U bent hier

Wat te doen met een digitaal bestand; Onderzoek naar duurzame toegankelijkheid van digitale informatie bij overheden in Noord-Nederland

TitelWat te doen met een digitaal bestand; Onderzoek naar duurzame toegankelijkheid van digitale informatie bij overheden in Noord-Nederland
PublicatietypeRapport
Publicatiejaar2013
Auteursde Vries, J.
Pagina's27
Publicatiedatum11-2013
UitgeverProvincie Groningen, Fryslân en Drenthe
Plaats uitgaveGroningen, Leeuwarden, Assen
TaalNL
RefMan9763
Samenvatting

Managementsamenvatting op blz. 4

De Landelijke Erfgoedinspectie constateerde in 2012 dat het digitale geheugen van de centrale overheid nog niet op orde is. Dit ondanks alle inspanningen die er de afgelopen jaren zijn verricht. De logi-sche vraag voor de provincies Drenthe, Fryslân en Groningen was of het digitale geheugen van lagere overheden in Noord-Nederland dan wel op orde is. Dit hebben wij onderzocht bij zeven representatie-ve overheden als grondslag voor het thema ‘een duurzame en adequate digitale beheer- en bewaar-omgeving’. Dit thema maakt deel uit van het Interbestuurlijk archieftoezicht.

Doel van dit onderzoek was om inzicht te krijgen in de juridische waarde, de bruikbaarheid en de staat van de duurzame toegankelijkheid van de digitale informatie. Centrale vraag hierbij was welke maatregelen (eventueel) nodig zijn om de beheeromgeving bij overheidsorganisaties hiervoor geschikt te maken. Maar dit onderzoek was ook bedoeld om bewustwording te kweken c.q. te vergroten bij over-heden om hun informatiehuishouding (beter) op orde te krijgen. Dit met het oogmerk verantwoording te kunnen afleggen van genomen besluiten en het gevoerde beleid, zaken te kunnen reconstrueren en voor een deel vanuit cultuurhistorisch belang. Het onderzoek had nadrukkelijk het karakter van een pilot om ervaring op te doen met het thema ‘een duurzame en adequate digitale beheer- en bewaaromgeving’. Met het oog op het interbestuurlijk archieftoezicht moeten de resultaten vervolgens toepasbaar zijn bij meerdere organisaties.

Op basis van dit onderzoek concluderen wij het volgende:
a. Organisaties voldoen deels aan wettelijke verplichtingen voor duurzame toegankelijkheid van digitale informatie;
b. Wij zien positieve ontwikkelingen binnen informatiebeheer in Document Management Sys-temen, het informatiebeheer daarbuiten is zorgwekkend;
c. Sommige organisaties zien digitalisering als alleen een technische uitdaging;
d. Organisaties hebben behoefte aan concrete handvatten.

Daarom bevelen we het volgende aan:
a. Benader duurzame digitale toegankelijkheid als een organisatorische uitdaging en niet als een technisch probleem;
b. Versterk de rol van informatiebeheerders;
c. Breng digitale huishouding in kaart;
d. Onderzoek de mogelijkheden om te komen tot een extra voorziening in de eigen digitale be-heeromgeving die openbare raadpleging en langdurige bewaring mogelijk maakt;
e. Vergaar en deel kennis en maak gebruik van ervaringen bij andere organisaties.

URLhttp://www.lopai.nl/pdf/Wat_te_doen_met_een_digitaal_bestand.pdf
Citation Keyref_9763
Datum eerste publicatie: 
Share/Deel