Verzameladvies BCA 2007-2008

Verzameladvies over selectielijsten uit de periode augustus 2007 tot en met december 2008. nummer BCA-2010.05817/1 van 17 juni 2010

Aan de verschijning van het laatste verzameladvies van de Bijzondere Commissie Archieven (BCA) van de Raad voor Cultuur is op zijn zachtst gezegd niet veel aandacht besteed.

In principe geeft de BCA adviezen over individuele selectielijsten. Bij de beoordeling worden in de loop van de tijd algemene zaken gedestilleerd waarop periodiek in verzameladviezen ingegaan wordt.  Hier is in 2008 mee begonnen. Deze verzameladviezen worden door de BCA ook gebruikt om meer in algemene zin aandacht te besteden aan actuele aspecten van waardering, selectie en vernietiging.

Zo is in het verzameladvies, dat in juli 2010 op de site van de Raad is gepubliceerd, op de pagina's 9 - 13 de door het Nationaal Archief voorgestelde selectiemethodiek aan de orde geweest. Dit was vooruitlopend op het in juli 2009 aangekondigde en in oktober 2010 ingediende adviesverzoek.

Gezien de recente gebeurtenissen, waarbij de leden van de BCA zich uit de commissie terugtrokken, leek het mij daarom wel aardig de tekst over de selectiemethodiek hieronder op te nemen:

----- uit het advies --------------------

(blz. 9)

4 Vooruitlopend op nieuwe ontwikkelingen...

Kanttekeningen bij de nieuwe setectiemethode

In de brief van de minister van OCW en de staatsecretaris van BZK over de ‘Modernisering informatiehuishouding Rijk’ (7 juli 2009) wordt aangekondigd dat de Raad voor Cultuur om advies zal worden gevraagd over de nieuwe selectiemethode zoals voorgesteld in het rapport

(blz 10)

‘Gewaardeerd verleden. Bouwstenen voor een nieuwe waarderingspraktijk’ van de Commissie Waardering en Selectie. Zonder op deze adviesaanvraag te willen vooruitlopen vestigt de Raad nu de aandacht op een aantal ontwikkelingen die, zijns inziens, om snelle en gepaste bijsturing vragen.

In 2007 is het genoemde rapport verschenen. De Commissie Waardering en Selectie had de opdracht gekregen een nieuwe inhoudelijke visie op waardering en selectie uit te werken op basis van het advies van de Raad voor Cultuur ‘Het tekort van het teveel’ (2005) en de kabinetsvisie ‘Informatie op orde’ (2006). Het eindproduct moest een publicatie zijn waarin inzichtelijk werd gemaakt welke selectiedoelen en -criteria gehanteerd kunnen worden en op welke wijze deze in de praktijk kunnen worden toegepast. De nieuwe aanpak moest een oplossing bieden voor de knelpunten op het gebied van selectie: bestaande procedures en regels zijn niet toegesneden op de veranderde digitale omgeving, ministeries hebben hun informatie niet op orde, de verantwoordelijkheden zijn niet duidelijk belegd, de methodiek en procedures zijn stroperig, er wordt te weinig gedacht in werkprocessen en de procedures voor vaststelling zijn lang en complex.
Na de publicatie van dit rapport heeft het Nationaal Archief een aantal pilots in werking gezet en onderzoek uitgevoerd om de nieuwe methodiek handen en voeten te geven. Er is een aantal artikelen verschenen in het Archievenbiad en er ligt een rapportage van het project Archiefselectie op Orde11.
Het rapport, de artikelen en de rapportage roepen vragen op over haalbaarheid, draagvlak, realiteitszin en nut van deze methodiek. Maar het is nog te vroeg om tot een oordeel te komen en de Raad ziet met veel interesse de eerste resultaten van de pilots tegemoet.

Methodiek wordt in betrekkelijke stilte en beslotenheid uitgewerkt

Na het verschijnen van het rapport hebben zowel het onderzoek als de pilots, net als bij de introductie van de PIVOT-methode, in betrekkelijke stilte en in de beslotenheid van het Nationaal Archief plaatsgevonden. Het verwachte publieke debat is uitgebleven en de kans op inbreng vanuit het veld is hiermee verkleind. Dit alles stelt niet gerust. De snel toenemende digitalisering van de werkprocessen van de overheid maakt dat de scheidslijn tussen administratie en erfgoed, en daarmee samenhangend tussen verantwoordelijkheden en kosten, niet goed meer te trekken is. Deze ontwikkeling waagt daarom om een nauwe samenwerking en afstemming tussen ministeries, projecten op het gebied van e-overheid, andere overheden, Nationaal Archief en andere archiefinstellingen. Door het uitblijven van het publieke debat en bij onvoldoende of ontijdige afstemming is het risico aanwezig dat er straks een volledig uitgewerkte methodiek klaar ligt die, te zeer geleid door erfgoedbelangen, niet alleen onvoldoende aansluit bij de werkwijze en wensen van de ministeries maar ook bij de methoden en technieken die zijn ontwikkeld vanuit de concepten van e-overheid en dienstverlening.

11 Overheidsinformatie waarderen. Voorstel voor een nieuwe systematiek voor waardering en selectie van (digitale) informatie van de rijksoverheid, 7 mei 2009.

(blz. 11)

Een andere reden om de betrokken partijen in een vroeg stadium te betrekken, is dat er van vele actoren een actieve inzet wordt gevraagd. De betrokkenheid van zowel archiefbeheerders als van archiefvormers en van zowel de centrale overheid als de decentrale overheden is van belang om te komen tot een gedragen en werkbare methodiek. Zo wordt er vanuit gegaan dat de regionale-historische centra, streek- en gemeente archiçven zich zullen voegen in deze nieuwe methode en werkwijze. De vraag is echter gerechtvaardigd of het ‘probleem’ zoals dat bij de rijksoverheid wordt gevoeld ook door deze overheden zo wordt ervaren. Zowel provincies als gemeenten hebben immers al jaren een gezamenlijke selectielijst die naar behoren werkt.

Advies

De Raad adviseert om te onderzoeken of alle archiefketenpartners12 inderdaad een gemeenschappelijk probleem hebben, de archiefketenpartners vroegtijdig bij het ontwikkelingsproces te betrekken en hun medewerking zeker te stellen en voorts over de in ontwikkeling zijnde methodiek het publieke debat op te weken en te bevorderen.

Uitdijende hoeveelheid actoren en instrumenten.

Het instrumentarium wordt volgens de opstellers sterk vereenvoudigd. De oude instrumenten, het Rapport Institutioneel Onderzoek, de beleidsterreinen, het Basisselectiedocument op basis van wet- en regelgeving en de zes algemene selectiecriteria verdwijnen. De archiefanalyse en de steekproef blijven in stand en de HMA wordt ‘opgeplust’.
Daarnaast en daarvoor in de plaats komen er nieuwe instrumenten bij: er zijn vier bewaarcriteria geformuleerd om te bepalen of neerslag van archiefvormers enlofactoren behoudenswaardig is. Ook zijn er vijftien criteria opgesteld voor werkprocessen en archiefbescheiden, waarvan drie op basis van representativiteit, vier op basis van bijzonderheid en acht voor werkprocessen die niet integraal worden bewaard. Andere nieuwe instrumenten zijn de generieke waarderingslijst, de op maat gemaakte (generieke) selectielijst en de bewaarbesluìteri,de institutionele verkenningen en de hotspotanalyse. In het afgelopen jaar zijn daar de systeemanalyse, de trendanalyse, de maatschappelijke domeinen en functierollen bijgekomen. Het is de Raad niet duidelijk hoe in dat hele proces zijn toetsende rol - en daarmee die van een onafhankelijke derde partij - wordt gedefinieerd. Als het aan de Commissie Waardering en Selectie ligt, wordt een permanente inspraak voor burgers en belanghebbenden (organisaties) op de voorgenomen waardering, selectie en verwijdering van archiefbescheiden ingevoerd. De ministeries moeten risicoanalyses maken om te bepalen of de minimale bewaarterrnijnen voldoende zijn voor hun proces . Daarnaast moeten incidenten worden geregistreerd.
De Raad is bezorgd dat het oorspronkelijke doel van een vloeiender en eenvoudiger ontwikkeling- en vaststellingsproces uit beeld raakt. Voorkomen moet worden, dat de ene ingewikkelde methodiek wordt vervangen door een andere ingewikkelde methodiek.

12 Hiermee wordt bedoeld: alle betrokkenen bij het opstellen en vaststellen van selectielijsten, zoals ministeries, archiefdiensten, Centrale ArchiefSelectiedienst, Erfgoedirispectie, Raad voor Cultuur etc.

(blz. 12)

Voordelen nieuwe methodiek niet onderbouwd

In de tot nu toe gepubliceerde documenten worden de vele voordelen van deze nieuwe werkwijze genoemd. Zo is er sprake van besparingen bij zowel de overheidsorganen als het Nationaal Archief op kosten van bijvoorbeeld het ontwerp en invoering en procedure. Ook wordt er verwacht dat door de eenduidige interpretatie en herkenbaarheid van de selectiemethodiek de invoering soepel zal verlopen. Deze beweringen zijn echter vooralsnog niet onderbouwd. De aandacht voor de dagelijkse bedrijfsvoering en selectiepraktijk ontbreekt. Er wordt immers niets gezegd over de nieuwe vaststellingsprocedure, hoe een en ander geimplementeerd moet worden, wat de kosten zijn en waar bijvoorbeeld die vermindering van de ambtelijke last nu behaald wordt.

----

Het advies is als volgt te vinden.

• Advies op de site voor de Raad van Cultuur
• Site Raad voor Cultuur: zoeken op het begrip verzameladvies
• Google: zoeken site:www.cultuur.nl verzameladvies

De brief is ook aan deze pagina toegevoegd