U bent hier

Een dementerende overheid - De risico’s van digitaal informatiebeheer bij de centrale overheid

TitelEen dementerende overheid - De risico’s van digitaal informatiebeheer bij de centrale overheid
PublicatietypeRapport
Publicatiejaar2005
Publicatiedatum02/20015
UitgeverRijksarchiefinspectie
Plaats uitgaveDen Haag
TaalNL
RefMan6632
Samenvatting

Onderzoeksrapport over het beheer van digitale informatie bij de centrale overheid. Hoe is het gesteld met de beschikbaarheid, toegankelijkheid en ordening van deze informatie? Wat zijn de knelpunten en wat de oplossingen?

Aantekeningen

Hoewel het rapport is toegesneden op de Rijksoverheid zijn de bevindingen en aanbevelingen van toepassing op alle overheidsorganisaties.

Belangrijke conclusie is dat bij het digitale informatiebeheer te weinig gebruik wordt gemaakt van de kennis van deskundige informatiebeheerders met als gevolg: 

  • documenten raken voortijdig verloren door misverstanden, bewuste en onbewuste schoonacties;
  • documenten zijn niet terug te vinden omdat iedereen ze naar eigen inzicht heeft opgeborgen;
  • documenten zijn niet juist meer te interpreteren doordat de juiste -contextinformatie ontbreekt;
  • gegevens worden langer bewaard dan op grond van de privacy- en archiefwetgeving is toegestaan;
  • documenten raken onbedoeld in de openbaarheid.

    Op bladzijde 27 staan een negental aanbevelingen die iedere verantwoordelijke binnen de overheid ter harte zou moeten nemen:

    1. Het is noodzakelijk dat het management van overheidsorganisaties zelf de verantwoordelijkheid oppakt voor een betrouwbare digitale informatievoorziening, en deze niet overlaat aan uitvoerenden. De onderstaande aanbevelingen bieden handreikingen voor de sturing op betrouwbare informatievoorziening.
    2. Randvoorwaarde voor een betrouwbare informatievoorziening binnen de overheid is de aanwezigheid van voldoende kennis en expertise op het gebied van ICT, DIV, kwaliteits- en procesmanagement. Samenwerking tussen de verschillende professies is het sleutelwoord om een gemeenschappelijk doel - namelijk optimale ondersteuning van de primaire processen - te bereiken. De in hoofdstuk 5 genoemde 'eilanden van informatie en kennis' moeten bij elkaar komen.
    3. Het is vereist dat overheidsorganisaties in kaart brengen welke digitale archieven zij beheren, op welke plaatsen zij deze bedrijfsvoerings- en verantwoordingsinformatie bewaren en vast te stellen of dit daadwerkelijk de plaatsen zijn waar deze informatie beheerd zou moeten worden. Deze inventarisatie kan plaatsvinden aan de hand van procesbeschrijvingen.
    4. Nadat duidelijk is waar procesgebonden informatie gevormd en beheerd wordt, is het noodzakelijk een beheersomgeving te creëren voor de informatiebestanden. Goede beheersafspraken moeten onderdeel uitmaken van deze gecontroleerde beheersomgeving. Een zorgvuldig ingericht en onderhouden DMS / RMA is met name bij grotere organisaties onontbeerlijk voor een betrouwbare informatievoorziening.
    5. Het is noodzakelijk dat overheidsorganisaties bij de inrichting van een DMS / RMA goed nadenken over de toe te kennen metadata aan de documenten (zoals de ministeries op dit moment al doen in het project INTERLAB). Zonder goede metadata zijn documenten niet juist te interpreteren, waardoor de betrouwbaarheid van de beheerde informatie sterk afneemt. Het onderhoud van metadata is ook van essentieel belang om documenten op de korte en langere termijn terug te kunnen vinden.
    6. Voor het uitvoeren van de privacywetgeving is het vereist dat overheidsorganisaties zich bewust worden van het feit dat zich ook in de kantoorautomatiserings- en e-mailomgeving privacygevoelige informatie bevindt. Om privacygevoelige informatie tijdig te kunnen vernietigen, is een gecontroleerde beheersomgeving vereist. Volledigheidshalve merken we hier op dat vernietiging van privacygevoelige informatie geoorloofd moet zijn op basis van een vastgestelde selectielijst.
    7. We vinden het essentieel dat beheersafspraken over de bedrijfsvoerings- en verantwoordingsinformatie, waaronder afspraken over informatiebeveiliging, goed binnen de gehele overheidsorganisatie worden gecommuniceerd. Daarmee kan onder andere voorkomen worden dat gevoelige informatie letterlijk op straat komt te liggen.
    8. We bevelen onze staatssecretaris aan de regelgeving te toetsen op uitvoerbaarheid en handhaafbaarheid en mogelijk (nieuwe) aandacht te besteden aan voorlichting over de regelgeving. Concrete aanbevelingen hierover zullen we de evaluatiecommissies van de regelingen Geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden, Duurzaamheid archiefbescheiden en Bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen doen. Wij zullen aan de regelgeving blijven toetsen en daarnaast de handhaafbaarheid in het oog blijven houden.
    9. Naar ons oordeel is het noodzakelijk dat onze staatssecretaris voor Cultuur en de minister voor Bestuurlijke vernieuwing het thema duurzaam beheer van digitale overheidsinformatie vanuit hun politieke verantwoordelijkheid oppakken. Hierbij denkenwe onder andere aan het faciliteren van praktische ondersteuning voor organisaties die hun digitale erfenis willen veiligstellen of een actieve digitaliseringsslag willen maken.

    Het volledige rapport is tegenwoordig via de site van de Erfgoedinspectie te downloaden.

URLhttp://www.erfgoedinspectie.nl/publicaties/rapport/2005/02/01/dementerende-overheid
Citation Keyref_6632
Datum eerste publicatie: 
dinsdag, 1 maart 2005 - 12:00am
Share/Deel