U bent hier

Op te nemen elementen

Op te nemen elementen

In deze tekst zijn de belangrijkste onderdelen van de te registreren gegevens in de vorm van entiteiten opgenomen. Het is te beschouwen als een voorbeeld.

 

Proces

Een proces is een verzameling van activiteiten met een gemeenschappelijke bedoeling
Het proces is het aandachtsgebied van de proceseigenaar en de administratieve organisatie. Een proces is te beschouwen als een route waarbinnen een aantal activiteiten plaatsvinden. Het resultaat van een proces is een product.

 

 

Proces

Kenmerk

Type

Omschrijving

Naam

Tekst

De naam waaronder het proces in de organisatie bekend is.

Identificatie

Uniek

Aangeven op welke manier het proces wordt gekenschetst in de eigen organisatie

Relatie met taak

Verwijzing

Binnen welke taak of taken wordt het proces of processen uitgevoerd.

Opmerkingen

Tekst / memo

Aanvullende opmerkingen over het proces

Handboek AO

Verwijzing

Relatie met het processenoverzicht van de organisatie.

Proceseigenaar

Verwijzing

Relatie met het domein of domeinen waarbinnen het proces wordt uitgevoerd

Etc.

 

 


Product

Een product is het resultaat van samenhangend handelen door een organisatie voor zover dat kan worden gemeten in termen van tijd, kwaliteit en geld.

De producten in het model zijn de producten die voorkomen in bijvoorbeeld de VIND-catalogus. Voor gemeenten zijn door de VNG 400 standaardproducten benoemd. Indien een organisatie niet uit kan met een product dan is het mogelijk hier een eigen omschrijving van een product weer te geven. Wel moet er dan een relatie worden gelegd met het standaardproduct.

Het product is een element voor toegankelijkheid, waardering en voor ordening.

 

 

Product

Kenmerk

Type

Omschrijving

Naam

Tekst

De naam waaronder het product in de organisatie bekend is.

Identificatie

Uniek

Aangeven op welke manier het product wordt gekenschetst in de eigen organisatie

Relatie met proces

Verwijzing

Van welk proces of processen is dit product het resultaat

Opmerkingen

Tekst / memo

Aanvullende opmerkingen over het product

Catalogus

Verwijzing

Relatie van het product met het product in een standaard productencatalogus

Waardering

Verwijzing

Relatie met overzicht bewaren en vernietigen. Op dit niveau is de beslissing te beschouwen als een voornemen.(onderdeel hiervan is het interne proces van vernietiging in relatie met bestaande selectielijsten)

Etc.

 

 

 

 

 


 

Neerslag

Dit betreft de informatie die bij het product hoort. In een structuurplan wordt de neerslag vastgelegd op het niveau van een soort archiefblok, een beheerseenheid bestaande uit archiefbescheiden afkomstig van een (of meer) archiefvormer(s) die op grond van inhoudelijke, logische, fysieke of technische kenmerken als eenheid zijn gegroepeerd.

 

 

Informatie-object

Kenmerk

Type

Omschrijving

Naam

Tekst

De naam waaronder het blok of de eenheid van informatie bekend is.

Identificatie

Uniek

Aangeven op welke manier het blok wordt gekenschetst in de eigen organisatie

Domein

Verwijzing

Relatie met het domein of domeinen die het beheer uitvoeren.

Periode

Tekst

Begin en eindjaar van het betrokken object

Opmerkingen

Tekst / memo

Aanvullende opmerkingen over de informatie

Registraties

Verwijzing

Aangeven in welk informatie-object het betrokken object ook wordt geregistreerd.

Vorm

Tekst

Aanduiding of het object in analoge, digitale of hybride vorm aanwezig is

Waardering

Verwijzing

Relatie met overzict bewaren en vernietigen. In te vullen wanneer de waardering op dit niveau afwijkt van de waardering op productniveau. Ook op dit niveau is de beslissing te beschouwen als een voornemen.(onderdeel hiervan is het interne proces van vernietiging in relatie met bestaande selectielijsten)

Locatie

Verwijzing

Locatie waar het object wordt beheerd


Beheershandeling

 

Activiteiten die ingrijpende en soms onomkeerbare gevolgen kunnen hebben voor de betrokken gegevens. Beheershandelingen kunnen in de wet voorkomen zoals bijvoorbeeld vervanging, vernietiging, overbrenging, vervreemding en overbrenging.

 

 

 

Beheershandeling

Kenmerk

Type

Omschrijving

Naam

Tekst

De naam waaronder de beheershandeling bekend is.

Identificatie

Uniek

Aangeven op welke manier de beheershandeling wordt gekenschetst in de eigen organisatie

Grondslag

Verwijzing

Relatie met de grondslag(en) die de basis zijn van de beheershandeling

Procedure

Verwijzing

Verwijzing naar de interne procedures waar de beheershandeling in voorkomt.

Opmerkingen

Tekst / memo

Aanvullende opmerkingen over de informatie

Etc.

 

 


Taak

Een taak is een geheel van samenhangende handelingen van de overheid dat zijn grondslag vindt in algemene bestuursopdrachten, wet- en regelgeving. Taken zijn te groeperen onder beleidsvelden.

 

 

Taak

Kenmerk

Type

Omschrijving

Naam

Tekst

De naam waaronder de taak bekend is.

Identificatie

Uniek

Aangeven op welke manier de taak wordt gekenschetst in de eigen organisatie

Taakeigenaar

Verwijzing

Verwijzing naar het het domein die de taak moet uitvoeren

Grondslag

Verwijzing

Relatie met de grondslag(en) die de basis zijn van de taak.

Beleidsveld

Verwijzing

Verwijzing naar het beleidsveld waarbinnen de taak thuishoort

Opmerkingen

Tekst / memo

Aanvullende opmerkingen over de informatie

Etc.

 

 

 

Grondslag

Voor dit begrip gebruiken de angelsaksen de term 'warrant'.

  • Het is een (bestuurs)opdracht, wettelijke regeling op grond waarvan een taak wordt uitgevoerd.

  • De grondslag is ook de reden voor bewaring of vernietiging van archiefbescheiden. Voorbeelden zijn selectielijsten. BSD's en speciale wetten zoals de Algemene wet rijksbelastingen

 

 

Grondslag

Kenmerk

Type

Omschrijving

Naam

Tekst

De naam waaronder de grondslag bekend is.

Citeertitel

Tekst

Naam waaronder de grondslag officieel bekend is.

Identificatie

Uniek

Aangeven op welke manier de grondslag wordt gekenschetst in de eigen organisatie

Type

Tekst

Typering van de grondslag. Bijvoorbeeld wet, besluit , MT-besluit, verordening, etc.

Datum inwerking

Datum

Datum waarop de grondslag van kracht is

Datum intrekking

Datum

Datum waarop de grondslag ingetrokken is

Besluitenregistratie

Verwijzjng

Verwijzing naar een eventuele registratie van besluiten etc in de eigen organisatie, bijvoorbeeld een bestuurlijk informatiesysteem (BIS).

Opmerkingen

Tekst / memo

Aanvullende opmerkingen over de grondslag

Etc.

 

 


Domein

Organisatorische eenheid verantwoordelijk voor de uitvoering van (delen van) een proces en de bijbehorende informatie.

Via de route proces -> product -> is de relatie met de neerslag te leggen.

 

 

Domein

Kenmerk

Type

Omschrijving

Naam

Tekst

De naam van het domein.

Identificatie

Uniek

Aangeven op welke manier het domein wordt gekenschetst in de eigen organisatie

Type

Tekst

Typering van de domeinen, bijvoorbeeld : dienst, afdeling, projectgroep, commissie, MT, functionaris.

OnderdeelVan

Verwijzing

Verwijzing naar het bovenliggende domein. (Gezagsverhouding)

Leidinggevende

Tekst

Naam etc. van de verantwoordelijke leidinggevende

Contact

Tekst

Naam etc. van de contactpersoon

Datum oprichting

Datum

Datum waarop het domein is ingesteld

Datum opheffing

Datum

Datum waarop het domein is opgeheven

Opmerkingen

Tekst / memo

Aanvullende opmerkingen over de grondslag

Etc.

 

 


Locatie

Plaats waar de neerslag opgeslagen is.

 

 

Locatie

Kenmerk

Type

Omschrijving

Naam

Tekst

De naam de locatie

Identificatie

Uniek

Aangeven op welke manier de locatie wordt gekenschetst in de eigen organisatie

Type

Tekst

Typering van de locatie: archiefruimte, archiefbewaarplaats, computerruimte etc.

Domein

Verwijzing

Aangeven welk domein verantwoordelijk is voor de ruimte

Adres

Tekst

Adresgegevens van de ruimte

Goedgekeurd

Tekst

Aangeven of en wanneer de locatie is goedgekeurd bijvoorbeeld door archiefinspectie.

Contact

Tekst

Naam etc. van de contactpersoon

Datum eerste publicatie: 
donderdag, 23 september 2004 - 10:15pm
Share/Deel