U bent hier

Archiefsysteem

Archiefsysteem

Een structuurplan is te beschouwen als een beschrijving van een archiefsysteem. De term archiefsysteem, soms ook wel archiveringssysteem genoemd, is een de nederlandse vertaling van het engelstalige begrip record keeping system (RKS). Met dit begrip wordt het geheel van processen, documenten, gegevens, methoden, mensen en middelen aangegeven waarmee een organisatie haar archieffunctie vorm geeft1. De processen van het archiefsysteem bevatten de beheershandelingen als beschikbaarstellen, opnemen, ordenen, overdragen, preserveren, selecteren en vernietigen. Het woord archiveringssysteem wordt ook wel gebruikt

Het archiefsysteem is dus geen applicatie of RMA. Een RMA is één van de onderdelen van het archiefsysteem.

Belangrijke genormaliseerde basis voor een beschrijving van een archiefsysteem zijn de beide onderdelen van de NEN-ISO 15489, de norm over documentaire informatievoorziening.

Deel 1 verschenen in 2001 beschrijft de algemene kaders voor de normering van beleid en procedures met betrekking tot informatie- en archiefmanagement2, verzekert dat de vereiste aandacht en bescherming wordt gegeven aan alle archiefbescheiden en dat de (bewijs)informatie, die ze bevatten efficiënter en effectiever kan worden teruggevonden, door het gebruik van genormeerde werkwijzen en procedure.

Deel 2, verschenen eind 2003, is de implementatiegids voor NEN-ISO 15489-1 die de grondslag voor één methodologie levert3. Het geeft een overzicht van de processen en factoren die in aanmerking moeten worden genomen in organisaties die willen voldoen aan ISO 15489-1. Beide documenten zijn te gebruiken als referentiekader voor een structuurplan.

 

In de onderstaande tabel staat aangegeven wat primair moet worden opgenomen in een structuurplan en wat in een RMA.

Informatie over In Structuurplan In RMA
Organisatie    
Taak    
Afdeling    
Blok    
Rubriek    
Bestanddeel    
Item    
  • 1. Zie P.J. Horsman Msc en G.J. van Bussel MBA en drs. H. Waalwijk, Softwarespecificaties voor Records Management Applicaties voor de Nederlandse overheid (Remano), Archiefschool, Amsterdam, 2004. Par 2.2 Terminologie
  • 2. Nederlandse Norm NEN-ISO 15489-1(nl); Informatie en documentatie – Archiefbeheer (ISO) 15489-1:2001,IDT)
  • 3. NPR/ISO-/TR 15489-2 (nl); Informatie en documentatie - Archiefbeheer - Deel 2: Richtlijnen

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Datum eerste publicatie: 
woensdag, 16 juni 2004 - 9:30pm
Share/Deel