U bent hier

Wat is de kern van een archief?

Zeker in het geval van particuliere archieven kan een omgekeerde selectie plaatsvinden. In dat geval wordt alleen uitgezocht wat voor permanente bewaring in aanmerking komt. Wat overblijft kan na verloop van tijd worden vernietigd, bijvoorbeeld na het verstrijken van de fiscale termijn. Bij deze methode moet wel bekend zijn wat tot de kern van een archief behoort. Hieronder een poging.

De kern van een archief bevat informatie waarmee een betrouwbaar beeld overblijft van

  • de betrokken organisatie of persoon of personen zelf,
  • de manier van werken,
  • de activiteiten (wat men van plan was en wat er voor resultaten er zijn geboekt) en
  • de omgeving of context (regio / taak / activiteit / beleidsveld) waarbinnen zij functioneert/functioneren of heeft/hebben gefunctioneerd.

Dat betekent dat in ieder geval onderstaande gegevens en typen documenten van belang zijn:

  • statuten en/of regelingen en informatie over oprichting, inrichting, reorganisaties en veranderingen, taken en opheffing
  • informatie over de levensloop van de betrokken personen
  • informatie over bij de organisatie betrokken personen (samenstelling bestuur, deelnemers, ledenlijsten, personeelslijsten, personeelsdossiers)
  • vergaderstukken (bestuur en ledenvergaderingen / evt. commissievergaderingen)
  • jaarstukken (plannen, verslagen)
  • financiële informatie (begrotingen, jaarrekeningen, accountantsrapporten en - verklaringen)
  • informatie over de administratieve organisatie (documentatie over de werkwijze, afspraken, archiefbeheer, digitale systemen en dergelijke)
  • informatie over kenmerkende projecten
  • kenmerkende correspondentie
    (let op!  ook e-mail en direct messages via social media)
    • die een functie heeft binnen de taak en/of activiteiten van betrokkenen,
    • over gebeurtenissen die een beeld geven over de omgeving of context van de betrokkenen.
  • registraties (basis- of kernadministraties)
    • systematische verzameling van informatie over personen, instellingen of zaken die op dezelfde wijze wordt bijgehouden ten behoeve van het gebruik door verschillende personen en door instellingen, of onderdelen daarvan, die belast zijn met de uitoefening van verschillende taken.
  • websites (bij voorkeur verschillende versies)
  • eigen periodieken (nieuwsbrieven, mededelingenbladen, informatiebulletins etc.)
  • eigen brochures of publicaties
  • foto's / kaarten / tekeningen / audiovisueel materiaal
Sharte this / Add this: 
Datum eerste publicatie: 
donderdag, 20 oktober 2005 - 6:45am
Share/Deel