U bent hier

Generieke functionaliteiten voor alle software

Nr.: 
29

Voor het verwerken en beheren van digitale gegevens en digitale documenten maakt de organisatie gebruik van software

  1. die is gecertificeerd of waarvoor door een erkend edp-auditor een compliance verklaring is afgegeven
    1. op basis van NEN 2082 of
    2. de NEN ISO 16175 of
    3. opvolgers daarvan of
    4. op basis van gelijkwaardige normen
  2. en waarvoor bij in productieneming van een ingerichte applicatie een gelijksoortige compliance verklaring van een edp-auditor is afgegeven .
Toelichting: 

 

  • Om verwarring te voorkomen wordt in dit gedeelte onderscheid gemaakt tussen documenten en andere (digitaal) vastgelegde gegevens. De laatste groep heeft betrekking op de vele registraties in en organisatie.
  • Voor het beheer van (digitale) documenten zijn speciale applicaties bekend onder de noemer DMS/RMA. Dit zijn applicaties die beschikken over functionaliteiten waarmee digitale documenten en metadata overeenkomstig archivistische eisen duurzaam kunnen worden beheerd. Dergelijke aparte applicaties zijn overbodig. VAn belang is dat alle applicaties voorzien zijn van de benodigde functionaliteiten waarmee het voortbestaan van de digitale informatie vanaf het moment dat zij is opgenomen gedurende lange tijd op aantoonbare wijze is verzekerd.
  • Het begrip document is ruim te nemen. De techniek, met het papier als leidende metafoor, vormt niet meer de begrenzing. Het is bij wijze van spreken een eenheid (object) bestaande uit een dynamische, flexibele, niet-lineaire inhoud, gepresenteerd als een set gerelateerde items, opgeslagen op één of meer gegevensdragers en/of binnen netwerken, ontstaan en gebruikt tijdens een proces of project door één of meer personen.
    Een document kenmerkt  zich door inhoud, structuur, gedrag, context en techniek. Binnen deze omschrijving vallen niet alleen documenten in de klassieke zin van het woord maar ook bij wijze van spreken representaties van records uit een database op een scherm, samengestelde documenten (compound documents). In die zin kunnen bijvoorbeeld de webformulieren van een webdienst ook als document worden aangemerkt.
    De hier gehanteerde omschrijving is een vrije vertaling van een definitie uit Linda Schamber,  What is a document ? Rethinking the concept in uneasy times. Journal of the American Society for Information Systems. (JASIS), 1996.
  • Certificering kan plaatsvindendoor het ECB, het European Certification Bureau Nederland BV (http://www.ecb.nl).
  • NEN 2082; Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur, Nederlands Normalisatie Instituut, Delft, 2008.
  • NEN-ISO 16175, Informatie en documentatie : Principes en functionele eisen voor archiefbescheiden in een elektronische kantooromgeving, Nederlands Normalisatie Instituut, Delft, 2010/2011.​
    • Deel 1 - Overzicht en de verklaring inzake basisbeginselen.
    • Deel 2 - Richtlijnen en functionele eisen voor digitale informatie- en archiefmanagementsystemen.
    • Deel 3 - Richtlijnen en functionele eisen voor records in bedrijfssystemen.
  • Andere mogelijk standaarden zijn Moreq2010, Modular Requirements for Records Systems en DOD5015.2, Design criteria standard for Electronic Records Management software application.
  • Voordat een systeem in productie wordt genomen is het als ingericht systeem ook te toetsen aan de hier genoemde standaarden en uitgangspunten. .
Share/Deel