Archivistische terminologie

Tekst voorwoord van Erik Ketelaar:

In 1962 verscheen in de serie Archivistica, Publicaties de Archiefschool de Nederlandse archief terminologie, samengesteld door J. L. VAN DER GOUW, H. HARDENBERG, W.J. VAN HOBOKEN en G.W.A. PANHUYSEN.
Deze uitgave was opgezet ten behoeve van een "vocabulaire international de terminologie archivistique” (het in 1964 bij Elsevier verschenen Lexicon of archive terminology. De samenstellers hebben er echter bewust naar gestreefd het werk ook onmiddellijk nuttig te doen zijn voor het Nederlands archiefwezen .
De inleiding op de Nederlandse archiefterminologie bericht verder o.m. "Bij de keuze van de opgenomen termen is uitgegaan van de behoefte aan een ondubbelzinnige terminologie in inventarissen en verhandelingen op het gebied van de archivistiek, waaronder ook worden verstaan de inleidingen tot de inventarissen, voor zover zij ons inlichten over de aard van de stukken en de ingangen, alsmede over de structuur van de archieven" .
"Er is in het algemeen naar gestreefd in de omschrijvingen van de begrippen het essentiële tot uitdrukking te brengen met vermijding van perfectionisme. Zo is in sommige gevallen geen rekening gehouden met minder belangrijke afwijkingen van het normale begrip, zonder dat daarmee wordt beoogd, dat dergelijke afwijkingen het gebruik van de voor dat begrip bestemde term uitsluiten" .
"Het ligt voor de hand, dat men bij het beschrijven van archieven, behalve aan een ondubbelzinnige terminologie, ook behoefte heeft aan regels voor een juist gebruik van de termen, wil althans de inventaris een duidelijke en correcte voorstelling oproepen. Het opstellen van dergelijke regels lag echter niet op de weg van de commissie".

In de praktijk heeft men aan de Nederlandse archiefterminologie wel een wijdere strekking toe willen kennen dan, blijkens de geciteerde gedeelten van de inleiding, de opzet was. Zo heeft men, ten onrechte, gemeend dat in een inventaris alleen de in de Nederlandse archiefterminologie opgenomen termen gebruikt zouden mogen worden of dat afwijkingen van het in de Nederlandse archiefterminologie gedefinieerde normale begrip niet geoorloofd zouden zijn.

Hoe dit ook zij, bij het onderwijs aan de rijksarchiefschool bestaat, ter vermijding van spraakverwarring, behoefte aan een lijst van archivistische termen. Helaas is de Nederlandse archief terminologie uitverkocht. Naar het oordeel van de docentenvergadering van de rijkschiefschool zou de gelegenheid van een nieuwe uitgave aangegrepen moeten worden om verscheidene, niet in de Nederlandse archief terminologie voorkomende, termen te codificeren. Een dergelijke nieuwe opzet — die het boekje wellicht ook een ander karakter zou geven, dan indertijd de bedoeling was — zal echter nog veel voorbereiding vergen. Om intussen in de behoefte van het onderwijs in het ordenen en beschrijven van archieven te voorzien is de hierna volgende lijst van termen vervaardigd.

De daarin voorkomende definities, alsmede de aanduiding der rubrieken, zijn met toestemming van de auteurs en de uitgever overgenomen uit de Nederlandse archiefterminologie, behoudens de hierna te vermelden aanvulling. Van de oorspronkelijke toelichtingen is alleen het, voor het onderwijs strikt noodzakelijke, overgenomen; weggelaten zijn o.m. de meeste verwijzingen naar en citaten uit de Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven van MULLER, FEITH en FRUIN.

Wel zal, voor zover nodig, in de les naar de Handleiding en uiteraard naar de door de Rijksarchiefschool samengestelde Leidraad bij het ordenen en beschrijven van archieven verwezen worden. 

Uit de Nederlandse archiefterminologie zijn niet overgenomen de definities van oorkonde ( 14), ordonnantie ( 23, zie echter toelichting bij 19 bis) en verwijsblad (107), alsmede de definities van termen te gebruiken bij de materiële verzorging van archieven (1 20—125).

Aan de oorspronkelijke definities zijn voorts enkele nieuwe *voornamelijk boekhoudkundige, termen toegevoegd. Deze niet in de Nederlandse archiefterminologie voorkomende termen met bijbehorende toelichting zijn aangeduid met "bis" &'terties" enz. De aanvullingen 34 bis, 34 terties, 36 bis, 36 terties, 36 quater, 36 quinquies alsmede de toelichting bij 34 zijn ontleend aan A.J.M. DEN TEULING, Het inventariseren van een 18de—19de eeuwse koopmansboekhouding, in: Nederlands Archievenblad 78 (1974) 319-335.
De termen 28 bis sub a en 43 bis zijn gebaseerd op het Elsevier “Lexicon Of archive terminology (Amsterdam-London—New York 1964) .
Het verdient aanbeveling naar dit geschrift te verwijzen door Archivistische terminologie, ter onderscheiding van de oorspronkelijke Nederlandse archiefterminologie.