Gewaardeerd verleden; Bouwstenen voor een nieuwe waarderingsmethodiek voor archieven

Overheidsorganiaties kampen bij hun informatiehuishouding niet alleen met papieren achterstanden maar ook met de vluchtigheid van digitale informatie. Het kabinet heeft in 2006 acht actielijnen uitgezet om deze problematiek het hoofd te bieden. Eén daarvan is een andere aanpak van archiefselectie. Selectie - wat komt in aanmerking voor blijvende bewaring als cultureel erfgoed, wat wordt (op termijn) vernietigd - is één van de meest delicate taken voor archivarissen en informatiebeheerders. Vernietiging is immers onomkeerbaar. Maar de keus voor blijvende bewaring brengt structurele inspanningen met zich mee met betrekking tot toegankelijkheid en duurzaamheid, zeker in het digitale tijdperk.

In ‘Gewaardeerd verleden’ biedt de Commissie Waardering en Selectie een nieuwe integrale doelstelling voor archiefselectie bij de overheid, met daarop afgestemde selectiecriteria plus bijbehorende inhoudelijke methodiek. Uitgangspunt is dat selectie en acquisitie vanuit de optiek van het cultureel erfgoed twee kanten van de medaille vormen: de opbouw van een representatieve collectie staat centraal.

De voorstellen van de commissie hebben verstrekkende gevolgen voor de huidige systematiek van waarderen, selecteren en acquireren van archieven. De aanvaarding van de opdracht alleen al betekende. een ingrijpende inhoudelijke keuze. De algemene rijksarchivaris vroeg de commissie immers te vertrekken vanuit gescheiden verantwoordelijkheden van enerzijds de zorgdrager, die het bedrijfsvoerings- en verantwoordingsbelang dient te borgen, en anderzijds de minister van OCW en de beheerders van de archiefbewaarplaatsen, die staan voor het cultuurhistorische en het erfgoedbelang van archieven. Met het aanvaarden van de opdracht omarmde de commissie ook dit fundamentele en ingrijpende uitgangspunt.
De commissie, pleit voor een andere, integrale doelstelling voor waardering, selectie en acquisitie van archieven, en voor een integraal selectiebeleid. Dat wil zeggen dat zowel in de doelstelling als in de methodiek gelijk gewicht wordt toegekend aan de cuituurhistorische waarde van overheids- en particuliere archieven. Voor de uitwerking hiervan heeft de commissie criteria geformuleerd en een methodiek geschetst.
De .methodiek komt neer op een radicale kanteling: selectiebeleid wordt acquisitiebeleid, archiefinstellingen gaan aangeven wat bewaard moet worden. Zij stellen daartoe op basis van een methode van getrapte waardering bewaarlij sten op, die tezamen mét de door zorgdragers opgestelde generieke selectielijsten (lees: vemietigingslijsten) de formele grondslag voor waardering, selectie en verwijdering van archieven vormen.

Met notitie over kosten digitaal archief