Bij het woord document bestaat vaak het beeld dat het gaat om een brief, een rapport, een nota, een verslag etc. Een beeld dat is geërfd van een eeuwenoude analoge werkelijkheid. Maar in de digitale wereld vallen onder dit begrip bijvoorbeeld ook e-mail berichten, berichten uit het berichtenverkeer tussen het digitaal loket en tussen de verschillende applicaties, de website en onderdelen van de website, audio- en videostreams en zelfs applicaties voor het GBA, BAG en de financiële administratie. De laatsten zijn in feite digitale registers. In de huidige tijd is de reikwijdte van het begrip ‘document’ veel ruimer dan voorheen. Met als gevolg dat de materie ook veel complexer is geworden dan voorheen.

De invulling van het antwoord op de vraag wat digitale informatie, of een digitaal document, is hangt af van de achtergrond en het gezichtspunt van de persoon die de vraag stelt of ermee werkt.

Primair zijn er een drietal gezichtspunten te onderkennen

1. De gebruiker
2. De ICT-er
3. De archivaris

Voor een gebruiker is een document het ding waar hij of zij in zijn of haar dagelijkse werkzaamheden mee te maken heeft. Een document moet kunnen worden gecreëerd, geraadpleegd, gekopieerd, gewijzigd, gewist, ontvangen, gevonden, verzonden, afgedrukt. Op het scherm wordt het vaak weergegeven als een representatie van de papieren werkelijkheid. De metafoor is dan de A4, zoals ook de map of een ladekast de metafoor is voor de directory. Zijn werkomgeving is een bureaublad dat afhankelijk van het type gebruiker netjes en opgeruimd is of een wirwar van iconen. Voor de gebruiker is dus, het document gelijk aan datgene wat als informatie wordt gepresenteerd. Ook de ICT-er en de archivaris/records manager zijn in dit geval nog gewone gebruikers.

Voor de ICT-er als beheerder gaat het om digitale bestanden, files, applicaties, de netwerken, de werkstations en de servers. In feite de voorzieningen die het de gebruiker mogelijk maken met digitale documenten te werken. Een ICT-er zal een document vaak gelijk stellen aan een bestand1.

Voor een archivaris is een document een verzameling gestructureerde gegevens die op een bepaald moment in het kader van een proces, project of andere activiteit is vastgelegd. Een archivaris heeft weer een eigen benadering die voortkomt uit het vakgebied van oorkondenleer2 en verwerkt is in wettelijke verplichtingen, de wensen van de organisatie en de (maatschappelijke) bewaarbelangen3. Om aan deze eisen, wensen en behoeften te kunnen voldoen zal het mogelijk moeten zijn om documenten en informatie in een dynamische omgeving te fixeren en te bewaren, zoals ze zijn aangetroffen of worden aangeleverd. De fixatie en bewaring zullen moeten gebeuren op een manier dat het voortbestaan over vele jaren is verzekerd, met de garanties voor de betrouwbaarheid, vindbaarheid en bruikbaarheid.

Een archivaris heeft vervolgens ook nog te maken met de papieren én met de digitale realiteit. Om greep op de problematiek van fixeren, bewaren en gebruiken te krijgen moet hij daarom uitgaan van een bepaalde abstractie van die realiteiten. Een dergelijk abstract model moet aan de ene kant onafhankelijk zijn van het soort gebruik en de toegepaste techniek en aan de andere kant juist daarmee rekening houden. Dit gezichtspunt van de archivaris is het vertrekpunt van deze tekst.

Natuurlijk bestaat er ook nog zoiets als het gezichtspunt van verantwoordelijken zoals de zorgdrager (bestuurlijk verantwoordelijke), de procesverantwoordelijke, de auditor en de jurist,. Deze verantwoordelijkheid uit zich in de manier waarop de aanbevelingen ten aanzien van de digitale bestanden en bestandsformaten worden omgezet in beleid en geïmplementeerd in de bestaande processen en digitale systemen.

 

 

• 1. Is een bestand/file een document?

  A file is not a document in its own right, it merely describes a document that comes into existence when the file is interpreted by the program that produced it. Without this program (or equivalent software), the document is a cryptic hostage of its own encoding.

  Jeff Rothenberg, Ensuring the Longevity of Digital Documents, Scientific American, 1995. (Vol. 272, Number 1, blz. 26)

• 2. tekst
• 3. Zie bijvoorbeeld het eerste lid van artikel 11 van het Archiefbesluit 1995:

  De zorgdrager treft zodanige voorzieningen ten aanzien van de door hem opgemaakte archiefbescheiden die ingevolge een voor hem geldende selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, dat bij het raadplegen van die archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren.

  (onderstreping van mij, http://wetten.overheid.nl/BWBR0007748/#HoofdstukIV_Artikel11 )

  De manier waarop daaraan vorm gegeven moet worden is opgenomen in de Archiefregeling uit 2010, de artikelen 16-25. (http://wetten.overheid.nl/BWBR0027041#Hoofdstuk3)

Nog meer dan analoge documenten of gedigitaliseerde documenten, te weten digitale documenten die zijn ontstaan via imaging en scanning, verdienen zogenaamde ‘born digital’ documenten speciale aandacht.

Met ‘born digital’ worden die documenten bedoeld die als origineel binnen digitale werkomgevingen met behulp van digitale systemen zijn ontstaan en verder verwerkt. Zij onderscheiden zich van de gedigitaliseerde documenten op twee punten die onderling wel met elkaar verbonden zijn:

1. ‘Born digital’ documenten zijn niet statisch, maar beschikken over functionaliteiten die gebruikt worden om een boodschap over te brengen. Deze functionaliteiten zijn als gevolg daarvan onderdeel van de kenmerken van de authenticiteit van het document.
2. Voor conservering en behoud, raadpleging en eventuele bewerking zullen verschillende technisch hulpmiddelen beschikbaar moeten zijn.

Voor ‘born digital’ documenten geldt  als informatieobjecten als uitgangspunt:

De op een bepaald moment gegenereerde representatie (verschijningsvorm) van een informatieobject moet gedurende de voor dat informatieobject geldende bewaartermijn kunnen worden gereproduceerd1

Dat heeft als consequentie dat het document na een X aantal jaren op precies dezelfde manier zich moet voordoen aan de toekomstige gebruiker als nu het geval is. Het kunnen garanderen van het voortbestaan van de vorm en gedrag van die documenten is een punt van zorg2

• 1. Uitgangspunt 101
• 2. Behalve dat de concepten en modellen moeten kloppen is het, om het voortbestaan van de digitale documenten te verzekeren, noodzakelijk bij bestandsformaten zoveel mogelijk gebruik te maken van open formaten die door erkende lichamen zoals de ISO en het W3 consortium worden genormeerd. Voorbeelden daarvan zijn ODF (NEN-ISO/IEC 26300) en PDF/A (ISO 19005).