Informatie- en archiefmanagement Uitgangspunten, schema en metadata

Dit document is vanuit het perspectief van de Archiefwet 1995 bedoeld als basis
1)     voor het digitaal werken aan zaken, projecten of andere activiteiten,
2)     voor keuzes van digitale systemen waarmee het digitaal werken wordt ondersteund en
3)     voor toetsing van het digitaal werken.

Dit document bevat daarvoor uitgangspunten, een aanzet voor een metagegevensschema en op basis daarvan een overzicht van toe te passen metadata.

Onder digitaal werken wordt in dit document verstaan het in de context van de betrokken organisaties volledig digitaal ondersteunen van processen, projecten of andere activiteiten waarbinnen met behulp van beschikbare functionaliteiten digitale informatie wordt verwerkt , ongeacht de locatie waar gewerkt wordt en ongeacht de locatie waar de informatie zich bevindt.

Digitale informatie kan zijn informatie die in oorsprong al digitaal was (born digital) of bestaande informatie op papier die is gedigitaliseerd.

Het document bevat op sommige punten een detaillering van de bestaande uitgangspunten uit het in oktober 2015 door het College van Leeuwarden vastgestelde referentiekader, Informatiebeheer - Belang en uitgangspunten.  Bij de samenstelling van dit document is ook gebruik gemaakt van onderdelen van het bestek uit de aanbesteding van 2014  en de andere documenten
Het document is opgesteld in samenwerking met collega’s van de DDFK gemeenten en de gemeente Waadhoek io.

Het document is te beschouwen als een momentopname. Verandering van inzichten en/of technische mogelijkheden kunnen leiden tot nieuwe geactualiseerde versies.
Afwijken van de in dit document opgenomen punten kan alleen na instemming van de respectievelijke gemeentearchivarissen.  Een afwijking is te documenteren door middel van een verklaring van betrokken verantwoordelijken.

Zowel de DDFK gemeenten als de gemeente Leeuwarden hebben een gemeentearchivaris aangesteld. Deze rol is in de gemeente Waadhoeke io op een andere manier ingevuld.