Substitutie (analoog/digitaal)

Hier zijn twee subvormen mogelijk:

Analyse besluiten CJD

Het CJD (nu Justid geheten) heeft als een van de weinige rijksinstellingen geprobeerd volgens de bepalingen van de Archiefwet kenbaar te maken dat zij de dubbelen van de akten van de Burgerlijke Stand gaat vervangen. Deze dienst heeft dat gedaan in overleg met het Nationaal Archief, die optreed namens de minister van OCW. In 2002 en 2005 zijn een drietal besluiten in de Staatscourant gepubliceerd.

Voor mij aanleiding deze besluiten eens te nader te gaan bekijken. Ik heb daarbij voornamelijk gelet wat de strekking is van de besluiten, welke informatie uit de besluiten is te halen en of aanvullende informatie via openbare kanalen, bijvoorbeeld via internet, is op te sporen. Voor dat doel heb ik een overzicht gemaakt in de vorm van een matrix waarbij de basiskenmerken van deze besluiten met elkaar te vergelijken zijn. Deze vergelijking levert een interessant beeld op.

Met deze vorm van vervanging, in feite een vorm van verdoeken, wordt niet alleen microverfilming bedoeld. De aanpak van microverfilming de te gebruiken technieken zijn wel bekend, ook de voor- en nadelen zijn in diverse publicaties wel opgesomd.

Vervanging volgens de wet

Deze vorm van vervanging is van toepassing op

Vervanging is uit te voeren volgens de Archiefregeling

• Verder,
• Stap terug,
• Naar begin

Actie:

Waardeer de betrokken gegevens

• Verder,
• Naar begin

Actie:

Bepaal alsnog de waarde en de bewaartermijnen, door voor het betrokken systeem uitgaande van het ondersteunde proces, project of andere activiteit het proces van waarderen uit te voeren met belanghebbenden.

De risico's zijn bekend

• Ja,
• Nee,
• Stap terug,
• Naar begin

Indien de informatie onvolledig en onbetrouwbaar is of wanneer de authenticiteit niet kan worden aangetoond dan kan dat leiden tot

De waarde en de bewaartermijnen zijn bekend

Om te bepalen  of en wanneer er sprake is van vervanging van archiefbescheiden en wat dan te doen is staan hieronder in totaal 13 vragen die betrekking hebben op vervanging van archiefbescheiden. Per vraag kom je bij een actiepunt of bij een volgende vraag. Per vraag is het mogelijk een stap terug te gaan.

Een procedure

Op deze pagina volgt een voorbeeld van een stappenplan dat als basis kan dienen voor het opstellen voor een procedure voor vervanging. Een dergelijke procedure kan door de zorgdrager als een toetsbare beleidsregel worden vastgesteld. Het volgen van een dergelijke procedure kan een bijdrage leveren aan de wens tot garanderen van de authenticiteit van de betrokken informatie. Een dergelijke procedure is onderdeel van het informatiebeleid. Aan de toepasbaarheid van de Archiefregeling zijn aparte pagina's gewijd.

Op het gevaar af in herhaling te vallen nog even een aantal punten op een rij naar aanleiding van de discussie over vervanging:

Geen vervanging

Een organisatie kan er ook voor kiezen de bestaande gegevens te converteren of migreren, maar het origineel niet te vernietigen. Dan zijn er wel voorzieningen nodig om het oude systeem op een of andere manier beschikbaar, raadpleegbaar, leesbaar en interpreteerbaar te houden. De periode waarvoor dat geldt is gelijk aan de bewaartermijnen van de betrokken gegevens. Het oude systeem (en de betrokken gegevens) wordt dan bijvoorbeeld bevroren op het moment van overgang. Het resultaat is dan te beschouwen als een soort snapshot.