U bent hier

Grondslagen

Index van onderwerpen met verwijzing naar de NEN 15489, uitgangspunten en wet- en regelgeving,

Filteren is mogelijk door te zoeken met behulp van de elementen van de NEN 15489, de titel, de inhoud en de toelichting. Op vrijwel alle kolommen kan worden gesorteerd.

Titel	Betreft	Uitgangspunt	Proces NEN 15489	Archiefwet	Archiefbesluit	Archiefregeling	WOB	WHOI	WBP	AVG	Toelichting
Privatiseren	De situatie, waarbij de taken van een archiefvormend onderdeel geheel of gedeeltelijk worden overgedragen aan een ander rechtspersoon dan bedoeld in artikel 1 boek 2, Burgerlijk Wetboek. (Besluit Archiefoverdrachten Rijksadministratie)	Alles is toetsbaar Op de juiste manier registreren Altijd bekend Goed beheer	-	art. 4 en 41	-	-	-	-	-	-	Besluit van 9 november 1988, houdende voorschriften met betrekking tot de overgang van archiefbescheiden in geval van organisatieverandering bij de rijksadministratie.; (Besluit Archiefoverdrachten Rijksadministratie), Stb. 1988, nr. 541 (http://wetten.overheid.nl/BWBR0004427). Dit besluit bevat algemeen toepasbare vuistregels die ook op andere overheden zoals gemeenten toegepast kunnen worden.
Dienstverlening - (Onderzoek voor derden)	Op verzoek kan door medewerkers van een archiefbewaarplaats onderzoek worden gedaan. Dit is ook te beschouwen als een vorm van beschikbaarstellen.	Cultureel erfgoed	Toegang Documenteren	art. 17, 20	-	-	-	-	-	-	-
Samenwerken	Samenwerken (collaboration) vindt plaats in situaties waar partijen gezamenlijk een activiteit uitvoeren of verantwoordelijk zijn voor een bepaald taakgebied. Een samenwerking kan georganiseerd worden binnen het domein van een dienst, afdeling of team, maar ook tussen afdelingen en teams. Het vindt ook plaats binnen domeinen waar externe partijen bij betrokken zijn, soms zelf in ketens. Meest bekende formele vormen van samenwerken zijn projecten, commissies en gremia. Daarom kan gesteld worden dat er ook project-, commissie- en vergaderdomeinen bestaan.	Vertrouwelijk behandelen Bestuurlijke verantwoordelijkheid De eigenaar is verantwoordelijk Reikwijdte verantwoordelijkheden Verspreide verantwoordelijkheden Verantwoordelijkheid voor het beheer	-	art. 3, 4	-	-	-	-	-	-	Bij samenwerken is in alle gevallen één partij of beter één functionaris aan te wijzen als eigenaar van de informatie. In het geval van commissies en gremia kan dat de voorzitter zijn maar ook de functionaris die het secretariaat voert. De informatie die wordt gegenereerd en verwerkt binnen een samenwerkingsverband is als archiefonderdeel een zelfstandige eenheid met een eigen context. Dit is zolang het nodig is als ook als zodanig in stand te houden. Een projectgroep maar ook een commissie en een gremium zijn te beschouwen als zelfstandige archiefvormers die rekening te houden hebben met de beheersregels van de organisatie waar ze onder vallen. Zie ook deze pagina over samenwerking en archiefvorming, de pagina's over ketensamenwerking en het onderdeel over organisatieverandering
Strategisch Informatieoverleg (SIO)	Dit is een op basis van het Archiefbesluit 1995 (nog) op te richten inhoudelijk overleg over thema’s als waardering, selectie, vernietiging architectuur, informatiebeveiliging, geheimhouding en openbaarheid, open data, auteursrecht. De bedoeling is dat vanuit dit overleg inhoudelijke adviezen worden gegeven aan gemeentesecretaris en/of de CIO over ontwikkelingen die op de organisatie afkomen en de gevolgen die de ontwikkelingen hebben op de informatiehuishouding.	Verspreide verantwoordelijkheden	Waarderen	-	art. 3, art. 3a en de Nota van Toelichting	-	-	-	-	-	Deze vorm van overleg is alleen verplicht wanneer er sprake is van het ontwerpen van een selectielijst. In andere gevallen is het facultatief maar wel aan te raden. In het geval van het ontwerpen van een selectielijst moet een door de zorgdrager aan te stellen externe deskundige aan dit overleg deelnemen. Link naar Nota van toelichting Voor gemeenten is de Ledenbrief van de VNG; Archiefconvenant; wijzigingen in de Archiefwet en –regelgeving, van 13-mrt-2013 (BAOZW/U201300267, Lbr. 13/021) van belang.
Externe deskundige	Een op voordracht van de ambtelijke verantwoordelijken voor het informatiebeheer aan te stellen functionaris ter ondersteuning van het ontwerpen van een selectielijst. Deze functionaris moet kennis hebben van de relatie tussen burger en overheid en de betekenis van overheidsinformatie voor deze relatie. Nadrukkelijk wordt geëist dat deze extern deskundige onafhankelijk is van zijn/haar opdrachtgever.	Zorg voor de juiste mensen Bestuurlijke verantwoordelijkheid Verspreide verantwoordelijkheden	Waarderen	-	art. 3 lid 1 sub d, art. 3a en Nota van Toelichting	-	-	-	-	-	Deze figuur is in het proces van vaststelling van selectielijsten opgenomen ter compensatie van het verdwijnen van de Raad van Cultuur (RvC) als adviseur (en toetser) van ontwerpselectielijsten. Ook wanneer zorgdragers gemeenschappelijk een selectielijst ontwerpen is zij door de individuele zorgdragers aan te stellen. Wanneer zorgdragers in een samenwerkingsverband gemeenschappelijk een externe deskundige aanstellen kan dat door mandatering en ook hier weer op voordracht van de ambtelijke verantwoordelijken. Alleen voor het ontwerpen van selectielijsten bestaat de verplichting deze deskundige aan het strategisch informatieoverleg (SIO) deel te laten nemen. Link naar Nota van toelichting Met ingang van 1 januari 2013 is het Archiefbesluit ingrijpend gewijzigd. Deze wijziging was een van de resultaten van de projecten die in 2006 gestart zijn op basis van het rapport Informatie op Orde. Doel van deze projecten was het aanpakken van problemen rond de kwaliteit van het informatiebeheer en archiefvorming bij het Rijk zoals die waren geconstateerd door de rijksarchiefinspectie in 2005 in haar rapport over een 'Dementerende overheid'. Met de wijziging van het Archiefbesluit heeft ook het formele vaststellingsproces van selectielijsten een wat ander vorm gekregen. Als een van de belangrijkste is het vervallen van de rol van de Raad voor Cultuur te noemen. Voorheen adviseerde de Raad als onafhankelijk orgaan de ontwerp selectielijsten Dit gebeurde door de Bijzondere commissie archieven (BCA). Deze commissie toetste aan de formele wettelijke vereisten en lichtte de concepten verder door op inhoudelijke kwaliteiten, maatschappelijke aspecten, compleetheid en de toepassing van bewaartermijnen. Daarbij werd ook vaak de samenhang met andere bestaande lijsten meegenomen. Deze rol is nu voor een klein bepekrt deel in handen gelegd van de door elke individuele zorgdrager te benoemen externe deskundige 'op het terrein van de relatie tussen burger en overheid en de betekenis van overheidsinformatie voor deze relatie'. Het toetsen van de samenhang is voor individuele extern deskundigen een vrijwel onmogelijke opgave. De enige partij die een dergelijke toetsing zou kunnen uitvoeren is het Nationaal Archief.
Tienjarenblok	Tienjarenblok, archiefblok met een looptijd van tien jaar. Aan deze blokperiode liggen praktische overwegingen ten grondslag die te maken hebben met de overdracht van (papieren) archieven.	Alles is toetsbaar Op de juiste manier registreren Altijd bekend Goed beheer	Verwijderen (en overbrengen) Documenteren	art. 9	art. 12 lid 1	-	-	-	-	-	De periode volgt uit de eis van artikel 9 Archiefbesluit 1995. De zorgdrager brengt de archiefbescheiden, bedoeld in artikel 12, eerste lid, van de wet in perioden over naar een archiefbewaarplaats, maar niet later dan tien jaar nadat die archiefbescheiden de leeftijd van twintig jaar hebben bereikt.
Uitlening	Tijdelijke beschikbaarstelling van een (deel van) een archief aan derden ter raadpleging of tentoonstelling hetzij aan medewerkers ter raadpleging en/of bewerking.	Op de juiste manier registreren Altijd bekend Goed beheer	Toegang Volgen	art. 18, 19	-	-	-	-	-	-	Wel of niet uitlenen is afhankelijk van materiele staat en de mate van openbaarheid (inclusief auteursrecht). Uitlening in digitale vorm kan wanneer het gaat om informatie op bepaalde gegevensdragers zoals cd's en dvd's.
Geheimhouding	Een geheim is volgens het Woordenboek der Nederlandse taal een zaak "die slechts aan één persoon of enkelen bekend is en door hen voor anderen verborgen wordt gehouden; ofwel iets dat niet algemeen bekend mag worden". Geheimhouding is dus relatief en hangt af van de houder van het geheim.	Informatiebeveiliging Vertrouwelijk behandelen	Classificatie Toegang	-	-	-	-	-	-	-	Verplichting tot geheimhouding zie Algemene wet bestuursrecht, artikel 2:5 Schending geheimhouding zie Wetboek van Strafrecht, artikelen 272 – 273e Uitspraak Hof Amsterdam: De strekking van beide begrippen is dat informatie waarover beschikt wordt niet aan derden ter beschikking wordt gesteld noch anderszins aan de openbaarheid prijsgegeven wordt. Het arrest van het hof Amsterdam in de zaak van 6 augustus 2003, LJN: AI0892, is dienaangaande duidelijk en de Hoge Raad heeft geen aanleiding gezien dit arrest te casseren (uitspraak van 2 november 2004, niet gepubliceerd, griffienummer 00032/04)."
Digitalisering	Digitalisering is het proces waarbij de werkzaamheden of activiteiten digitaal worden ondersteund, de gegevens digitaal worden verwerkt, en analoge gegevens digitaal worden gemaakt. Is meer een overkoepelend onderdeel met verschillende facetten die in deze tabel wel voorkomen. Zoals bijvoorbeeld: imaging, scanning en vervanging (substitutie).	Vormgeving records managementfunctie Het valt aan te tonen Zorg voor de juiste mensen Veilig en duurzaam opslaan Koppelingen	Opslag en behandeling Documenteren	art. 3	-	art 16-26	-	-	art. 1 b	-	-
Beveiligen	De technische en organisatorische maatregelen behorende tot het informatiesysteem ter bescherming tegen opzettelijke en niet opzettelijke wijziging, vernietiging of openbaarmaking van informatie.	Informatiebeveiliging	Opslag en behandeling Toegang Verwijderen (en overbrengen) Documenteren	-	art. 13	art. 14, 27 – 57	-	-	art 13 en 34a	-	-

Pagina's