U bent hier

Archieffunctie

Een structuurplan wordt samengesteld ten behoeve van de uitvoering van de archieffunctie. Hier komen we bij de kern van het vak van een informatiebeheerder. Doel van deze functie is het ondersteunen van de activiteiten en werkzaamheden van personen of organisaties. Dankzij deze functie is een organisatie nu en in de toekomst in staat informatie te gebruiken, met de informatie verantwoording af te leggen over haar handelen, en op termijn als cultuur-historisch waardevol materiaal voor hergebruik beschikbaar te kunnen stellen. In de context van deze functie wordt een structuurplan samengesteld.

De functie kan op elk moment en op elke plaats in een organisatie uitgevoerd worden. Hoe complexer en omvangrijker een organisatie is hoe groter de behoefte zal zijn aan de professionele ondersteuning.

Definitie:
De archieffunctie in een organisatie is het geheel van activiteiten en functionaliteiten dat die organisatie in staat stelt

  • archiefbescheiden te gebruiken,
  • zich op basis van deze archiefbescheiden te verantwoorden voor haar handelen en
  • in overeenstemming met wetgeving, normen en eigen regels om te gaan met materiaal met cultureel-historische waarde.

De archieffunctie is gericht op zowel digitale als niet-digitale bescheiden.

Deze functie kent een 4-tal hoofdprocessen:

Registreren
Activiteiten gericht op het vastleggen van kenmerken van archiefbescheiden volgens een vooraf vastgestelde informatiebehoefte. Doel van het registreren is het leveren van bewijs van aanwezigheid van informatie, het snel kunnen vinden van informatie, het aanbrengen van logische verbanden tussen de archiefbescheiden en het leveren van managementinformatie.

Waarderen
Activiteiten gericht op het bepalen van de bewaartermijnen van archiefbescheiden, het uitvoeren van voorselectie en/of selectie, het uitvoeren van de feitelijke vernietiging en het overbrengen van permanent te bewaren archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats.

Bewaren
Activiteiten gericht op het beheren van archiefbescheiden op zodanige manier dat zij ongeschonden bewaard blijven gedurende de vooraf vastgestelde (wettelijke) bewaartermijn. De bewaring geschiedt met behoud van inhoud, structuur, context en registratiekenmerken.

Beschikbaarstellen
Activiteiten gericht op het op aanvraag ter inzage geven of uitlenen van archiefbescheiden of informatie daaruit aan afnemers.
Het beschikbaarstellen vindt plaats onder voorwaarden en restricties beschreven in privacyregelingen, regelingen ten aanzien van de openbaarheid en beveiligingsplannen.

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Datum eerste publicatie: 
woensdag, 16 juni 2004 - 9:15pm
Share/Deel