Incidenteel of structureel
Bij het beoordelen van vervangingstrajecten moet ook bekeken worden of het gaat om een incidentele vervanging of een structurele vervanging.
Bij vervanging is onderscheid te maken tussen de informatie en de techniek die gebruikt wordt. Door deze twee los van elkaar te zien (onthechting) wordt snel duidelijk dat meerdere vormen van vervanging mogelijk zijn. Hoewel we bij vervanging vooral de nadruk leggen op digitaal maken van papieren documenten (substitutie, scanning, imaging) en minder of eigenlijk niet op conversie en migratie komen er nog meer vormen van vervanging voor. Het gaat dan in hoofdlijnen om vier soorten:
Het moment
Er zijn een tweetal elkaar niet uitsluitende redenen aan te wijzen waarom organisaties overgaan tot vervanging. De ene is organisatorisch van aard en de andere technisch.
Informatie staat centraal, alleen de manier waarop door verschillende gebruikers en beheerders er tegen aangekeken wordt is nogal verschillend. In dit schema gaat het om de ICT'er, de records manager, de eigenaar (en andere gebruikers en de informatiemanagers.
Vele gezichtspunten met eigen context.
Wat opvalt is dat tot nu toe de aandacht voor substitutie of beter vervanging vooral is gericht op het digitaliseren van de papieren informatiestromen. En dat terwijl in digitale omgevingen juist veel vaak onomkeerbare operaties worden uitgevoerd die ook onder de noemer van vervangen vallen.
Het gaat dan om zaken als conversies, migraties, updates en upgrades. Vaak operaties die op het eerste gezicht onschuldig lijken maar bij nadere beschouwing soms behoorlijk ingrijpend kunnen zijn.
Samenwerken en delen van informatie in ketens komt steeds meer voorDeze tekst is grotendeels afkomstig van een notitie die ik in april 2009 heb geschreven voor de Bijzondere Commissie Archieven van de Raad voor Cultuur. Dit leidt tot een vorm van archiefvorming die vóór de komst van ICT en tegenwoordig de opkomst van de cloudtechnieken niet mogelijk was.
Wanneer er sprake is van ketensamenwerking waarbij de overheid betrokken is zal een weg gevonden moeten worden om de verantwoordelijkheden te benoemen en een verantwoorde waardering, selectie en vernietiging uit te laten voeren. Wanneer de huidige Archiefwet hiervoor niet voldoende kaders biedt lijkt mij dit een onderdeel die bij een komende aanpassing mee te nemen is.
Besluiten waarin de vervanging van archiefbescheiden wordt gemeld moeten zodanig zijn dat duidelijk is wat er gebeurd, welke criteria worden gehanteerd, waar die criteria te raadplegen zijn.
De vormvereisten en de gewenste inhoud valt te destilleren uit de verschillende artikelen van de Archiefwet. Het besluit zal tenminste de volgende documenten als bijlage moeten bevatten:
Ik hakte een akte in steen. Gevelsteen Eewal Leeuwarden.
Schematische poging om weer te geven wat archief eigenlijk is, namelijk betekenisvolle informatie_over (iets).
Legenda:
De relatie tussen administratie, archief, collectie en records continuum in een schema verenigd
Elk ding valt te beschrijven en is zelfbeschrijvend. Elk ding staat niet op zich zelf maar is een schakel in een keten van dingen. Ook deze keten valt weer te beschrijven.
De kern, het iets een ding, somenthing. Het begint op een bepaald moment, het houdt op een gegeven moment weer op. Er wordt in die periode informatie verwerkt en er zijn actoren, in de zin van mensen en/of machines bij betrokken. En het levert al dan niet een resultaat op.
Omdat het iets een ding is, valt het te beschrijven. Over de waarde van dat iets kan een oordeel geveld worden. Die waarde is afhankelijk van de context waarin het iets voorkomt.
The value of records/archives for the conduct of current or future legal business and/or as evidence thereof.
