U bent hier

Home

Informatieobject

Zijn basisregistraties te bewaren?

Waar hebben we het over

Elke organisatie heeft ze wel een of meer centrale systemen waar gegevens in worden opgenomen die voor allerlei doeleinden worden gebruikt. Deze registraties worden vaak aangeduid als basisregistratie of basisadministratie, een begrip als kernadministratie wordt ook wel gebruikt. Voorbeelden zijn adresbestanden, klantenbestanden, gebouwenregisters, bedrijvenregisters, dag- en nachtrapporten van polite en brandweer etc. Een heel bekend voorbeeld is van een basisadminstratie is het GBA, het digitale bevolkingsregister.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Tags:

Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) en Archiefwet

De BGT is archieftechnisch interessant omdat hier sprake is van een vorm van keteninformatie. Bronhouders als gemeenten, gemeenschappelijke regelingen, waterschappen etc leveren via berichtenverkeer de gegevens aan het BGT. De houder van de BGT, maar beter woord is faciliteerder, is het Kadaster. In het geheel is ook een rol weggelegd voor het SamenwerkingsVerband van Bronhouders BGT (SVB-BGT). Als houder is het Kadaster niet eigenaar van de gegevens dat blijven de bronhouders.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Tags:

Wat is de kern van een archief?

Zeker in het geval van particuliere archieven kan een omgekeerde selectie plaatsvinden. In dat geval wordt alleen uitgezocht wat voor permanente bewaring in aanmerking komt. Wat overblijft kan na verloop van tijd worden vernietigd, bijvoorbeeld na het verstrijken van de fiscale termijn. Bij deze methode moet wel bekend zijn wat tot de kern van een archief behoort. Hieronder een poging.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Tags:

Stappenplan

Een procedure

Op deze pagina volgt een voorbeeld van een stappenplan dat als basis kan dienen voor het opstellen voor een procedure voor vervanging. Een dergelijke procedure kan door de zorgdrager als een toetsbare beleidsregel worden vastgesteld. Het volgen van een dergelijke procedure kan een bijdrage leveren aan de wens tot garanderen van de authenticiteit van de betrokken informatie. Een dergelijke procedure is onderdeel van het informatiebeleid. Aan de toepasbaarheid van de Archiefregeling zijn aparte pagina's gewijd.

De procedure omzeilen

Geen vervanging

Een organisatie kan er ook voor kiezen de bestaande gegevens te converteren of migreren, maar het origineel niet te vernietigen. Dan zijn er wel voorzieningen nodig om het oude systeem op een of andere manier beschikbaar, raadpleegbaar, leesbaar en interpreteerbaar te houden. De periode waarvoor dat geldt is gelijk aan de bewaartermijnen van de betrokken gegevens. Het oude systeem (en de betrokken gegevens) wordt dan bijvoorbeeld bevroren op het moment van overgang. Het resultaat is dan te beschouwen als een soort snapshot.

Layercake (prototype)

Een schets uit 2007 op basis van de layercake van het semantisch web. Het idee is is in 2003 bij mij ontstaan tijdens een Erpanet training over preservation metadata in Marburg. Dit model zou  een basis kunnen zijn voor het maken van afspraken voor het  overbrengen van archiefbescheiden in een digitale omgeving. Overbrengen is te beschouwen als het uitwisselen van data. Dit model is nu verwerkt in het model met de negenlagen

On the value of information

Tekst1:

"Since 1943, when the first computers appeared, we've gone after hardware. We've gone after faster hardware. Everyone is worried about hardware. Along about '51, '52, John Nauchley came out with that first short code, and then can FORTRAN, then came COBOL, and we started the software world, and we developed the languages, and the user-friendly stuff, and everything. Nobody has yet looked at the data. 

Relatie met bestaande wetgeving

Juridische context

Grondslag

Voor overheidsorganen ligt het proces van vervanging vast in de Archiefwet en een aantal daarmee samenhangende besluiten en niet te vergeten de Algemene wet bestuursrecht (AWB) en in sommige gevallen de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en voorheen de Wet bescherming persoonsgegevens.

  • Archiefwet 1995 (artikel 7 en 2a);

  • Archiefbesluit 1995 (artikelen 6 en 8 en in relatie daarmee art 2 en Nota van Toelichting);

De authenticiteit staat centraal

Kwaliteitsattribuut

Authenticiteit is een kwaliteitsattribuut waarmee aangetoond kan worden

  • dat de gegevens zijn wat ze beweren te zijn,
  • dat ze zijn gemaakt of verzonden door de persoon of organisatie die beweert ze te hebben gemaakt of verzonden en
  • dat ze zijn gemaakt en verzonden op het tijdstip als aangegeven in de gegevens.

De authenticiteit is te garanderen op het niveau van inhoud, structuur, context, gedrag en techniek.

Pagina's

Abonneren op RSS - Informatieobject