Een structuurplan wordt samengesteld ten behoeve van de uitvoering van de archieffunctie. Hier komen we bij de kern van het vak van een informatiebeheerder. Doel van deze functie is het ondersteunen van de activiteiten en werkzaamheden van personen of organisaties. Dankzij deze functie is een organisatie nu en in de toekomst in staat informatie te gebruiken, met de informatie verantwoording af te leggen over haar handelen, en op termijn als cultuur-historisch waardevol materiaal voor hergebruik beschikbaar te kunnen stellen. In de context van deze functie wordt een structuurplan samengesteld.

De functie kan op elk moment en op elke plaats in een organisatie uitgevoerd worden. Hoe complexer en omvangrijker een organisatie is hoe groter de behoefte zal zijn aan de professionele ondersteuning.

Definitie:
De archieffunctie in een organisatie is het geheel van activiteiten en functionaliteiten dat die organisatie in staat stelt

• archiefbescheiden te gebruiken,
• zich op basis van deze archiefbescheiden te verantwoorden voor haar handelen en
• in overeenstemming met wetgeving, normen en eigen regels om te gaan met materiaal met cultureel-historische waarde.

De archieffunctie is gericht op zowel digitale als niet-digitale bescheiden.

Deze functie kent een 4-tal hoofdprocessen:

Registreren
Activiteiten gericht op het vastleggen van kenmerken van archiefbescheiden volgens een vooraf vastgestelde informatiebehoefte. Doel van het registreren is het leveren van bewijs van aanwezigheid van informatie, het snel kunnen vinden van informatie, het aanbrengen van logische verbanden tussen de archiefbescheiden en het leveren van managementinformatie.

Waarderen
Activiteiten gericht op het bepalen van de bewaartermijnen van archiefbescheiden, het uitvoeren van voorselectie en/of selectie, het uitvoeren van de feitelijke vernietiging en het overbrengen van permanent te bewaren archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats.

Bewaren
Activiteiten gericht op het beheren van archiefbescheiden op zodanige manier dat zij ongeschonden bewaard blijven gedurende de vooraf vastgestelde (wettelijke) bewaartermijn. De bewaring geschiedt met behoud van inhoud, structuur, context en registratiekenmerken.

Beschikbaarstellen
Activiteiten gericht op het op aanvraag ter inzage geven of uitlenen van archiefbescheiden of informatie daaruit aan afnemers.
Het beschikbaarstellen vindt plaats onder voorwaarden en restricties beschreven in privacyregelingen, regelingen ten aanzien van de openbaarheid en beveiligingsplannen.

Informatiebeheer is een containerbegrip dat het geheel van informatievoorziening en het feitelijk beheer van archiefbescheiden omvat.

Informatievoorziening is het geheel van handelingen, samenhangend met de inrichting en het beheer van informatiesystemen. Waarbij een informatiesysteem te beschouwen is als een samenhangend geheel van documentatie, procedures, apparatuur, programmatuur en ander materiaal, met behulp waarvan archiefbescheiden worden vervaardigd, geregistreerd, bewaard, bewerkt, verzonden, ontvangen, geraadpleegd en beschikbaar gesteld.

Op deze manier komt de term overeen met het veelgebruikte ‘record(s) management’.

Informatiebeheer heeft alles te maken met het beschikbaar hebben van informatie die nodig is voor het functioneren van personen en organisaties.

Informatiebeheer betreft het nemen of uitvoeren van maatregelen waardoor zowel

(1) integriteit, context en kwaliteit van gegevens met functionaliteiten behouden blijven en

(2) het voortbestaan van die gegevens en functionaliteiten wordt gegarandeerd als

(3) het gecontroleerd vernietigen van gegevens mogelijk is.

De kwaliteit van het informatiebeheer wordt bepaald door de cultuur van een organisatie of zelfs de samenleving. Soms worden ook wel termen als informatie- en archiefmanagement, records management (RM) of documentaire informatievoorziening (DIV) gebruikt.

Verantwoordelijken, toezichthouders en besluitvormers zullen als actoren moeten inzien dat het al dan niet over langere termijn het bewaren en beschikbaarstellen niet alleen van belang is voor het eigen functioneren maar ook voor de omgeving en de cultuur zelf. Het duidelijk maken van de belangen is een onderdeel van het werk van een informatiebeheerder.

Afhankelijk van de onderkende belangen zullen er er voldoende middelen worden beschikbaargesteld. Tevens zal in regelingen, afspraken en protocollen het beheer worden geformaliseerd.

[20211103 - Citaat informatiebeheer toegevoegd.]

Een structuurplan is een samenstel van metadata over het informatiebeheer van een organisatie. Met het begrip metadata worden gegevens bedoeld over objecten die kunnen worden gebruikt bij een omvangrijke hoeveelheid beheershandelingen. Er zijn metadata op het terrein van toegankelijkheid, context, authenticiteit en beheer met duurzaamheid.

Dit is een vrije vertaling van een definitie in: 'Metadata in a nutshell' van Michael Day1

• 1. Day, M.
  (2001).  Metadata in a nutshell.
  

Volgens de met ingang van 1 april 2010 ingetrokken Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden1  is een documentair structuurplan:

• Een plan waarin is vastgelegd de wijze waarop de toegankelijkheid van archiefbescheiden is georganiseerd en de wijze waarop archiefbescheiden zijn ingedeeld en gerangschikt.

In eerdere concept-teksten van de regeling was er ook nog sprake van 'de archieforganisatie', dit is jammer genoeg verdwenen. In de Archiefregeling wordt het DSP alleen in de toelichting genoemd.

Omdat aan de ene kant het begrip documentair tot verwarring en aan de andere kant het begrip archief tot verkeerde conclusies kan leiden is het te overwegen de term aan te passen en de definitie iets anders in te vullen. In de gemeente Groningen is er bijvoorbeeld gekozen voor de term Structuurplan informatiebeheer met als definitie2 :

• Een plan waarin zijn vastgelegd de organisatie van het informatiebeheer, de indeling van de gegevensbestanden en de manier waarop de onderdelen van de gegevensbestanden zijn gerangschikt.

De nadruk ligt dan meer op het begrip informatiebeheer zoals dat is gedefinieerd in de verordening informatiebeheer.

Een andere mogelijkheid is alleen de term structuurplan te hanteren.

Nog beter is het om in plaats het woord plan te vervangen door registratie. Dan wordt de definitie:

• Een registratie waarin zijn vastgelegd de organisatie van het informatiebeheer, de indeling van de gegevensbestanden en de manier waarop de onderdelen van de gegevensbestanden zijn gerangschikt.

• 1. Staatscourant 2002, nr. 43, pag. 8, 23 februari 2002, nr. WJZ/2002/6839(8080)
• 2. Zie ook het Memo van de Groninger Archieven gericht aan het vakoverleg DIV in de gemeente Groningen van 4 juli 2002. Deze is als bijlage toegevoegd.

Het schema is bedoeld om visueel een beeld te geven hoe de onderlinge relatie tussen de primaire elementen van een structuurplan eruitziet.

De entiteiten staan hieronder in alfabetische volgorde opgesomd met een toelichting en een aanduiding van de discipline die verantwoordelijk is.

Op te nemen elementen

In deze tekst zijn de belangrijkste onderdelen van de te registreren gegevens in de vorm van entiteiten opgenomen. Het is te beschouwen als een voorbeeld.

Proces

Een proces is een verzameling van activiteiten met een gemeenschappelijke bedoeling
Het proces is het aandachtsgebied van de proceseigenaar en de administratieve organisatie. Een proces is te beschouwen als een route waarbinnen een aantal activiteiten plaatsvinden. Het resultaat van een proces is een product.

Product

Een product is het resultaat van samenhangend handelen door een organisatie voor zover dat kan worden gemeten in termen van tijd, kwaliteit en geld.

De producten in het model zijn de producten die voorkomen in bijvoorbeeld de VIND-catalogus. Voor gemeenten zijn door de VNG 400 standaardproducten benoemd. Indien een organisatie niet uit kan met een product dan is het mogelijk hier een eigen omschrijving van een product weer te geven. Wel moet er dan een relatie worden gelegd met het standaardproduct.

Het product is een element voor toegankelijkheid, waardering en voor ordening.

Neerslag

Dit betreft de informatie die bij het product hoort. In een structuurplan wordt de neerslag vastgelegd op het niveau van een soort archiefblok, een beheerseenheid bestaande uit archiefbescheiden afkomstig van een (of meer) archiefvormer(s) die op grond van inhoudelijke, logische, fysieke of technische kenmerken als eenheid zijn gegroepeerd.

Beheershandeling

Activiteiten die ingrijpende en soms onomkeerbare gevolgen kunnen hebben voor de betrokken gegevens. Beheershandelingen kunnen in de wet voorkomen zoals bijvoorbeeld vervanging, vernietiging, overbrenging, vervreemding en overbrenging.

Taak

Een taak is een geheel van samenhangende handelingen van de overheid dat zijn grondslag vindt in algemene bestuursopdrachten, wet- en regelgeving. Taken zijn te groeperen onder beleidsvelden.

Grondslag

Voor dit begrip gebruiken de angelsaksen de term 'warrant'.

• Het is een (bestuurs)opdracht, wettelijke regeling op grond waarvan een taak wordt uitgevoerd.

• De grondslag is ook de reden voor bewaring of vernietiging van archiefbescheiden. Voorbeelden zijn selectielijsten. BSD's en speciale wetten zoals de Algemene wet rijksbelastingen

Domein

Organisatorische eenheid verantwoordelijk voor de uitvoering van (delen van) een proces en de bijbehorende informatie.

Via de route proces -> product -> is de relatie met de neerslag te leggen.

Locatie

Plaats waar de neerslag opgeslagen is.

Een mogelijke indeling (raamwerk)

Inleiding

Bevat een algemene toelichting over het structuurplan

Structuurplan Informatiebeheer

Dit onderdeel bevat de te hanteren definitie, een omschrijving van het doel van het plan en de grondslag (reden waarom het plan is gemaakt) met een beschrijving van de onderhoudscyclus.

De organisatie

In dit onderdeel volgt een uitgebreide beschrijving van de organisatie die in het plan is beschreven. Het onderdeel bevat een korte beschrijving van de historie (oprichting, naam voorganger etc.), een globale beschrijving van de taken met grondslag en de huidige indeling met een organogram en de een overzicht van de verantwoordelijken (bestuurlijk en ambtelijk niveau)

Informatiebeheer

Dit gedeelte bevat een beschrijving van het informatiebeheer, de archieffunctie met haar hoofdactiviteiten en een beschrijving van de grondslag(en) van het informatiebeheer.

Procedures en afspraken

Voor diverse activiteiten, onderwerpen en beheershandelingen zijn binnen een organisatie nadere afspraken te maken / gemaakt bijvoorbeeld in de vorm van procedures. Op deze plaats is te beschrijven of ze er zijn en welke het zijn. Een greep uit de onderwerpen: beveiliging, pakketselectie, overbrenging, documentenbehandeling, fasering, waardering, vervanging, vervreemding / uitlening, duurzaamheid, standaarden, locatie /ruimtes, e-mail / protocol

Instrumenten

Dit onderdeel bevat de registratie van producten en objecten met een verwijzing naar interne selectielijsten.

Onderdelen van de organisatie

Indien een organisatie bestaat uit meerdere min of meer autonomen onderdelen kan er voor gekozen worden voor deze onderdelen deelplannen te (laten) maken. In deze plannen kunnen voor het betrokken onderdeel de specifieke aandachtspunten worden opgenomen. Om te komen tot een vorm van uniformiteit en standaardisatie is het aan te raden dat deze onderdelen de structuur van het centrale plan volgen.

• inleiding
• organisatie
  • geschiedenis
  • organogram
  • functie
• Informatiebeheer specifiek voor het betrokken onderdeel
  • (zie voor indeling hierboven)
• Instrumenten
  • registratie (handelingenbank / productencatalogus)
• Bijlagen
  • Hier kunnen teksten opgenomen worden of verwijzingen (links) gemaakt worden naar:
    • een overzicht activiteiten / onderwerpen / beheersregels naar regelgeving
    • wet en beheersregels
    • procedures
    • overzicht producten
    • overzicht van binnen de organisatie te hanteren standaardens
    • een begrippenlijst

Schema

Hieronder volgt een schematische weergave van de te registreren elementen. De elementen zijn in de vorm van tags weergegeven.

1. <naam> is de begintag met de naam van de tag
2. </naam> is de eindtag

De regels kunnen als volgt gelezen worden  

1. <> plaats hier de gewenste of vereiste informatie tot het af is
2. </> indien klaar ga naar het volgende element

De tags zijn genest dat wil zeggen dat er een begintag staat terwijl de vorige nog niet is afgesloten. Dit betekent dat dit element een onderdeel is van het nog niet afgesloten element. Deze regel kan als volgt worden gelezen

<1> plaats hier de gewenste of vereiste informatie tot het af is

<2> plaats hier de gewenste of vereiste informatie over dit element tot het af is

</2> indien klaar ga door met het bovenliggende element

</1> indien klaar ga naar het volgende element