U bent hier

Structuurplannen definitie

Volgens de met ingang van 1 april 2010 ingetrokken Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden1  is een documentair structuurplan:

  • Een plan waarin is vastgelegd de wijze waarop de toegankelijkheid van archiefbescheiden is georganiseerd en de wijze waarop archiefbescheiden zijn ingedeeld en gerangschikt.

In eerdere concept-teksten van de regeling was er ook nog sprake van 'de archieforganisatie', dit is jammer genoeg verdwenen. In de Archiefregeling wordt het DSP alleen in de toelichting genoemd.

Omdat aan de ene kant het begrip documentair tot verwarring en aan de andere kant het begrip archief tot verkeerde conclusies kan leiden is het te overwegen de term aan te passen en de definitie iets anders in te vullen. In de gemeente Groningen is er bijvoorbeeld gekozen voor de term Structuurplan informatiebeheer met als definitie2 :

  • Een plan waarin zijn vastgelegd de organisatie van het informatiebeheer, de indeling van de gegevensbestanden en de manier waarop de onderdelen van de gegevensbestanden zijn gerangschikt.

De nadruk ligt dan meer op het begrip informatiebeheer zoals dat is gedefinieerd in de verordening informatiebeheer.

Een andere mogelijkheid is alleen de term structuurplan te hanteren.

Nog beter is het om in plaats het woord plan te vervangen door registratie. Dan wordt de definitie:

  • Een registratie waarin zijn vastgelegd de organisatie van het informatiebeheer, de indeling van de gegevensbestanden en de manier waarop de onderdelen van de gegevensbestanden zijn gerangschikt.
  • 1. Staatscourant 2002, nr. 43, pag. 8, 23 februari 2002, nr. WJZ/2002/6839(8080)
  • 2. Zie ook het Memo van de Groninger Archieven gericht aan het vakoverleg DIV in de gemeente Groningen van 4 juli 2002. Deze is als bijlage toegevoegd.

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Datum eerste publicatie: 
woensdag, 16 juni 2004 - 8:00pm
Share/Deel