Values van Schellenberg

De waarderingsmatrix

De scan van dit schema staat op de laatste pagina van een korte notitie van het Public Record Office (PRO) uit Groot-Brittannie getiteld 'Appraisal'1. Onderstaande tabellen zijn een vertaling en bewerking daarvan. Als matrix zijn bruikbaar als hulpmiddel bij het waarderen van informatie. De methode gaat uit van de primair een secundaire functies daarvan.

Bij de primaire functie gaat het kort gezegd om de juridische financiële en administratieve waarde cq belangen en apart te noemen de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (privacy). De secundaire functie heeft betrekking op informatie over de organisatie en haar omgeving. Met de secundaire functie wordt de maatschappelijke en historische waarde en de mogelijkheid van hergebruik onderzocht. Deze methode is gebaseerd op de ideeën van de Amerikaanse archivaris Schellenberg2 en sluit nauw aan op de acht uitzonderingscriteria in de gemeentelijke selectielijst (versie 2012)3. Op grond van deze criteria kunnen gegevens die volgens de lijst voor vernietiging in aanmerking komen alsnog door bijvoorbeeld een gemeentearchivaris voor permanente bewaring worden aangewezen.

Het gaat om

1. bescheiden betreffende zaken of gebeurtenissen met een voor de eigen organisatie uniek of bijzonder karakter;
2. bescheiden die betrekking hebben op bijzondere tijdsomstandigheden of gebeurtenissen;
3. bescheiden inzake objecten die door vorm of (vroegere) bestemming op zichzelf of voor de gemeente beeldbepalend, karakteristiek of van bijzondere aard zijn;
4. bescheiden die een samenvatting zijn van gegevens, zoals bijvoorbeeld jaarverslagen, overzichten en statistieken;
5. bescheiden inzake personen die op enig gebied van bijzondere betekenis (geweest) zijn;
6. bescheiden die door een calamiteit verloren gegane stukken, die voor bewaring in aanmerking zouden zijn gekomen, kunnen vervangen;
7. bescheiden betreffende individuele zaken die geleid hebben tot algemene regelgeving;
8. bescheiden die bij daadwerkelijke vernietiging de logische samenhang van de te bewaren archiefbescheiden zouden verstoren.

1 Primair

2 Secundair

• 1. [Anoniem]
  (1993).  Appraisal.
  4.
• 2. Schellenberg, T. R.
  (1956).  The Appraisal of modern Public Records.
  Bulletins of the National Archives. Number 8, 46.
• 3. Selectielijst 2012, par 1.4