Indeling
Indeling
Voor de indeling en inhoud van (documentaire) structuurplannen bestaan nog geen standaarden. Dit is een lastig gegeven omdat organisaties nu wel moeten beginnen met het samenstellen van deze plannen.
Goed beschouwd bestaat een structuurplan bestaat uit een drie grotere onderdelen. Het eerste is voornamelijk tekstueel, het tweede is een registratie, de derde is een verzameling bijlagen, dit kunnen teksten en registraties zijn. Het tekstuele gedeelte zal een bepaalde structuur moeten hebben (hoofdstukkenindeling).
- 48 keer gelezen
Informatiemodel:
Levenscyclus:
Grondslag:
Onderlinge relatie tussen de entiteiten van een structuurplan
Het schema is bedoeld om visueel een beeld te geven hoe de onderlinge relatie tussen de primaire elementen van een structuurplan eruitziet.
De entiteiten staan hieronder in alfabetische volgorde opgesomd met een toelichting en een aanduiding van de discipline die verantwoordelijk is.
|
Naam |
Toelichting |
Af te handelen door |
|---|---|---|
|
B/V |
Per product kan op grond van een selectielijst en/of toepassing van algemene criteria een besluit worden genomen over het bewaren of vernietigen. In het geval van bewaring zijn de duurzaamheidsregels en technische voorwaarden van de drie ministeriële regelingen van toepassing. In het geval van vernietiging zal ten minste de termijn van bewaring en informatie over het vernietigingsproces te registreren zijn. Delen van het structuurplan kunnen op deze manier onderdeel zijn van de verklaring van vernietiging.
|
DIV / proceseigenaar / archiefbewaarplaats |
|
Beleidsveld |
Aspect van de maatschappij waar het beleid zich op richt.
|
DIV / AO |
|
Code |
Dit is de ordeningscode, bijvoorbeeld de Basis Archiefcode (BAC). Behalve dat een archiefcode kort context-informatie geeft is hij bedoeld voor ordening en groepering van voornamelijk analoge bescheiden.
|
DIV |
|
Criteria |
Voor het selecteren van informatie kan gebruik gemaakt worden van algemene selectiecriteria. De criteria zijn: De informatie heeft een primaire waarde
De informatie heeft een secundaire waarde
|
Archiefbewaarplaats / DIV
|
|
Domein |
Organisatorische eenheid verantwoordelijk voor de uitvoering van (delen van) een proces en de bijbehorende informatie. Via de route proces -> product -> is de relatie met de neerslag te leggen.
|
AO / DIV / ICT |
|
Grondslag |
Voor dit begrip gebruiken de angelsaksen de term 'warrant'.
|
DIV / Proceseigenaar |
|
Neerslag |
Dit betreft de informatie die bij het product hoort. In een structuurplan wordt de neerslag vastgelegd op het niveau van een soort archiefblok, een beheerseenheid bestaande uit archiefbescheiden afkomstig van een (of meer) archiefvormer(s) die op grond van inhoudelijke, logische, fysieke of technische kenmerken als eenheid zijn gegroepeerd.
|
DIV |
|
Proces |
Een proces is een verzameling van activiteiten met een gemeenschappelijke bedoeling Het proces is het aandachtsgebied van de proceseigenaar en de administratieve organisatie. Een proces is te beschouwen als een route waarbinnen een aantal activiteiten plaatsvinden. Het resultaat van een proces is een product. |
AO en de proceseigenaar. DIV moet wel weet hebben van de aanwezige en vooral beschreven processen. |
|
Product |
Een product is het resultaat van samenhangend handelen door een organisatie voor zover dat kan worden gemeten in termen van tijd, kwaliteit en geld. De producten in het model zijn de producten die voorkomen in bijvoorbeeld de VIND-catalogus. Voor gemeenten zijn door de VNG 400 standaardproducten benoemd. Indien een organisatie niet uit kan met een product dan is het mogelijk hier een eigen omschrijving van een product weer te geven. Wel moet er dan een relatie worden gelegd met het standaardproduct. Het product is een element voor toegankelijkheid en voor ordening. |
DIV |
|
Risico |
Vormen van risico Kan op twee manieren worden beoordeeld. Risico wanneer er twijfels zijn aan de kwaliteit van de informatie of het risico voor de omgeving en de organisatie wanneer een bepaald proces wordt gestaakt. Risicoanalyse kwaliteit 1. De informatie is in de context van het systeem onvolledig en onbetrouwbaar 2. De informatie is in de context van het systeem wel volledig en betrouwbaar, alleen dit kan niet worden aangetoond. Directe gevolgen: Gevolgen in aansluiting daarop: - bezwaarschriften en schadeclaims Een andere mogelijkheid is het gebruik van de risico criteria die gebruikt zijn bij de millennium overgang. |
AO / Juridische zaken |
|
Taak |
Een taak is een geheel van samenhangende handelingen van de overheid dat zijn grondslag vindt in algemene bestuursopdrachten, wet- en regelgeving. Taken zijn te groeperen onder beleidsvelden |
DIV / proceseigenaar |
|
VIND |
De verwijzing naar de VIND-catalogus is als voorbeeld opgenomen. Het is om duidelijk te maken wat met het begrip product wordt bedoeld. |
- |
|
Vorm |
Voor het vastleggen van informatie wordt een bepaalde techniek gebruikt. De neerslag kan voorkomen in zowel analoge vorm, denk aan dossiers, microfilms etc als in digitale vorm (documenten en registraties). Een meer gedetailleerde vorm van registratie op het niveau van een enkel document of groep documenten (dossier) vindt plaats in bijvoorbeeld
Elementen voor vastleggen zijn te vinden in bijvoorbeeld de beleidsregels van de provinciale archiefinspecties en de regeling geordende en toegankelijke staat. |
DIV / ICT |
- 200 keer gelezen
Informatiemodel:
Levenscyclus:
Grondslag:
Op te nemen elementen
Op te nemen elementen
In deze tekst zijn de belangrijkste onderdelen van de te registreren gegevens in de vorm van entiteiten opgenomen. Het is te beschouwen als een voorbeeld.
Proces
Een proces is een verzameling van activiteiten met een gemeenschappelijke bedoeling
Het proces is het aandachtsgebied van de proceseigenaar en de administratieve organisatie. Een proces is te beschouwen als een route waarbinnen een aantal activiteiten plaatsvinden. Het resultaat van een proces is een product.
|
|
|
Proces |
|
Kenmerk |
Type |
Omschrijving |
|
Naam |
Tekst |
De naam waaronder het proces in de organisatie bekend is. |
|
Identificatie |
Uniek |
Aangeven op welke manier het proces wordt gekenschetst in de eigen organisatie |
|
Relatie met taak |
Verwijzing |
Binnen welke taak of taken wordt het proces of processen uitgevoerd. |
|
Opmerkingen |
Tekst / memo |
Aanvullende opmerkingen over het proces |
|
Handboek AO |
Verwijzing |
Relatie met het processenoverzicht van de organisatie. |
|
Proceseigenaar |
Verwijzing |
Relatie met het domein of domeinen waarbinnen het proces wordt uitgevoerd |
|
Etc. |
|
|
Product
Een product is het resultaat van samenhangend handelen door een organisatie voor zover dat kan worden gemeten in termen van tijd, kwaliteit en geld.
De producten in het model zijn de producten die voorkomen in bijvoorbeeld de VIND-catalogus. Voor gemeenten zijn door de VNG 400 standaardproducten benoemd. Indien een organisatie niet uit kan met een product dan is het mogelijk hier een eigen omschrijving van een product weer te geven. Wel moet er dan een relatie worden gelegd met het standaardproduct.
Het product is een element voor toegankelijkheid, waardering en voor ordening.
|
|
|
Product |
|
Kenmerk |
Type |
Omschrijving |
|
Naam |
Tekst |
De naam waaronder het product in de organisatie bekend is. |
|
Identificatie |
Uniek |
Aangeven op welke manier het product wordt gekenschetst in de eigen organisatie |
|
Relatie met proces |
Verwijzing |
Van welk proces of processen is dit product het resultaat |
|
Opmerkingen |
Tekst / memo |
Aanvullende opmerkingen over het product |
|
Catalogus |
Verwijzing |
Relatie van het product met het product in een standaard productencatalogus |
|
Waardering |
Verwijzing |
Relatie met overzicht bewaren en vernietigen. Op dit niveau is de beslissing te beschouwen als een voornemen.(onderdeel hiervan is het interne proces van vernietiging in relatie met bestaande selectielijsten) |
|
Etc. |
|
|
|
|
|
|
Neerslag
Dit betreft de informatie die bij het product hoort. In een structuurplan wordt de neerslag vastgelegd op het niveau van een soort archiefblok, een beheerseenheid bestaande uit archiefbescheiden afkomstig van een (of meer) archiefvormer(s) die op grond van inhoudelijke, logische, fysieke of technische kenmerken als eenheid zijn gegroepeerd.
|
|
|
Informatie-object |
|
Kenmerk |
Type |
Omschrijving |
|
Naam |
Tekst |
De naam waaronder het blok of de eenheid van informatie bekend is. |
|
Identificatie |
Uniek |
Aangeven op welke manier het blok wordt gekenschetst in de eigen organisatie |
|
Domein |
Verwijzing |
Relatie met het domein of domeinen die het beheer uitvoeren. |
|
Periode |
Tekst |
Begin en eindjaar van het betrokken object |
|
Opmerkingen |
Tekst / memo |
Aanvullende opmerkingen over de informatie |
|
Registraties |
Verwijzing |
Aangeven in welk informatie-object het betrokken object ook wordt geregistreerd. |
|
Vorm |
Tekst |
Aanduiding of het object in analoge, digitale of hybride vorm aanwezig is |
|
Waardering |
Verwijzing |
Relatie met overzict bewaren en vernietigen. In te vullen wanneer de waardering op dit niveau afwijkt van de waardering op productniveau. Ook op dit niveau is de beslissing te beschouwen als een voornemen.(onderdeel hiervan is het interne proces van vernietiging in relatie met bestaande selectielijsten) |
|
Locatie |
Verwijzing |
Locatie waar het object wordt beheerd |
Beheershandeling
Activiteiten die ingrijpende en soms onomkeerbare gevolgen kunnen hebben voor de betrokken gegevens. Beheershandelingen kunnen in de wet voorkomen zoals bijvoorbeeld vervanging, vernietiging, overbrenging, vervreemding en overbrenging.
|
|
|
Beheershandeling |
|
Kenmerk |
Type |
Omschrijving |
|
Naam |
Tekst |
De naam waaronder de beheershandeling bekend is. |
|
Identificatie |
Uniek |
Aangeven op welke manier de beheershandeling wordt gekenschetst in de eigen organisatie |
|
Grondslag |
Verwijzing |
Relatie met de grondslag(en) die de basis zijn van de beheershandeling |
|
Procedure |
Verwijzing |
Verwijzing naar de interne procedures waar de beheershandeling in voorkomt. |
|
Opmerkingen |
Tekst / memo |
Aanvullende opmerkingen over de informatie |
|
Etc. |
|
|
Taak
Een taak is een geheel van samenhangende handelingen van de overheid dat zijn grondslag vindt in algemene bestuursopdrachten, wet- en regelgeving. Taken zijn te groeperen onder beleidsvelden.
|
|
|
Taak |
|
Kenmerk |
Type |
Omschrijving |
|
Naam |
Tekst |
De naam waaronder de taak bekend is. |
|
Identificatie |
Uniek |
Aangeven op welke manier de taak wordt gekenschetst in de eigen organisatie |
|
Taakeigenaar |
Verwijzing |
Verwijzing naar het het domein die de taak moet uitvoeren |
|
Grondslag |
Verwijzing |
Relatie met de grondslag(en) die de basis zijn van de taak. |
|
Beleidsveld |
Verwijzing |
Verwijzing naar het beleidsveld waarbinnen de taak thuishoort |
|
Opmerkingen |
Tekst / memo |
Aanvullende opmerkingen over de informatie |
|
Etc. |
|
|
Grondslag
Voor dit begrip gebruiken de angelsaksen de term 'warrant'.
-
Het is een (bestuurs)opdracht, wettelijke regeling op grond waarvan een taak wordt uitgevoerd.
-
De grondslag is ook de reden voor bewaring of vernietiging van archiefbescheiden. Voorbeelden zijn selectielijsten. BSD's en speciale wetten zoals de Algemene wet rijksbelastingen
|
|
|
Grondslag |
|
Kenmerk |
Type |
Omschrijving |
|
Naam |
Tekst |
De naam waaronder de grondslag bekend is. |
|
Citeertitel |
Tekst |
Naam waaronder de grondslag officieel bekend is. |
|
Identificatie |
Uniek |
Aangeven op welke manier de grondslag wordt gekenschetst in de eigen organisatie |
|
Type |
Tekst |
Typering van de grondslag. Bijvoorbeeld wet, besluit , MT-besluit, verordening, etc. |
|
Datum inwerking |
Datum |
Datum waarop de grondslag van kracht is |
|
Datum intrekking |
Datum |
Datum waarop de grondslag ingetrokken is |
|
Besluitenregistratie |
Verwijzjng |
Verwijzing naar een eventuele registratie van besluiten etc in de eigen organisatie, bijvoorbeeld een bestuurlijk informatiesysteem (BIS). |
|
Opmerkingen |
Tekst / memo |
Aanvullende opmerkingen over de grondslag |
|
Etc. |
|
|
Domein
Organisatorische eenheid verantwoordelijk voor de uitvoering van (delen van) een proces en de bijbehorende informatie.
Via de route proces -> product -> is de relatie met de neerslag te leggen.
|
|
|
Domein |
|
Kenmerk |
Type |
Omschrijving |
|
Naam |
Tekst |
De naam van het domein. |
|
Identificatie |
Uniek |
Aangeven op welke manier het domein wordt gekenschetst in de eigen organisatie |
|
Type |
Tekst |
Typering van de domeinen, bijvoorbeeld : dienst, afdeling, projectgroep, commissie, MT, functionaris. |
|
OnderdeelVan |
Verwijzing |
Verwijzing naar het bovenliggende domein. (Gezagsverhouding) |
|
Leidinggevende |
Tekst |
Naam etc. van de verantwoordelijke leidinggevende |
|
Contact |
Tekst |
Naam etc. van de contactpersoon |
|
Datum oprichting |
Datum |
Datum waarop het domein is ingesteld |
|
Datum opheffing |
Datum |
Datum waarop het domein is opgeheven |
|
Opmerkingen |
Tekst / memo |
Aanvullende opmerkingen over de grondslag |
|
Etc. |
|
|
Locatie
Plaats waar de neerslag opgeslagen is.
|
|
|
Locatie |
|
Kenmerk |
Type |
Omschrijving |
|
Naam |
Tekst |
De naam de locatie |
|
Identificatie |
Uniek |
Aangeven op welke manier de locatie wordt gekenschetst in de eigen organisatie |
|
Type |
Tekst |
Typering van de locatie: archiefruimte, archiefbewaarplaats, computerruimte etc. |
|
Domein |
Verwijzing |
Aangeven welk domein verantwoordelijk is voor de ruimte |
|
Adres |
Tekst |
Adresgegevens van de ruimte |
|
Goedgekeurd |
Tekst |
Aangeven of en wanneer de locatie is goedgekeurd bijvoorbeeld door archiefinspectie. |
|
Contact |
Tekst |
Naam etc. van de contactpersoon |
- 80 keer gelezen
Informatiemodel:
Levenscyclus:
Raamwerk
Een mogelijke indeling (raamwerk)
Inleiding
Bevat een algemene toelichting over het structuurplan
Structuurplan Informatiebeheer
Dit onderdeel bevat de te hanteren definitie, een omschrijving van het doel van het plan en de grondslag (reden waarom het plan is gemaakt) met een beschrijving van de onderhoudscyclus.
De organisatie
In dit onderdeel volgt een uitgebreide beschrijving van de organisatie die in het plan is beschreven. Het onderdeel bevat een korte beschrijving van de historie (oprichting, naam voorganger etc.), een globale beschrijving van de taken met grondslag en de huidige indeling met een organogram en de een overzicht van de verantwoordelijken (bestuurlijk en ambtelijk niveau)
Informatiebeheer
Dit gedeelte bevat een beschrijving van het informatiebeheer, de archieffunctie met haar hoofdactiviteiten en een beschrijving van de grondslag(en) van het informatiebeheer.
Procedures en afspraken
Voor diverse activiteiten, onderwerpen en beheershandelingen zijn binnen een organisatie nadere afspraken te maken / gemaakt bijvoorbeeld in de vorm van procedures. Op deze plaats is te beschrijven of ze er zijn en welke het zijn. Een greep uit de onderwerpen: beveiliging, pakketselectie, overbrenging, documentenbehandeling, fasering, waardering, vervanging, vervreemding / uitlening, duurzaamheid, standaarden, locatie /ruimtes, e-mail / protocol
Instrumenten
Dit onderdeel bevat de registratie van producten en objecten met een verwijzing naar interne selectielijsten.
Onderdelen van de organisatie
Indien een organisatie bestaat uit meerdere min of meer autonomen onderdelen kan er voor gekozen worden voor deze onderdelen deelplannen te (laten) maken. In deze plannen kunnen voor het betrokken onderdeel de specifieke aandachtspunten worden opgenomen. Om te komen tot een vorm van uniformiteit en standaardisatie is het aan te raden dat deze onderdelen de structuur van het centrale plan volgen.
-
inleiding
-
organisatie
-
geschiedenis
-
organogram
-
functie
-
-
Informatiebeheer specifiek voor het betrokken onderdeel
-
(zie voor indeling hierboven)
-
-
Instrumenten
-
registratie (handelingenbank / productencatalogus)
-
-
Bijlagen
-
Hier kunnen teksten opgenomen worden of verwijzingen (links) gemaakt worden naar:
-
een overzicht activiteiten / onderwerpen / beheersregels naar regelgeving
-
wet en beheersregels
-
procedures
-
overzicht producten
-
overzicht van binnen de organisatie te hanteren standaardens
-
een begrippenlijst
-
-
- 117 keer gelezen
Informatiemodel:
Levenscyclus:
Schema
Schema
Hieronder volgt een schematische weergave van de te registreren elementen. De elementen zijn in de vorm van tags weergegeven.
- <naam> is de begintag met de naam van de tag
- </naam> is de eindtag
De regels kunnen als volgt gelezen worden
- <> plaats hier de gewenste of vereiste informatie tot het af is
- </> indien klaar ga naar het volgende element
De tags zijn genest dat wil zeggen dat er een begintag staat terwijl de vorige nog niet is afgesloten. Dit betekent dat dit element een onderdeel is van het nog niet afgesloten element. Deze regel kan als volgt worden gelezen
<1> plaats hier de gewenste of vereiste informatie tot het af is
<2> plaats hier de gewenste of vereiste informatie over dit element tot het af is
</2> indien klaar ga door met het bovenliggende element
</1> indien klaar ga naar het volgende element
- 35 keer gelezen
Informatiemodel:
Levenscyclus:
Benadering vanuit het informatieobject
Informatieobject
Dit schema start op het niveau van het informatieobject, bijvoorbeeld een digitaal systeem, een (deel van) een archief.
<Informatieobject>
<naam>
</naam>
<periode>
</periode>
<domein>
<afspraak>
hier nog elementen opnemen
<afspraak>
</domein>
<product>
<naam>
</naam>
<proces>
<naam>
</naam>
<domein>
</domein>
<taak>
<naam>
</naam>
<grondslag>
</grondslag>
<domein>
</domein>
</taak>
</proces>
<domein>
</domein>
<waardering>
<bv>
</bv>
<criteria>
</criteria>
<grondslag>
</grondslag>
<domein>
</domein>
</waardering>
</product>
<waardering>
<bv>
</bv>
<criteria>
</criteria>
<grondslag>
</grondslag>
<domein>
</domein>
</waardering>
<beheershandeling>
<naam>
</naam>
<type>
<domein>
</domein>
<type>
</beheershandeling>
<vorm>
<kenmerken>
uit te breiden met kenmerken / metadata ten behoeve van beheer en behoud
</kenmerken>
</vorm>
<ruimte>
<domein>
</domein>
</ruimte>
</Informatieobject>
- 48 keer gelezen
Informatiemodel:
Levenscyclus:
Benadering vanuit het product
Product
Onderstaand schema gaat uit van het product:
<product>
<naam>
</naam>
<proces>
<naam>
</naam>
<domein>
</domein>
<taak>
<naam>
</naam>
<grondslag>
</grondslag>
<domein>
</domein>
</taak>
</proces>
<domein>
</domein>
<waardering>
<bv>
</bv>
<criteria>
</criteria>
<grondslag>
</grondslag>
<domein>
</domein>
</waardering>
<Informatieobject>
<naam>
</naam>
<periode>
</periode>
<domein>
<afspraak>
hier nog elementen opnemen
<afspraak>
</domein>
<waardering>
<bv>
</bv>
<criteria>
</criteria>
<grondslag>
</grondslag>
<domein>
</domein>
</waardering>
<beheershandeling>
<naam>
</naam>
<type>
<domein>
</domein>
</type>
</beheershandeling>
<vorm>
<kenmerken>
uit te breiden met met kenmerken / metadata ten behoeve van beheer en behoud
</kenmerken>
</vorm>
<ruimte>
<domein>
</domein>
</ruimte>
</Informatieobject>
</product>
- 41 keer gelezen
Informatiemodel:
Levenscyclus: