Het inventariseren van archieven

Uit de verantwoording blz 5-7

Het was op de jaarvergadering van 16 september 1939, dat de toenmalige voorzitter van onze vereniging, dr. H. P. Coster, in zijn toespraak vermeldde, dat de tweede druk van de Handleiding, die van 1920, was uitverkocht. De vraag was nu of men tot een herdruk moest overgaan met enige wijzigingen of dat de volgende druk een geheel nieuwe, zelfstandige bewerking behoorde te zijn. Immers veel van de inhoud was historie geworden, terwijl meer aandacht diende te worden gegeven aan de nieuwere archieven. Het bestuur had, zo deelde de voorzitter mee, de heren Fockema Andreae en Smit bereid gevonden een prae-advies uit te brengen.
Daarmee begon een lange lijdensweg die hier niet voet voor voet behoeft te worden gevolgd.
Of het gevraagde prae-advies is uitgebracht, is mij niet bekend. De oorlog was inmiddels uitgebroken en het werk van onze vereniging kwam stil te liggen.
Op de eerste vergadering na de bevrijding, op 2 februari 1946, deelde de ‚voorzitter, nog dr. Coster, mee, dat besloten was tot een nieuwe bewerking”. Op de najaarsvergadering van hetzelfde jaar wordt ook een redactiecommissie aangekondigd
Over deze commissie hangt een sluier die nauwelijks door de voorzitters in hun jaarredes wordt opgelicht. Zelfs de samenstelling, die wel eens wisselde, is niet geheel duidelijk. Zo veel is zeker, dat haar werkzaamheden niet veel te betekenen hebben gehad. In 1956 werd dan ook door het bestuur een nieuwe commissie ingesteld, bestaande uit mr. S, J. Fockema Andreae, dr. G. W, A. Panhuysen en ondergetekende“.
Het drietal ging inderdaad onmiddellijk aan het werk en kwam spoedig tot enige resultaten. Maar toch kwamen er perioden van stilstand doordat andere werkzaamheden de voorrang hadden. Ook uit de kring van de leden van de Vereniging kwamen niet de gevraagde suggesties. Hun belangstelling beperkte zich tot voor de voorzitter pijnlijke vragen op de jaarvergadering, hoe het er mee stond. Twijfel sloop ook binnen of de tijd wel rijp was voor een nieuwe handleiding. Kon deze wel tot stand komen zonder medewerking van de Archiefschool? Waren de Inleiding tot de archivistiek van Van der Gouw en de Nederlandse Archiefterminologie voorlopig niet voldoende?
Zo sleepte de zaak zich voort tot door de ziekte en later het overlijden van mr. Fockema Andreae het werk geheel en al stil kwam te liggen. Op dat moment waren enige hoofdstukken klaar, andere nog in de grondverf. Pogingen om de commissie door aanvulling met enige nieuwe leden een nieuwe basis te geven liepen op niets uit.
Op 23 oktober 1969 vond een bestuursvergadering plaats, waar ook de algemene rijksarchivaris, tevens waarnemend direkteur van de archiefschool, mr. A. E. M, Ribberink, dr. Panhuysen en ondergetekende aanwezig waren. De hoofdvraag was of er nog behoefte bestond aan een algemene handleiding of dat er verschillende boeken zouden moeten komen over verschillende onderwerpen. De beantwoording van deze vraag hing samen met de tweede vraag of het beschikbare materiaal van de voormalige commissie in een dergelijke staat was dat het na bewerking zich zou lenen voor een uitgave. Niet minder belangrijk was wie dan deze bewerking op zich zou(den) kunnen en willen nemen.
De meerderheid van de aanwezigen bleek overtuigd van de wenselijkheid van één algemene handleiding, waarvan de inhoud zou kunnen bestaan uit het omgewerkte en aangevulde materiaal van de oude commissie. Daarna verklaarde ondergetekende zich, geheel vrijblijvend, bereid met gebruikmaking van dit materiaal, maar naar eigen inzicht, een ’proeve’ te leveren.
Een jaar later zond hij een voorlopige schets in, waarna in oktober 1971 het bestuur hem verzocht deze schets in een definitieve vorm te gieten, hetgeen dan nu geschied is.

Hoewel de schrijver gebruik gemaakt heeft van hetgeen zijn medecommissieleden op papier hadden gezet en hij ook veel te danken heeft aan de met hen gevoerde gesprekken, is het toch zijn werk geworden. Hij meent, dat het ook het werk van één man moet zijn. De onderdelen van de archivistiek, zowel van de theorie als de praktijk, grijpen zo ineen, dat slechts de gedachtengang van één persoon er een geheel van kan maken.
De schrijver heeft zich beperkt tot de eigenlijke archicfleer. Hij heeft zich dusniet bezig gehouden met het archiefrecht en de daarmee samenhangende organisatie van het Nederlandse archiefwezen. Na enige aarzeling heeft hij ook een overzicht van de geschiedenis van het Nederlandse archiefwezen, dat hij zich als inleiding had gedacht, weggelaten. De geschiedenis van het herkomstbeginsel heeft hij daarbij overgeheveld naar de behandeling van het beginsel zelf in het hoofdstuk Ordening.
Aan de ‘oude’ Handleiding is veel, soms zelfs letterlijk, ontleend. Verwijzingen naar parallelle hoofdstukken en paragrafen zijn aangegeven door (H...)

Geen apart hoofdstuk is gewijd aan het conventioneel gebruik van termen en tekens. Daarvoor wordt in de tekst verwezen naar de Nederlandse Archiefterminologie (T ..…).
Tenslotte is door (G ...) verwezen naar de Inleiding tot de archivistiek van Van der Gouw.
Het Nederlands Archievenblad is aangehaald als N.A.B.