U bent hier

Ketens en selectielijsten, kanttekeningen en opmerkingen

Probleem?

Samenwerken en delen van informatie in ketens komt steeds meer voorDeze tekst is grotendeels afkomstig van een notitie die ik in april 2009 heb geschreven voor de Bijzondere Commissie Archieven van de Raad voor Cultuur. Dit leidt tot een vorm van archiefvorming die vóór de komst van ICT en tegenwoordig de opkomst van de cloudtechnieken niet mogelijk was.

Wanneer er sprake is van ketensamenwerking waarbij de overheid betrokken is zal een weg gevonden moeten worden om de verantwoordelijkheden te benoemen en een verantwoorde waardering, selectie en vernietiging uit te laten voeren. Wanneer de huidige Archiefwet hiervoor niet voldoende kaders biedt lijkt mij dit een onderdeel die bij een komende aanpassing mee te nemen is.

Het vak

Het lijkt erop dat de archivistiek op ketensamenwerking niet direct een antwoord heeft. Dat komt omdat ons (archivarissen) geleerd is de relatie tussen verantwoordelijkheden en informatie als leidend te beschouwen. Volgens de archivistiek en de daar van afgeleide Archiefwet kent een archief maar een verantwoordelijke, zowel bestuurlijk (zorg) als beheersmatig en dient het als een eigen, historisch gegroeide eenheid beschouwd te worden (respect des fonds). In alle gevallen is een bestuursorgaan als zorgdrager aangewezen. Binnen een keten is dit principe (nog) afwezig. Wettelijk gezien is gedeelde verantwoordelijkheid op dit moment zelfs niet mogelijkHans Waalwijk heeft hier aandacht aan besteed tijdens een studiemiddag over keteninformatisering. Zie: Dick Deuzeman, Studiemiddag over keteninformatisering, Archievenblad, Jaargang 113, februari 2009, nr 1, blz. 19 . De vraag is trouwens of dat verstandig is.

Leerstuk keteninformatisering

(c) Jan Grijpink 2008, Presentatie Workshop KeteninformatiseringKetens worden georganiseerd rond een bepaald probleem. Volgens het leerstuk Keteninformatisering van Jan Grijpink zou dat een dominant ketenprobleem zijn. Dit is een hardnekkig ketenbreed probleemEen terzijde vraag: Is een dominant ketenprobleem een voorbeeld van een hotspot? dat een ketenpartner niet zelfstandig kan oplossen, en dat bij herhaald falen de keten in opspraak brengt. Ketenpartijen moeten het dominante ketenprobleem in elk concreet geval steeds opnieuw gezamenlijk aanpakken om het maatschappelijke ketenproduct te kunnen realiseren. Zijn leerstuk gaat er vanuit dat de samenwerking eigenlijk vrijwillig en tijdelijk moet zijn om tot een bepaald succes te kunnen leiden .

Oplossing

Het eigenlijke probleem is heel simpel op te lossen. Ketenpartners maken wel afspraken over het gedeelde gebruik van gegevens, ook de aandacht voor privacy is aanwezig, alleen de archieffunctie ontbreekt. Dit is op zich niet vreemd omdat deze functie ook binnen een organisatie vaak niet de aandacht krijgt die zij verdient. En dat is juist de functie die bijdrage kan leveren aan de gewenste betrouwbaarheid en authenticiteit.

De regel zou moeten zijn dat in alle gevallen ketenpartners bij het aangaan van de samenwerking afspraken moeten maken over het beheer en behoud van de gegevens. Wanneer er geen bestuurlijk orgaan is aangewezen als zorgdrager van de keteninformatie is een van de partners als zodanig aan te wijzen eventueel naar analogie van Gemeenschappelijke regelingen (Archiefwet art. 40) of andere overheidsorganen (Archiefwet art. 41). Misschien dat de Wet gemeenschappelijke regelingen op dit punt uitgebreid kan worden.

Typering van ketens

Er komen grofweg twee verschillende vormen van ketens voor.

  1. Er wordt gesproken over ketens wanneer er sprake is van verschillende al dan niet opeenvolgende actoren in een proces dat organisaties overstijgt. Te denken valt bijvoorbeeld aan de WABO. Het proces start wel via een loket, de Landelijke voorziening. Deze voorziening is een technische faciliteit die door het ministerie van VROM wordt onderhouden. De gemeente waarbinnen een vergunning wordt aangevraagd bepaalt vervolgens op basis van criteria wie van de actoren de zaak toebedeeld krijgt en volledig afhandelt. De andere actoren uit deze keten kunnen optreden als adviseur. Op ketenniveau is informatietechnisch de LVO en de communicatie tussen de actoren, het berichtenverkeer van belang. Volgens mij is dit niet echt een keten uit het Leerstuk. In dit geval biedt de Archiefwet uitgaande van het gemeenschappelijke karakter van een dergelijke keten de mogelijkheid gezamenlijk een selectielijst op te stellen. Aan te raden is dit voor het domein van de WABO te doen zodat ook op dit terrein afstemming tussen de actoren wordt bereikt.
  2. Actoren beschikken ieder voor zich over informatie verkregen uit de eigen processen. Binnen een keten met een dominant ketenprobleem kan het relateren van de verschillende vormen van informatie een dusdanige verrijking op leveren dat de processen van de deelnemers efficiënter en effectiever doorlopen kunnen worden. Met als gevolg dat het probleem beter aan te pakken is. De vormen van samenbrengen van informatie kan door middel van een verificatieregisterEen register voor het aantonen van een voorkomen van een of meer gegeven(s) in een onderliggende basisregistratie(s). Geeft alleen informatie of iets bestaat of niet bestaat. of via een verwijsindex zoals het EPD tot zelfs gemeenschappelijke gegevensverzamelingen. Het betreft in de meeste gevallen dynamische omgevingen met vaak aan personen te relateren informatie. De actoren delen op basis van vrijwilligheid of wetgeving de informatie. De opgetreden verrijking wordt vervolgens gebruikt binnen de processen van deze actoren. De onderlinge afhankelijkheid en dan met name ten aanzien van de betrouwbaarheid en beschikbaarheid is groot. In deze situatie is niet direct een partij aan te wijzen als primair verantwoordelijke. Partners zijn in de meeste gevallen in zekere zin gelijkwaardig.

Uitgangspunten

Ik kan in ieder geval wel een aantal uitgangspunten formuleren, die hun uitwerking moeten hebben op de verantwoordelijkheden en de op te stellen lijsten. Deze uitgangspunten gaan uit van het eerder genoemde ‘respect des fonds’ en het aanwijzen van een partij als zorgdrager:

  • De keten is als een ondeelbare eenheid, fonds of archief te beschouwen.
  • Eén van de ketenpartners is als zorgdrager aan te wijzen.
  • De keten en de bijbehorende keteninformatie moeten gedurende de vastgestelde bewaartermijn gereconstrueerd kunnen worden.
  • De op een bepaald moment gegenereerde representatie (verschijningsvorm) van een een set gegevens moet gedurende de voor die gegevens geldende bewaartermijn kunnen worden gereproduceerd.
  • De ketenpartners moeten gedurende de vastgestelde bewaartermijn de beschikbaarheid van de betrokken gegevens garanderen.
  • De voor permanente bewaring aangewezen keteninformatie moet inclusief de bijbehorende contextinformatie als één archiefblok aan een archiefbewaarplaats worden overgedragen
  • Een ketenselectielijst is een selectielijst van toepassing op een bepaalde keten.
  • Een ketenselectielijst bestaat uit:
    • Een beschrijving van de keten, het beleidsveld en de betrokken zorgdrager/actoren
    • Een overzicht van de gedeelde informatie en vorm van deling.
    • Natuurlijk de bekende selectie- en uitzonderingscriteria
    • Een opsomming van handelingen / categorieën met bewaartermijnen
    • Plaats van bewaring
      • Bij de verantwoordelijke
      • Binnen de context/domein van de keten

Zie ook:
Anja van der Aa en Bart Bel, Heleen Bouwmans, Brian Dommisse, Jan Grijpink, Olf Kinkhorst , Riet van Loon , Mirella Minkman , Paul Schlotter, Marcel Verolme, Mikis de Winter, Praktische keteninformatisering; Samen werken aan gedeelde informatie in ketens en netwerken, Stichting Ketennetwerk, 2005.

Freek Blankena, Lastige ketens, Digitaal Bestuur, 2009.

Dick Deuzeman, Studiemiddag over keteninformatisering, Archievenblad, Jaargang 113, februari 2009, nr 1

Jan Grijpink, Informatiestrategie voor ketensamenwerking; Keteninformatisering als visie, resultaat en methode, Sdu Uitgevers, Den Haag, 2002.

Jan Grijpink, Keteninformatisering met toepassing op de justitiële bedrijfsketen; Een informatie-infrastructurele aanpak voor communicatie tussen zelfstandige organisaties, (c) 2006 J.H.A.M. Grijpink, Voorburg, 2006.

dr. mr. J.A.H.M. Grijpink, Onze informatiesamenleving in wording; De uitdaging van grootschalige informatie-uitwisseling in de rechtstaat, © 2005

J.H.A.M. Grijpink, Voorburg, 2005. Jan Grijpink, Werken met keteninformatisering; Informatiestrategie voor de informatiesamenleving, (c) 2007 J.H.A.M. Grijpink / Centrum voor keteninformatisering BV, Voorburg / Den Haag, 2007.

Geboeid door ketens; Samen werken aan keteninformatisering, Platform keteninformatisering, Den Haag, 2008.

Website Platform Keteninformatisering

Levenscyclus:

Sharte this / Add this: 
Datum eerste publicatie: 
dinsdag, 14 december 2010 - 10:30pm
Share/Deel