U bent hier

Gemeenschappelijke regelingen en selectielijsten

Aanleiding

Af en toe krijg ik te maken met de vraag of de gemeentelijke selectielijst zonder meer toepasbaar is op archieven van gemeenschappelijke regelingen. Hetzelfde punt is ook onderwerp van discussie geweest bij de vaststellingsprocedure van de actualisatie van de gemeentelijke selectielijst in 2012.

Het antwoord op deze vraag is te vinden in de manier waarop artikel 40 van de Archiefwet 1995 te interpreteren is.

Archiefwet 1995, artikel 40:

1. Een regeling als bedoeld in de Wet gemeenschappelijke regelingen (Stb. 1989, 571) houdt tevens een voorziening in omtrent de zorg voor de archiefbescheiden van bij die regeling ingestelde openbare lichamen of gemeenschappelijke organen.

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet.

3. Zolang bij een gemeenschappelijke regeling niet is voldaan aan de verplichting tot het treffen van een voorziening als bedoeld in het eerste lid, zijn van overeenkomstige toepassing de bepalingen die ter zake gelden voor de gemeente dan wel, indien een provincie aan de regeling deelneemt, voor de provincie, waar het ingestelde lichaam of orgaan is gevestigd.

Mijn stelling is dat

  1. een selectielijst geen voorziening is omtrent de zorg zoals beschreven in artikel 40 van de Archiefwet 1995.
  2. het opstellen en laten vaststellen van een selectielijst te allen tijde een niet te delegeren of mandateren onderdeel van de zorgplicht is
  3. de verplichting om een ontwerp te maken bij een individuele zorgdrager ligt.

Wat is dan een voorziening?

Het gaat bij het aantonen van deze stellingen vooral om het bepalen wat de betekenis is van het woord voorziening. Daarvoor is een kleine uitstap naar de voorganger van de huidige Archiefwet nodig. In het vrijwel gelijkluidende artikel 37 van de Archiefwet 1962 werd ter aanvulling nog beschreven wat binnen het domein van een voorziening thuishoort:

een voorziening omtrent de zorg, de bewaring en het beheer … alsmede omtrent het toezicht daarop”.

In diezelfde wet waren voor de gemeente deze begrippen omschreven in de artikelen 23 tot en met 26. De zorg is de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het archief van een overheidsorganisatie. Met bewaring werd het aanwijzen van een archiefbewaarplaats bedoeld. Beheer had zowel betrekking op het beheer van overgebrachte archieven als op beheer van niet overgebrachte dynamische en semi-statische archieven. Voor de niet overgebrachte archieven was en is nog steeds de gemeentesecretaris verantwoordelijk.

In het proces van totstandkoming van de Archiefwet 1995 werd het derde lid van artikel 40 als een soort vangnet toegevoegd. Dit is gedaan omdat in veel regelingen geen voorziening is opgenomen en er wel de behoefte bij de wetgever bestond om in die gevallen alsnog wettelijke instrumenten te bieden. Aangezien bekend werd verondersteld wat tot die voorziening omtrent de zorg hoorde werd tegelijkertijd de aanvulling als zijnde overbodig weggelaten.

En dus

Gezien de strekking van de tekst van artikel 37 van de Archiefwet 1962 en het feit dat dit artikel vrijwel ongewijzigd in de Archiefwet 1995 is opgenomen, lijkt het woord voorziening nog steeds alleen betrekking te hebben op het vaststellen van waar de verantwoordelijkheid voor (1) de zorg en (2) het beheer te beleggen zijn, (3) te bepalen welke archiefbewaarplaats in aanmerking komt en (4) wie de archiefinspectiebevoegdheid gaat krijgen.

In de tekst van een (gemeenschappelijke) regeling zijn deze onderdelen als voorziening op te nemen, bij voorkeur met een verwijzing naar alle vier onderdelen. Deze zijn verder uit te werken in interne regelingen als archiefverordeningen en besluiten informatiebeheer.

Wanneer deze voorziening niet in de tekst van een regeling is opgenomen zijn de regels van een centrumgemeente als voorziening overeenkomstig van toepassing. Uit de regels van een centrumgemeente valt dan te destilleren waar de genoemde verantwoordelijkheden te beleggen zijn en welke onderdelen als gevolg daarvan nader te regelen zijn.

En de selectielijst?

Een selectielijst valt als instrument hierbuiten. Zij is pas van kracht wanneer zij door de minister van OCW is vastgesteld en bekendgemaakt in de Staatscourant op basis van een ontwerp van de zorgdrager. Daarom is een selectielijst van een andere orde dan de eerder genoemde interne regelingen. Er is geen bevoegdheid, noch via delegatie noch via mandaat, om vanuit de tekst van een gemeenschappelijke regeling een selectielijst vast te stellen. Ook ontbreekt de bevoegdheid bij de zorgdragers om zelfstandig een lijst voor een bepaalde organisatie van kracht te verklaren. Dit is de bevoegdheid van de minister.

Archiefwet 1995 Artikel 5:

1. De zorgdrager is verplicht tot het ontwerpen van selectielijsten waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen.

2. De lijsten worden vastgesteld, voor zover het betreft:

a. archiefbescheiden van de Eerste en de Tweede Kamer der Staten-Generaal, de andere Hoge Colleges van Staat en het Kabinet van de Koning: bij koninklijk besluit, op voordracht van Onze minister, in overeenstemming met het betrokken overheidsorgaan;

b. archiefbescheiden van de ministeries: door Onze minister en Onze minister wie het mede aangaat;

c. archiefbescheiden van andere overheidsorganen: door Onze minister.

3. Een besluit tot vaststelling van een selectielijst wordt bekendgemaakt in de Staatscourant.

Op grond van de eerder genoemde voorziening is de verplichting tot het ontwerpen van een selectielijst komen te liggen bij het onderdeel dat overeenkomstig belast is met de archiefwettelijke zorg. In veel gevallen zal dat het Dagelijks Bestuur van een gemeenschappelijke regeling (GR) zijn. De op deze manier aangewezen zorgdrager is vervolgens gehouden het besluitvormingsproces zoals omschreven in artikel 5 van de Archiefwet 1995 en de artikelen 2 tot en met 5 van het Archiefbesluit 1995 te doorlopen.

Het is wel mogelijk om met qua taken gelijksoortige organisaties gemeenschappelijk een lijst op te stellen. De zorgdrager kan overwegen een bestaande selectielijst volledig over te nemen, zoals de gemeentelijke lijst. Hij kan ook overwegen voor zijn taakgebied een eigen lijst samen te stellen, terwijl voor de onderdelen bestuursondersteuning en bedrijfsvoering relevante gedeelten van bestaande lijsten overgenomen kunnen worden.

Wanneer in een GR provincie en gemeenten en in sommige gevallen ook Waterschappen en het Rijk samenwerken, kan door de betrokken GR een keuze worden gemaakt welke selectielijst de voorkeur heeft. Zowel gemeenten, provincies en waterschappen beschikken over eigen selectielijsten voor alle taken. Met het Rijk is het wat lastiger aangezien hier gewerkt wordt met aparte selectielijsten per beleidsveld of taakgebied. Deze op de PIVOT-methode geënte lijsten hoeven niet in alle gevallen geschikt te zijn voor een WGR.

Achtergrond

  • Archiefrecht, Bohn Stafleu Van Loghum, 1996, losbladige uitgave onder redactie van prof. Dr. F.C.J. Ketelaar en dan de toelichting op artikel 40 van de Archief 1995 (A40-1 t/m A40-3)
  • F.C.J. Ketelaar, Archiefrecht, onder het kopje Gemeenschappelijke regelingen in het Nederlands Archievenblad nr. 74 (1970), blz. 231-235.
  • Archiefwet 1962 artikelen, 23-26 en 37
  • Archiefwet 1995 artikel 40
  • Archiefwet 1995 artikel 5
  • Archiefbesluit 1995 artikelen 2-5

Informatiemodel:

Sharte this / Add this: 
Datum eerste publicatie: 
woensdag, 16 april 2014 - 10:00pm
Share/Deel