U bent hier

Grondslagen

Index van onderwerpen met verwijzing naar de NEN 15489, uitgangspunten en wet- en regelgeving,

Filteren is mogelijk door te zoeken met behulp van de elementen van de NEN 15489, de titel, de inhoud en de toelichting. Op vrijwel alle kolommen kan worden gesorteerd.

Titel Betreft Uitgangspunt Proces NEN 15489 Archiefwet Archiefbesluit Archiefregelingaflopend sorteren WOB WHOI WBP AVG Toelichting
Verfilming

Met behulp van analoge fotografische technieken vastleggen van gegevens op film.

art. 7 art. 6 en 8 - - - - -
  • Verfilming is een van de technieken die gebruikt mag worden voor vervanging / substitutie
  • Microverfilming is een vorm van verfilming.
Geordende en toegankelijke staat

Geordende staat - Toestand van een archief waarin de archiefbestanddelen zodanig zijn geordend, dat zij binnen een redelijke tijd kunnen worden gevonden.

Toegankelijke staat - Toestand van een archief, archiefafdeling of archiefbestanddeel waarin de archiefbescheiden en de gegevens in de archiefbescheiden binnen redelijke tijd kunnen worden gevonden.

art. 3 art. 12 - - - - - -
Selecteren
  1. Geheel van activiteiten gericht op het scheiden van voor blijvende bewaring en voor vernietiging te eniger tijd bestemde archiefbescheiden.
  2. Activiteit binnen de selectie als onder 1 waarbij de voor blijvende bewaring en de voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden daadwerkelijk worden gescheiden.
art. 3 - - - - - -
  • Op basis van ordeningsplannen catalogi is voorselectie mogelijk
Gemeenschappelijke regeling

Een samenwerkingsverband tussen overheden op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Meestal gaat het om samenwerking tussen gemeenten. Samenwerking tussen andere overheden is ook mogelijk.

In het archiefwezen is een voorbeel van een samenwerking tussen provincie en rijk te weten Tresoar. In het geval van andere Regionale Historische Centra's (RHC) is er vaak sprake van een regeling tussen gemeente(n) en het rijk.
 

- art. 4, 40 - - - - - -

Er zijn verschillende varianten:

  1. Een regeling met een openbaar bestuur (zelfstandig bestuursorgaan)
  2. Een regeling zonder een openbaar bestuur
  3. Een bedrijfsvoeringsregeling ('lichte regeling', een centrum gemeente regeling)

Zie verder de Wet gemeenschappelijke regelingen

Feitelijk vernietigen

Zodanig bewerken van de gegevensdrager dat daarvan of daaruit op geen enkele wijze de gegevens die zij bevatten kunnen worden gereconstrueerd.

art. 3 art. 8 - - - - -
Selectielijst

Een lijst waarin de archiefbescheiden zijn omschreven van een bepaald overheidsorgaan, waarbij is aangegeven of bescheiden voor blijvende bewaring of voor vernietiging in aanmerking komen.

- art. 5 en 9 art. 2, 3, 4, 5 en 8 - - - - -
Hergebruik

Het gebruik van gegevens op een andere manier dan waarvoor ze in eerste instantie waren bijeengebracht. Zie ook beschikbaarstellen.

- - - art. 11b-11h in zijn geheel - -
  • Volgens de WOB: het gebruik van informatie die openbaar is op grond van deze of een andere wet en die is neergelegd in documenten berustend bij een overheidsorgaan, voor andere doeleinden dan het oorspronkelijke doel binnen de publieke taak waarvoor de informatie is geproduceerd
  • Richtlijn 2003/98 artikel 2.4: “het gebruik door natuurlijke personen of rechtspersonen van documenten die in het bezit zijn van openbare lichamen voor andere commerciële of niet-commerciële doeleinden dan het oorspronkelijk doel binnen de publieke taak waarvoor de documenten zijn geproduceerd.”
  • Richtlijn 2003/98/EG van het Europese Parlement en de Raad van 17 november 2003 inzake het hergebruik van overheidsinformatie, Publicatieblad van de Europese Unie van 31-dec-2003 Brussel, 2003. (http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2003:345:0090:0096:NL:PDF)
  • Richtlijn 2013/37/EU van het Europees Parlement en de Raad van 26 juni 2013 tot wijziging van Richtlijn 2003/98/EG inzake het hergebruik van overheidsinformatie: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=CELEX:32013L0037
  • Richtlijn 2012/28 /EU van het Europees parlement en de Raad van 25 oktober 2012 inzake bepaalde toegestane gebruikswijzen van verweesde werken. Publicatieblad van de Europese Unie van  27 oktober 2012, Brussel 2012. (http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2012:299:0005:0012:NL:PDF).
  • Een verweesd werk is een werk waarvan de auteursrechthebbenden onbekend of onvindbaar zijn.
Inspectie

Wettelijke bevoegdheid van een functionaris op gezag van een met toezicht belast overheidsorgaan tot kennisneming en toetsing van de wijze waarop een archiefbeheerder het archiefbeheer uitvoert.

(archiefinspectie)

- art. 4 lid 3, 25a, 25b, 29, 32, 37 - - - - - -
  • Wordt ook wel toezicht op de zorg en toezicht op het beheer genoemd.
  • Wet van 24 mei 2012 tot wijziging van de Provinciewet, de Gemeentewet en enige andere wetten in verband met de revitalisering van het generiek interbestuurlijk toezicht (Wet revitalisering generiek toezicht).
    • Met deze wet is voor andere overheden (Provincies, gemeenten, waterschappen ed.) archiefinspectie een onderdeel van het interbestuurlijk toezicht, het toezicht tussen de verschillende bestuurslagen, geworden.
  • Gemeentewet art. 124, 124a - 124h
Archiefbeheer (verantwoordelijkheden)

Geheel van normen, plannen, procedures en activiteiten gericht op de archiefvorming, de archiefbewerking, het beheer van de archiefdepots, de daarin berustende archiefbescheiden en het beschikbaar stellen daarvan.

- art. 3 ev. - - - - - - -
Zorgdrager

De bestuurlijk verantwoordelijke voor de archiefvorming, het archief en het archiefbeheer. 

art. 3 ev. - - - - - -

De rol van de zorgdrager is beschreven in de Archiefwet 1995 ca. Hetgeen hieronder is beschreven geldt eigenlijk voor elke organisatie die valt onder de werking van de Archiefwet 1995. De zorgdrager moet voorzieningen treffen voor de uitvoering van de zorg, de bewaring en het beheer alsmede omtrent het toezicht daarop. De volgende acties horen daarbij

  1. Het opstellen en vaststellen van eigen beheersregels
  2. Het ontwerpen en laten vaststellen van een selectielijst
  3. Uitvoering geven aan vernietiging, vervanging, overbrenging en vervreemding
  4. Zorgen voor procesmatige en procedurele voorzieningen voor het informatiebeheer
  5. Zorgen voor  (technische) voorzieningen om de kwaliteit en het voortbestaan van de informatie(objecten) te garanderen en aan te tonen.
  6. Zorgen voor voldoende financiële middelen
  7. Aanstellen voldoende en deskundig personeel
  8. Regelen van horizontaal en verticaal toezicht.

Hoewel de wet dit begrip niet kent kan gesteld worden dat de zorgdrager de eigenaar is van de informatie. Soms als eigenaar en bezitter wanneer de informatie rechtstreeks onder de zorgdrager berust, Soms eigenaar niet bezitter in het geval dat andere functionarissen of organisaties namens die zorgdrager op grond van een mandaat mogen handelen. Deze bezitten als gevolg daarvan informatie waarvan ze niet de eigenaar zijn. 

Pagina's