U bent hier

Het geheugen als actieve kracht; De archieffunctie binnen de digitale overheid

TitelHet geheugen als actieve kracht; De archieffunctie binnen de digitale overheid
PublicatietypeRapport
Publicatiejaar1999
AuteursBaak, P., & Koenen K.
UitgeverProgramma Digitale Duurzaamheid/Synergie Consultancy B.V
Plaats uitgaveDen Haag
TaalNL
ISBN Nummer90-9013357-7
RefMan2670
Trefwoord(en)archiefsysteem, digitale duurzaamheid, duurzame toegankelijkheid, informatiebeheer, records continuum, records management
Samenvatting

De inleiding:

"De digitale revolutie slaat onomkeerbaar toe. Ook in archiefland. Inmiddels valt geregeld een kreet als digitale chaos. Bestanden slingeren rond op diskettes, tapes, cd’s, harde schijven op PC-niveau, op server-niveau en netwerkniveau, zonder exact inzicht in status, auteurs, versie, rechten, bewaartermijn enz. Deze chaos zal toenemen, totdat de inhaalrace wordt gewonnen. De race van de oude (papieren) archieffunctie naar de nieuwe archieffunctie die volledig is gebouwd vanuit de digitale omgeving. Is die race dan te winnen? Jazeker. Op een zeer overtuigende wijze zelfs en met een enorme meerwaarde. Daar gaat deze brochure over.

De omslag van de klassieke archiefsituatie naar de nieuwe archieffunctie, passend op een digitale omgeving, heeft het effect van een komeetinslag, maar zonder de verwoestende werking. De veranderingen in de archieffunctie zijn zeer relevant en ingrijpend. Ze zijn ook veel interessanter dan slechts de overgang van een papieren naar een digitaal archief. Alleen het medium vervangen (papier door digitaal) is relatief eenvoudig. Er zijn nu al vele digitale archieven die gevormd en beheerd worden alsof het papier was, zonder veel aanpassingen in de archieffunctie.Wat dit rapport bepleit is echter veel fundamenteler en gaat veel verder.

De digitale archiefomslag1 is een grote stap voorwaarts ten opzichte van de klassieke archieffunctie.

Het is een nieuwe wereld voor alle betrokken partijen. Het betekent een herpositionering van het archiefvak. De archieffunctie wordt geïntegreerd in het bedrijfsproces. Beschikbaarheid en toegankelijkheid nemen in sterke mate toe. De beperkingen van het papieren archief vallen weg. Denk alleen al aan de kracht van digitale zoekmogelijkheden. Om die voordelen volledig te benutten moet eenmalig veel werk worden verzet. Bedrijfsprocessen moeten geschikt worden gemaakt voor de integratie van de archieffunctie, nog voordat er ook maar een vinger op een toetsenbord belandt. Daarna is er sprake van een solide en verantwoorde ondersteuning van het bedrijfsproces.

Structureel levert de nieuwe archieffunctie minder uitvoerend werk op. De nieuwe archiefafdeling houdt zich vooral bezig met het onderhouden van geautomatiseerde functies die de archieffunctie ondersteunen, de uitzonderingen en nieuwe ontwikkelingen in het bedrijfsproces. De archivistische gevolgen van nieuwe procedures, regels en behoeften moet men blijven implementeren in de geautomatiseerde systemen. Archivaris wordt dus een heel ander beroep, waarin ICT (Informatie en Communicatie Technologie) een belangrijke rol speelt.

In de archiefopvatting gericht op de digitale omgeving past de naam ‘kennismanager’, een goede nieuwe benaming voor de aloude archivaris. Je zou ook kunnen zeggen kennisregisseur, kennisverstrekker, digitale kennisbewaker. Deze kant gaat het op. Onafwendbaar, want de digitale revolutie is geen vluchtige hype; het is een structurele, invloedrijke ontwikkeling. Tegelijkertijd is de ontwikkeling geen bedreiging, maar een ideale mogelijkheid om de volle kracht van een goed archief vrijwel automatisch ten goede te laten komen aan alle belanghebbenden. Veel werk aan de winkel dus. Leuk werk, omdat het veel oplevert en omdat het sterker verbonden is met het bedrijfsproces.

Volgens ons is de ontdekkingstocht die voor de deur van het archief staat een feest van herkenning. Een spannend feest van logica, redelijkheid, veiligheid, verantwoordelijkheid en groei. Een uitdaging waarin mensen zich ten volle kunnen ontplooien."

Hoofdstuk 1 bevat een samenvatting van het concept, een handreiking voor de vormgeving van de archieffunctie in een digitale omgeving.
In hoofdstuk 2 komt de probleemstelling aan de orde.
Hoofdstuk 3 beschrijft de ontwikkelingen van de afgelopen periode.
In hoofdstuk 4 wordt een nieuw denkkader geïntroduceerd: digitaal als uitgangspunt.
Vanuit dit denkkader wordt in hoofdstuk 5 een visie op de archieffunctie in een digitale omgeving gepresenteerd.
Vervolgens wordt in de hoofdstukken 6 en 7 gekeken naar de consequenties voor de lijnmanager en de manager archief.
In hoofdstuk 8 wordt nader op de materie ingegaan. Dit hoofdstuk is specifiek geschreven voor /vanuit de positie van de manager archief.
Hoofdstuk 9 behandelt het verband tussen digitaal en niet-digitaal.
In hoofdstuk 10 worden de hoofdlijnen van de veranderkundige uitdaging behandeld.

Tot slot is een begrippenlijst opgenomen.

Citation Keyref_2670
Datum eerste publicatie: 
Share/Deel