Informatiemodel - Context in lagen

Soort:

Schema

Basiselementen

Schema (conceptmap) met een negental basiselementen waarmee de context van informatie gelaagd beschreven kan worden. Aan deze basiselementen liggen een aantal vragen ten grondslag zoals

Waarom wordt een activiteit (proces, project of andere activiteit) uitgevoerd
Om welke activiteit gaat het precies
Welke functionarissen, organisaties, organisatieonderdelen, personen of zelfs software-agents zijn betrokken bij deze activiteit
Hoe wordt de activiteit uitgevoerd
Welke resultaten horen bii de activiteit
Over welke functionaliteiten moet een actor kunnen beschikken om zijn activiteiten uit te kunnen voeren
Welke type informatie is bij de uitvoering van de activiteit(en) nodig
Welke informatieobjecten bevatten deze informatie
Welke techieken de functionaliteiten bieden om de activiteiten uit te kunnen voeren en die nodig zijn om de informatie te kunnen verwerken

De basiselementen zijn in de vorm van een semantische relatie (proposities) weergegeven. Dit schema is onderdeel van een informatiemodel dat in 2014 is getoond bij de KVAN-dagen in Assen en in 2016 bij het DLM-forum in Den Haag. De beide andere onderdelen van dit model bevatten de handeling zelf met een communicatiemodel, een uitwisselingsmodel en het informatieobject. Het is onderdeel van het Leeuwarder informatiemodel (LIM) uit mijn essay A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information.1

Gebruik

De negen elementen bevatten de kern van de aandachtsgebieden van een archivaris in welke rol dan ook, als records manager, als beheerder van de archiefbewaarplaats en als toezichthouder. Het voordeel van een dergelijk model is dat de aandachtsgebieden in een logische samenhang zijn gebracht. Dat levert inzicht, overzicht en als gevolg daarvan is grip op het informatie- en archiefbeheer binnen handbereik. Als model bevat het de context en het referentiekader van die voor die rollen en kan gebruikt worden bij diverse onderdelen, kwesties, vragen, op te stellen beleid en dergelijke. Hieronder staan in willekeurige volgorde wat voorbeelden.

Het is te gebuiken

bij de waardering van informatie verwerkt in een proces, project of andere activiteit,
bij advisering over informatiearchitectuur, ict-architectuur, informatiebeveiliging, ict-projecten, kwesties rond privacy, business cases en dergelijke
bij het opzetten van een metagegevensschema
bij het ondersteunen van het zaakgericht werken
bij het opzetten en vullen van een overzicht en centrale catalogus (waar een ztc onderdeel van is)
met toepassing van het negenvlaksmodel om de rol van een archivaris te bepalen als records manager en als beheerder van een archiefbewaarplaats
bij het bepalen van de benodigde competenties en kennis van een archivaris
bij de beoordeling of er sprake is van vervanging, conversie, migratie
als een hulpmiddel bij het opzetten van
1. een recordsmanagement architectuur (ImRec)
2. een archiefarchitectuur (ArchRec)
bij het opzetten van een checklist voor het wijzigingsproces (BISL)
bij risicowaardering
bij samenwerken in ketens (procesketen en keteninformatisering)
bij het delen van kennis
bij toetsing en handhaving

Semantische relatie

Een grondslag is de basis voor een activiteit
Een activiteit, soms ook wel handeling genoemd, wordt uitgevoerd door een of meer actoren
Een actor voert de activiteit uit in de vorm van een proces of andere activiteit, het domein
Het domein levert een resultaat (of niet)
Vanuit het domein wordt gebruikmakend van functionaliteiten informatie verwerkt
Deze informatie is opgenomen in informatieobjecten
De informatieobjecten worden in standgehouden door analoge of digitalen technieken

De elementen op een rij

In onderstaande tabel zijn de elementen toegelicht.

Onderdeel	Betekenis	Rollen	Opmerkingen
1) Grondslag (waarom)	Reden waarom een activiteit (2) wordt uitgevoerd. Dit kan gebeuren op basis van wetgeving of overeenkomst, opdracht of afspraak.	In het geval van overheden de zorgdrager, in andere gevallen bestuurders of de personen zelf.	Dit betreft zowel specifieke grondslagen waar een activiteit op is geënt zoals regelingen die in algemene zin kaderstellend zijn voor de kwaliteiten van het werk en de informatie als andere wat al dan niet formele constructies. Bijvoorbeeld Landelijke wetgeving Provinciale en andere locale regelingen Besluiten en beschikkingen Overeenkomsten/Contracten Opdrachten
2) Activiteit (wat)	Een verzameling gebeurtenissen die plaatsvinden onder verantwoordelijkheid van een actor.	Proceseigenaar	Vaak een samenhangend geheel van activiteiten om iets tot stand te brengen of te produceren. Ander woord kan handeling een complex van activiteiten (concrete werkzaamheden, dat ter vervulling van een bepaalde taak verricht wordt en dat een product oplevert.2
3) Actor (wie)	Organisatie(onderdeel), functionaris, een persoon of een software-agent die een rol heeft of hebben in de activiteit.	Bestuurders, Procesverantwoordelijke(n) Gegevenseigenaar Applicatie-eigenaar Uitvoerders/Deelnemers Ketenpartners Hergebruikers Beheerders	Een software-agent is een software dat als service zonder directe menselijke controle of constante supervisie werkzaamheden uitvoert.
4) Domein (hoe)	Proces, project, activiteit, overlegstructuur etc.	Organisatiedomein, procesdomein, projectdomein, vergaderdomein en persoonlijk domein.	Het domein is tevens het primaire aggregatieniveau voor de gegevens
5) Resultaat	Wat levert het domein als resultaten en producten.	Proceseigenaar	Bijvoorbeeld besluiten en beschikkingen zoals vergunningen. Ook weigeringen zijn besluiten Standaard is er altijd sprake van een driertal resultaten 1) verleend (naam afhankelijk van proces etc.), 2) afgebroken / ingetrokken en 3) niet doorgegaan (waaronder geweigerd, verlopen) Afwijkingen zijn natuurlijk altijd mogelijk
6) Functionaliteit (wat is nodig)	De functies die op de bijbehorende informatie kunnen worden uitgevoerd tbv uitvoering van de activiteit	Proceseigenaar	1. Kanaal 2. Beoordelen 3. Registreren (metadata) 4. Opnemen 5. Behandelen 6. Zoeken/ vinden / rapportage genereren 7. Bewaren (vernietigen) 8. Uitwisselen 9. Beschikbaar stellen
7) Informatie / gegevens (welke is nodig)	De informatie of gegevens in algemene zin die worden verwerkt in een domein.	Proceseigenaar Gegevenseigenaar	Typering van informatie of gegevens - Persoonsgegevens - Geografische gegevens - Financiële gegevens - Contractgegevens - Objectgegevens - Subjectgegevens
8) Informatieobject (verschijningsvorm)	Type documenten en registers als medium om informatie over te brengen.	Proceseigenaar Gegevenseigenaar	Bestaat uit elementen als (1) inhoud, (2) structuur, (3) context, (4) gedrag en (5) techniek. De techniek zorgt voor presentatie, functionaliteiten en opslag van informatie. Documenttypen zijn een nadere typering van informatie-objecten..
9) Techniek (instrumentarium)	Analoge en/of digitale technieken die nodig zijn om de informatie met de benodigde functionaliteiten te kunnen verwerken en het voortbestaan daarvan te kunnen verzekeren.	Proceseigenaar Gegevenseigenaar Applicatie-eigenaar Beheerders	Applicatie, RDBMS, bestandsformaat, storage, netwerk, apps, servers, computers, depots, archiefkasten, papieren dossiers etc.

1. Jonker, R.
(2017). A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information.
19.
2. W.D. Kuller, Van de selectie van papier naar de selectie van handelingen; Een methode voor de vervaardiging van een archiefselectie-instrument uitgaande van het handelen van de overheid, Rijksarchiefdienst/PIVOT, 's Gravenhage, 1992. (blz.17)

Album:

Levenscyclus:

1.1 Definitie