vervanging?
1 Inhoud: De kans bestaat dat niet alles van de inhoud wordt overgenomen, er vindt dan vernietiging plaats  Ja
2 Structuur:  De structuur kan veranderen Ja
3 Context:  De concepten en de context waarbinnen de gegevens gebruikt worden kunnen veranderen Ja
4 Gedrag: De manier van presenteren en de functionaliteiten kunnen veranderen. Oude functionaliteiten kunnen verdwijnen (vernietiging). Ja
5 Techniek:

Dragers en software (besturingsprogrammatuur, toepassingsprogrammatuur) kunnen veranderen

Ja
 

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Datum eerste publicatie: 
zondag, 4 juli 2004 - 9:45pm
Share/Deel

De vormen van vervanging

Incidenteel of structureel
Bij het beoordelen van vervangingstrajecten moet ook bekeken worden of het gaat om een incidentele vervanging of een structurele vervanging. 

Incidenteel (eenmalig)
Met incidenteel wordt bedoeld dat de operatie eenmalig is. Deze activiteit wordt meestal in de vorm van een project uitgevoerd. Er is dan sprake van retrospectieve vervanging. In zo'n geval komt een afgesloten blok gegevens voor vervanging in aanmerking. In gemeentelijke omgeving valt te denken aan conversietrajecten maar ook aan het scannen van bijvoorbeeld de persoonskaarten van het Bevolkingsregister . Ook het kopieren van een afgesloten archiefblokken in het semistatisch archief, bijvoorbeeld een bouwarchief, of van onderdelen vanwege technische kwaliteit zoals op slecht kringlooppapier naar genormeerd goed papier valt hieronder. 

Ook conversie- en migratietrajecten zijn als eenmalig te beschouwen.

Structureel 
Met een structureel traject wordt bedoeld dat de vervanging een onderdeel wordt van een bestaand of nieuw opgezet proces. Deze vorm heeft een meer permanent karakter. Bijvoorbeeld het scannen van ingekomen post, verzoeken om vergunningen, inkomensverklaringen, belastingaangiftes, facturen en dergelijke.

Ook combinaties zijn mogelijk. Een lopend proces wordt aangepakt en de bestaande documenten (als een vorm van achterstand) worden gesubstitueerd.

Gevolgen 
Beide vormen kennen hun eigen methode van aanpak. In het geval van incidenteel zal na de eindtest de zaak grotendeels afgerond zijn. Terwijl bij een structurele traject constant zowel op reguliere en als op onregelmatige basis controles op basis van vooraf gedefinieerde indicatoren op de betrouwbaarheid moeten worden uitgevoerd.

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Datum eerste publicatie: 
zondag, 4 juli 2004 - 9:30pm
Share/Deel

De authenticiteit staat centraal

Kwaliteitsattribuut

Authenticiteit is een kwaliteitsattribuut waarmee aangetoond kan worden

  • dat de gegevens zijn wat ze beweren te zijn,
  • dat ze zijn gemaakt of verzonden door de persoon of organisatie die beweert ze te hebben gemaakt of verzonden en
  • dat ze zijn gemaakt en verzonden op het tijdstip als aangegeven in de gegevens.

De authenticiteit is te garanderen op het niveau van inhoud, structuur, context, gedrag en techniek.

Door een stelstel van goed beheer, met afspraken, procedures en eventueel toepassen van encryptie en elektronische handtekeningen en onafhankelijke controles zal bij alle mogelijke beheershandelingen aangetoond moeten worden dat aan authenticiteit van informatie niet is getornd.

Vervangen

Vanuit het perspectief van authenticiteit is het vervangen van archiefbescheiden een van de meest risicovolle en critische processen van het informatiebeheer. Immers gegevens worden van een omgeving naar een andere overgezet. Daarom moet juist bij elk vervangingstraject het behoud van authenticiteit centraal staan. Dit kan door het correct toepassen van de Archiefwet en de bijbehorende uitvoeringsregels.

Er mag geen situatie ontstaan waarbij getwijfeld kan worden aan de betrouwbaarheid en authenticiteit van de betrokken gegevens. Als die twijfels er zijn dan loopt een organisatie het risico opgescheept te zitten met deels waardeloze informatie, die formeel gezien niet als origineel beschouwd kan worden, die niet geschikt is voor verantwoording en bewijs maar uiteindelijk ook niet voor hergebruik en onderrzoek. Dit is schadelijk voor de organisatie zelf maar ook voor individuele belanghebbenden die van de informatie afhankelijk zijn.

Algemene uitgangspunten

Een (overheids)organisatie moet in het geval van verandering van de vorm van bewaring en verwerking van (een deel van) de administratie aan tenminste de volgende voorwaarden voldoen:

  • Zij moet voldoen aan de eisen die gesteld worden vanuit de Archiefwet 1995.
  • Zij zal de beheershandeling met het bijbehorende uitvoeringsproces grondig moeten documenteren.
  • Zij moet kunnen aantonen dat de in de nieuwe vorm opgeslagen informatie identiek en gelijkwaardig is aan de in de oude vorm opgeslagen informatie.
  • Zij moet kunnen aantonen dat de integriteit en de betrouwbaarheid van de informatie door beveiligingsmaatregelen zijn gegarandeerd.
  • Zij moet kunnen aantonen dat zij in staat is de informatie opgeslagen in de nieuwe vorm ongeschonden te bewaren gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn.
  • Zij zal de relatie met de andere bescheiden die betrekking hebben op de betrokken informatie in stand moeten houden.
  • Zij zal moeten kunnen aantonen dat externe toezichthouders / belanghebbenden akkoord gaan met de manier van bewaring en verwerking van de gegevens.
  • Zij moet zich er van verzekeren of en hoe de Rechter de informatie in de nieuwe vorm als bewijs accepteert.
Datum eerste publicatie: 
dinsdag, 29 juni 2004 - 11:15pm
Share/Deel

Relatie met bestaande wetgeving

Juridische context

Grondslag

Voor overheidsorganen ligt het proces van vervanging vast in de Archiefwet en een aantal daarmee samenhangende besluiten en niet te vergeten de Algemene wet bestuursrecht (AWB) en in sommige gevallen de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en voorheen de Wet bescherming persoonsgegevens.

  • Archiefwet 1995 (artikel 7 en 2a);

  • Archiefbesluit 1995 (artikelen 6 en 8 en in relatie daarmee art 2 en Nota van Toelichting);

  • Archiefregeling (artikel 25 en in samenhang daarmee de artikelen 17, 18, 19 en 20 en artikel 26b en Nota van Toelichting);

  • Algemene wet bestuursrecht AWB (gedeelte besluiten en bekendmaking)

  • Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Bestuursrecht

Een belangrijke punt in het Archiefbesluit is dat de zorgdrager een besluit tot vervanging in de zin van de Algemene wet bestuursrecht moet nemen. Uit artikel 6 lid 2 van het Archiefbesluit en de toelichting daarop valt te op te maken dat een dergelijk besluit bekend gemaakt moet worden. Uit het gebruik van de term bekendmaken volgt dat het bekendmakingsregime van de AWB van toepassing is. (AWB 3:40 ev.). In sommige gevallen zal ook de mogelijkheid aanwezig moeten zijn dat belanghebbenden bezwaar tegen het besluit kunnen indienen bijvoorbeeld in het geval van informatie waaruit of op grond waarvan betrokkenen rechten kunnen ontlenen. Dit alles geldt voor zowel te vernietigen als permanent te bewaren bescheiden.

Als stelregel voor het openstellen van bezwaar kan het volgende gehanteerd worden:

  • Bestaat de kans dat door een besluit de rechten of plichten van een belanghebbende wijzigen dan moet hem of haar de mogelijkheid geboden worden daartegen in verweer te komen.

In het geval van permanent te bewaren bescheiden hoeft de de zorgdrager met ingang  van 1 januari 2013 vooraf geen machtiging te vragen aan het naast hogere bestuursorgaan. Bijvoorbeeld in het geval van een gemeente het College van Gedeputeerde Staten (provinciale archiefinspectie) en in het geval van de provincie de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.

Volgens de AWB treedt een besluit pas in werking als het is bekendgemaakt. Volgens diezelfde wet geldt de stelregel dat een besluit geen besluit is wanneer het niet overeenkomstig de vormvereisten is vastgesteld. Dit geldt dus ook voor het besluit tot vervanging.

Wanneer er tegen een besluit bezwaar mogelijk is, moet dat op grond van artikel 3:45 van de AWB in de bekendmaking staan. Op enkele uitzonderingen na kan tegen elk besluit bezwaar worden aangetekend. Dit zijn uitzonderingen die geen betrekking hebben op vervangingstrajecten. Een belanghebbende kan zelfs nog bij de voorzieningenrechter van de Rechtbank om een voorlopige voorziening vragen.

Het niet toepassen van artikel 3:45 kan tot gevolg hebben dat een termijnoverschrijding van een bezwaarschrift toegelaten is. Zoals dat heet het is verschoonbaar. In dat geval moet een te laat ingediend bezwaarschrift alsnog in behandeling worden genomen. Het uitgangspunt is dan wel 'niet verschoonbaar, tenzij'. Een belanghebbende moet dus een goede reden hebben voor het te laat indienen van het bezwaar.

Twijfels aan de authenticiteit

Een van de doelen van de procedures in de Archiefwet is de betrouwbaarheid en authenticiteit van de betrokken informatie blijvend te kunnen garanderen. In dat licht is een vervangingsbesluit ook te zien. De wetgever vondt het nodig dat een overheidsorganisatie er zelfs mee naar buiten moet treden. Je zou kunnen zeggen om te laten zien dat zij ten aanzien van het archiefbeheer haar best doet en zorgt voor betrouwbare informatie(voorziening). Dit is zeker van belang wanneer het om informatie gaat die ingrijpt in de persoonlijke levenssfeer van de burgers.

In de nota van toelichting op het Archiefbesluit wordt door de verantwoordelijke staatssecretaris nadrukkelijk gesteld dat zogenaamde 'routinematige conversies' ook onder de vervangingsregel vallen. Dit betekent dat ook bij 'eenvoudige' conversies en migraties van op termijn vernietigbare digitale informatie de term vervanging van toepassing is en eigenlijk ook op permanent te bewaren informatie hoewel Nota van Toelichting van de Archiefregeling iets anders beweerd.

Een vervangingsbesluit bevat als bijlagen een vastgesteld plan van aanpak, de verklaringen van instemming van de toezichthouders, de waardering van de gegevens, indien er er gegevens vernietigd worden een machtiging van de betrokken verantwoordelijken, een verklaring van akkoord met de acceptatietest door een onafhankelijke derde, de tekst van de te publiceren advertentie. Dit geheel bevat de kern van de informatie die nodig is om het vervangingsproces aantoonbaar te maken en de authenticiteit van de betrokken informatie te waarborgen.

Een keten in de besluitvorming

Punt van aandacht is dat op grond van de vervangen informatie weer besluiten genomen worden. Degene die dergelijke besluiten neemt gaat uit van betrouwbare en authentieke broninformatie. De vraag is dan in hoeverre een vervangingsbesluit onderdeel is van een keten van besluiten, besluitvormingsprocessen en bestuurshandelingen. Wanneer een besluit genomen wordt op basis van informatie die het resultaat is van een vervangingsproces, iets wat niet onwaarschijnlijk is zal aan authenticiteit toch niet getwijfeld mogen worden. (Zie ook de pagina over authenticiteit). Ligt er geen besluit met de benodigde bijlagen dan kan hier onduidelijkheid en zelfs twijfel over ontstaan.

Er zijn gevallen te bedenken waar deze onduidelijkheid en twijfels vervelende consequenties kunnen hebben voor alle betrokkenen. Te denken valt aan het GBA of een clientsysteem van een gemeentelijke sociale dienst, de persoonsgegevens van de Immigratie en Naturalisatiedienst (IND), onderzoeksdossiers bij de politie, OM, rechtbankdossiers, gegevens van de Belastingdienst enzovoorts.

Alle afnemers (intern en extern) gaan er immers van uit dat de verkregen gegevens te allen tijde betrouwbaar (en dus ook authentiek) zijn.

De vraag is dan ook wat er gebeurt wanneer een advocaat in een rechtzaak een beroep doen op het feit dat er twijfels zijn aan de rechtmatigheid, betrouwbaarheid en authenticiteit van de gebruikte informatie omdat er geen vervangingsbesluiten kunnen worden overlegd. Hoe sterk staat hij dan? Moet de betrouwbaarheid van  overheidsinformatie (archiefbescheiden) wel of niet in rechtszaken met behulp van toeepassing van de de Archiefwet aangetoond worden. Eigenlijk gaat het hier om de beantwoording van een bijna existentiele vraag. Is de Archiefwet 1995, gezien de manier waarop deze (niet) wordt uitgevoerd, überhaupt wel serieus  te nemen.

Wanneer dat gebeurt is de vraag welke instrumenten een zorgdrager dan nog ter beschikking staan om achteraf aan te tonen dat zijn (digitale) informatie authentiek etc. is terwijl in veel gevallen de originelen al zijn verwijderd of vernietigd. Welke maatregelen moet hij dan nemen?

De opdracht tot het nemen van vervangingsbesluiten bestaat sinds 1 januari 1996. Het opstellen van verklaringen voor  migraties en conversies in het geval van permanent te bewaren gegevens is met het van kracht worden van de Regeling geordende en toegankelijke staat arhiefbescheiden in 2002 verplicht. Deze regeling is in 2010 opgevolgd door de Archiefregeling. Een enkele uitzondering daargelaten is weinig tot niets te merken van het bestaan van dergelijke besluiten laat staan van bekendmakingen. Op zich merkwaardig omdat er toch wel het nodige gebeurd zal zijn. De economische levensduur van een digitaal systeem is toch niet langer dan 3 - 5 jaar? En tussendoor worden vast wel de nodige migraties, updates, upgrades en patches uitgevoerd. Technisch en functioneel veranderen systemen immers ook regelmatig. 

Lex inferior derogat legi superiori

(de lagere wet ontneemt de kracht aan een hogere wet)

Een ander merkwaardig feit is dat de Archiefregeling als ministeriele regeling in haar nota van toelichting zodra er sprake is van conversie, migratie en emulatie de reikwijdte van de Archiefwet en het Archiefbesluit inperkt en eigenlijk een lichter regiem mogelijk maakt. Volgens de Archiefregeling is hier geen sprake van vervanging in de zin van de wet. In die gevallen kan namelijk volstaan worden met een verklaring van de zorgdrager (art 25 van de Regeling). Op zich merkwaardig in het licht van de hierboven geciteerde Nota van Toelichting van het Archiefbesluit waar elke routinematige conversie omschreven wordt als vervanging. 

Vooral bijzonder omdat deze inperking alleen geldt voor conversie, migratie en emulatie wanneer het permanent te bewaren informatie betreft. In het geval van op termijn te vernietigen informatie zijn is voor conversie, migratie en emulatie en wanneer er sprake is van scanning/imaging ('substitutie'), verfilming etc. de zwaardere regels van de Archiefwet van toepassing. Dat lijkt een omgekeerde wereld.

Conversies en migraties wel of geen vervanging

Meest bedreigende operaties voor digitale gegevens zijn conversies, migraties, updates, patches etc. omdat ze behoorlijk ingrijpend kunnen zijn. Ook het wijzigen van datamodellen of het omzetten van tekensets (ASCII naar UTF8) valt daaronder. In feite zal elke technische verwerking die ingriijpt op de integriteit van een informatieobject (document of registratie) nauwlettend gevolgd moeten worden. Formele aandacht voor dit proces zou zeker vergeleken met de aandacht die er is voor het substitueren van papier op zijn plaats zijn. Een van de mogelijkheden biedt een correcte interpretatie van artikel 7 van de Archiefwet. Echter volgens de toelichting bij de wijziging van de Archiefregeling zijn conversies en migraties echter geen vervanging in de zin van de archiefwet 1995.

Met andere woorden deze processen vallen buiten benodigde wettelijke aandacht. Merkwaardig vooral omdat overheden de route in zetten tot volledig digtaal werken (kabinetsbeleid) en dus met de anderen ook volledig afhankelijk zullen worden van de aantoonbare kwaliteiten van deze informatie.

Opmerkelijk is ook dat in een toelichting op een regeling de strekking van een besluit of een wet buiten werking wordt gesteld.

Verwerking persoonsgegevens

Met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een gelijksoortige relatie die ook al met de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) bestond. Vervanging van persoonsgegevens is een verwerking in de zin van de AVG. Volgens diezelfde AVG (art  9) is de verwerking van bijzondere categorieën persoonsgegevens (lidmaatschap politieke partij, vakbond, sexuele geaardheid, ed.) behoudens enkele uitzonderingen niet toegestaan. Om in lijn te komen met de Archiefwet is daar in artikel 2a opgenomen dat in die gevalllen verwerkingen die vallen onder artikel 7 van de wet wel toegstaan zijn. Nu wordt het interessant. Conversies en migraties zijn ook verwerkingen in de zin van de AVG. Conversies en migraties zijn eigenlijk vormen van vervanging, zie daarvoor ook de Nota van Toelichting op het Archiefbesluit 1995 en dus toegestaan op grond van artikel 2a van de Archiefwet 1995. Echter de Archiefregeling heeft met de stelling dat conversies en migraties niet onder het vervangingsartikel vallen tegelijkertijd artikel 2a buiten werking gesteld. Met als gevolg dat vanuit deze context conversies en migraties van in ieder geval bijzondere persoonsgegevens niet toegestaan zijn. 

Overigens is ook nog de vraag of in een aantal gevallen het nodig kan zijn expliciet aan betrokkenen te vragen of de verwerking mag. Dat kan nog lastig worden bij projecten die betrekking hebben op afgesloten bestanden.

(Geactualiseerd op 26 januari 2021)

Datum eerste publicatie: 
maandag, 21 juni 2004 - 8:30pm
Share/Deel

Elementen besluit vervanging

Besluiten waarin de vervanging van archiefbescheiden wordt gemeld moeten zodanig zijn dat duidelijk is wat er gebeurd, welke criteria worden gehanteerd, waar die criteria te raadplegen zijn.

De vormvereisten en de gewenste inhoud valt te destilleren uit de verschillende artikelen van de Archiefwet. Het besluit zal tenminste de volgende documenten als bijlage moeten bevatten:

  • Een door de opdrachtgever (zorgdrager) vastgesteld plan van aanpak of hanboek voor het vervangingsproject en/of vervangingsproces
  • Een verklaringen van instemming van de toezichthouders, bijv.controllers en de beheerder van de archiefbewaarplaats (afhankelijk van de beheersregels) omtrent de waardering van de gegevens.
  • Indien er gegevens vernietigd worden een machtiging van de daartoe geautoriseerde functionaris(sen) en de beheerder van de archiefbewaarplaats (afhankelijk van de beheersregels).
  • Een verklaring van akkoord met de acceptatietest door een bijvoorkeur onafhankelijke derde (accountant, auditor).
  • In het geval van structurele vervanging een opgave van het proces van vervanging, de manier van toetsing en borging en het beheer gedurende periode dat de betrokken gegevens bewaard moeten blijven.
  • De concepttekst van de te publiceren bekendmakingsadvertentie.
  • Een beschrijving van het bestand(deel). de bestanden, bestanddelen of systeem dat voor vervanging in aanmerking komt.

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Datum eerste publicatie: 
vrijdag, 11 november 2005 - 10:45pm
Share/Deel

Vervanging dubbelen van de akten van de Burgerlijke Stand

Analyse besluiten CJD

geboorteregisters Gemeente Roermond Het CJD (nu Justid geheten) heeft als een van de weinige rijksinstellingen geprobeerd volgens de bepalingen van de Archiefwet kenbaar te maken dat zij de dubbelen van de akten van de Burgerlijke Stand gaat vervangen. Deze dienst heeft dat gedaan in overleg met het Nationaal Archief, die optreed namens de minister van OCW. In 2002 en 2005 zijn een drietal besluiten in de Staatscourant gepubliceerd.

Voor mij aanleiding deze besluiten eens te nader te gaan bekijken. Ik heb daarbij voornamelijk gelet wat de strekking is van de besluiten, welke informatie uit de besluiten is te halen en of aanvullende informatie via openbare kanalen, bijvoorbeeld via internet, is op te sporen. Voor dat doel heb ik een overzicht gemaakt in de vorm van een matrix waarbij de basiskenmerken van deze besluiten met elkaar te vergelijken zijn. Deze vergelijking levert een interessant beeld op.

Overzicht

Element

Besluit nr. 1

Besluit nr. 2

Besluit nr. 3

Besluit zorgdrager

2 augustus 2002

17 maart 2005

18 april 2005

Machtiging minister van OCW

20 april 2000
R&B/OSTA/2000/529

16 maart 2004
C/S/04/612

20 april 2000
R&B/OSTA/2000/529

Staatscourant

6 augustus 2002, nr.148

22 maart 2005 nr. 57

20 april 2005 nr. 76

Soort vervanging

Analoog -> analoog

Microverfilming

Analoog -> digitaal

Digitalisering

Analoog -> digitaal

Digitalisering

Vorm vervanging

Structureel

Structureel

Structureel

Methode van toetsing

Onbekend

Onbekend

Onbekend

Akten

Ja

Ja

Ja

Latere vermelding

Nee

Nee

Ja

Periode documenten

2000 – 2009

2003 – 2013

2000 - 2013

Periode verwerking

-

-

2004 – 2013

Opmerkingen

  • Citaat: ... door middel van
    microverfilming volgens de standaardeisen
    substitutieverfilming van
    het Nationaal Archief, conform het
    Handboek Dubbelen Burgerlijke
    Stand (versie april 2000)....
  • Handboek dubbelen bevat alleen criteria voor microverfilming. Inhoud niet bekend
  • Inhoud machtiging minister van OCW niet bekend
  • Omdat het om een structurele vorm van vervanging gaat zou een opmerking over periodieke en incidentele kwaliteitstoetsing (audits)op zijn plaats zijn.
  • Citaat: ... van digitalisering
    volgens de standaardeisen van
    het Nationaal Archief, conform het
    Handboek Dubbelen Burgerlijke
    Stand (versie april 2000)....
  • Handboek dubbelen bevat alleen criteria voor microverfilming. Inhoud niet bekend
  • Inhoud nieuwe machtiging minister van OCW niet bekend
  • Er zijn (nog) geen criteria voor digitalisering van het Nationaal Archief bekend
  • Omdat het om een structurele vorm van vervanging gaat zou een opmerking over periodieke en incidentele kwaliteitstoetsing (audits)op zijn plaats zijn.
  • Er wordt niet verwezen naar de circulaire van 7 mei 2004, nr 5285340/04/6 die is gemaakt ten behoeve van de digitalisering van de dubbelen bij de gemeenten terwijl hierin redelijk duidelijke instructies, richtlijnen, controleprocedures en bestandsformaten worden genoemd.
  • Zie de pagina op de site van het CJD.
  • De circulaire is daar in PDF-formaat aan te treffen.
  • Vorig besluit is niet ingetrokken
  • Citaat: ... van digitalisering volgens de
    standaardeisen van het Nationaal
    Archief, conform het Handboek
    Dubbelen Burgerlijke Stand (versie
    april 2000) .....
  • Op basis van machtiging die door de minister van OCW in 2000 bij het eerste besluit is afgegeven.
  • Inhoud machtiging niet bekend
  • Er zijn (nog) geen criteria voor digitalisering van het Nationaal Archief bekend.
  • Handboek dubbelen bevat alleen criteria voor microverfilming. Inhoud niet bekend
  • Omdat het om een structurele vorm van vervanging gaat zou een opmerking over periodieke en incidentele kwaliteitstoetsing (audits) op zijn plaats zijn.
  • Er wordt niet verwezen naar de circulaire van 7 mei 2004, nr 5285340/04/6 die is gemaakt ten behoeve van de digitalisering van de dubbelen bij de gemeenten terwijl hierin redelijk duidelijke instructies, richtlijnen, controleprocedures en bestandsformaten worden genoemd.
  • Zie de pagina op de site van het CJD.
  • De circulaire is daar in PDF-formaat aan te treffen.
  • Vorige besluiten zijn niet ingetrokken

 

En verder nog ...

Begin 2004 is het Besluit Burgerlijke Stand 1994 aangepast. De aanpassing betreft de gegevensdragers en maakt het mogelijk dat dubbelen van akten ook in andere vorm dan papier worden bewaard. In vervolg daarop is in mei 2004 door Justitie een circulaire (7 mei 2004, nr 5285340/04/6) aan de ambtenaren van de burgerlijke stand verstuurd. De strekking van deze circulaire is dat het voor de gemeenten onder bepaalde voorwaarden mogelijk is de dubbelen en de latere vermeldingen in digitale vorm aan het CJD aan te leveren. Deze voorwaarden betreffen de methode, de gegevensdragers, de bestandsformaten en de manier van kwaliteitstoetsing. Uit de circulaire valt op te maken dat de gemeenten zelf het vervangen van de dubbelen voor overdracht aan het CJD ter hand mogen nemen. Het CJD kan in dat geval de ambtenaren van Burgerlijke stand een machtiging geven om dit uit te voeren, aldus de circulaire.

De vraag is of het CJD bevoegd is een dergelijke machtiging af te geven. Het College van B en W is tot het moment van overdracht aan Almelo nog de zorgdrager voor deze dubbelen. Voor de vervanging van deze dubbelen was tot 1 januari 2013 de machtiging van Gedeputeerde Staten noodzakelijk. De zorg gaat bij de overdracht van de dubbelen en de latere vermeldingen aan Almelo over. Deze overdracht is te beschouwen als een vorm van vervreemding bij wet.
Zou de minister van Justitie wel de zorgdrager zijn op het moment dat een dubbele van een akte wordt opgemaakt dan zou het CJD mogelijkerwijs over deze bevoegdheid kunnen beschikken. De vraag is echter of deze bevoegdheid (het mandaat) voor het afgeven van dergelijke machtigingen valt binnen de termen van de drie besluiten die in de Staatscourant hebben gestaan. De besluiten zelf zeggen hier niets over. In deze besluiten staat de zinsnede 'archiefbescheiden uit Centrale Bewaarplaats– de Centrale Justitiële Documentatiedienst –' waaruit valt op te maken dat het CJD alleen gemachtigd is de vervanging uit te (laten) voeren op de in Almelo opgenomen bescheiden.

Opmerkelijk is het gegeven dat het CJD in geen van de drie besluiten naar de methode, de gegevensdragers, de bestandsformaten en de manier van kwaliteitstoetsing verwijst of heeft opgenomen. Allemaal eisen die wel aan gemeenten zijn opgelegd. Dit lijkt een klein beetje op het meten met twee maten.

Geen vervanging?

Overigens is het ook de vraag of er bij de gemeenten sprake is van echte vervanging volgens de Archiefwet. In de meeste gevallen zal in het proces slechts één papieren akte worden aangemaakt, waarna van dit exemplaar na ondertekeningen via de scanner een digitale kopie wordt vervaardigd. Er valt dan geen papieren origineel te vernietigen. In tweevoud betekent in die gevallen niet twee papieren exemplaren die beide getekend zijn maar één papieren getekend exemplaar plus één geautoriseerde digitale kopie (het dubbel). In die zin had vanuit Almelo kunnen worden volstaan met een akkoord voor een dergelijke werkwijze en het geven van de voorwaarden en specificaties van deze werkwijze.

Vervangingsbesluit

Naar mijn mening moeten besluiten waarin de vervanging van archiefbescheiden wordt gemeld zodanig zijn dat onder andere duidelijk is wat er gebeurd, welke criteria worden gehanteerd, waar die criteria te raadplegen zijn. De vormvereisten en de gewenste inhoud valt te destilleren uit de verschillende artikelen van de Archiefwet. Het besluit zal daarom tenminste de volgende documenten als bijlage moeten bevatten:

  • Een door de opdrachtgever vastgesteld plan van aanpak voor het vervangingsproject en/of vervangingsproces
  • de verklaringen van instemming van de toezichthouders, bijv.controllers en de beheerder van de archiefbewaarplaats (afhankelijk van de beheersregels) omtrent de waardering van de gegevens
  • Indien er gegevens vernietigd worden een machtiging van de daartoe geautoriseerde functionaris(sen) en de beheerder van de archiefbewaarplaats (afhankelijk van de beheersregels)
  • Een verklaring van akkoord met de acceptatietest door een bij voorkeur onafhankelijke derde (accountant, auditor)
  • In het geval van structurele vervanging een opgave van het proces van vervanging, de manier van toetsing en borging en het beheer gedurende periode dat de betrokken gegevens bewaard moeten blijven
  • de concepttekst van de te publiceren bekendmakingsadvertentie
  • een beschrijving van het bestand of systeem dat voor vervanging in aanmerking komt.
  • en indien noodzakelijk een machtiging van de minister of GS.

Twijfels

Hoewel het CJD geprobeerd heeft volgens de eisen van de wet te handelen blijven er (te) veel vragen open staan. En het gaat hier wel om de akten van de Burgerlijke Stand die een speciale status hebben. De belangen om de akten goed en duurzaam te bewaren met garanties omtrent de authenticiteit staan buiten kijf. Jammer is dat uit de openbare informatie niet echt duidelijk wordt of het proces van vervanging juridisch en technisch goed is geregeld. Daardoor kan er twijfel gaan ontstaan aan de mate van authenticiteit van de digitale kopieën die als nieuw origineel in de plaats komen of zijn gekomen van de papieren originelen. En dat kan toch niet de bedoeling zijn geweest.

Informatie

 

(beetje geactualiseerd op 5 februari 2016 en op 6 december 2022)

Informatiemodel:

Datum eerste publicatie: 
zondag, 1 januari 2006 - 7:30am
Share/Deel

De Archiefregeling en het proces van vervanging

Het is voor iedereen misschien niet direct duidelijk hoe de relatie is tussen de Archiefregeling en het proces van vervanging . Deze relatie is niet anders als met de voorgaande Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden uit 2002. Vanwege steeds terugkerende vragen uit eigen omgeving heb ik daarom een poging gedaan aan de hand van een soort checklist inzicht in deze materie te krijgen.

Deze checklist heeft bij mij geleid tot de volgende conclusies:

  • Met de komst van de Archiefregeling is het formele proces van vervanging niet direct vereenvoudigd.
  • De Archiefregeling is niet op alle vormen van vervanging van toepassing. Daardoor is het mogelijk dat bij één en hetzelfde project, waar verschillende vormen van vervanging voorkomen, ten minste twee verschillende procedures gevolgd zullen moeten worden.
  • Lex inferior derogat legi superiori = de lagere wet ontneemt de kracht aan een hogere wet. Terwijl ik altijd dacht dat zoiets niet kon.
    De merkwaardige situatie is namelijk ontstaan dat de ook de Archiefegeling in bepaalde gevallen de Archiefwet, het Archiefbesluit en de Algemene wet bestuursrecht buiten werking lijkt te plaatsen. In die gevallen is de zorgdrager volgens de Archiefregeling niet verplicht een besluit te nemen in de zin van de Algemene wet bestuursrecht.
  • Voor op termijn te vernietigen bescheiden moet uiteindelijk formeel een zwaardere procedure doorlopen worden. Het is misschien te overwegen om als zorgdrager de Archiefregeling op dit punt voor alle bescheiden van toepassing te verklaren.
  • De Archiefregeling is op het punt van vervanging niet van toepassing op al overgebrachte archiefbescheiden.

Met het doorlopen van de vragen is per vervangingstraject vast te stellen

  • of en wanneer alleen de Archiefwet met het Archiefbesluit van toepassing zijn en
  • wanneer de Archiefregeling een rol speelt en
  • wat de rol van een centrale catalogus zoals een zaaktypecatalogus of structuurplan informatiebeheer (of DSP) is

Over het bepalen van de volgorde van de vragen heb ik de nodige tijd gedaan. Ik heb in ieder geval geprobeerd een midden te vinden tussen een logische samenhang en de wens alle aspecten te benoemen.

Loop de checklist maar eens door. Voor commentaar en opmerkingen houd ik mij aanbevolen.

Informatiemodel:

Datum eerste publicatie: 
maandag, 21 juni 2004 - 9:15pm
Share/Deel

De procedure omzeilen

Geen vervanging

Een organisatie kan er ook voor kiezen de bestaande gegevens te converteren of migreren, maar het origineel niet te vernietigen. Dan zijn er wel voorzieningen nodig om het oude systeem op een of andere manier beschikbaar, raadpleegbaar, leesbaar en interpreteerbaar te houden. De periode waarvoor dat geldt is gelijk aan de bewaartermijnen van de betrokken gegevens. Het oude systeem (en de betrokken gegevens) wordt dan bijvoorbeeld bevroren op het moment van overgang. Het resultaat is dan te beschouwen als een soort snapshot.

De vraag is of dit zinnig is omdat er nogal wat nadelen aankleven:

Tempo organisatorische veranderingen

Organisatorische veranderingen zijn 'autonome' processen die vanuit het RM, ICT en het archief niet te beïnvloeden zijn. Dit betreft veranderingen in taakopvatting, in wetgeving, van de inrichting van de organisatie, herinrichting van werkprocessen en dergelijke die leiden tot voortdurende veranderingen / vernieuwing / aanpassing van geautomatiseerde systemen.

Technologische turbulentie

De levensduur van hardware en software ligt ergens tussen de 3 en 5 jaar. Ook bestandsformaten willen nog wel eens gewijzigd worden. Dit betekent dat er toch constant investeringen nodig zijn om systemen aan te passen of te vernieuwen. Gevolg is: updates, upgrades, nieuwe systemen en nieuwe hardware.
Wanneer de bewaartermijn langer is dan de levensduur van de hard- en software zullen, om de snapshots gedurende de afgesproken tijd in een goede staat te houden, er toch voortdurend migraties, kopieerslagen en conversies moeten plaatsvinden.

Economische levensduur

Afschrijvingstermijnen van hardware liggen ook tussen de 3 en 5 jaar.

Ondersteuning leverancier

Een leverancier komt eens in de zoveel tijd met een nieuwe release van zijn programmatuur of hardware. Daarbij worden direct restricties gesteld aan de periode waarin nog ondersteuning wordt verleend over de voorgaande versies.

Bestanden

Per werkproces kan het aantal te beheren verschillende bestanden inclusief documentatie afhankelijk van de bewaartermijn behoorlijk oplopen. (minimaal 2-4)

Bewaartermijnen

Er zijn verschillende soorten bewaartermijnen. Deze moeten worden vastgesteld op basis van de waardering van de gegevens (en de bestaande selectielijsten) op het niveau van proces, project of activiteit.

  • Een termijn kan afhankelijk zijn van gebeurtenissen waarvan bekend is wanneer ze plaatsvinden.
    Voorbeelden: na vaststelling jaarrekening, na datum ontvangst/opmaak.

  • Een termijn kan ook afhankelijk zijn van een gebeurtenis in de toekomst waarvan niet bekend wanneer deze gaat plaatsvinden.
    Voorbeelden: na sloop van het object, na ontslag, na vertrek als cliënt, na verval belang etc.

De te hanteren bewaartermijnen zullen al snel niet overeenkomen met de economische levensduur van de systemen, de periode van ondersteuningdoor de leverancier en de effecten van de technologische turbulentie.

Documentatie

Elke conversie moet uitvoerig worden gedocumenteerd om achteraf te kunnen reconstrueren wat er is gebeurd en waarom het zo is gebeurd (verantwoording).
Daarnaast moet er documentatie zijn in de vorm van handleidingen en gebruiksaanwijzingen. Deze is ook nodig voor het kunnen beheren van de snapshots.
Al dit soort documentatie heeft dezelfde bewaartermijn als de betrokken gegevens.

Kennis

De vraag is of een organisatie in staat is voor langere tijd kennis over de oude systemen vast te houden, gezien de snelle technologische ontwikkelingen en mogelijk verloop van personeel. Natuurlijk zal een en ander in de documentatie zijn vastgelegd maar kennis en ervaring zijn niet te onderschatten elementen.

Beveiliging

Na conversie moeten de snapshots zodanig zijn beveiligd (toegang, autorisatie, bijhouden van logbestanden etc.) dat de betrokken organisatie te allen tijde kan aantonen dat op geen enkele wijze de gegevens gemuteerd of verwijderd kunnen worden.

Controle en systeembeheer

Eenmaal geconverteerd zullen de snapshots regelmatig moeten worden gecontroleerd op beschikbaarheid, leesbaarheid en interpreteerbaarheid. Als extra ondersteuning van de betrouwbaarheid zal controle ook uitgevoerd moeten worden door externen.

Externe controle

Bij conversie en vervanging heeft het de voorkeur om het uitgevoerde proces te laten toetsen door een externe auditor. Zeker als het afbreukrisico hoog is.

Overbrenging

Indien het gaat om permanent te bewaren gegevens zal het oude systeem ten minste moeten voldoen aan de eisen die gesteld worden in de wet. Overleg vooraf met de archiefbewaarplaats waaraan de gegevens over te dragen zijn is wel aan te raden.

Conclusies

Hieruit valt af te leiden dat ook bij een 'snapshot'-oplossing, aan de manier van converteren en het beheer van de bestanden zware eisen te stellen zijn. Deze eisen zijn qua zwaarte en gedeeltelijk ook qua uitvoering, vrijwel gelijk aan de eisen die voor vervanging gelden. Een bijkomend nadeel van een snapshot is dat het een weergave van de gegevensverzameling op een bepaald moment is. Zeker in het geval van gegevensverzameklingen met een dynamisch karakter kan dat een behoorlijk verlies van informatie opleveren.

De garanties voor het behoud van oudere gegevens binnen nieuwe applicaties is beter waar te maken dan met het systeem van snapshots. De systematiek van vervanging, in de zin van reproductie en vernietiging van het origineel, is namelijk meer gericht op het beheer van de informatie en minder op het beheer van de systemen.

Datum eerste publicatie: 
zondag, 4 juli 2004 - 9:30pm
Share/Deel

Stappenplan

Een procedure

Op deze pagina volgt een voorbeeld van een stappenplan dat als basis kan dienen voor het opstellen voor een procedure voor vervanging. Een dergelijke procedure kan door de zorgdrager als een toetsbare beleidsregel worden vastgesteld. Het volgen van een dergelijke procedure kan een bijdrage leveren aan de wens tot garanderen van de authenticiteit van de betrokken informatie. Een dergelijke procedure is onderdeel van het informatiebeleid. Aan de toepasbaarheid van de Archiefregeling zijn aparte pagina's gewijd.

1 Start

Wanneer er sprake is van vervanging van archiefbescheiden zoals conversie, migratie, substitutie worden vooraf aan de voor het informatiebeheer verantwoordelijke functionaris gemeld. DIt is om deze in staat te stellen hierover te adviseren.

  • Verantwoordelijken voor het informatiebeheer zijn te achterhalen uit de beheersregels, mandaatregels en andere afspraken van een organisatie
  • Binnen een dienst kan een functionaris zijn aangewezen die namens deze verantwoordelijke als zodanig bevoegd is (mandaat)
  • Het moment dat de procedure start kan variëren, meestal zal vervanging plaatsvinden als uitvloeisel van de introductie van nieuwe (digitale) systemen en/of werkmethoden.
  • Bij de keuze van nieuwe systemen, het proces van pakketselectie, of wijziging (change) van bestaande systemen moet vervanging een vast aandachtspunt zijn.

2 De werkgroep

Door of namens de verantwoordelijke wordt een werkgroep ingesteld, bestaande uit de proceseigenaar of personen die hem vervangen, de gebruikers en tenminste vertegenwoordigers of toetsers uit de disciplines Documentaire Informatievoorziening (DIV) als uitvoerders van de archieffunctie, Informatiemanagement en ICT, Architecten en Juristen op het terrein van auteursrecht en privacy. De werkgroep kan verder aangevuld worden met vertegenwoordigers van disciplines uit de dienst die ook als belanghebbende zijn aan te merken.

  • De voor het informatiebeheer verantwoordelijke functionaris is de opdrachtgever
  • De werkgroep bepaalt eventueel in overleg met de beheerder van de archiefbewaarplaats of het gaat om archiefbescheiden en vervanging in de zin van de Archiefwet 1995

Indien het gaat om vervanging in de zin van de Archiefwet, stelt de werkgroep een plan van aanpak op.

De werkgroep bepaalt in hoeverre de Regeling geordende en toegankelijke staat van toepassing is.

Indien het geen archiefbescheiden zijn of indien het geen vervanging in de zin van de wet betreft, wordt hiervan een verklaring opgemaakt.

  • De proceseigenaar is de primair verantwoordelijke voor de betrokken informatie. Vervanging is een terrein waar DIV, ICT en AO/IC nauw met elkaar moeten samenwerken. DIV levert de inhoudelijke archieftechnische inbreng. Elementen zijn ondermeer toegankelijkheid, waardering, (voor)selectie, vernietiging, registratie en beschikbaarstelling. ICT levert de automatiseringskennis. AO/IC levert de kennis over de interne bedrijfsprocessen en bewaakt de betrouwbaarheid van de informatie. Eventueel kunnen er nog juristen bij betrokken worden. De gebruikers kunnen (nadere) inhoudelijke informatie over de te vervangen systemen met inhoud leveren.
  • In dit onderdeel moet het duidelijk worden of de betrokken informatie valt onder de bescherming van de Archiefwet. Indien dat het geval is moet gekeken worden of het de bedoeling is de 'originelen' te vernietigen. Indien dat niet het geval is moet zo’n oordeel voor mogelijke toekomstige verantwoording gedocumenteerd worden. Ook zal gekeken moeten worden naar de toepasbaarheid van de Regeling.
  • In dit gedeelte moet ook duidelijk worden in welke mate de Archiefegeling van toepassing is.
  • Afhankelijk van de geldende beheersregels moet de beheerder van de archiefbewaarplaats als toekomstig beheerder over de archiefbescheiden die voor permanente bewaring in aanmerking komen zijn mening kunnen geven. De inspecties moeten hun mening kunnen geven over het proces.

3 De voorbereiding

Opstellen plan van aanpak (= projectplan)

De werkgroep stelt een plan van aanpak op dat tenminste de volgende onderdelen bevat:

  • Een beschrijving van het doel en het gebruik van het informatiesysteem (de systemen) en een beschrijving van de informatie;

  • Een beschrijving van de soort en type vervanging;

  • Het resultaat en de bevindingen van de waardering van de betrokken gegevens met de context;

  • Opgave van de functionarissen die bij vervanging en vernietiging hun consent moeten geven (afhankelijk van de beheersregels);

  • Een verschillenanalyse of andersoortige overzichten waarmee aangegeven kan worden waar gegevens uit het oude systeem in het nieuwe systeem terecht zullen komen, indien nodig met opgave van de veranderde context en functionaliteit;

  • Een testplan met:

    • Een overzicht van de testgegevens, deze kunnen worden samengesteld op basis van steekproeven en een inschatting van te verwachten problemen;

    • Een checklist en de randvoorwaarden voor de test;

    • Een overzicht van de samenstelling van de testgroep alsmede een beschrijving van de taak van de testgroep;

    • De bepaling van het moment van test;

  • Een tijdpad of planning;

  • Een beschrijving van het gewenste resultaat en de methode van beheer en toezicht;

  • Een beschrijving van de momenten van rapportage over de voortgang aan de opdrachtgever;

  • Een opgave van de persoon of instantie die de eindcontrole doet.

  • Een begroting van de te verwachten kosten

Het plan van aanpak wordt door of namens de opdrachtgever vastgesteld.

  • Het plan van aanpak is de ruggengraat van de vervanging. Is een traject afgerond dan bevat dit de eigenlijke documentatie over de vervanging. Een deel van de inhoud van het plan van aanpak valt te destilleren uit de artikelen 2, 6 en 8 van het Archiefbesluit 1995 en de artikel 25van de Archiefregeling.
    • Er zijn vier soorten vervanging te onderscheiden. Te weten analoog naar analoog, analoog naar digitaal, digitaal naar digitaal en digitaal naar analoog

    • Ten ondersteuning van de authenticiteitswaarborging zal de uiteindelijke test door een onafhankelijke derde, bij voorkeur een edp-auditor, gecontroleerd moeten worden.

    • In het structuurplan informatiebeheer is/wordt de procedure rond vernietiging opgenomen. Waardering is het eerste onderdeel van die procedure. In somminge gevallen zal de feitelijke vernietiging pas plaats kunnen vinden op grond van het geldende beheersregels na machtiging van de beheerder van de archiefbewaarplaats.

Indien het plan van aanpak is vastgesteld door de opdrachtgever kan de werkgroep beginnen met de voorbereidingen van de uitvoering van de vervanging.

De werkgroep draagt zorg voor de acceptatietesten de externe toetsing.

De werkgroep bereidt op grond van het vastgestelde plan van aanpak het besluit van de zorgdrager voor.

Indien de vervanging gegevens betreft die voor permanente bewaring in aanmerking komen vraagt de opdrachtgever voordat het besluit genomen kan worden namens de zorgdrager een machtiging aan.

Indien het gaat om een structurele vorm van vervanging een opgave van het proces van vervanging, de manier van toetsing en borging en het beheer gedurende periode dat de betrokken gegevens bewaard moeten blijven.

Het conceptbesluit bevat tenminste de volgende documenten als bijlage:

  • Een door de opdrachtgever vastgesteld plan van aanpak voor het vervangingsproject;

  • De verklaringen van instemming van de toezichthouders, bijv.controllers en de beheerder van de archiefbewaarplaats (afhankelijk van de beheersregels) omtrent de waardering van de gegevens;

  • Indien er gegevens vernietigd worden een machtiging van de daartoe geautoriseerde functionaris(sen) en de beheerder van de archiefbewaarplaats (afhankelijk van de beheersregels);

  • Een verklaring van akkoord met de acceptatietest door een bijvoorkeur onafhankelijke derde (accountant, auditor);

  • In het geval van structurele vervanging een opgave van het proces van vervanging, de manier van toetsing en borging en het beheer gedurende periode dat de betrokken gegevens bewaard moeten blijven

  • De concepttekst van de te publiceren bekendmakingsadvertentie; en

  • indien noodzakelijk een machtiging van de minister of GS.

  • Zoals al eerder gezegd is de acceptatie test met de akkoordverklaring, bij voorkeur door een onafhankelijke edp-auditor of een accountant een cruciaal moment in het proces.
  • De test, omdat daaruit moet blijken dat de vervanging het gewenste resultaat oplevert.
     
  • De akkoordverklaring, omdat dat als waarborg voor de authenticiteit en betrouwbaarheid kan gelden.
     
  • Indien gegevens voor permanente bewaring in aanmerking komen en op termijn naar de archiefbewaarplaats moeten worden overgebracht heeft bijvoorbeeld een gemeente voor vervanging machtiging nodig van het College van Gedeputeerde Staten. Deze machtiging zal gevraagd moeten worden na het moment van testen en voordat het besluit genomen wordt. De informatie die tijdens deze procedure verzameld wordt is bruikbaar ter ondersteuning van de aanvraag.

4. Het besluit

Het is mogelijk om een functionaris een mandaat te geven om namens de zorgdrager het besluit te nemen.

De zorgdrager of de voor het informatiebeheer verantwoordelijke functionaris (met mandaat) neemt het besluit op grond van het plan van aanpak genoemde documenten.

Het besluit wordt als besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht bekendgemaakt.

Indien het gaat om rechtstreeks aan personen te relateren informatie wordt de mogelijkheid van beroep en bezwaar opengesteld.

  • Basis voor het besluit is een positieve acceptatietest.
  • Het resultaat van de waardering is een uitspraak over de bewaartermijnen van de betrokken gegevens.
  • Het is niet nodig dat de zorgdrager voor elke vervanging zelf het besluit moet nemen. In die gevallen kan de voor het informatiebeheer verantwoordelijke functionaris de bevoegdheid krijgen om namens het zorgdrager het besluit te nemen. Deze bevoegdheid geldt alleen voor informatie die voor vernietiging in aanmerking komt. Deze bevoegdheid is vast te leggen in een mandaatbesluit.
  • Aan de informatie die voor permanente bewaring in aanmerking komt zitten nogal wat belangen en risico´s. In die gevallen is het aan te bevelen de zorgdrager wel zelf het besluit te laten nemen.
  • De publicatie van het besluit volgt uit artikel 6 van het Archiefbesluit 1995 en de Nota van Toelichting op het Archiefbesluit 1995.
  • Beroep en bezwaar is toe te laten wanneer de betrokken informatie rechtstreeks gevolgen heeft voor de rechten van individuele burgers.

5. De feitelijke vervanging

Indien na het verstrijken van de officiële bezwaartermijn tegen het besluit geen bezwaren zijn binnengekomen zorgt de werkgroep dat de feitelijke vervanging wordt uitgevoerd.

Het resultaat van de uitvoering wordt in de vorm van een evaluatieverslag gemeld aan voor het informatiebeheer verantwoordelijke functionaris en de functionarissen die bij vervanging en vernietiging hun consent moeten geven en indien nodig het bestuursorgaan dat een machtiging moet verstrekken.

  • Nadat de periode waarin bezwaren tegen het besluit ingebracht kunnen worden verstreken is kan de werkgroep de feitelijke vervanging uit (laten) voeren.
  • Ter afsluiting is een evaluatie van het traject nodig met een verslag. Dit evaluatieverslag kan samen met het besluit van de zorgdrager met bijlagen gelden als de verklaring van vervanging in overeenstemming met artikel 8 van het Archiefbesluit.

5 april 2004
(rev 4/8/2010/ en 5/11/2015)

Labels:

Datum eerste publicatie: 
vrijdag, 18 juni 2004 - 2:45pm
Share/Deel

Vervangingsdiscussie op de DIVA lijst

Op het gevaar af in herhaling te vallen nog even een aantal punten op een rij naar aanleiding van de discussie over vervanging:

  • Bij elke mogelijke vervanging is steeds te bepalen of het gaat om archiefbescheiden in de zin van de wet waarbij niet de redactionele vorm bepalend is maar de functie van de informatie binnen een proces. Ook is te bepalen of het inderdaad gaat om vervanging in de zin van de wet. De twee kenmerken zijn substitutie door reproductie en vernietiging van de originelen.
  • Artikel 7 van de Archiefwet is van toepassing op zowel op termijn te vernietigen als permanent te bewaren bescheiden en maakt ten aanzien daarvan verder alleen onderscheid in de te volgen procedure.
  • Eigenlijk geldt voor alle beheershandelingen dat het feitelijk onderscheid tussen op termijn te vernietigen en permanent te bewaren bescheiden wordt gemaakt in het Archiefbesluit en de daarop gebaseerde drie ministeriele regelingen1.
  • Om een beeld te geven van de omvang van de reikwijdte van vervanging een citaat uit de nota van toelichting op het Archiefbesluit bij artikel 6: 'Ik deel dus niet de mening van de Raad voor het cultuurbeheer dat wat de Raad 'routinematige conversie van informatie in een geautomatiseerde omgeving' noemt, geen vervanging als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet zou inhouden'. Met andere woorden de staatssecretaris biedt weinig ruimte voor uitzonderingen.
  • De Archiefwet is zeker op dit punt nadrukkelijk meer dan alleen een wet ter bescherming van het cultuurhistorisch erfgoed. Hij beschermt de kwaliteit (betrouwbaarheid en authenticiteit) van alle vormen van overheidsinformatie die onder zijn werking vallen en daarmee de betrokken overheidsorganisaties tegen problemen wanneer aan die kwaliteit wordt getwijfeld. Terecht omdat vervanging een ingrijpende en onomkeerbare beheershandeling is waarbij vrijwel altijd wel informatie verloren zal gaan.
  • Artikel 5 van de Regeling geordende en toegankelijke staat lijkt enige ruimte te geven maar is alleen van toepassing op conversies en migraties van permanent te bewaren gegevens en dan alleen nog wanneer het betrokken systeem is beschreven overeenkomstig de artikelen 2, 3 en 9 van de Regeling en het beheer (aantoonbaar) plaats vindt overeenkomstig artikel 4 van de Regeling. Indien voldaan wordt aan deze zware eisen voor documentatie en beheer is er volgens diezelfde regeling geen sprake meer van vervanging in de zin van de Archiefwet (!). Dit betreft dus een vorm van ontheffing van een gedeelte van de toepassing van artikel 7 van de wet (mag dat?)
  • Alle andere vormen van vervanging (ook conversies en migraties van op termijn te vernietigen gegevens) moeten volledig plaatsvinden op basis van artikel 7 van de wet en de artikelen 6 en 8 van het Archiefbesluit.
  • De verwijzing in artikel 6 lid 1 van het Archiefbesluit naar de Algemene wet bestuursrecht (AWB) is een eis met bestuursrechtelijke consequenties. Bekendmaking kan een onderdeel van een besluitvormingsproces zijn. Zeker wanneer er sprake is van een algemene of externe werking. Bekendmaking van een besluit houdt in een advertentie in het officiële publicatiekanaal van een overheidsorgaan met ter inzagelegging (en in bepaalde gevallen de mogelijkheid tot beroep en bezwaar). De meeste zorgdragers zullen beschikken over eigen beleidsregels voor bekendmaking van besluiten waarin criteria van externe en interne werking zijn opgenomen. Deze beleidsregels zijn ook van toepassing op vervangingsbesluiten.
  • De besluitvormingsprocedure heeft consequenties voor de betrouwbaarheid en authenticiteit van de gegevens. Een archiefvormer kan hiermee aantonen dat hij zijn best heeft gedaan. Dit is ook voor overbrenging van belang. Een archiefbewaarplaats krijgt toch het liefst correcte informatie.
  • Vervangen heeft een rol in de keten van overheidsbesluiten. Elk besluit moet gebaseerd zijn op een regeling of een voorgaand rechtsgeldig besluit. Een besluit dat niet aan de vormvereisten voldoet is geen besluit en dus niet rechtsgeldig. Gevolg van niet publiceren of bekendmaken kan zijn dat het vervangingsbesluit geen besluit is. Een zorgdrager zal dan nog een hele klus krijgen om aan te tonen dat zijn vervangen informatieverzameling in voldoende mate betrouwbaar en authentiek is en daarom als rechtsgeldige basis mag dienen voor besluiten die voortkomen uit de bedrijfsprocessen die van die informatie gebruik maken. Overleg met bestuursrechtjuristen is dus gewenst.
  • De zorgdrager zal het besluit moeten nemen voordat hij tot feitelijke vervanging overgaat. De tijd die ligt tussen het moment van het besluit en de feitelijke overgang is afhankelijk van de termijn voor bezwaart en beroep. Doet hij dat niet en een belanghebbende (toezichthouder of betrokkene) tekent terecht bezwaar aan dan zal herstel van de oude situatie vrijwel onmogelijk zijn.
  • Technisch kan een vervanging wel eerder plaatsvinden mits het oude origineel niet eerder wordt vernietigd dan na het verlopen van de termijnen. Voor mutaties in de tussenliggende tijd moeten wel voorzieningen getroffen worden.
  • In het besluitvormingsproces zelf zal de zorgdrager rekening moeten houden met de tijd die het College van GS2 of de minister nodig hebben voor het geven van een machtiging in het geval van permanent te bewaren bescheiden.
  • Vervanging is een vorm van verwerking van gegevens zoals beschreven in de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP). Daarom is nog niet zo lang geleden ten aanzien van overgebrachte archiefbescheiden de Archiefwet op dit punt aangepast. De WBP stelt eisen en restricties aan de verwerking van persoonsgegevens, dus ook aan de vervanging van persoonsgegevens. Daar is gewoon rekening mee te houden. Overleg met privacydeskundigen is dus gewenst.

Conclusies

  • De wetgever heeft het ons niet makkelijk gemaakt. Dat is overigens geen reden om de wet niet uit te voeren. Met argumenten als 'lastig', 'kost te veel tijd', 'is voor ons niet nodig', 'zo kunnen we niet werken' en 'te complex' kom je uiteindelijk niet ver. We kunnen er eenvoudigweg niet omheen zie bijvoorbeeld ook het aangehaalde citaat.
  • Bij beheershandelingen als vervanging hebben we te maken met generieke wetten die buiten de competentie van archivarissen en/of documentaire informatievoorzieners vallen. Het is dan ook niet de verantwoordelijkheid van archivarissen en/of documentaire informatievoorzieners om te besluiten dat een bepaalde procedure al dan niet wordt gevolgd. Een archivaris en/of een documentaire informatievoorziener zal de verantwoordelijken met ter zake doende informatie moeten ondersteunen.
  • De andere verantwoordelijke partijen moeten bij beheershandelingen als vervanging (nog steeds) uitgelegd krijgen dat de Archiefwet cs. hun vakgebied rechtstreeks raakt. Planning wordt is daarbij ook een belangrijk onderdeel.
  • Elk nadeel heeft zijn voordeel (1). Archivarissen en/of documentaire informatievoorzieners hebben een mooie mogelijkheid om zichzelf en het vak te profileren.
  • Elk nadeel heeft zijn voordeel (2). Een archiefbewaarplaats krijgt op termijn een gegarandeerd betrouwbare en authentieke en goed gedocumenteerde set gegevens.
  • Elk overheidsorgaan kan zich goed voorbereiden op vervangingen door de benodigde informatie vast te leggen in de verplichte documentaire structuurplannen (DSP).

Mijn suggestie zou wel zijn de wet, het besluit en de regeling op dit punt nog eens een keer te vereenvoudigen. Maar dan moeten de zorgdragers en toezichthouders er eerst maar eens serieus ervaring mee opdoen om te kunnen bepalen hoe een vereenvoudiging er uit zou moeten zien.

Op de volgende pagina's is meer informatie over vervanging te vinden http://labyrinth.rienkjonker.nl/vervangen

Overigens geeft een zoekactie op overheid.nl in het onderdeel 'officiële publicaties' een beeld in hoeverre de rijksoverheid op dit punt heeft voldaan aan de Archiefwet (zoek naar: "vervangen archiefbescheiden").

Op 7 september 2004 verzonden naar de DIVA discussielijst van 

  • 1. Sinds 2010 de Archiefregeling
  • 2. In verband met de Wet revitalisering van het interbestuurlijk toezicht per 1 januari 2013 afgeschaft
Datum eerste publicatie: 
dinsdag, 7 september 2004 - 7:15am
Share/Deel

De vragen

Om te bepalen  of en wanneer er sprake is van vervanging van archiefbescheiden en wat dan te doen is staan hieronder in totaal 13 vragen die betrekking hebben op vervanging van archiefbescheiden. Per vraag kom je bij een actiepunt of bij een volgende vraag. Per vraag is het mogelijk een stap terug te gaan.

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Labels:

Datum eerste publicatie: 
zaterdag, 26 juni 2004 - 10:15pm
Share/Deel

Vraag 1: Gaat het om archiefbescheiden?

Het gaat om archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet

Antwoorden:


Informatie valt onder de bescherming van de Archiefwet 1995 wanneer zij een functie heeft in een proces, project of andere activiteit van een organisatie.

Zie ook onderdeel over recordness en het onderdeel over het domein / reilwijdte van de Archiefwet.

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Datum eerste publicatie: 
vrijdag, 25 juni 2004 - 8:45pm
Share/Deel

Vraag 2: Gaat het om vervanging?

Er is sprake van vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet


Er is sprake van vervanging wanneer

  1. gegevens van de ene omgeving/drager naar de andere worden overgebracht
  2. het de bedoeling is het origineel te vernietigen.

Art 7 van de Wet:
De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen. Voor de vervanging van archiefbescheiden die niet als te vernietigen worden aangemerkt in de in artikel 5 bedoelde lijsten, is een machtiging vereist van Onze minister dan wel, indien het archiefbescheiden betreft voor de bewaring waarvan een andere dan een rijksarchiefbewaarplaats is aangewezen, van gedeputeerde staten. Deze machtiging houdt tevens in een machtiging tot vernietiging.

Informatie hierover is te vinden op de pagina's over de manier van benadering van vervanging.

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Datum eerste publicatie: 
vrijdag, 25 juni 2004 - 9:00pm
Share/Deel

Vraag 3: Zijn de waarde en de bewaartermijnen bekend?

De waarde en de bewaartermijnen zijn bekend


De informatie over de waarde en bewaartermijnen moet uit het proces van waarderen zijn gekomen. Bij overheden is vernietiging altijd geënt op een vastgestelde en in de Staatscourant gepubliceerde selectielijst. 
Bewaartermijnen worden zoveel mogelijk op het niveau van proces, project of andere activiteit in een centrale catalogus, zoals bijvoorbeeld een ZTC, opgenomen.

Levenscyclus:

Datum eerste publicatie: 
vrijdag, 25 juni 2004 - 9:00pm
Share/Deel

Vraag 4: Wat is het bereik van de Archiefregeling?

Bereik van de Archiefregeling?

De Archiefregeling is ook van toepassing op te vernietigen archiefbescheiden


De Archiefregeling is eigenlijk alleen van toepassing op permanent te bewaren archiefbescheiden en dan wat betreft vervanging alleen op digitale informatie (digitaal => digitaal). Het gaat dan volgens de wetgever alleen om conversie en migratie. Wel worden in deze regeling voor subsitutie (Analoog => Digitaal) nadere eisen gesteld.  

Een zorgdrager kan in een apart besluit de Archiefregeling of delen daarvan van toepassing verklaren op alle archiefbescheiden. Gevolg daarvan is dat dan wel dat alle archiefonderdelen in het overzicht moeten zijn opgenomen.

Informatiemodel:

Datum eerste publicatie: 
vrijdag, 25 juni 2004 - 9:00pm
Share/Deel

Vraag 5: Betreft het overgebrachte bescheiden?

De betrokken archiefbescheiden zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats


Ten aanzien van vervanging is de Archiefregeling alleen van toepassing op gegevens die nog niet zijn overgebracht. Deze stelling houdt nauw verband met het structuurplan informatiebeheer.

Overbrenging is een rechtshandeling waarbij het beheer over een afgesloten blok archiefbescheiden van de archiefvormer naar de beheerder van de archiefbewaarplaats overgaat.

De zorg gaat in het geval van het Rijk over naar de minister OCW, in het geval de andere overheden verandert de zorg niet.

Bij overbrenging zullen de relevante delen van het door de archiefvormer aangelegde structuurplan of catalogus ook moeten worden overgebracht. Deze bevatten de context van het overgebrachte archief. Omdat de beheerder van een archiefbewaarplaats niet de rol van de vormer overneemt hoeft hij van zijn kant dit structuurplan of catalogus niet verder te onderhouden, deze worden op het moment van overbrenging gefixeerd. Immers het overgebrachte en afgesloten archief is een onderdeel van de collectie van een archiefbeherende instelling zoals een archiefdienst geworden en niet een deel van het eigen archief van de archiefdienst. De archiefdienst zal ten behoeve van het beheer de nodige gegevens in de eigen beheers- en toegangssystemen moeten opnemen.

De vormer zelf hoeft het structuurplan of catalogus ten aanzien van het overgebrachte archief ook niet te verder te onderhouden. Het enige wat hij nog moet doen is in zijn structuurplan of catalogus aangeven welk deel van zijn archief is overgebracht.

Gevolg van een en ander is dat zowel een structuurplan als de catalogus bij de vormer hun actualiteitswaarde hebben verloren en daarom niet meer van toepassing zijn en dat daarom de ook Archiefregeling na overbrenging op dit punt ook niet meer van toepassing is.

Datum eerste publicatie: 
vrijdag, 25 juni 2004 - 9:00pm
Share/Deel

Vraag 6: Om welke soort vervanging gaat het?

Het is vervanging van digitaal naar digitaal


Het gaat hier om conversie en/of migratie en/of upgrades en/of updates

Archiefregeling

Art 25 lid 1
Indien gerede kans bestaat dat als gevolg van wijziging of in onbruik raken van besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur niet langer voldaan kan worden aan de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de toegankelijke en geordende staat van digitale archiefbescheiden, zorgt de zorgdrager ervoor dat conversie of migratie van die digitale archiefbescheiden plaatsvindt, dan wel dat die digitale archiefbescheiden door toepassing van emulatie kunnen worden gebruikt of geraadpleegd overeenkomstig de wijze ten tijde van het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan.

Zoals gemeld zijn er meerdere soorten van vervanging. Omdat de andere drie

  • analoog => analoog,
  • analoog => digitaal en
  • digitaal => digitaal

niet in de Archiefregeling worden uitgewerkt zijn ze voor deze vragenlijst niet relevant.

Informatiemodel:

Datum eerste publicatie: 
vrijdag, 25 juni 2004 - 9:15pm
Share/Deel

Vraag 7: Is er een overzicht van de informatiehuishouding?

De organisatie beschikt over een overzicht volgens artikel 18 van de Archiefregeling 


Dit overzicht moet aan de volgende criteria voldoen:

  • Het bevat de gegevens die de wet voorschrijft
  • Het is door of namens de zorgdrager goedgekeurd
  • Het is actueel
  • Het is door de toezichthouder(s) getoetst

De Archiefregeling gaat ervan uit dat de archiefvormer over een overzicht van zijn informatiehuishouding beschikt. Indien dat niet het geval is is de Regeling niet op alle punten meer van toepassing.

Een overzicht is alleen te gebruiken als het aan de vier voorwaarden voldoet. Door het te laten vaststellen, het regelmatig te onderhouden en het laten toetsen geeft enige garanties ten aanzien van de betrouwbaarheid van de inhoud.

Zie voor meer informatie het onderdeel over structuurplannen.

Informatiemodel:

Datum eerste publicatie: 
vrijdag, 25 juni 2004 - 9:15pm
Share/Deel

Vraag 8: Wie zijn verantwoordelijk?

De verantwoordelijke actoren zijn bekend


Dit zijn zowel de functionarissen die verantwoordelijk zijn voor de zorg en het beheer als de proceseigenaren, adviseurs, beheerders, gebruikers en toezichthouders. Dit is een element dat in het structuurplan informatiebeheer of catalogus hoort te zijn opgenomen.

Informatiemodel:

Datum eerste publicatie: 
vrijdag, 25 juni 2004 - 9:15pm
Share/Deel

Vraag 9: Zijn de risico's bekend?

De risico's zijn bekend


Indien de informatie onvolledig en onbetrouwbaar is of wanneer de authenticiteit niet kan worden aangetoond dan kan dat leiden tot

  • een onjuiste informatieverstrekking,
  • niet correcte besluiten,
  • oncontroleerbaarheid van het (overheids)handelen en
  • verkeerde uitgangspunten bij beleid en uitvoering.

Gevolgen daarvan kunnen zijn

  • onnodig veel bezwaarschriften en schadeclaims,
  • hoge financiële risico’s en
  • aantasting van de bestuurlijke integriteit en het imago.

Wanneer de status en de verblijfplaats van de informatie goed zijn omschreven en vastgelegd zijn deze problemen te voorkomen en kost het zoeken weinig extra tijd. Dit is een onderdeel dat goed in het structuurplan informatiebeheer of catalogus past.

Informatiemodel:

Datum eerste publicatie: 
vrijdag, 25 juni 2004 - 9:15pm
Share/Deel

Vraag 10: Betreft het permanent te bewaren bescheiden?

De betrokken informatie komt voor permanente bewaring in aanmerking (en de regeling is niet van toepassing verklaard op te vernietigen bescheiden)


De Archiefregeling is alleen van toepassing op permanent te bewaren archiefbescheiden. Te overwegen valt de Archiefregeling of delen daarvan ook van toepassing te verklaren voor vernietigbare archiefbescheiden. Voordelen daarvan zijn:

  • de procedures kunnen gelijk op lopen
  • ook in het geval van te vernietigen informatie waar een organisatie niet geaccepteerde risico's loopt aantoonbaar is dat informatie bruikbaar, vindbaar en betrouwbaar is.

Dit is een element dat in het structuurplan informatiebeheer of catalogus hoort te zijn opgenomen.

Informatiemodel:

Datum eerste publicatie: 
vrijdag, 25 juni 2004 - 9:15pm
Share/Deel

Vraag 11: Opgenomen in het overzicht van de informatiehuishouding?

De gegevens zijn in het overzicht informatiebeheer / structuurplan informatiebeheer / documentair structuurplan / catalogus opgenomen in overeenstemming met de eisen van de Archiefregeling

 


In het overzicht moeten alle relevante informatie over de grondslagen, taken, actoren, domeinen, resultaten, type informatie, informatieobjecten en toegepaste technieken zijn opgenomen.

Op deze site is een apart gedeelte waar uitgebreid aandacht aan structuurplannen wordt besteed.

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Datum eerste publicatie: 
vrijdag, 25 juni 2004 - 9:30pm
Share/Deel

Vraag 12: Zijn de gegevens elders beschreven?

De gegevens zijn op een andere plaats beschreven in overeenstemming met de eisen van de Archiefregeling


In artikel 24 van de Archiefregeling staat in algemene zin beschreven welke metadata over een digitaal systeem tenminste geregistreerd moet worden.

Archiefregeling artikel 24:

In aanvulling op de metagegevens, bedoeld in artikel 19, tweede lid, koppelt de zorgdrager aan digitale archiefbescheiden metagegevens aan de hand waarvan te allen tijde gegevens over het navolgende kunnen worden herleid:

  • a.de oorspronkelijke technische aard van de digitale archiefbescheiden, alsmede van de hard- en softwareomgeving daarvan;

  • b.de actuele technische aard van de digitale archiefbescheiden, alsmede van de hard- en softwareomgeving daarvan, zodanig dat reproductie ervan te allen tijde mogelijk is; en

  • c.voor zover gebruik is gemaakt van een digitale handtekening:

    • 1°.de houder van de digitale handtekening;

    • 2°.het moment van validatie van de digitale handtekening, alsmede het resultaat daarvan;

    • 3°.de voor de validatie verantwoordelijke functionaris; en

    • 4°.voor zover bekend ten tijde van het werkproces: de identificatie van het certificaat van de digitale handtekening.

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Datum eerste publicatie: 
vrijdag, 25 juni 2004 - 9:30pm
Share/Deel

Vraag 13 Is het beheer goed?

Het beheer van de informatie is in overeenstemming met de eisen van de Archiefegeling


Het antwoord op deze vraag komt voort uit de rapportages van archiefinspectie en eventuele andere toezichthouders zoals edp-auditors, accountants, controllers en dergelijke

Informatiemodel:

Datum eerste publicatie: 
vrijdag, 25 juni 2004 - 9:30pm
Share/Deel

De antwoorden

Informatiemodel:

Labels:

Datum eerste publicatie: 
zaterdag, 26 juni 2004 - 10:15pm
Share/Deel

A - Risico analyse

Voer een risico analyse of risicowaardering uit


Actie:

Bepaal alsnog de risico's bijvoorbeeld aan de hand van bijvoorbeeld de risico-analyses die uitgevoerd zijn bij de millenniumovergang. Deze waren:

  • Wanneer het bedrijfsproces staakt bedreigt dat levens
  • De ongestoorde voortgang van het bedrijfsproces is voorwaarde voor de ongestoorde voortgang van vrijwel alle andere bedrijfsprocessen
  • Wanneer het bedrijfsproces staakt brengt dat een groot sociaal afbreukrisico met zich mee
  • Wanneer het bedrijfsproces staakt, veroorzaakt dat grote financiële schade
  • Wanneer het bedrijfsproces staakt, veroorzaakt dat maatschappelijke ontwrichting door bijvoorbeeld uitwerking op maatschappelijke functies als orde en veiligheid
  • De organisatie kan niet lang leven met de gevolgen wanneer het bedrijfsproces zou staken, met andere woorden het betreft de urgentie van het bedrijfsproces
  • Wanneer het bedrijfsproces staakt is er geen (eenvoudig) alternatief

Opmerkingen:

  1. Deze informatie hoort eigenlijk in het structuurplan of de catalogus te staan.
  2. Voor een eenvoudiger risicomodel zie de pagina over de relatie tussen proces, product, zaak en neerslag

Informatiemodel:

Datum eerste publicatie: 
vrijdag, 25 juni 2004 - 9:30pm
Share/Deel

B - Verantwoordelijken

Bepaal de verantwoordelijke actoren


Actie:

Zoek aan de hand van beschikbare documentatie en interviews uit wie verantwoordelijk is voor het proces, project of andere activiteit, het product en resultaat en de gegevens. Eventueel kan deze informatie opgenomen worden in het nog te maken structuurplan of in te vullen catalogus. De volgende vormen van verantwoordelijkheden zijn tenminste uit te zoeken:

  • Bestuurlijk / Management
  • Proces
  • Archieffunctie / Documentaire informatievoorziening
  • Toezicht en control

Informatiemodel:

Labels:

Datum eerste publicatie: 
vrijdag, 25 juni 2004 - 9:30pm
Share/Deel

C - Bepaal de waarde

Waardeer de betrokken gegevens


Actie:

Bepaal alsnog de waarde en de bewaartermijnen, door voor het betrokken systeem uitgaande van het ondersteunde proces, project of andere activiteit het proces van waarderen uit te voeren met belanghebbenden.

Deze informatie is op te nemen in het structuurplan informatiebeheer of de catalogus. Er moet voor formele vernietiging wel gebruik gemaakt worden van een in de Staatscourant gepubliceerde selectielijst.

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Datum eerste publicatie: 
vrijdag, 25 juni 2004 - 9:30pm
Share/Deel

D - Het zijn geen archiefbescheiden

Het zijn geen archiefbescheiden


Actie:

Als het niet om archiefbescheiden gaat in de zin van de Archiefwet heeft het geen zin om deze vragenlijst verder te doorlopen. Een organisatie kan natuurlijk altijd besluiten dat de betrokken informatie de status van archiefbescheiden gaat krijgen. In dat geval is de lijst te vervolgen.

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Datum eerste publicatie: 
vrijdag, 25 juni 2004 - 9:45pm
Share/Deel

E - Geen vervanging

Het is geen vervanging


Actie:

In principe bent u volgens de Archiefwet nu klaar, het proces kan starten. Alleen het is wel aan te raden het besluit dat er geen sprake was van vervanging vast te leggen. Het resultaat van het proces kan namelijk niet achteraf nog als vervanging aangemerkt worden.

Als het wel de bedoeling is op een later tijdstip te gaan vervangen, dan staan de volgende opties open:

  • Alsnog het proces doorlopen;
  • Op een later tijdstip het proces doorlopen;
  • Het proces niet meer doorlopen en een van beide onderdelen, het origineel of de kopie, op grond van een selectielijst voor vernietiging aanwijzen. Let op dat dan de kopie niet de status heeft van het origineel. Door het gebruik van de gegevens binnen een bepaald bedrijfsproces kan het wel een eigen status hebben gekregen.

Er is bijvoorbeeld geen sprake van vervanging wanneer de organisatie besluit het originele systeem voor de voorgeschreven bewaartermijn beschikbaar, raadpleegbaar leesbaar en interpreteerbaar te houden.

Daar zit een zeker risico in omdat dan het oude systeem met de data en mogelijkerwijs de oude hardware in stand moet blijven. Zie hiervoor het onderdeel snapshot.

Informatiemodel:

Datum eerste publicatie: 
vrijdag, 25 juni 2004 - 9:45pm
Share/Deel

F - De Archiefregeling

Vervanging is uit te voeren volgens de Archiefregeling


Actie:

Volgens art. 25 van de Archiefregeling is er in geval van conversie en migratie geen sprake van vervanging in de zin van de Archiefwet. Dit betekent dat er geen besluit van de zorgdrager noodzakelijk is en dat het niet nodig is de vervanging overeenkomstig de Algemene wet bestuursrecht bekend te maken. De zorgdrager moet wel een verklaring opmaken, zorgen voor de juiste documentatie en een positief testresultaat kunnen overleggen. Overigens is artikel 25 van de Archiefregeling alleen toe te passen wanneer de conversie/migatie (ook) noodzakelijk is voor het garanderen van het voortbestaan van de informatie.

Archiefregeling
art 25 lid 2

Iedere conversie of migratie van digitale archiefbescheiden die niet geschiedt met inachtneming van de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat, is een vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet 1995.art 5 lid 3

art 25 lid 3
De zorgdrager maakt van de conversie of migratie een verklaring op, die ten minste een specificatie bevat van de digitale archiefbestanden die zijn geconverteerd of gemigreerd, en waarin tevens is aangegeven op welke wijze en met welk resultaat getoetst is of na de conversie of migratie aan de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat is of kan worden voldaan.

A contrario
Iedere conversie of migratie van digitale archiefbescheiden die niet  geschiedt met inachtneming van de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat is geen vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet 1995.

En het Archiefbesluit dan?

Opmerkelijk is dat in de Archiefregeling voorbij wordt gegaan aan de mening van de minister in de Nota van Toelichting van het Archiefbesluit waarin het volgende staat: 

Een reproduktie is iedere gelijkluidende weergave van een origineel in een andere gedaante of op een andere drager. Daaronder vallen zowel de in de dynamische fase van het archiefbeheer vervaardigde reprodukties en conversies ( .. ), als de in een latere fase van het archiefbeheer gemaakte reprodukties van in het verleden ontvangen of opgemaakte archiefbescheiden. Ik ( = de verantwoordelijke staatssecretaris) deel dus niet de mening van de Raad voor het cultuurbeheer dat wat de Raad ‘routinematige conversie van informatie in een geautomatiseerde omgeving' noemt geen vervanging als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995 zou inhouden.

Het toepassen van artikel 25 van de Archiefregeling zou wel eens in strijd kunnen zijn met de AVG wanneer het gaat om bijzondere categorie persoonsgegevens of gegevens van strafrechterlijke aard. In dat geval is artikel 2a van de Archiefwet van toepassing waar alleen gesproken worden van de Archiefwet artikel 7 en niet de Archiefregeling.

Informatiemodel:

Datum eerste publicatie: 
vrijdag, 25 juni 2004 - 9:45pm
Share/Deel

G - Vervanging volgens de wet

Vervanging volgens de wet

Deze vorm van vervanging is van toepassing op


Actie:


Voer de vervanging uit zoals beschreven in artikel 7 van de Archiefwet en artikel 6 en 8 van het Archiefbesluit.

NB1: De zorgdrager moet een besluit in de zin van de AWB nemen dat via de geëigende kanalen bekend gemaakt moet worden. Bijvoorbeeld de ministeries in de Staatscourant, provincies en gemeenten in hun eigen media.

NB2: Indien gegevens betreffende personen worden vervangen moeten belanghebbenden de mogelijkheid krijgen om bezwaar te kunnen maken. Hoe daar mee om te gaan is is is afhankelijk van wat een overheidsorgaan zelf heeft geregeld in de afspraken / procedures rond de bekendmaking. Dit is te overleggen met de eigen juristen.

NB3: Vervangen is een vorm van verwerking van gegevens. In het geval van persoonsgegevens bestaat de kans dat op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens betrokkenen nadrukkelijk om toestemming gevraagd moet worden. Dit is te overleggen met de eigen juristen.

NB4: Voor digitale informatie loopt de route iets anders omdat de Archiefregeling in artikel 25 hierover (niet correcte?) aanvullende bepalingen bevat. Dit betreft het onderdeel digitaal => digitaal.


Archiefregeling
Art 25
lid 2
Iedere conversie of migratie van digitale archiefbescheiden die niet geschiedt met inachtneming van de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat, is een vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet 1995.

Archiefbesluit
Art 6
lid 1
De zorgdrager besluit tot vervanging van archiefbescheiden door reprodukties slechts indien de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.
lid 2
De zorgdrager maakt zowel bij een aanvraag om machtiging als bedoeld in artikel 7 van de wet, als bij de bekendmaking van een besluit als bedoeld in het eerste lid melding van de wijze waarop toepassing is gegeven aan artikel 2 eerste lid.

Art 8
De zorgdrager maakt van de vernietiging, vervanging of vervreemding een verklaring op, die ten minste een specificatie van de vernietigde, vervangen of vervreemde archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op grand waarvan en op welke wijze de vernietiging, vervanging of vervreemding is geschied. Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard door het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden zouden berusten indien zij niet waren vernietigd, vervangen of vervreemd.


Elementen als verantwoordelijken, doel en gebruik van de informatie moet wel gedocumenteerd worden, zie hiervoor artikel 2 van het Archiefbesluit 1995

Archiefbesluit
Art 2
Bij het ontwerpen en vaststellen van selectielijsten, bij besluiten omtrent de vervanging van archiefbescheiden door reprodukties en bij besluiten omtrent vervreemding van archiefbescheiden wordt rekening gehouden met:
a. de taak van het desbetreffende orgaan;
b. de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;
c. de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed; en het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekende en voor historisch onderzoek.

Informatiemodel:

Datum eerste publicatie: 
vrijdag, 25 juni 2004 - 9:45pm
Share/Deel

H - Klaar

U bent klaar met de vragen !

Datum eerste publicatie: 
vrijdag, 25 juni 2004 - 9:45pm
Share/Deel

Elementen besluit vervanging

Besluiten waarin de vervanging van archiefbescheiden wordt gemeld moeten zodanig zijn dat duidelijk is wat er gebeurd, welke criteria worden gehanteerd, waar die criteria te raadplegen zijn.

De vormvereisten en de gewenste inhoud valt te destilleren uit de verschillende artikelen van de Archiefwet. Het besluit zal tenminste de volgende documenten als bijlage moeten bevatten:

  • Een door de opdrachtgever (zorgdrager) vastgesteld plan van aanpak voor het vervangingsproject en/of vervangingsproces
  • de verklaringen van instemming van de toezichthouders, bijv.controllers en de beheerder van de archiefbewaarplaats (afhankelijk van de beheersregels) omtrent de waardering van de gegevens
  • Indien er gegevens vernietigd worden een machtiging van de daartoe geautoriseerde functionaris(sen) en de beheerder van de archiefbewaarplaats (afhankelijk van de beheersregels)
  • Een verklaring van akkoord met de acceptatietest door een bijvoorkeur onafhankelijke derde (accountant, auditor)
  • In het geval van structurele vervanging een opgave van het proces van vervanging, de manier van toetsing en borging en het beheer gedurende periode dat de betrokken gegevens bewaard moeten blijven
  • de concepttekst van de te publiceren bekendmakingsadvertentie
  • een beschrijving van het bestand of systeem dat voor vervanging in aanmerking komt.

Tags:

Levenscyclus:

Sharte this / Add this: 
Datum eerste publicatie: 
vrijdag, 11 november 2005 - 10:45pm
Share/Deel

Wat is een structuurplan?

Het begrip 

Een structuurplan is een registratie, een register, waarmee een organisatie een permanent overzicht en inzicht heeft van het beheer van haar informatie in het heden en het verleden. Een aantal eisen zijn:

  • doelmatig beheer
  • doelmatige ordening en registratie
  • tijdige beschikbaarheid
  • vindbaarheid

Wat dat aangaat is er niet veel nieuws onder de zon. In 1916 is de gemeente Groningen op een toen compleet nieuwe manier van archiveren overgegaan. Men verliet het verbaalstelsel en introduceerde de methode Zaalberg (zaaksgewijze ordening). Uit het 'Verslag van den toestand der Gemeente Groningen over het jaar 1916' blijkt welke eisen men stelde:

Deze eischen zijn, dat het nieuw archief niet alleen doelmatig moet worden bewaard, doch dat de zich daarin bevindende stukken ook zoodanig zijn gerangschikt en geregistreerd, dat elk stuk op verlangen in den kortst mogelijken tijd moet kunnen worden te voorschijn gebracht en over elk onderwerp zoo vlug mogelijk alle gegevens moeten kunnen worden verstrekt, die daaromtrent uit de zich in het archief bevindende stukken te putten zijn"

Het begrip structuurplan wordt op deze site gelijkgesteld met het overzicht zoals dat wordt genoemd in artikel 18  van de Archiefregeling (voorheen artikel 3 van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden).

Actueel 

Een structuurplan bevat een actuele weergave van het door een organisatie uitgevoerde informatiebeheer. Daarmee krijgen behalve de afdeling DIV ook bestuurders, leidinggevenden, proceseigenaren, informatieplanners toezichthouders en andere belanghebbenden

  • inzicht in de reden van het bestaan van de informatie;
  • overzicht van de belangrijke informatie;
  • kennis waar de belangrijke informatie is;
  • inzicht in wie de ‘eigenaar’ van de informatie is;
  • inzicht waar de informatie voor wordt gebruikt;
  • inzicht in de waarde van de informatie is;
  • overzicht van de bewaartermijnen;
  • inzicht in de risico’s;
  • overzicht van de relatie met andere informatie;
  • inzicht in grondslagen, procedures en afspraken

In die zin is een structuurplan te beschouwen als een condensatiepunt waar alle informatie over het informatiebeheer samenkomt en in een bepaalde context wordt geplaatst.Bij het woord structuurplan wordt de indruk gewekt dat het gaat om een beschrijving van voorgenomen activiteiten over een bepaalde periode. Dat is niet het geval. Het gaat hier om een registratie van elementen van het informatiebeheer.

 

Dit onderdeel bestaat uit teksten die grotendeels in 2004 zijn opgenomen en sindsdien op wat details na redelijk ongewijzigd zijn gebleven.

De basis voor deze teksten komen uit een project bij de gemeente Groningen waarbij de eerste stappen tot het opstellen van een documentair structuurplan (DSP), of zoals dit daar werd genoemd het structuurplan informatiebeheer, zijn gezet en daaropvolgend het lesmateriaal voor de DSP-workshops van de SOD uit de periode 2003-2008.

 

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Datum eerste publicatie: 
maandag, 14 juni 2004 - 9:00pm
Share/Deel

Wie zijn de belanghebbenden?

Hoewel een structuurplan in eerste aanleg bedoeld is als beheersinstrument van DIV zijn er andere (in sommige gevallen latente) belanghebbenden (stakeholders) aan te merken. Het is aan te raden die daarom ook te betrekken bij het opstellen en onderhouden van een structuurplan:

  • Bestuur en management
    Dit zijn de primair verantwoordelijken. Zijn moeten zorgen voor voldoende budget op de begroting voor het uitvoeren van het informatiebeheer. Tevens zijn zij verantwoordelijk voor het vaststellen van interne regelingen en procedures.
  • Proceseigenaar
    De verantwoordelijke voor het betrokken proces en de bijbehorende informatie. Hij moet ervoor zorgen dat budget, capaciteit en andere middelen in het proces beschikbaar zijn
  • Voorlichting en beschikbaarheid (overheids)informatie
    Dit betreft de actieve informatieverstrekking op grond van de Wet Openbaarheid van bestuur (WOB) zoals de actieve publieksvoorlichting. Een structuurplan kan heel goed een (centrale) rol spelen in de ontwikkelingen rond de e-overheid. Met behulp van een structuurplan kunnen namelijk vragen van derden relatief snel gerelateerd worden aan informatiebestanden, diensten en personen, vooral als gebruik gemaakt wordt van productencatalogi.
  • Toezichthouders
    Interne en externe toezichthouders krijgen zo tijdig de gevraagde informatie. Voorbeelden zijn archiefinspectie, auditors, accountants, controlers etc.
  • Informatieplanners- en strategen
    Bij het vaststellen van informatiebehoefte voor nieuwe informatiesystemen kan gecontroleerd worden of de informatiebehoefte al gedekt wordt door een bestaand(e) syste(e)m(en). Met een structuurplan kan dubbel werk voorkomen.
  • Documentaire Informatievoorziening (DIV)
    Ten behoeve van de uitvoering van de primaire taken (archieffunctie) van een afdeling documentaire informatievoorziening.
  • Archiefbewaarplaats/archiefdienst
    Het levert de archiefbewaarplaats informatie over wat op termijn overgebracht zal worden. Een deel van het plan zelf komt ook voor overbrenging in aanmerking.

Informatiemodel:

Datum eerste publicatie: 
maandag, 14 juni 2004 - 9:15pm
Share/Deel

Definities

Voor een goed begrip van een aantal zaken en onderwerpen rond een structuurplan worden eerst een aantal essentiele definities van de volgende begrippen behandeld:

  • structuurplan
  • metadata
  • archieffunctie
  • informatiebeheer

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Datum eerste publicatie: 
maandag, 21 juni 2004 - 9:30pm
Share/Deel

Archieffunctie

Een structuurplan wordt samengesteld ten behoeve van de uitvoering van de archieffunctie. Hier komen we bij de kern van het vak van een informatiebeheerder. Doel van deze functie is het ondersteunen van de activiteiten en werkzaamheden van personen of organisaties. Dankzij deze functie is een organisatie nu en in de toekomst in staat informatie te gebruiken, met de informatie verantwoording af te leggen over haar handelen, en op termijn als cultuur-historisch waardevol materiaal voor hergebruik beschikbaar te kunnen stellen. In de context van deze functie wordt een structuurplan samengesteld.

De functie kan op elk moment en op elke plaats in een organisatie uitgevoerd worden. Hoe complexer en omvangrijker een organisatie is hoe groter de behoefte zal zijn aan de professionele ondersteuning.

Definitie:
De archieffunctie in een organisatie is het geheel van activiteiten en functionaliteiten dat die organisatie in staat stelt

  • archiefbescheiden te gebruiken,
  • zich op basis van deze archiefbescheiden te verantwoorden voor haar handelen en
  • in overeenstemming met wetgeving, normen en eigen regels om te gaan met materiaal met cultureel-historische waarde.

De archieffunctie is gericht op zowel digitale als niet-digitale bescheiden.

Deze functie kent een 4-tal hoofdprocessen:

Registreren
Activiteiten gericht op het vastleggen van kenmerken van archiefbescheiden volgens een vooraf vastgestelde informatiebehoefte. Doel van het registreren is het leveren van bewijs van aanwezigheid van informatie, het snel kunnen vinden van informatie, het aanbrengen van logische verbanden tussen de archiefbescheiden en het leveren van managementinformatie.

Waarderen
Activiteiten gericht op het bepalen van de bewaartermijnen van archiefbescheiden, het uitvoeren van voorselectie en/of selectie, het uitvoeren van de feitelijke vernietiging en het overbrengen van permanent te bewaren archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats.

Bewaren
Activiteiten gericht op het beheren van archiefbescheiden op zodanige manier dat zij ongeschonden bewaard blijven gedurende de vooraf vastgestelde (wettelijke) bewaartermijn. De bewaring geschiedt met behoud van inhoud, structuur, context en registratiekenmerken.

Beschikbaarstellen
Activiteiten gericht op het op aanvraag ter inzage geven of uitlenen van archiefbescheiden of informatie daaruit aan afnemers.
Het beschikbaarstellen vindt plaats onder voorwaarden en restricties beschreven in privacyregelingen, regelingen ten aanzien van de openbaarheid en beveiligingsplannen.

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Datum eerste publicatie: 
woensdag, 16 juni 2004 - 9:15pm
Share/Deel

Informatiebeheer

Informatiebeheer is een containerbegrip dat het geheel van informatievoorziening en het feitelijk beheer van archiefbescheiden omvat.

Informatievoorziening is het geheel van handelingen, samenhangend met de inrichting en het beheer van informatiesystemen. Waarbij een informatiesysteem te beschouwen is als een samenhangend geheel van documentatie, procedures, apparatuur, programmatuur en ander materiaal, met behulp waarvan archiefbescheiden worden vervaardigd, geregistreerd, bewaard, bewerkt, verzonden, ontvangen, geraadpleegd en beschikbaar gesteld.

Op deze manier komt de term overeen met het veelgebruikte ‘record(s) management’.

Informatiebeheer heeft alles te maken met het beschikbaar hebben van informatie die nodig is voor het functioneren van personen en organisaties.

Informatiebeheer betreft het nemen of uitvoeren van maatregelen waardoor zowel

(1) integriteit, context en kwaliteit van gegevens met functionaliteiten behouden blijven en

(2) het voortbestaan van die gegevens en functionaliteiten wordt gegarandeerd als

(3) het gecontroleerd vernietigen van gegevens mogelijk is.

De kwaliteit van het informatiebeheer wordt bepaald door de cultuur van een organisatie of zelfs de samenleving. Soms worden ook wel termen als informatie- en archiefmanagement, records management (RM) of documentaire informatievoorziening (DIV) gebruikt.

Verantwoordelijken, toezichthouders en besluitvormers zullen als actoren moeten inzien dat het al dan niet over langere termijn het bewaren en beschikbaarstellen niet alleen van belang is voor het eigen functioneren maar ook voor de omgeving en de cultuur zelf. Het duidelijk maken van de belangen is een onderdeel van het werk van een informatiebeheerder.

Afhankelijk van de onderkende belangen zullen er er voldoende middelen worden beschikbaargesteld. Tevens zal in regelingen, afspraken en protocollen het beheer worden geformaliseerd.

 

[20211103 - Citaat informatiebeheer toegevoegd.]

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Datum eerste publicatie: 
woensdag, 16 juni 2004 - 9:15pm
Share/Deel

Metadata

Een structuurplan is een samenstel van metadata over het informatiebeheer van een organisatie. Met het begrip metadata worden gegevens bedoeld over objecten die kunnen worden gebruikt bij een omvangrijke hoeveelheid beheershandelingen. Er zijn metadata op het terrein van toegankelijkheid, context, authenticiteit en beheer met duurzaamheid.

Dit is een vrije vertaling van een definitie in: 'Metadata in a nutshell' van Michael Day1

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Labels:

Datum eerste publicatie: 
woensdag, 16 juni 2004 - 8:15pm
Share/Deel

Structuurplannen definitie

Volgens de met ingang van 1 april 2010 ingetrokken Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden1  is een documentair structuurplan:

  • Een plan waarin is vastgelegd de wijze waarop de toegankelijkheid van archiefbescheiden is georganiseerd en de wijze waarop archiefbescheiden zijn ingedeeld en gerangschikt.

In eerdere concept-teksten van de regeling was er ook nog sprake van 'de archieforganisatie', dit is jammer genoeg verdwenen. In de Archiefregeling wordt het DSP alleen in de toelichting genoemd.

Omdat aan de ene kant het begrip documentair tot verwarring en aan de andere kant het begrip archief tot verkeerde conclusies kan leiden is het te overwegen de term aan te passen en de definitie iets anders in te vullen. In de gemeente Groningen is er bijvoorbeeld gekozen voor de term Structuurplan informatiebeheer met als definitie2 :

  • Een plan waarin zijn vastgelegd de organisatie van het informatiebeheer, de indeling van de gegevensbestanden en de manier waarop de onderdelen van de gegevensbestanden zijn gerangschikt.

De nadruk ligt dan meer op het begrip informatiebeheer zoals dat is gedefinieerd in de verordening informatiebeheer.

Een andere mogelijkheid is alleen de term structuurplan te hanteren.

Nog beter is het om in plaats het woord plan te vervangen door registratie. Dan wordt de definitie:

  • Een registratie waarin zijn vastgelegd de organisatie van het informatiebeheer, de indeling van de gegevensbestanden en de manier waarop de onderdelen van de gegevensbestanden zijn gerangschikt.
  • 1. Staatscourant 2002, nr. 43, pag. 8, 23 februari 2002, nr. WJZ/2002/6839(8080)
  • 2. Zie ook het Memo van de Groninger Archieven gericht aan het vakoverleg DIV in de gemeente Groningen van 4 juli 2002. Deze is als bijlage toegevoegd.

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Datum eerste publicatie: 
woensdag, 16 juni 2004 - 8:00pm
Share/Deel

Een analogie

Informatiebeheer en financieel beheer zijn twee functies binnen een organisatie die een aantal overeenkomsten hebben. Deze hebben vooral betrekking op het belang van de functies voor de organisatie en de processen waarbinnen ze worden uitgevoerd. Het belang is eenvoudig aan te geven. Zonder goed functionerend financieel beheer functioneert een organisatie niet goed. Informatie is als een van de kapitaalgoederen (assetmanagement) te beschouwen. Zeker voor overheidsinstanties die als informatie verwerkende en producerende bedrijven te beschouwen zijn. Let wel financieel beheer houdt eigenlijk het beheren van informatie over de financiën inhoudt, zoals het informatiebeheer betrekking heeft op het beheren van informatie in algemene zin over andere zaken (procesobjecten).

Aan de hand van de overeenkomsten is een structuurplan beter een plaats te geven in de administratieve organisatie. Op het terrein van financiën is er sprake van beleid, uitvoering en verantwoording. In principe kent het informatiebeheer dezelfde onderverdeling.

 

Proces

Financiën

Informatie

Beleid

Begroting

Informatieplan

Uitvoering

Financiële administratie

(Documentair) structuurplan (informatiebeheer)/ ZTC / catalogus

Verantwoording

(Jaar)rekening, accountantsrapport

Verslag (archief)inspectie/ schouw / audit

 

Mijn stelling is dat de functionaliteiten die bij financieel beheer als normaal worden beschouwd om de betrouwbaarheid van de financiele administratie te kunnen onderbouwen en aantonen eigenlijk ook op de andere 'administratieve' omgevingen van  toepassing zijn.

Informatiemodel:

Datum eerste publicatie: 
maandag, 14 juni 2004 - 9:00pm
Share/Deel

Archiefsysteem

Archiefsysteem

Een structuurplan is te beschouwen als een beschrijving van een archiefsysteem. De term archiefsysteem, soms ook wel archiveringssysteem genoemd, is een de nederlandse vertaling van het engelstalige begrip record keeping system (RKS). Met dit begrip wordt het geheel van processen, documenten, gegevens, methoden, mensen en middelen aangegeven waarmee een organisatie haar archieffunctie vorm geeft1. De processen van het archiefsysteem bevatten de beheershandelingen als beschikbaarstellen, opnemen, ordenen, overdragen, preserveren, selecteren en vernietigen. Het woord archiveringssysteem wordt ook wel gebruikt

Het archiefsysteem is dus geen applicatie of RMA. Een RMA is één van de onderdelen van het archiefsysteem.

Belangrijke genormaliseerde basis voor een beschrijving van een archiefsysteem zijn de beide onderdelen van de NEN-ISO 15489, de norm over documentaire informatievoorziening.

Deel 1 verschenen in 2001 beschrijft de algemene kaders voor de normering van beleid en procedures met betrekking tot informatie- en archiefmanagement2, verzekert dat de vereiste aandacht en bescherming wordt gegeven aan alle archiefbescheiden en dat de (bewijs)informatie, die ze bevatten efficiënter en effectiever kan worden teruggevonden, door het gebruik van genormeerde werkwijzen en procedure.

Deel 2, verschenen eind 2003, is de implementatiegids voor NEN-ISO 15489-1 die de grondslag voor één methodologie levert3. Het geeft een overzicht van de processen en factoren die in aanmerking moeten worden genomen in organisaties die willen voldoen aan ISO 15489-1. Beide documenten zijn te gebruiken als referentiekader voor een structuurplan.

 

In de onderstaande tabel staat aangegeven wat primair moet worden opgenomen in een structuurplan en wat in een RMA.

Informatie over In Structuurplan In RMA
Organisatie    
Taak    
Afdeling    
Blok    
Rubriek    
Bestanddeel    
Item    
  • 1. Zie P.J. Horsman Msc en G.J. van Bussel MBA en drs. H. Waalwijk, Softwarespecificaties voor Records Management Applicaties voor de Nederlandse overheid (Remano), Archiefschool, Amsterdam, 2004. Par 2.2 Terminologie
  • 2. Nederlandse Norm NEN-ISO 15489-1(nl); Informatie en documentatie – Archiefbeheer (ISO) 15489-1:2001,IDT)
  • 3. NPR/ISO-/TR 15489-2 (nl); Informatie en documentatie - Archiefbeheer - Deel 2: Richtlijnen

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Datum eerste publicatie: 
woensdag, 16 juni 2004 - 9:30pm
Share/Deel

Componenten in schema

Overzicht elementen voor een catalogus 

Schema van het model (LIM)Dit overzicht gaat uit van mijn informatiemodel voor informatiebeheer (informatie- en archiefmanagement, records management)1 In dit model staan context, informatieobject  en handeling als basis voor semantische (betekenisvolle) informatie centraal.2 Het informatieobject bestaat uit twee componenten te weten een logische en fysieke. Het fysieke gedeelte bestaat uit analoge en digitale techniek. Op logische niveau zijn de elementen context, structuur en inhoud van belang. Op het grensvlak van het logische en fysieke niveau is het gedrag te plaatsen. Dit is het geheel van dynamische en interactieve kenmerken van een (digitaal) informatieobject de raadpleging of het gebruik ervan3. Voorbeelden van gedrag zijn formules of macro's die worden uitgevoerd op het moment dat een document wordt geopend of geraadpleegd. 

De verschillende elementen hebben hun eigen kenmerken die ieder op hun eigen manier kunnen worden beschreven. Vaak zijn de elementen al te achterhalen uit diverse vormen van documentatie.

Er zijn verschillende (vak)disciplines binnen een organisatie die op een of andere manier een rol spelen in het informatiebeheer en zo met de archieffunctie bezig zijn. Deze disciplines hebben hun eigen documenten cq documentatie, methodes, instrumenten, termen en systemen waar deze elementen uit te halen zijn.

Overkoepelend, gegroepeerd, vertaald, samengevat en verwijzend kunnen ze allemaal opgenomen worden in het volgens de Archiefregeling voorgeschreven overzicht en deels in de catalogus zoals een structuurplan informatiebeheer of zaaktypecatalogus (ZTC). Het totaal is uiteindelijk een beschrijving op hoofdlijnen van een archief, archiefsysteem of record keeping system.

 

De tabel

 

Component Informatieobject als object van zorg
niveau logisch fysiek
elementen context structuur inhoud gedrag techniek
analoog, digitaal
beschrijving van
  • taak
  • aard van de gegevens,
  • gezichtspunt,
  • gebruik,
  • eigendom,
  • functie en waarde,
  • proces,
  • project,
  • activiteit
  • handeling
  • zaak 
  • vorm van de gegevens,
  • redactionele vorm,
  • documentypen,
  • uiterlijke vorm,
  • ontwikkelingsstadium, (versie),
  • formulier
  • sjabloon
  • handeling,
  • object / subject,
  • plaats,
  • tijd
  • functionaliteiten
  • hardware,
  • software,
  • gegevensdragers,
  • media,
  • infrastructuur
  • opslagruimte,
  • (archief)bestanddelen,
  • schrijfmiddelen,
  • verpakkingsmateriaal
informatie uit
  • wet- en regelgeving,
  • beleidsveld,
  • taak,
  • levenscyclus,
  • waarderen,
  • beschrijving
  • organisatie en proces,
  • procedures,
  • selectielijst(en),
  • rapport institutioneel onderzoek (RIO),
  • historisch maatschappelijke analyse (HMA),
  • hotspot monitor,
  • informatieplan,
  • beveiligingsplan,
  • architectuur
  • register van verwerkingen
  • informatieplan, 
  • metadataschema,
  • documentypecatalogus,
  • standaarden,
  • productencatalogus,
  • proces(beschrijving),
  • gegevensstructuur,
  • huisstijl, 
  • architectuur
  • documenten,
  • registraties
  • specificaties, 
  • functioneel ontwerp,
  • programma van eisen
  • standaarden,
  • referentiekaders
  • programma’s van eisen,
  • functionele specificaties,
  • technische documentatie,
  • automatiseringsplan,
  • informatieplan,
  • licenties,
  • contracten,
  • ict-architectuur
te vertalen naar
  • handelingenbank,
  • beveiligingsplan,
  • selectielijst(en),
  • handboek AO met (proces)schema's,
  • zaaktype,
  • organogram,
  • rapport institutioneel onderzoek (RIO),
  • historisch maatschappelijke analyse (HMA),
  • Hotspot monitor
  • ordeningskenmerken,
  • metadataschema,
  • RM-specificaties voor digitale systemen
  • standaarden,
  • referentiekaders
  • metadataschema,
  • gegevenswoordenboek,
  • datamodel,
  • formulieren,
  • documenttype, -soort,
  • schermopmaak,
  • metataal (SGML, XML)
  • RM-specificaties voor digitale systemen
  • archivistische kenmerken,
  • metadataschema,
  • RM-specificaties voor digitale systemen
  • trefwoorden
  • thesaurus
  • toegang
  • index
  • programma van eisen,
  • RM-specificaties voor digitale systemen,
  • handleidingen,
  • technische documentatie,
  • programma van eisen,
  • handleidingen,
  • functioneel-, applicatie- en systeembeheer,
  • RM-specificaties voor digitale systemen
op te nemen in

architectuur
overzicht (informatiehuishouding)
catalogus (zaaktypen of anderszins)

structuurplan informatiebeheer
register van verwerkingen

(documentair structuurplan)
(zaaktypecatalogus)

uiteindelijk totaal beschrijving van Informatiehuishouding
Archief 
ECMS
Archiefsysteem
Record keeping system

  

© R.S. Jonker, 2003, 2010, 2015, 2019, 2020

Laatst bijgewerkt op 14 september 2020

  • 1. Informatiebeheer betreft het nemen of uitvoeren van maatregelen waardoor zowel (1) integriteit, context en kwaliteit van gegevens met functionaliteiten behouden blijven en (2) het voortbestaan van die gegevens en functionaliteiten wordt gegarandeerd als (3) het gecontroleerd vernietigen van gegevens mogelijk is..
  • 2. Jonker, R.
    (2017).  A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information.
    19.
  • 3. NEN 2082 par. 3.13 en de Archiefregeling artikel 1 sub h
Sharte this / Add this: 
Datum eerste publicatie: 
dinsdag, 11 maart 2008 - 10:30pm
Share/Deel

Standaarden

Relatie met archivistische standaarden

Een structuurplan lijkt in zijn kern erg op de klassieke archiefinventaris die gemaakt wordt van een overgebracht of over te brengen archief. Een inventaris bestaat uit een vijftal hoofdonderdelen:

  1. een inhoudsopgave

  2. een inleiding in de vorm van een toelichtende tekst over de geschiedenis van het archiefvormend orgaan, de geschiedenis van het archief, de verantwoording voor de bewerking en een soort gebruikershandleidDe kenmerken die bij inventarisatie van archieven worden vastgelegd zijn beschreven in twee standaarden van de International Council on Archives te weten de International Standard on Archival Description (ISAD(g)) en de International Standard Archival authority Record (ISAAR(cpf). Beide standaarden gaan uit van een objectgeorienteerd lagenmodel waarbij de bovenste laag de beherende organisatie weergeeft en de onderste laag het item (het kleinst mogelijke te identificeren object). ISAD(g) schrijft de kenmerken van de objecten voor, ISAAR(cpf) de kenmerken van het archiefvormende orgaan.

  3. een logische indeling van het archief in rubrieken op basis van de indeling van de archiefvormende organisatie of de taken die de organisatie heeft uitgevoerd.

  4. een opsomming van de bestanddelen geplaatst onder een bepaalde rubriek op grond van de kennis over de context van de inhoud.

  5. bijlagen met literatuurovericht en indexen op trefwoord, naam en/of maatschappelijke objecten.

Van ISAD(g) is een Nederlandse vertaling beschikbaar op de Archiefwiki

Informatiemodel:

Datum eerste publicatie: 
woensdag, 16 juni 2004 - 9:00pm
Share/Deel

Indeling

Indeling

Voor de indeling en inhoud van (documentaire) structuurplannen bestaan nog geen standaarden. Dit is een lastig gegeven omdat organisaties nu wel moeten beginnen met het samenstellen van deze plannen.

Goed beschouwd bestaat een structuurplan bestaat uit een drie grotere onderdelen. Het eerste is voornamelijk tekstueel, het tweede is een registratie, de derde is een verzameling bijlagen, dit kunnen teksten en registraties zijn. Het tekstuele gedeelte zal een bepaalde structuur moeten hebben (hoofdstukkenindeling).

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Datum eerste publicatie: 
woensdag, 16 juni 2004 - 9:30pm
Share/Deel

Onderlinge relatie tussen de entiteiten van een structuurplan

Het schema is bedoeld om visueel een beeld te geven hoe de onderlinge relatie tussen de primaire elementen van een structuurplan eruitziet.

 

De entiteiten staan hieronder in alfabetische volgorde opgesomd met een toelichting en een aanduiding van de discipline die verantwoordelijk is.

 

Naam

Toelichting

Af te handelen door

B/V

Per product kan op grond van een selectielijst en/of toepassing van algemene criteria een besluit worden genomen over het bewaren of vernietigen.

In het geval van bewaring zijn de duurzaamheidsregels en technische voorwaarden van de drie ministeriële regelingen van toepassing. In het geval van vernietiging zal ten minste de termijn van bewaring en informatie over het vernietigingsproces te registreren zijn. Delen van het structuurplan kunnen op deze manier onderdeel zijn van de verklaring van vernietiging.

 

DIV / proceseigenaar / archiefbewaarplaats

Beleidsveld

Aspect van de maatschappij waar het beleid zich op richt.

 

DIV / AO

Code

Dit is de ordeningscode, bijvoorbeeld de Basis Archiefcode (BAC). Behalve dat een archiefcode kort context-informatie geeft is hij bedoeld voor ordening en groepering van voornamelijk analoge bescheiden.
In de BAC is de productencatalogus als index opgenomen.

 

DIV

Criteria

Voor het selecteren van informatie kan gebruik gemaakt worden van algemene selectiecriteria.

De criteria zijn:

De informatie heeft een primaire waarde

    • Financieel, administratief, juridisch. Het gaat in deze gevallen voornamelijk om verantwoordingsinformatie

    • Unieke informatie van wetenschappelijke aard die niet elders gepubliceerd is

De informatie heeft een secundaire waarde

    • het levert documentatie over de organisatie en haar beleid

      • de instelling, inrichting en beheer van de organisatie

      • formulering, uitvoering en effecten van beleid

    • het levert documentatie over diverse onderwerpen, personen, gebeurtenissen en aangelegenheden met een maatschappelijk effect (dit is een onderdeel van het cultuurhistorisch belang).

       

Archiefbewaarplaats / DIV

 

Domein

Organisatorische eenheid verantwoordelijk voor de uitvoering van (delen van) een proces en de bijbehorende informatie.

Via de route proces -> product -> is de relatie met de neerslag te leggen.

 

AO / DIV / ICT

Grondslag

Voor dit begrip gebruiken de angelsaksen de term 'warrant'.

  • Het is een bestuursopdracht, wettelijke regeling op grond waarvan een taak wordt uitgevoerd.

  • De grondslag is ook de reden voor bewaring of vernietiging van archiefbescheiden. Voorbeelden zijn selectielijsten. BSD's en speciale wetten zoals de Algemene wet rijksbelastingen
     

DIV / Proceseigenaar

Neerslag

Dit betreft de informatie die bij het product hoort. In een structuurplan wordt de neerslag vastgelegd op het niveau van een soort archiefblok, een beheerseenheid bestaande uit archiefbescheiden afkomstig van een (of meer) archiefvormer(s) die op grond van inhoudelijke, logische, fysieke of technische kenmerken als eenheid zijn gegroepeerd.

 

DIV

Proces

Een proces is een verzameling van activiteiten met een gemeenschappelijke bedoeling

Het proces is het aandachtsgebied van de proceseigenaar en de administratieve organisatie. Een proces is te beschouwen als een route waarbinnen een aantal activiteiten plaatsvinden. Het resultaat van een proces is een product.

AO en de proceseigenaar. DIV moet wel weet hebben van de aanwezige en vooral beschreven processen.

Product

Een product is het resultaat van samenhangend handelen door een organisatie voor zover dat kan worden gemeten in termen van tijd, kwaliteit en geld.

De producten in het model zijn de producten die voorkomen in bijvoorbeeld de VIND-catalogus. Voor gemeenten zijn door de VNG 400 standaardproducten benoemd. Indien een organisatie niet uit kan met een product dan is het mogelijk hier een eigen omschrijving van een product weer te geven. Wel moet er dan een relatie worden gelegd met het standaardproduct.

Het product is een element voor toegankelijkheid en voor ordening.

DIV

Risico

Vormen van risico

Kan op twee manieren worden beoordeeld. Risico wanneer er twijfels zijn aan de kwaliteit van de informatie of het risico voor de omgeving en de organisatie wanneer een bepaald proces wordt gestaakt.

Risicoanalyse kwaliteit

1. De informatie is in de context van het systeem onvolledig en onbetrouwbaar

2. De informatie is in de context van het systeem wel volledig en betrouwbaar, alleen dit kan niet worden aangetoond.

Directe gevolgen:
- onjuiste informatieverstrekking
- niet correcte besluiten
- oncontroleerbaarheid
- verkeerde uitgangspunten

Gevolgen in aansluiting daarop:

- bezwaarschriften en schadeclaims
- financiële risico's
- aantasting bestuurlijke integriteit en imago

Een andere mogelijkheid is het gebruik van de risico criteria die gebruikt zijn bij de millennium overgang.

AO / Juridische zaken

Taak

Een taak is een geheel van samenhangende handelingen van de overheid dat zijn grondslag vindt in algemene bestuursopdrachten, wet- en regelgeving. Taken zijn te groeperen onder beleidsvelden

DIV / proceseigenaar

VIND

De verwijzing naar de VIND-catalogus is als voorbeeld opgenomen. Het is om duidelijk te maken wat met het begrip product wordt bedoeld.

-

Vorm

Voor het vastleggen van informatie wordt een bepaalde techniek gebruikt. De neerslag kan voorkomen in zowel analoge vorm, denk aan dossiers, microfilms etc als in digitale vorm (documenten en registraties).

Een meer gedetailleerde vorm van registratie op het niveau van een enkel document of groep documenten (dossier) vindt plaats in bijvoorbeeld

  • een RMA (Records Management Applicatie) of

  • DMS (Document Management Applicatie) of

  • een processysteem (WFM)

Elementen voor vastleggen zijn te vinden in bijvoorbeeld de beleidsregels van de provinciale archiefinspecties en de regeling geordende en toegankelijke staat.

DIV / ICT

Informatiemodel:

Datum eerste publicatie: 
zondag, 3 oktober 2004 - 11:15pm
Share/Deel

Op te nemen elementen

Op te nemen elementen

In deze tekst zijn de belangrijkste onderdelen van de te registreren gegevens in de vorm van entiteiten opgenomen. Het is te beschouwen als een voorbeeld.

 

Proces

Een proces is een verzameling van activiteiten met een gemeenschappelijke bedoeling
Het proces is het aandachtsgebied van de proceseigenaar en de administratieve organisatie. Een proces is te beschouwen als een route waarbinnen een aantal activiteiten plaatsvinden. Het resultaat van een proces is een product.

 

 

Proces

Kenmerk

Type

Omschrijving

Naam

Tekst

De naam waaronder het proces in de organisatie bekend is.

Identificatie

Uniek

Aangeven op welke manier het proces wordt gekenschetst in de eigen organisatie

Relatie met taak

Verwijzing

Binnen welke taak of taken wordt het proces of processen uitgevoerd.

Opmerkingen

Tekst / memo

Aanvullende opmerkingen over het proces

Handboek AO

Verwijzing

Relatie met het processenoverzicht van de organisatie.

Proceseigenaar

Verwijzing

Relatie met het domein of domeinen waarbinnen het proces wordt uitgevoerd

Etc.

 

 


Product

Een product is het resultaat van samenhangend handelen door een organisatie voor zover dat kan worden gemeten in termen van tijd, kwaliteit en geld.

De producten in het model zijn de producten die voorkomen in bijvoorbeeld de VIND-catalogus. Voor gemeenten zijn door de VNG 400 standaardproducten benoemd. Indien een organisatie niet uit kan met een product dan is het mogelijk hier een eigen omschrijving van een product weer te geven. Wel moet er dan een relatie worden gelegd met het standaardproduct.

Het product is een element voor toegankelijkheid, waardering en voor ordening.

 

 

Product

Kenmerk

Type

Omschrijving

Naam

Tekst

De naam waaronder het product in de organisatie bekend is.

Identificatie

Uniek

Aangeven op welke manier het product wordt gekenschetst in de eigen organisatie

Relatie met proces

Verwijzing

Van welk proces of processen is dit product het resultaat

Opmerkingen

Tekst / memo

Aanvullende opmerkingen over het product

Catalogus

Verwijzing

Relatie van het product met het product in een standaard productencatalogus

Waardering

Verwijzing

Relatie met overzicht bewaren en vernietigen. Op dit niveau is de beslissing te beschouwen als een voornemen.(onderdeel hiervan is het interne proces van vernietiging in relatie met bestaande selectielijsten)

Etc.

 

 

 

 

 


 

Neerslag

Dit betreft de informatie die bij het product hoort. In een structuurplan wordt de neerslag vastgelegd op het niveau van een soort archiefblok, een beheerseenheid bestaande uit archiefbescheiden afkomstig van een (of meer) archiefvormer(s) die op grond van inhoudelijke, logische, fysieke of technische kenmerken als eenheid zijn gegroepeerd.

 

 

Informatie-object

Kenmerk

Type

Omschrijving

Naam

Tekst

De naam waaronder het blok of de eenheid van informatie bekend is.

Identificatie

Uniek

Aangeven op welke manier het blok wordt gekenschetst in de eigen organisatie

Domein

Verwijzing

Relatie met het domein of domeinen die het beheer uitvoeren.

Periode

Tekst

Begin en eindjaar van het betrokken object

Opmerkingen

Tekst / memo

Aanvullende opmerkingen over de informatie

Registraties

Verwijzing

Aangeven in welk informatie-object het betrokken object ook wordt geregistreerd.

Vorm

Tekst

Aanduiding of het object in analoge, digitale of hybride vorm aanwezig is

Waardering

Verwijzing

Relatie met overzict bewaren en vernietigen. In te vullen wanneer de waardering op dit niveau afwijkt van de waardering op productniveau. Ook op dit niveau is de beslissing te beschouwen als een voornemen.(onderdeel hiervan is het interne proces van vernietiging in relatie met bestaande selectielijsten)

Locatie

Verwijzing

Locatie waar het object wordt beheerd


Beheershandeling

 

Activiteiten die ingrijpende en soms onomkeerbare gevolgen kunnen hebben voor de betrokken gegevens. Beheershandelingen kunnen in de wet voorkomen zoals bijvoorbeeld vervanging, vernietiging, overbrenging, vervreemding en overbrenging.

 

 

 

Beheershandeling

Kenmerk

Type

Omschrijving

Naam

Tekst

De naam waaronder de beheershandeling bekend is.

Identificatie

Uniek

Aangeven op welke manier de beheershandeling wordt gekenschetst in de eigen organisatie

Grondslag

Verwijzing

Relatie met de grondslag(en) die de basis zijn van de beheershandeling

Procedure

Verwijzing

Verwijzing naar de interne procedures waar de beheershandeling in voorkomt.

Opmerkingen

Tekst / memo

Aanvullende opmerkingen over de informatie

Etc.

 

 


Taak

Een taak is een geheel van samenhangende handelingen van de overheid dat zijn grondslag vindt in algemene bestuursopdrachten, wet- en regelgeving. Taken zijn te groeperen onder beleidsvelden.

 

 

Taak

Kenmerk

Type

Omschrijving

Naam

Tekst

De naam waaronder de taak bekend is.

Identificatie

Uniek

Aangeven op welke manier de taak wordt gekenschetst in de eigen organisatie

Taakeigenaar

Verwijzing

Verwijzing naar het het domein die de taak moet uitvoeren

Grondslag

Verwijzing

Relatie met de grondslag(en) die de basis zijn van de taak.

Beleidsveld

Verwijzing

Verwijzing naar het beleidsveld waarbinnen de taak thuishoort

Opmerkingen

Tekst / memo

Aanvullende opmerkingen over de informatie

Etc.

 

 

 

Grondslag

Voor dit begrip gebruiken de angelsaksen de term 'warrant'.

  • Het is een (bestuurs)opdracht, wettelijke regeling op grond waarvan een taak wordt uitgevoerd.

  • De grondslag is ook de reden voor bewaring of vernietiging van archiefbescheiden. Voorbeelden zijn selectielijsten. BSD's en speciale wetten zoals de Algemene wet rijksbelastingen

 

 

Grondslag

Kenmerk

Type

Omschrijving

Naam

Tekst

De naam waaronder de grondslag bekend is.

Citeertitel

Tekst

Naam waaronder de grondslag officieel bekend is.

Identificatie

Uniek

Aangeven op welke manier de grondslag wordt gekenschetst in de eigen organisatie

Type

Tekst

Typering van de grondslag. Bijvoorbeeld wet, besluit , MT-besluit, verordening, etc.

Datum inwerking

Datum

Datum waarop de grondslag van kracht is

Datum intrekking

Datum

Datum waarop de grondslag ingetrokken is

Besluitenregistratie

Verwijzjng

Verwijzing naar een eventuele registratie van besluiten etc in de eigen organisatie, bijvoorbeeld een bestuurlijk informatiesysteem (BIS).

Opmerkingen

Tekst / memo

Aanvullende opmerkingen over de grondslag

Etc.

 

 


Domein

Organisatorische eenheid verantwoordelijk voor de uitvoering van (delen van) een proces en de bijbehorende informatie.

Via de route proces -> product -> is de relatie met de neerslag te leggen.

 

 

Domein

Kenmerk

Type

Omschrijving

Naam

Tekst

De naam van het domein.

Identificatie

Uniek

Aangeven op welke manier het domein wordt gekenschetst in de eigen organisatie

Type

Tekst

Typering van de domeinen, bijvoorbeeld : dienst, afdeling, projectgroep, commissie, MT, functionaris.

OnderdeelVan

Verwijzing

Verwijzing naar het bovenliggende domein. (Gezagsverhouding)

Leidinggevende

Tekst

Naam etc. van de verantwoordelijke leidinggevende

Contact

Tekst

Naam etc. van de contactpersoon

Datum oprichting

Datum

Datum waarop het domein is ingesteld

Datum opheffing

Datum

Datum waarop het domein is opgeheven

Opmerkingen

Tekst / memo

Aanvullende opmerkingen over de grondslag

Etc.

 

 


Locatie

Plaats waar de neerslag opgeslagen is.

 

 

Locatie

Kenmerk

Type

Omschrijving

Naam

Tekst

De naam de locatie

Identificatie

Uniek

Aangeven op welke manier de locatie wordt gekenschetst in de eigen organisatie

Type

Tekst

Typering van de locatie: archiefruimte, archiefbewaarplaats, computerruimte etc.

Domein

Verwijzing

Aangeven welk domein verantwoordelijk is voor de ruimte

Adres

Tekst

Adresgegevens van de ruimte

Goedgekeurd

Tekst

Aangeven of en wanneer de locatie is goedgekeurd bijvoorbeeld door archiefinspectie.

Contact

Tekst

Naam etc. van de contactpersoon

Datum eerste publicatie: 
donderdag, 23 september 2004 - 10:15pm
Share/Deel

Raamwerk

Een mogelijke indeling (raamwerk)

Inleiding

Bevat een algemene toelichting over het structuurplan

Structuurplan Informatiebeheer

Dit onderdeel bevat de te hanteren definitie, een omschrijving van het doel van het plan en de grondslag (reden waarom het plan is gemaakt) met een beschrijving van de onderhoudscyclus.

De organisatie

In dit onderdeel volgt een uitgebreide beschrijving van de organisatie die in het plan is beschreven. Het onderdeel bevat een korte beschrijving van de historie (oprichting, naam voorganger etc.), een globale beschrijving van de taken met grondslag en de huidige indeling met een organogram en de een overzicht van de verantwoordelijken (bestuurlijk en ambtelijk niveau)

Informatiebeheer

Dit gedeelte bevat een beschrijving van het informatiebeheer, de archieffunctie met haar hoofdactiviteiten en een beschrijving van de grondslag(en) van het informatiebeheer.

Procedures en afspraken

Voor diverse activiteiten, onderwerpen en beheershandelingen zijn binnen een organisatie nadere afspraken te maken / gemaakt bijvoorbeeld in de vorm van procedures. Op deze plaats is te beschrijven of ze er zijn en welke het zijn. Een greep uit de onderwerpen: beveiliging, pakketselectie, overbrenging, documentenbehandeling, fasering, waardering, vervanging, vervreemding / uitlening, duurzaamheid, standaarden, locatie /ruimtes, e-mail / protocol

Instrumenten

Dit onderdeel bevat de registratie van producten en objecten met een verwijzing naar interne selectielijsten.

Onderdelen van de organisatie

Indien een organisatie bestaat uit meerdere min of meer autonomen onderdelen kan er voor gekozen worden voor deze onderdelen deelplannen te (laten) maken. In deze plannen kunnen voor het betrokken onderdeel de specifieke aandachtspunten worden opgenomen. Om te komen tot een vorm van uniformiteit en standaardisatie is het aan te raden dat deze onderdelen de structuur van het centrale plan volgen.

  • inleiding
  • organisatie
    • geschiedenis
    • organogram
    • functie
  • Informatiebeheer specifiek voor het betrokken onderdeel
    • (zie voor indeling hierboven)
  • Instrumenten
    • registratie (handelingenbank / productencatalogus)
  • Bijlagen
    • Hier kunnen teksten opgenomen worden of verwijzingen (links) gemaakt worden naar:
      • een overzicht activiteiten / onderwerpen / beheersregels naar regelgeving
      • wet en beheersregels
      • procedures
      • overzicht producten
      • overzicht van binnen de organisatie te hanteren standaardens
      • een begrippenlijst

Informatiemodel:

Datum eerste publicatie: 
woensdag, 16 juni 2004 - 9:45pm
Share/Deel

Schema

Schema

Hieronder volgt een schematische weergave van de te registreren elementen. De elementen zijn in de vorm van tags weergegeven.

  1. <naam> is de begintag met de naam van de tag
  2. </naam> is de eindtag

De regels kunnen als volgt gelezen worden  

  1. <> plaats hier de gewenste of vereiste informatie tot het af is
  2. </> indien klaar ga naar het volgende element

De tags zijn genest dat wil zeggen dat er een begintag staat terwijl de vorige nog niet is afgesloten. Dit betekent dat dit element een onderdeel is van het nog niet afgesloten element. Deze regel kan als volgt worden gelezen

<1> plaats hier de gewenste of vereiste informatie tot het af is

<2> plaats hier de gewenste of vereiste informatie over dit element tot het af is

</2> indien klaar ga door met het bovenliggende element

</1> indien klaar ga naar het volgende element

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Datum eerste publicatie: 
woensdag, 16 juni 2004 - 10:00pm
Share/Deel

Benadering vanuit het informatieobject

Informatieobject 

Dit schema start op het niveau van het informatieobject, bijvoorbeeld een digitaal systeem, een (deel van) een archief. 

<Informatieobject>
         <naam>

         </naam>
         <periode>
         </periode>
         <domein>
                   <afspraak>
                            hier nog elementen opnemen
                   <afspraak>
         </domein>
          <product>
                    <naam>
                    </naam>
                    <proces>
                             <naam>
                             </naam>
                             <domein>
                             </domein>
                             <taak>
                                       <naam>
                                       </naam>
                                       <grondslag>
                                       </grondslag>
                                       <domein>
                                       </domein>
                             </taak>
                    </proces>
                    <domein>
                    </domein>
                    <waardering>
                             <bv>
                             </bv>
                             <criteria>
                             </criteria>
                             <grondslag>
                             </grondslag>
                             <domein>
                             </domein>
                    </waardering>
          </product>
          <waardering>
                    <bv>
                    </bv>
                    <criteria>
                    </criteria>
                    <grondslag>
                    </grondslag>
                    <domein>
                    </domein>
          </waardering>
          <beheershandeling>
                    <naam>
                    </naam>
                    <type>
                             <domein>
                             </domein>
                    <type>
          </beheershandeling>
          <vorm>
                    <kenmerken>
                      uit te breiden met kenmerken / metadata ten behoeve van beheer en behoud
                   </kenmerken>
          </vorm>
          <ruimte>
                    <domein>
                    </domein>
          </ruimte>
</Informatieobject>

 

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Datum eerste publicatie: 
woensdag, 16 juni 2004 - 10:15pm
Share/Deel

Benadering vanuit het product

Product

Onderstaand schema gaat uit van het product:

 <product>
          <naam>
          </naam>
          <proces>
                    <naam>
                    </naam>
                    <domein>
                    </domein>
                    <taak>
                             <naam>
                             </naam>
                             <grondslag>
                             </grondslag>
                             <domein>
                             </domein>
                    </taak>
          </proces>
          <domein>
          </domein>
          <waardering>
                    <bv>
                    </bv>
                    <criteria>
                    </criteria>
                    <grondslag>
                    </grondslag>
                    <domein>
                    </domein>
          </waardering>
          <Informatieobject>
                    <naam>
                    </naam>
                    <periode>
                    </periode>
                    <domein>
                    <afspraak>
                             hier nog elementen opnemen
                    <afspraak>
                    </domein>
                    <waardering>
                             <bv>
                             </bv>
                             <criteria>
                             </criteria>
                             <grondslag>
                             </grondslag>
                             <domein>
                             </domein>
                    </waardering>
                    <beheershandeling>
                             <naam>
                             </naam>
                             <type>
                                       <domein>
                                       </domein>
                             </type>
                    </beheershandeling>
                    <vorm>
                             <kenmerken>
                             uit te breiden met met kenmerken / metadata ten behoeve van beheer en behoud
                           </kenmerken>
                    </vorm>
                    <ruimte>
                             <domein>
                             </domein>
                    </ruimte>
          </Informatieobject>
</product>

 

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Datum eerste publicatie: 
woensdag, 16 juni 2004 - 10:30pm
Share/Deel

Documenten workshops SOD

SOD (workshops)

De SOD heeft in de periode 2003 - 2008 tweedaagse workshops over het Structuurplan informatiebeheer georganiseerd. Tijdens deze workshops zijn diverse documenten uitgereikt. Van een aantal zijn hier de meest recente versies te bekijken of te downloaden (rechtsklikken en opdracht Save link target as .. of Opslaan als .. uitvoeren).

Dag 1 (waar gaat het om)

Dag 2 (de inhoud)

  • Presentatie met korte herhaling van de stof van de eerste dag (opfrisser) en brug naar de onderwerpen voor dag 2 (Powerpoint, 4Mb)
    Hierin komen ook de niet-archivistische redenen om een structuurplan op te zetten voor. Verder schema's over de relatie tussen de ISO 15489, REMANO, Archiefwet, Archieffunctie, Archiefsysteem en de te beschrijven onderdelen

  • Tabel met grondslagen informatiebeheer (RTF, 305Kb) )
    Een zelf uit te breiden overzicht waarin per beheershandeling of activiteit een relatie wordt gelegd met een wetsartikel.

  • Overzicht componenten structuurplan (HTML-formaat, 9Kb)

  • Basisvragenlijst (PDF, 205Kb)
    Een onderzoeksformulier om gestructureerd gegevens voor een structuurplan te verzamelen.

  • Vast te leggen kenmerken processen (PDF, 40Kb)
    Formulier om gegevens per proces met onder andere belangen, risico's en bewaartermijnen te kunnen vastleggen.

  • Entiteiten + schema (PDF, 39Kb)  

  • Mindmap van een mogelijke indeling van een plan (PDF, 68Kb) 

Datum eerste publicatie: 
woensdag, 12 maart 2008 - 6:30am
Share/Deel