Vervanging (digitaal naar analoog)

Substitutie (analoog/digitaal)

Hier zijn twee subvormen mogelijk:

Analyse besluiten CJD

Het CJD (nu Justid geheten) heeft als een van de weinige rijksinstellingen geprobeerd volgens de bepalingen van de Archiefwet kenbaar te maken dat zij de dubbelen van de akten van de Burgerlijke Stand gaat vervangen. Deze dienst heeft dat gedaan in overleg met het Nationaal Archief, die optreed namens de minister van OCW. In 2002 en 2005 zijn een drietal besluiten in de Staatscourant gepubliceerd.

Voor mij aanleiding deze besluiten eens te nader te gaan bekijken. Ik heb daarbij voornamelijk gelet wat de strekking is van de besluiten, welke informatie uit de besluiten is te halen en of aanvullende informatie via openbare kanalen, bijvoorbeeld via internet, is op te sporen. Voor dat doel heb ik een overzicht gemaakt in de vorm van een matrix waarbij de basiskenmerken van deze besluiten met elkaar te vergelijken zijn. Deze vergelijking levert een interessant beeld op.

Met deze vorm van vervanging, in feite een vorm van verdoeken, wordt niet alleen microverfilming bedoeld. De aanpak van microverfilming de te gebruiken technieken zijn wel bekend, ook de voor- en nadelen zijn in diverse publicaties wel opgesomd.

Vervanging is uit te voeren volgens de Archiefregeling

• Verder,
• Stap terug,
• Naar begin

Actie:

Het is vervanging van digitaal naar digitaal

• Ja,
• Nee,
• Stap terug,
• Naar begin

Het gaat hier om conversie en/of migratie en/of upgrades en/of updates

Archiefregeling

De betrokken archiefbescheiden zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats

De waarde en de bewaartermijnen zijn bekend

Er is sprake van vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet

• Ja,
• Nee,
• Stap terug,
• Naar begin

Er is sprake van vervanging wanneer

Om te bepalen  of en wanneer er sprake is van vervanging van archiefbescheiden en wat dan te doen is staan hieronder in totaal 13 vragen die betrekking hebben op vervanging van archiefbescheiden. Per vraag kom je bij een actiepunt of bij een volgende vraag. Per vraag is het mogelijk een stap terug te gaan.