U bent hier

Home

Over de rollen van een archivaris

Rol

L'archivisteOver die rol van de archivaris is natuurlijk van belang te weten hoe tegen zo’n functionaris aangekeken wordt. Van belang is te beseffen dat een archief veel meer is dan wat DIV onder zich heeft en bijvoorbeeld de inhoud van een DMS of hoe je het ook noemen wilt. Als regel kan gehanteerd worden dat het gaat om alle informatie die wordt verwerkt in de context van de processen, projecten en andere activiteiten van een overheidsorganisatie of onder de verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan.

Kort gezegd de hele administratie. In dat geval is de de Archiefwet van toepassing. Alleen niet alles is even belangrijk. Wat niet belangrijk is, is te vernietigen op basis van de geldende selectielijsten. Vooraf bepalen wat wel of niet tot dit geheel hoort is alleen ethisch gezien al uit den boze. De Archiefwet is nadrukkelijk een wet op de overheidsinformatie of overheidsadministratie. Archief is administratie en administratie is archief. Eenmaal afgesloten en overgebracht is een archief een collectie die onderdeel is van een geheel van collecties van een archiefbeherende instelling.

Paradigma's

Ondertussen is wel duidelijk dat het digitale voor de archivaris al belangrijk was, maar nu steeds belangrijker wordt. Als functionaris moet zij goed begrijpen wat zowel in de eigen organisatie gebeurt als wat eventueel (digitaal) aangeleverd kan worden vanuit particuliere organisaties of samenwerkingsverbanden waar een instelling volgens de wet archiefbewaarplaats voor is. Iedereen zal de moeilijke stap moeten zetten van het papieren paradigma (denkraam) naar een digitaal denkraam (paradigma).

Een papieren paradigma kan beschouwd worden als een paradigma dat ongeacht de toegepaste technieken grotendeels uitgaat van ideeën, aannames en concepten gebaseerd op het werken met papier. Een digitaal paradigma daarentegen is dan een paradigma dat uitgaat van ideeën, aannames en concepten gebaseerd op werken met gegevens op basis van digitale technieken, daarbij wel gebruikmakend van toepasbare in het papieren paradigma ontwikkelde concepten en basisprincipes.

Ethiek en betekenis

Ethisch gezien valt het werk van een archivaris  binnen de kaders van fundamentele waarden en de Universele verklaring over archieven van de ICA.1 

Gesteld kan worden dat het doel van de functie is

  • de mogelijkheid van het vergeten van het verleden tegen te gaan
  • de mogelijkheid van het verminken van het verleden tegen te gaan.
Volgens een theoloog is “een archivaris is een hermeneut, die verstaat wat er staat en vermoed in welk perspectief het geschrevene gevonden en gelezen zou kunnen worden.”2
 

De rollen

Een tijdje geleden heb ik voor mezelf een vijftal rollen voor een archivaris beschreven:
  1. Beheerder
    De beheerder, zowel aan de administratieve kant als aan de kant van de bewaarplaats, zorgt voor de vernietiging, toegankelijkheid, beschikbaarheid en het voortbestaan van zowel de gegevens als de bijbehorende context.
  2. Beschikbaarsteller
    De beschikbaarsteller is degene die met kennis van zaken de (her)gebruikers steunt bij het vinden van de juiste gegevens en ondersteuning verleent bij de gebruiksmogelijkheden.
  3. Kwaliteitsadviseur
    De kwaliteitsadviseur zorgt voor het inbedden van de archieffunctie in de primaire processen en digitale systemen waarin de gegevens van die processen worden verwerkt.
  4. Toetser
    De toetser waakt vanuit het perspectief van wetgeving (en interne afspraken) over de afgesproken kwaliteiten tijdens de uitvoering van de processen en projecten.
  5. Waardeerder
    De waardeerder bemoeit zich met de bewaar- en vernietigingsbelangen van de gegevens, bepaalt op grond van geldende selectielijsten en criteria de uiteindelijke bewaartermijne

Kennis

Ons vak is lastig omdat het vele verwante vakgebieden raakt. Een archivaris moet beschikken over
  • Vakkennis waaronder
    • Archivistiek en dan vooral als gezichtspunt (level of abstraction) op zaken als informatie, gegevens, documenten en informatieobjecten.
    • Een gedegen kennis over waarderen, selecteren en vernietigen.
    • het kunnen begrijpen en doorzien van verwerkingen als vervangen, migreren en converteren
    • Een gedegen kennis over het ordenen en beschrijven.
    • Kennis over standaarden en referentiekaders als NEN 15489 en MDTO en deze ook kunnen toepassen in de eigen organisatie.
  • Juridische kennis (wetgeving, privacy, auteursrecht, toepassen openbaarheidsregels etc.)
  • Kennis over ICT (informatica) in relatie tot de eigen vakkennis
  • Informatiemodellen (metagegevensschema)
  • Informatie- en ICT-architectuur,
  • Kennis over fundamentele waarden en de rol van archieven in de samenleving
  • De principes van common ground,
  • Gegevensmanagement,
  • Datagestuurd werken,
  • Artificiële intelligentie,
  • Werken in ketens (ketenprocessen, leerstuk keteninformatisering, samenwerken en archiveren)
  • Robotic proces automation (RPA)
  • De maatschappelijke, politieke en bestuurlijke omgeving
  • Inzicht in rol en positie van de eigen organisatie
    • Inwoners
    • Samenwerkingspartners
    • Andere overheden
  • Huidige samenleving
  • (lokale) geschiedenis
  • de mogelijkheden om beschikbare bronnen te kunnen gebruiken (beschikbaarstellen) en bronnenkritiek (oorkondenleer)
En verder kan een archivaris
  • Relevante wetgeving toepassen
  • Kennis overdragen
  • Beargumenteerd besluiten nemen (bijvoorbeeld ten aanzien van waarderen, bewaren en vernietigen)
  • Overtuigen zonder drammen
  • Pragmatische oplossingen aandragen of daarover meedenken
  • De tijd en rust nemen om aan grondslagonderzoek te doen
  • optreden als gelijkwaardige partner van
    • een chief information officer (CIO)
    • een chief information and security officer (CISO)
    • een functionaris gegevensbescherming (FG)
    • Controlers en auditors
Dit is veel, maar een deel kan in de loop van de tijd ook geleerd worden. En ik denk dat het belangrijk te beseffen is dat een archivaris veel kan leren en bereiken door kennisdeling en samenwerking te zoeken met collega’s in de buurt. Iedereen staat tenslotte voor dezelfde uitdagingen.

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Sharte this / Add this: 
Share/Deel
  • 182 keer gelezen