Onderlinge relatie tussen de entiteiten van een structuurplan

B/V

Per product kan op grond van een selectielijst en/of toepassing van algemene criteria een besluit worden genomen over het bewaren of vernietigen.

In het geval van bewaring zijn de duurzaamheidsregels en technische voorwaarden van de drie ministeriële regelingen van toepassing. In het geval van vernietiging zal ten minste de termijn van bewaring en informatie over het vernietigingsproces te registreren zijn. Delen van het structuurplan kunnen op deze manier onderdeel zijn van de verklaring van vernietiging.

DIV / proceseigenaar / archiefbewaarplaats

Beleidsveld

Aspect van de maatschappij waar het beleid zich op richt.

DIV / AO

Code

Dit is de ordeningscode, bijvoorbeeld de Basis Archiefcode (BAC). Behalve dat een archiefcode kort context-informatie geeft is hij bedoeld voor ordening en groepering van voornamelijk analoge bescheiden.
In de BAC is de productencatalogus als index opgenomen.

DIV

Criteria

Voor het selecteren van informatie kan gebruik gemaakt worden van algemene selectiecriteria.

De criteria zijn:

De informatie heeft een primaire waarde

• • Financieel, administratief, juridisch. Het gaat in deze gevallen voornamelijk om verantwoordingsinformatie

  • Unieke informatie van wetenschappelijke aard die niet elders gepubliceerd is

De informatie heeft een secundaire waarde

• • het levert documentatie over de organisatie en haar beleid

    • de instelling, inrichting en beheer van de organisatie

    • formulering, uitvoering en effecten van beleid

  • het levert documentatie over diverse onderwerpen, personen, gebeurtenissen en aangelegenheden met een maatschappelijk effect (dit is een onderdeel van het cultuurhistorisch belang).

     

Archiefbewaarplaats / DIV

Domein

Organisatorische eenheid verantwoordelijk voor de uitvoering van (delen van) een proces en de bijbehorende informatie.

Via de route proces -> product -> is de relatie met de neerslag te leggen.

AO / DIV / ICT

Grondslag

Voor dit begrip gebruiken de angelsaksen de term 'warrant'.

• Het is een bestuursopdracht, wettelijke regeling op grond waarvan een taak wordt uitgevoerd.

• De grondslag is ook de reden voor bewaring of vernietiging van archiefbescheiden. Voorbeelden zijn selectielijsten. BSD's en speciale wetten zoals de Algemene wet rijksbelastingen
   

DIV / Proceseigenaar

Neerslag

Dit betreft de informatie die bij het product hoort. In een structuurplan wordt de neerslag vastgelegd op het niveau van een soort archiefblok, een beheerseenheid bestaande uit archiefbescheiden afkomstig van een (of meer) archiefvormer(s) die op grond van inhoudelijke, logische, fysieke of technische kenmerken als eenheid zijn gegroepeerd.

DIV

Proces

Een proces is een verzameling van activiteiten met een gemeenschappelijke bedoeling

Het proces is het aandachtsgebied van de proceseigenaar en de administratieve organisatie. Een proces is te beschouwen als een route waarbinnen een aantal activiteiten plaatsvinden. Het resultaat van een proces is een product.

AO en de proceseigenaar. DIV moet wel weet hebben van de aanwezige en vooral beschreven processen.

Product

Een product is het resultaat van samenhangend handelen door een organisatie voor zover dat kan worden gemeten in termen van tijd, kwaliteit en geld.

De producten in het model zijn de producten die voorkomen in bijvoorbeeld de VIND-catalogus. Voor gemeenten zijn door de VNG 400 standaardproducten benoemd. Indien een organisatie niet uit kan met een product dan is het mogelijk hier een eigen omschrijving van een product weer te geven. Wel moet er dan een relatie worden gelegd met het standaardproduct.

Het product is een element voor toegankelijkheid en voor ordening.

DIV

Risico

Vormen van risico

Kan op twee manieren worden beoordeeld. Risico wanneer er twijfels zijn aan de kwaliteit van de informatie of het risico voor de omgeving en de organisatie wanneer een bepaald proces wordt gestaakt.

Risicoanalyse kwaliteit

1. De informatie is in de context van het systeem onvolledig en onbetrouwbaar

2. De informatie is in de context van het systeem wel volledig en betrouwbaar, alleen dit kan niet worden aangetoond.

Directe gevolgen:
- onjuiste informatieverstrekking
- niet correcte besluiten
- oncontroleerbaarheid
- verkeerde uitgangspunten

Gevolgen in aansluiting daarop:

- bezwaarschriften en schadeclaims
- financiële risico's
- aantasting bestuurlijke integriteit en imago

Een andere mogelijkheid is het gebruik van de risico criteria die gebruikt zijn bij de millennium overgang.

AO / Juridische zaken

Taak

Een taak is een geheel van samenhangende handelingen van de overheid dat zijn grondslag vindt in algemene bestuursopdrachten, wet- en regelgeving. Taken zijn te groeperen onder beleidsvelden

DIV / proceseigenaar

VIND

De verwijzing naar de VIND-catalogus is als voorbeeld opgenomen. Het is om duidelijk te maken wat met het begrip product wordt bedoeld.

-

Vorm

Voor het vastleggen van informatie wordt een bepaalde techniek gebruikt. De neerslag kan voorkomen in zowel analoge vorm, denk aan dossiers, microfilms etc als in digitale vorm (documenten en registraties).

Een meer gedetailleerde vorm van registratie op het niveau van een enkel document of groep documenten (dossier) vindt plaats in bijvoorbeeld

• een RMA (Records Management Applicatie) of

• DMS (Document Management Applicatie) of

• een processysteem (WFM)

Elementen voor vastleggen zijn te vinden in bijvoorbeeld de beleidsregels van de provinciale archiefinspecties en de regeling geordende en toegankelijke staat.

DIV / ICT