U bent hier

Informatiemodel - Context in lagen

Soort: 
Schema

Basiselementen

Schema (conceptmap) met een negental basiselementen waarmee de context van informatie gelaagd beschreven kan worden. Aan deze basiselementen liggen een aantal vragen ten grondslag zoals

  1. Waarom wordt een activiteit (proces, project of andere activiteit) uitgevoerd
  2. Om welke activiteit gaat het precies
  3. Welke functionarissen, organisaties, organisatieonderdelen, personen of zelfs software-agents zijn betrokken bij deze activiteit
  4. Hoe wordt de activiteit uitgevoerd
  5. Welke resultaten horen bii de activiteit
  6. Over welke functionaliteiten moet een actor kunnen beschikken om zijn activiteiten uit te kunnen voeren
  7. Welke type informatie is bij de uitvoering van de activiteit(en) nodig
  8. Welke informatieobjecten bevatten deze informatie
  9. Welke techieken de functionaliteiten bieden om de activiteiten uit te kunnen voeren en die nodig zijn om de informatie te kunnen verwerken

De basiselementen zijn in de vorm van een semantische relatie (proposities) weergegeven. Dit schema is onderdeel van een informatiemodel dat in 2014 is getoond bij de KVAN-dagen in Assen en in 2016 bij het DLM-forum in Den Haag. De beide andere onderdelen van dit model bevatten de handeling zelf met een communicatiemodel, een uitwisselingsmodel en het informatieobject. 

Gebruik

De negen elementen bevatten de kern van de aandachtsgebieden van een archivaris in welke rol dan ook, als records manager, als beheerder van de archiefbewaarplaats en als toezichthouder. Het voordeel van een dergelijk model is dat de aandachtsgebieden in een logische samenhang zijn gebracht. Dat levert inzicht, overzicht en als gevolg daarvan is grip op het informatie- en archiefbeheer binnen handbereik. Als model bevat het de context en het referentiekader van die voor die rollen en kan gebruikt worden bij diverse onderdelen, kwesties, vragen, op te stellen beleid en dergelijke. Hieronder staan in willekeurige volgorde wat voorbeelden.

Het is te gebuiken

  1. bij de waardering van informatie verwerkt in een proces, project of andere activiteit,
  2. bij advisering over informatiearchitectuur, ict-architectuur, informatiebeveiliging, ict-projecten, kwesties rond privacy, business cases en dergelijke
  3. bij het opzetten van een metagegevensschema
  4. bij het ondersteunen van het zaakgericht werken
  5. bij het opzetten en vullen van een overzicht en centrale catalogus (waar een ztc onderdeel van is)
  6. met toepassing van het negenvlaksmodel om de rol van een archivaris te bepalen als records manager en als beheerder van een archiefbewaarplaats
  7. bij het bepalen van de benodigde competenties en kennis van een archivaris
  8. bij de beoordeling of er sprake is van vervanging, conversie, migratie
  9. als een hulpmiddel bij het opzetten van
    1. een recordsmanagement architectuur (ImRec)
    2. een archiefarchitectuur (ArchRec)
  10. bij het opzetten van een checklist voor het wijzigingsproces (BISL)
  11. bij risicowaardering
  12. bij samenwerken in ketens (procesketen en keteninformatisering)
  13. bij het delen van kennis 
  14. bij toetsing en handhaving

Semantische relatie

  1. Een grondslag is de basis voor een activiteit
  2. Een activiteit, soms ook wel handeling genoemd, wordt uitgevoerd door een of meer actoren
  3. Een actor voert de activiteit uit in de vorm van een proces of andere activiteit, het domein
  4. Het domein levert een resultaat (of niet)
  5. Vanuit het domein wordt gebruikmakend van functionaliteiten informatie verwerkt
  6. Deze informatie is opgenomen in informatieobjecten
  7. De informatieobjecten worden in standgehouden door analoge of digitalen technieken

De elementen op een rij

In onderstaande tabel zijn de elementen toegelicht. 

Onderdeel Betekenis Rollen Opmerkingen
1) Grondslag
(waarom)
Reden waarom een activiteit (2) wordt uitgevoerd. Dit kan gebeuren op basis van wetgeving of overeenkomst, opdracht of afspraak.  In het geval van overheden de zorgdrager, in andere gevallen bestuurders of de personen zelf.

Dit betreft zowel specifieke grondslagen waar een activiteit op is geënt zoals regelingen die in algemene zin kaderstellend zijn voor de kwaliteiten van het werk en de informatie als andere wat al dan niet formele constructies.

Bijvoorbeeld

  • Landelijke wetgeving
  • Provinciale en andere locale regelingen
  • Besluiten en beschikkingen
  • Overeenkomsten/Contracten
  • Opdrachten
2) Activiteit
(wat)
Een verzameling gebeurtenissen die plaatsvinden onder verantwoordelijkheid van een actor. Proceseigenaar

Vaak een samenhangend geheel van activiteiten om iets tot stand te brengen of te produceren.

Ander woord kan handeling  een complex van activiteiten (concrete werkzaamheden, dat ter vervulling van een bepaalde taak verricht wordt en dat een product oplevert.1  

3) Actor
(wie)
Organisatie(onderdeel), functionaris, een persoon of een software-agent die een rol heeft of hebben in de activiteit.

Bestuurders,
Procesverantwoordelijke(n)
Gegevenseigenaar
Applicatie-eigenaar
Uitvoerders/Deelnemers
Ketenpartners
Hergebruikers
Beheerders

Een software-agent is een software dat als service zonder directe menselijke controle of constante supervisie werkzaamheden uitvoert. 
4) Domein
(hoe)
Proces, project, activiteit, overlegstructuur etc. Organisatiedomein, procesdomein, projectdomein, vergaderdomein en persoonlijk domein.  Het domein is tevens het primaire aggregatieniveau voor de gegevens
5) Resultaat Wat levert het domein als resultaten en producten.  Proceseigenaar

Bijvoorbeeld besluiten en beschikkingen zoals vergunningen. Ook weigeringen zijn besluiten

Standaard is er altijd sprake van een driertal resultaten
1) verleend (naam afhankelijk van proces etc.), 
2) afgebroken / ingetrokken en 
3) niet doorgegaan (waaronder geweigerd, verlopen)

Afwijkingen zijn natuurlijk altijd mogelijk

6) Functionaliteit
(wat is nodig)
De functies die op de bijbehorende informatie kunnen worden uitgevoerd tbv uitvoering van de activiteit Proceseigenaar 1. Kanaal
2. Beoordelen
3. Registreren (metadata)
4. Opnemen
5. Behandelen
6. Zoeken/ vinden / rapportage genereren
7. Bewaren (vernietigen)
8. Uitwisselen
9. Beschikbaar stellen
 
7) Informatie / gegevens 
(welke is nodig)

 
De informatie of gegevens in algemene zin die worden verwerkt in een domein. 

Proceseigenaar
Gegevenseigenaar

Typering van informatie of gegevens
- Persoonsgegevens
- Geografische gegevens
- Financiële gegevens
- Contractgegevens
- Objectgegevens
- Subjectgegevens

8) Informatieobject
(verschijningsvorm
)

Type documenten en registers als medium om informatie over te brengen.

Proceseigenaar
Gegevenseigenaar

Bestaat uit elementen als
(1) inhoud,
(2) structuur,
(3) context,
(4) gedrag en
(5) techniek.
De techniek zorgt voor presentatie, functionaliteiten en opslag van informatie.

Documenttypen zijn een nadere typering van informatie-objecten..   

9) Techniek
(instrumentarium)
Analoge en/of digitale technieken die nodig zijn om de informatie met de benodigde functionaliteiten te kunnen verwerken en het voortbestaan daarvan te kunnen verzekeren.

Proceseigenaar
Gegevenseigenaar
Applicatie-eigenaar
Beheerders

Applicatie, RDBMS, bestandsformaat, storage, netwerk, apps, servers, computers, depots, archiefkasten, papieren dossiers etc. 

 

  • 1. W.D. Kuller, Van de selectie van papier naar de selectie van handelingen; Een methode voor de vervaardiging van een archiefselectie-instrument uitgaande van het handelen van de overheid, Rijksarchiefdienst/PIVOT, 's Gravenhage, 1992. (blz.17)

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Share/Deel