De beheerder van de archiefbewaarplaats is verantwoordelijk voor het beheer van de overgebrachte archiefbescheiden

De verantwoordelijkheid voor het beheer van deze informatie ligt binnen een organisatie bij diverse functionarissen en op diverse niveaus, de organisatiedomeinen. 

De verantwoordelijkheid van deze eigenaren voor het beheer vervalt op het moment dat permanent te bewaren gegevens en documenten aan de archiefbewaarplaats zijn overgedragen en op het moment dat de gegevens en documenten feitelijk vernietigd zijn.

De eigenaren van processen en/of projecten of andere activiteiten zijn en blijven in het kader van het integrale management verantwoordelijk voor het beheer van de gegevens en documenten.

Informatie ontstaan binnen de context van een overheidsorgaan blijft gedurende de vastgestelde bewaartermijnen (tijdelijk of permanent) de verantwoordelijkheid voor de zorgdrager.

Het archiefsysteem omvat zowel informatie in beheer binnen het domein van de verantwoordelijke voor de informatievoorziening en het informatiebeheer als binnen het domein van de beheerder van een archiefbewaarplaats.

Er is voldoende, gekwalificeerd personeel in dienst om het informatiebeheer adequaat vorm te geven en uit te voeren.

De informatie is opgenomen in informatieobjecten zoals documenten en registers. Deze zijn te beschouwen als archiefstukken.

De organisatie beschikt over een actueel overzicht van processen, producten, projecten, programma’s en taken in relatie tot de organisatievorm, grondslagen, de (documentaire) informatie met locatiegegevens en (wettelijke) bewaartermijnen.

Er is geen onderscheid tussen informatie in digitale - of analoge (papieren) vorm.

Doel van het goed informatiebeheer is dat een organisatie in staat is informatie te verwerken en te reproduceren die zo betrouwbaar is en voldoet aan eisen van authenticiteit dat zij bruikbaar is

1. voor de (bedrijfs)processen, projecten en andere activiteiten van een organisaatie;
2. in rechtszaken en
3. als bron voor hergebruik en (later) onderzoek.

Een archiefstuk is een archiefstuk zolang het bestaat en wordt ook als zodanig behandeld.

Alle informatie die een relatie heeft met een proces, project of andere activiteit van een overheidsorganisatie valt binnen het domein van de Archiefwet 1995.

Het informatiebeheer voldoet op aantoonbare wijze aan wetgeving, interne regels en afspraken, het informatiebeleid, normen, standaarden en (referentie)kaders. Dit vindt plaats binnen de records managementfunctie.