U bent hier
Grondslagen
Index van onderwerpen met verwijzing naar de NEN 15489, uitgangspunten en wet- en regelgeving,
Filteren is mogelijk door te zoeken met behulp van de elementen van de NEN 15489, de titel, de inhoud en de toelichting. Op vrijwel alle kolommen kan worden gesorteerd.
Titel | Betreft | Uitgangspunt | Proces NEN 15489 | Archiefwet | Archiefbesluit | Archiefregeling | WOB | WHOI | WBP | AVG | Toelichting |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Samenwerken |
Samenwerken (collaboration) vindt plaats in situaties waar partijen gezamenlijk een activiteit uitvoeren of verantwoordelijk zijn voor een bepaald taakgebied. Een samenwerking kan georganiseerd worden binnen het domein van een dienst, afdeling of team, maar ook tussen afdelingen en teams. Het vindt ook plaats binnen domeinen waar externe partijen bij betrokken zijn, soms zelf in ketens. Meest bekende formele vormen van samenwerken zijn projecten, commissies en gremia. Daarom kan gesteld worden dat er ook project-, commissie- en vergaderdomeinen bestaan. |
- | art. 3, 4 | - | - | - | - | - | - |
Bij samenwerken is in alle gevallen één partij of beter één functionaris aan te wijzen als eigenaar van de informatie. In het geval van commissies en gremia kan dat de voorzitter zijn maar ook de functionaris die het secretariaat voert. De informatie die wordt gegenereerd en verwerkt binnen een samenwerkingsverband is als archiefonderdeel een zelfstandige eenheid met een eigen context. Dit is zolang het nodig is als ook als zodanig in stand te houden. Een projectgroep maar ook een commissie en een gremium zijn te beschouwen als zelfstandige archiefvormers die rekening te houden hebben met de beheersregels van de organisatie waar ze onder vallen. Zie ook deze pagina over samenwerking en archiefvorming, de pagina's over ketensamenwerking en het onderdeel over organisatieverandering |
|
Registreren |
Activiteiten gericht op het vastleggen van kenmerken van archiefbescheiden volgens een vooraf vastgestelde informatiebehoefte. Doel van het registreren is het leveren van bewijs van aanwezigheid van informatie, het snel kunnen vinden van informatie, het aanbrengen van logische verbanden tussen de archiefbescheiden en het leveren van managementinformatie. |
art. 3 | - | art. 17-20, 22, 24 | - | - | - | - |
Bij het registreren en vormen van dossiers/zaken zijn een aantal kwaliteiten in acht te nemen die te maken hebben met de volgende aspecten: Compleetheid Juistheid en interpreteerbaarheid Betrouwbaarheid Het aanleveren van de juiste versies documenten voor dossiervorming of om toe te voegen aan een zaak is overigens de primaire verantwoordelijkheid van de functionarissen uit het proces. Zij beschikken daarvoor over specifieke proces- en vakinhoudelijke kennis. Het is de verantwoordelijkheid van de functionnaris die de kwaliteit bewaakt om te controleren of deze documenten inderdaad aanwezig zijn. Registratie en vindbaarheid Afsluiten Klasseren Waarderen Materiele staat NB! |
||
Rampenbestrijding |
Informatie over maatregelen voor preventie en bestrijding van rampen. |
- | - | - | art. 20 | - | - | - | - |
Circulaire over de wettelijke verplichting tot het bewaren van gegevens over de rampenbestrijding, Ministerie van Binnenlandse Zaken, 2001. |
|
Privatiseren |
De situatie, waarbij de taken van een archiefvormend onderdeel geheel of gedeeltelijk worden overgedragen aan een ander rechtspersoon dan bedoeld in artikel 1 boek 2, Burgerlijk Wetboek. (Besluit Archiefoverdrachten Rijksadministratie) |
- | art. 4 en 41 | - | - | - | - | - | - |
Besluit van 9 november 1988, houdende voorschriften met betrekking tot de overgang van archiefbescheiden in geval van organisatieverandering bij de rijksadministratie.; (Besluit Archiefoverdrachten Rijksadministratie), Stb. 1988, nr. 541 (http://wetten.overheid.nl/BWBR0004427). Dit besluit bevat algemeen toepasbare vuistregels die ook op andere overheden zoals gemeenten toegepast kunnen worden. |
|
Pakketselectie |
Keuze voor nieuwe of vervanging van bestaande systemen. Dit heeft ook betrekking op business cases waarin de plannen tot vernieuwing of vervanging concreet voorkomen. |
- | - | art. 17 - 26 | - | - | - | - |
Functionele records management specificaties op basis van bijvoorbeeld
|
||
Overzicht |
Overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. Het applicatieportfolio is hier ook een onderdeel van. |
art. 3 | - | art. 18 | - | - | - | - | - | ||
Overdracht |
Procedure waarbij een archiefbeheerder archiefbescheiden plaatst onder de verantwoordelijkheid van een andere archiefbeheerder. |
art. 4 | - | - | - | - | - | - | - | ||
Overbrengen |
De (rechts)handeling waarbij het logische en fysieke beheer over de archiefbescheiden overgaan naar de beheerder van de archiefbewaarplaats. |
art. 12, 13 en 15 | art. 9 | art. 26 | - | - | - | - | - | ||
Organisatieverandering |
Organisatieverandering –betreft reorganisatie, opheffing of privatisering.
Ook vormen van samenwerking in de vorm van ketens met andere partijen al dan wettelijk opgelegd leiden tot organisatieveranderingen. Te denken valt aan organisaties die worden opgericht op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen, privaatrechtelijke samenwerkingsverbanden en dergelijke. Van belang is te bepalen wie van de deelnemers vanuit het perspectief van de Archiefwet bestuursmatig en beheersmatig verantwoordelijk is voor de informatie (eigenaar). |
- | art 4, 40 en 41 | - | - | - | - | - | - |
Artikel 4 van de Archiefwet 1995 is van toepassing bij het overdragen en/ of afstoten en/of privatiseren van taken van overheidsorganen aan derden. Uit te voeren beheerstaken op grond van de Archiefwet 1995 zijn ook te mandateren. De archiefwettelijke zorg is niet te mandateren. Zie verder ook:
|
|
Ordenen |
Ordenen is het rangschikken van archiefbestanddelen naar hun archivistische kenmerken. |
- | - | art. 17 en 18 | - | - | - | - | - |