U bent hier

Zijn basisregistraties te bewaren?

Waar hebben we het over

Elke organisatie heeft ze wel een of meer centrale systemen waar gegevens in worden opgenomen die voor allerlei doeleinden worden gebruikt. Deze registraties worden vaak aangeduid als basisregistratie of basisadministratie, een begrip als kernadministratie wordt ook wel gebruikt. Voorbeelden zijn adresbestanden, klantenbestanden, gebouwenregisters, bedrijvenregisters, dag- en nachtrapporten van polite en brandweer etc. Een heel bekend voorbeeld is van een basisadminstratie is het GBA, het digitale bevolkingsregister.

Definitie

SchapenstamboekEen basisregistratie bevat elementaire gegevens die voor de eigen organisatie of voor andere organisaties in de rol van afnemer voor de uitoefening van hun taken essentieel zijn. Gegevens uit basisregistraties worden gebruikt als basis voor het handelen. Veelal zijn de onderdelen van de organisatie die gebruik maken van de gegevens niet dezelfde die de gegevens verzameld en geregistreerd hebben.

Authenticiteit

Omdat de gegevens als basis gebruikt worden en ze door afnemers als authentiek worden beschouwd is het voor een organisatie van groot belang dat ze betrouwbaar zijn in de zin van juist, volledig, tijdig beschikbaar en controleerbaar.

Betrouwbaarheid wordt in veel gevallen door interne procedures en regelingen gegarandeerd. Interne procedures zijn geënt op afwegingen van de risico's die een organisatie kan lopen bij het in stand houden van niet betrouwbare gegevens en op externe regelgeving. In sommige gevallen is het mogelijk dat andere factoren er voor zorgen dat de gegevens een redelijk correcte weergave zijn van de werkelijkheid. Hierbij kan gedacht worden aan aanpassingen van gegevens naar aanleiding van beroep- en bezwaarschriften en rechterlijke procedures.

Zichtbaarheid

Kenmerk van deze registraties is dat ze wel tot stand komen op basis van een eigen wens of een opdracht danwel een wettelijke grondslag. Het opzetten en onderhouden daarvan is een proces op zich. Dit onderhoud en beheer is niet altijd goed zichtbaar vanuit de processen die gebruik maken van de basisgegevens. Ze zullen daarom bijvoorbeeld ook apart in een structuurplan informatiebeheer (DSP) (of ZTC) opgenomen moeten worden.

Waardering

Er zijn tenminste drie argumenten om gegevens uit basisregistraties voor permanente bewaring aan te wijzen:

  1. de gegevens zijn te (her)gebruiken voor onderzoek ter verificatie van het beeld dat vanuit een organisatie of de samenleving bestaat op het terrein van ontwikkelingen, kwesties, trends, hotspots, hypes heeft zoals dat wordt geschetst door meer globale vaak gekleurde bronnen (zoals verslagen, overzichten, nota's etc) en externe publicaties (zoals  kranten, radio en tv, sociale media, externe rapporten en onderzoeken);
  2. de gegevens zijn te gebruiken voor overige vormen van onderzoek (demografisch, sociaal-economisch, sociologisch etc.)
  3. de gegevens zijn geschikt als sets voor open data en big data (Toegevoegd op 27 juli 2015)

Beelden en feiten

Onze samenleving kent meestal van gebeurtenissen niet de feiten maar heeft wel een bepaald beeld daarvan. Deze beelden hoeven niet altijd correct te zijn. Met feiten kunnen beelden worden geverifieerd en als het nodig is aangepast. Wanneer de feiten worden vernietigd wordt dat onmogelijk. In een tijd waar heel makkelijk via pers en internet soms zelfs emotionele beelden worden opgeworpen, is de mogelijkheid tot verificatie en correctie van steeds groter belang. Dit moet kunnen via diverse manieren van (wetenschappelijk) onderzoek ook op grond van basisregistraties. Dit onderzoek moet kunnen plaatsvinden op het moment dat de gegevens nog bij de archiefvormer in beheer zijn en maar ook later wanneer ze zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats, natuurlijk met inachtneming van de privacy- en andere belangen.

Wat te doen

Overheden hebben wat bewaring en vernietiging betreft te maken met de Archiefwet 1995 en de in dat kader uit te voeren vernietigingsbeleid. Echter met uitzondering van de wettelijke basisadministraties en registraties die betrekking hebben op archiefvorming blijft op dit moment bij het opstellen van selectielijsten aan dit soort informatie niet of nauwelijks aandacht besteed, De onlangs vastegestelde gemeentelijke selectielijst 2017 bijvoorbeeld spreekt in het kader van hulpadminsitraties over bewaartermijnen van 5 tot 7 jaar. Voor een deel van de informatie zijn deze termijnen beslist te lang, voor een ander deel zijn ze onverstandig en misschien wel onverantwoord kort. Maar via de uitzonderingscriteria valt nu al wel een en ander te repareren. Een dergelijke benadering heeft vrijwel zekere nog te maken met het papieren paradigma, terwijl in deze digitale tijden de vormen van benadering van en omgaan met grote hoeveelheden data totaal anders is. Zowel de ontwikkelingen rond big data als distant reading maken duidelijk dat het andere type gebruik van informatie ook andere criteria van waardering, selectie en vernietiging nodig heeft. Criteria die los staan van juridische concepten maar wel te maken hebben met interpretatie en transparantie. Vanuit het papieren paradigma wordt nog steed gesproken over steekproefsgewijze selectie. Een methode die, behalve dat er methodoligische bezwaren tegen zijn,  vanuit het perspectief van big data simpelweg not done is. Lijkt mij in ieder geval zinvol wanneer op korte termijn de selectiesystematieken verrijkt gaan worden te komen met ideeen hoe om te gaan met deze data. Ideeen die als beleid verwerkt kunnen worden in de diverse selectielijsten. 

Overheden en niet overheden hebben ook te maken met veranderingen op het terrein van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. De Europese Verordening Gegevensbescherming (AVG) is met ingang van mei 2018 van kracht. Vanuit het perspectief van die regeling maar ook al vanuit de Wet bescherming persoonsgegevens moet privacygevoelige informatie na verval van de doelbinding direct worden vernietigd. Uitzonderingen op die regel zijn mogelijk bijvoorbeeld wanneer de informatie van belang is voor statistisch onderzoek of andere vormen van wetenschappelijk onderzoek of wanneer de informatie een cultuur historisch belang raakt. In feite gaat het dan om verandering van de primaire doelbinding naar een secundaire doelbinding. Of te wel de informatie is niet alleen primair van belang maar kent ook secundaire bewaarbelangen. Ook in relatie daarmee zal over de bewaring van de verschillende vormen van basis- en kernadministraties een uitspraak moeten komen. En weer voor de overheden kunnen deze verwerkt worden in de diverse selectielijsten. 

Ze zijn het zich misschien nog niet bewust maar vanuit de wetenschap en ook het bedrijfsleven zal wat overheidsdata betreft actie moeten ondernemen en zich vanuit hun eigenbelang moeten gaan bemoeien met de totstandkominig van selectielijsten. Doen ze dat niet dan vissen ze achter het net. Nu nog niet voor actuele data maar wel op het moment dat zij zich gaan realisereren dat historische data ook relevant kapitaalgoed is. Maar dan kan vanwege de vernietigingsplicht het memoricidiaal werk al zijn uitgevoerd. 

Dus wat te doen?

  1. zoek de stakeholders
  2. breng de urgentie onder de aandacht
  3. bepaal met deze stakeholders
    1. wat van belang is (herziening selectiecriteria),
    2. wie wat bewaard en op welke manier
  4. verwerken dit geheel in uitvoerbaar gemeenschappelijk gedragen beleid (eventueel verwerkt in wetgeving). 

[Op 26 augustus 2017 onderdeel Wat te doen toegevoegd]

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Sharte this / Add this: 
Datum eerste publicatie: 
donderdag, 10 november 2005 - 10:45pm
Share/Deel