U bent hier

Home

Archiefwet 1995 (AW95)

Wet van 28 april 1995, houdende vervanging van de Archiefwet 1962 (Stb. 313) en in verband daarmede wijziging van enige andere wetten

http://wetten.overheid.nl/BWBR0007376/

De vragen

Om te bepalen  of en wanneer er sprake is van vervanging van archiefbescheiden en wat dan te doen is staan hieronder in totaal 13 vragen die betrekking hebben op vervanging van archiefbescheiden. Per vraag kom je bij een actiepunt of bij een volgende vraag. Per vraag is het mogelijk een stap terug te gaan.

Gemeentelijke selectielijst (actualisatie)

De actualisatie van de gemeentelijke selectielijst is op 23 juni 2012 van kracht geworden. Inhoudelijk betreft het voornamelijk een aanpassing van bewaartermijnen en verwerking van nieuwe en gewijzigde wetgeving zoals de WABO en de BAG. De geldigheidstermijn van deze geactualiseerde lijst is tot ten minste 2032 (RSJ, 18/11/2015)

Voor gemeenten is het vooral interessant dat de mogelijkheid is gekomen om de bewaartermijn van clientgegevens terug te brengen tot 7 jaar.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

BijlageGrootte
PDF-pictogram VNG-Ledenbrief SEZ U200600116.PDF100.41 KB

Tags:

Gemeenschappelijke regelingen en selectielijsten

Aanleiding

Af en toe krijg ik te maken met de vraag of de gemeentelijke selectielijst zonder meer toepasbaar is op archieven van gemeenschappelijke regelingen. Hetzelfde punt is ook onderwerp van discussie geweest bij de vaststellingsprocedure van de actualisatie van de gemeentelijke selectielijst in 2012.

Het antwoord op deze vraag is te vinden in de manier waarop artikel 40 van de Archiefwet 1995 te interpreteren is.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Tags:

Zijn basisregistraties te bewaren?

Waar hebben we het over

Elke organisatie heeft ze wel een of meer centrale systemen waar gegevens in worden opgenomen die voor allerlei doeleinden worden gebruikt. Deze registraties worden vaak aangeduid als basisregistratie of basisadministratie, een begrip als kernadministratie wordt ook wel gebruikt. Voorbeelden zijn adresbestanden, klantenbestanden, gebouwenregisters, bedrijvenregisters, dag- en nachtrapporten van polite en brandweer etc. Een heel bekend voorbeeld is van een basisadminstratie is het GBA, het digitale bevolkingsregister.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Tags:

Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) en Archiefwet

De BGT is archieftechnisch interessant omdat hier sprake is van een vorm van keteninformatie. Bronhouders als gemeenten, gemeenschappelijke regelingen, waterschappen etc leveren via berichtenverkeer de gegevens aan het BGT. De houder van de BGT, maar beter woord is faciliteerder, is het Kadaster. In het geheel is ook een rol weggelegd voor het SamenwerkingsVerband van Bronhouders BGT (SVB-BGT). Als houder is het Kadaster niet eigenaar van de gegevens dat blijven de bronhouders.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Tags:

Archiefwaardig, recordness en procesgebonden informatie

Hoewel het steeds vaker gebruikte begrip 'archiefwaardig', eigenlijk dezelfde strekking heeft als het Engelse woord recordness voelt het niet als gelijkwaardig. In de basis is er al een verschil tussen beide begrippen. Is recordness een zelfstandig naamwoord, archiefwaardig daarentegen is een bijvoeglijk naamwoord. Omdat zowel recordness als archiefwaardigheid een bepaalde status aan informatie geven met gevolgen voor beheer en behoud zal er geen discussie over de betekenis daarvan mogen bestaan.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Tags:

Stappenplan

Een procedure

Op deze pagina volgt een voorbeeld van een stappenplan dat als basis kan dienen voor het opstellen voor een procedure voor vervanging. Een dergelijke procedure kan door de zorgdrager als een toetsbare beleidsregel worden vastgesteld. Het volgen van een dergelijke procedure kan een bijdrage leveren aan de wens tot garanderen van de authenticiteit van de betrokken informatie. Een dergelijke procedure is onderdeel van het informatiebeleid. Aan de toepasbaarheid van de Archiefregeling zijn aparte pagina's gewijd.

De procedure omzeilen

Geen vervanging

Een organisatie kan er ook voor kiezen de bestaande gegevens te converteren of migreren, maar het origineel niet te vernietigen. Dan zijn er wel voorzieningen nodig om het oude systeem op een of andere manier beschikbaar, raadpleegbaar, leesbaar en interpreteerbaar te houden. De periode waarvoor dat geldt is gelijk aan de bewaartermijnen van de betrokken gegevens. Het oude systeem (en de betrokken gegevens) wordt dan bijvoorbeeld bevroren op het moment van overgang. Het resultaat is dan te beschouwen als een soort snapshot.

Pagina's

Abonneren op RSS - Archiefwet 1995 (AW95)