Vraag 10: Betreft het permanent te bewaren bescheiden?
De betrokken informatie komt voor permanente bewaring in aanmerking (en de regeling is niet van toepassing verklaard op te vernietigen bescheiden)
Het onderdeel C van de aanname dat er alleen een SI bestaat wanneer er sprake is van de Context (C), Informatieobject (Io) en een Handeling (H).
Dit betreft voornamelijk de beschrijving van de elementen op hoofdlijnen die bij de overige onderdelen weer terug kunnen komen.
De betrokken informatie komt voor permanente bewaring in aanmerking (en de regeling is niet van toepassing verklaard op te vernietigen bescheiden)
De risico's zijn bekend
Indien de informatie onvolledig en onbetrouwbaar is of wanneer de authenticiteit niet kan worden aangetoond dan kan dat leiden tot
De organisatie beschikt over een overzicht volgens artikel 18 van de Archiefregeling
Dit overzicht moet aan de volgende criteria voldoen:
De betrokken archiefbescheiden zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats
Bereik van de Archiefregeling?
De Archiefregeling is ook van toepassing op te vernietigen archiefbescheiden
De waarde en de bewaartermijnen zijn bekend
Het gaat om archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet
Antwoorden:
Informatie valt onder de bescherming van de Archiefwet 1995 wanneer zij een functie heeft in een proces, project of andere activiteit van een organisatie.
Om te bepalen of en wanneer er sprake is van vervanging van archiefbescheiden en wat dan te doen is staan hieronder in totaal 13 vragen die betrekking hebben op vervanging van archiefbescheiden. Per vraag kom je bij een actiepunt of bij een volgende vraag. Per vraag is het mogelijk een stap terug te gaan.
De bewaartermijn van documentatie (= metadata) is gelijk aan de bewaartermijn van de informatie, de informatieobjecten en de technieken die daarmee worden beschreven.
De bewaartermijn van een verwijzing (met de onderliggende gegevens) is gelijk aan de bewaartermijn van het gegeven van waaruit verwezen wordt.
Discussies tussen mensen willen vooral wel eens moeizaam verlopen wanneer er onduidelijkheid is over de exacte invulling van gebruikte termen en begrippen. Vooral de (spraak)verwarring die ontstaat omdat er verschillende beelden zijn van begrippen en activiteiten. Daardoor ontstaan er ook uit elkaar lopende verwachtingen die over en weer niet waar te maken zijn.
Zo ook de discussies binnen het vakgebied van de archivaris en de documentaire informatievoorziener. Op het eerste gezicht zou de indruk kunnen bestaan dat er tussen beide beroepsgroepen een bijna onoverbrugbare kloof bestaat. Immers wordt de archivaris beschouwd als de beheerder van het cultureel erfgoed (met veel hoofdletters) is de DIV-er (slechts) de beheerder van archief in de dynamische fase. Zo wordt er ook een verschil gemaakt tussen informatiebeheerders werkzaam in de publieke sector en binnen de private sector. Het steeds weer benadrukken van mogelijke verschillen komt de onderlinge verhoudingen niet ten goede.
Een eenheid die in zijn kenmerken een groep of een groter geheel vertegenwoordigt.