U bent hier

Zaaksgewijs werken

Aanleiding

Veenbrand in het veld bij het Emmer Erfscheidenveen - 1933Bijzonder, soms komen discussies over onderwerpen na een decennium weer terug. Het is net een veenbrand, je denkt de brand is geblust maar dan duikt hij na tijden ondergronds te zijn geweest weer op. Het moment is onverwacht maar het hangt dan wel weer samen met nieuwe ontwikkelingen, die soms niet eens zo nieuw zijn. In dit geval gaat het om common ground en de relatie met het zaakgewijs werken.

Het principe van common ground is niet zo ingewikkeld en wordt hier ook niet verder toegelicht, De te verwerken en verwerkte gegevens blijven bij de bron en zijn via verschillende processen (contexten) met bijbehorende functionaliteiten door mensen en machines voor gebruik en hergebruik te benaderen. Eigenlijk een centraal archief die vele klanten kan bedienen.

Wat bijzonder is dat de discussie over de aard van het zaaksgewijs werken weer opborrelt. Vandaar dat hier nog maar een keer een uitleg volgt.

Terminologie en betekenis

De samengestelde begrippen 'zaakgericht werken' en 'zaaksgewijs werken' geven niet weer wat de kern is bij het behandelen van een zaak. Deze termen, de eerste sterker dan de tweede, suggereren dat het hier om een op zichzelf staande manier van werken gaat.Het idee achter het zaakgericht werken is het zo optimaal mogelijk ondersteunen van werkprocessen. Een onderscheid tussen het soort processen dat in de gemeentelijke procesarchitectuur GEMMA wordt genoemd is in de context van dit document niet aan de orde.

Het iets / The SomethingOf het nu gaat om een kort proces, een transactioneel proces, een adaptief proces of routine werkzaamheden. Al deze soorten processen hebben onder de noemer van werkproces gemeenschappelijke kenmerken1 op basis waarvan vormen van zaaksgewijs werken mogelijk zijn.

  • Het werkproces start op enig moment. Dit kan zijn door een externe of interne trigger.
  • Er zijn altijd medewerkers bij betrokken (soms ook algoritmes (RPA) en machines),
  • In veel gevallen is de doorloop van het werkproces goed te plannen (niet altijd),
  • Er wordt altijd tijdens de uitvoering van het werkproces informatie in de vorm van documenten en gegevens verwerkt.
  • Het werkproces eindigt op enig moment met een al dan niet definieerbaar resultaat.
  • Het werkproces is op typeniveau te beschrijven.

De doorlooptijd van de werkprocessen kan per type behoorlijk variëren. In veel gevallen staat de doorloop vanwege wettelijke termijnen vast. In sommige gevallen staat deze niet vast en kunnen andere factoren de doorlooptijd beïnvloeden, zoals complexiteit, beschikbare middelen en beschikbare capaciteit.

Ook de belangen kunnen per type werkproces behoorlijk verschillen. Deze belangen worden in het records management proces van waarderen vertaald in wettelijke bewaartermijnen. Het is daarbij persé niet zo dat een zaak die bij ontstaan van groot belang is ook een lange bewaartermijn heeft. Een groot belang kan ook een tijdelijk hoog maatschappelijk, financieel of organisatorisch risico zijn.

Wat staat centraal

Centraal in het zaaksgewijs werken staat de uitvoering van het werkproces met zijn uitvoerders. En niet te vergeten de personen of organisaties die in veel gevallen afhankelijk zullen zijn van de uitkomsten of resultaten van de werkprocessen.

Uit overwegingen van doelmatigheid is het voor die uitvoerders, maar dus ook veel anderen, handig wanneer alle relevante documenten en gegevens rond dat werkproces als zaak of dossier gegroepeerd en samengebracht zijn. Op die manier is de nodige informatie altijd in samenhang en met benodigde context toegankelijk en beschikbaar. Zeker wanneer de volgorde van de documenten en gegevens ook nog overeenkomt met de doorloop van dat werkproces. Op die manier is een verhaallijn van de zaak te ontwaren.

Door records manager kunnen na afronding van een zaak op het niveau van de groepering beslissingen worden genomen over het voortbestaan, de vormen van beheer en de eventuele vernietiging wanneer een bewaartermijn is verstreken.

De basis

Het groeperen van documenten en gegevens rond een zaak is in deze vorm van werken eigenlijk niet meer dan een methode van ordening die tot doel heeft het werk zo optimaal mogelijk te ondersteunen. Het zaaksgewijs werken is dan ook niet meer dan het ondersteunen van de werkprocessen met een zo efficiënt mogelijke dossiervorming. De naamgeving zaaksgewijs – of zaakgericht werken dekt dus niet de lading. Beter is het te spreken van procesgericht- of misschien mooier procesgeoriënteerd werken. In GEMMA wordt dat gedefinieerd als: Zaakgericht werken is een vorm van procesgericht werken waarbij de informatie die tijdens een bedrijfsproces wordt ontvangen of gecreëerd, samen met informatie over de procesuitvoering, wordt vastgelegd bij een zaak en uniform kan worden ontsloten naar alle betrokkenen.

Voor de ondersteuning van die werkprocessen zijn verschillende digitale systemen beschikbaar waarmee op basis van die methode van ordening de documenten en gegevens vastgelegd zijn, te raadplegen, te gebruiken, beschikbaar te stellen, toegankelijk te houden, te vernietigen en dergelijke.

Soms gaat het om speciale systemen zoals zaaksystemen waarmee ook de samenhang van een zaak met andere zaken zichtbaar kan worden. Soms gaat het om de grote procesondersteunende systemen. Dit type systemen wordt soms ook wel backoffice systemen genoemd. Afhankelijk van belangen kan een werkproces ook ondersteund worden met toepassingen zoaals registraties die voor diverse vormen van meldingen worden gebruikt. De samenhang met andere zaken is in die gevallen lastiger zichtbaar te maken. Ook samenwerkingsomgevingen als Teams en SharePoint kunnen op basale wijze deze manier van ordenen (groeperen rond een werkproces) ondersteunen. Van belang is wel dat deze systemen over de benodigde records management functionaliteiten beschikken en dat bij de inrichting daarvan met het RM rekening wordt gehouden.

Nieuw of niet nieuw

UDC en BasisarchiefcodeIn tegenstelling tot wat in de teksten van GEMMA wordt gesuggereerd is de methode van ‘zaaksgewijs werken’ ouder dan 10 jaar. Vanwege de uitbreiding van overheidstaken nam in de 19e eeuw de omvang van de hoeveelheid te beheren documenten enorm toe. Om toch efficiënt te kunnen werken en informatie snel te kunnen vinden zijn bij een aantal Duitse gemeenten rond 1875 de eerste stappen gezet richting het vormen van dossiers op basis van zaken (Sachakten). Bij deze gemeenten was sprake van Sachaktenregistraturen. Deze methode is in het begin van de twintigste eeuw via Zaalberg in Nederland terechtgekomen. Daarbij werd als extra een nieuwe vorm van ordenen toegepast de Basis archiefcode. Deze code is gebaseerd op de Universele Decimale Classificatie (UDC).

Deze methode van ordenen en klasseren werd bij een aantal Nederlandse gemeenten geïntroduceerd zoals Groningen (1916) en Zaandam (1923). In Leeuwarden is deze ordeningsmethode in 1942 na een herindeling ingevoerd.

Zowel de methode van ordening als de archiefcode zijn in veel gemeenten toegepast bij de papieren dossiervorming tot het moment van de invoering van de eerste zaaksystemen. Ook is deze archiefcode nog steeds terug te vinden bij de zaaktypen en zaken in de zaaksystemen.

Overigens kan het woord zaak ook tot verwarring leiden omdat het woord ambigu is. Aan de ene kant betreft het de zaak als werkproces an sich, aan de andere kant betreft het de documenten en gegevens die als zaakdossier zijn gebundeld.

Referentie

Sharte this / Add this: 
Datum eerste publicatie: 
zondag, 4 december 2022 - 11:10am
Share/Deel