U bent hier

Grondslagen

Index van onderwerpen met verwijzing naar de NEN 15489, uitgangspunten en wet- en regelgeving,

Filteren is mogelijk door te zoeken met behulp van de elementen van de NEN 15489, de titel, de inhoud en de toelichting. Op vrijwel alle kolommen kan worden gesorteerd.

Titel Betreft Uitgangspunt Proces NEN 15489 Archiefwet Archiefbesluit Archiefregelingaflopend sorteren WOB WHOI WBP AVG Toelichting
Rampenbestrijding

Informatie over maatregelen voor preventie en bestrijding van rampen.

- - - art. 20 - - - -

Circulaire over de wettelijke verplichting tot het bewaren van gegevens over de rampenbestrijding, Ministerie van Binnenlandse Zaken, 2001.
Kenmerk: EB2000/97598 / 26 november 2001. Zie ook deze pagina

Applicatieportfolio

Register van applicaties en formaten die gebruikt worden bij het digitaal werken. Ander woord is applicatieregister. Het portfolio is een onderdeel van het volgens de Archiefregeling voorgeschreven overzicht.

 

- art. 13 art. 20, 22-24 - - - - -
Elektronische handtekening

Betreft elektronische gegevens die zijn vastgehecht aan of logisch geassocieerd zijn met andere elektronische gegevens en die worden gebruikt als middel voor authenticatie

- - art. 24, 26 lid 2 en 3 - - - -

Zie verder:

Migratie

Volgens de Archiefregeling: Overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform.

art. 7 en art 2a art 6 en 8 art. 25 - - - art.9 lid 1
  • Daarbij is toepassingsprogrammatuur programmatuur bestemd voor de ondersteuning van de uitvoering van een werkproces.
  • De archiefregeling definieert niet het woord platform. In de voorgaande regeling werd dit omschreven als geheel van apparatuur en besturingsprogrammatuur waarop de toepassingsprogrammatuur werkt.
  • Besturingsprogrammatuur is volgens de Archiefregeling programmatuur bestemd voor de besturing van computers en software.
  • Migratie die niet binnen de definitie van de Archiefregeling valt is te beschouwen als vervanging in de zin van de wet. Dit geldt voor bijvoorbeeld:
    • migratie in het geval van op termijn te vernietigen archiefbescheiden,
    • andere vormen van migratie
  • De vraag is of conversie en migratie uit de Archiefregeling verwerking van bijzondere categorieën persoonsgegevens ex art. 9 van de AVG (bijzondere persoonsgegevens ex art. 16 WBP) in relatie met artikel 2a van de Archiefwet is toegestaan (zie ook  hiervoor de pagina Relatie met bestaande wetgeving).
  • Zie ook pagina's
Conversie

Volgens de archiefregeling: omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat. Bestandsformaat is volgens diezelfde regeling de code volgens welke digitale gegevens op een gegevensdrager zijn opgeslagen.

art. 7, 9 en 2a art. 6 en 8, Nota van Toelichting art. 25 - - art. 16 -
  1. Zie ook vervanging
  2. Zie ook het onderdeel vervangen op deze site.
  3. Conversie wordt apart geregeld in de Archiefregeling (zie ook  de pagina Relatie met bestaande wetgeving) .
  4. De Archiefregeling is alleen van toepassing op permanent te bewaren informatie.
  5. Nota van Toelcihting Archiefbesluit: "Ik deel dus niet de mening van de Raad voor het cultuurbeheer dat wat de Raad ‘routinematige conversie van informatie in een geautomatiseerde omgeving' noemt geen vervanging als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995 zou inhouden"; Ik = de toenmalig verantwoordelijke staatssecretaris van Cultuur.
  6. Databaseoperaties (SQL-operaties met update, insert, delete) als gevolg van patches, updates en upgrades zijn geen conversie of migratie conform de Archiefregeling maar wel vervanging in de zin van de Archiefwet.
  7. De vraag is of conversie en migratie uit de Archiefregeling verwerking van bijzondere categorieën persoonsgegevens ex art. 9 van de AVG (bijzondere persoonsgegevens ex art. 16 WBP) in relatie met artikel 2a van de Archiefwet is toegestaan(zie ook  hiervoor de pagina Relatie met bestaande wetgeving).
Emulatie

Techniek waarmee een computer of toepassingsprogrammatuur zich hetzelfde gedraagt als één van een oudere generatie. (Archiefregeling artikel 1 sub g)

art 7, 9 art. 6, 8 art. 25 - - - - -
Vervanging

Beheershandeling waarbij archiefbescheiden worden gesubstitueerd door reproducties en de originelen worden vernietigd.

art. 3 en 7 art. 6, 8 en 2 art. 25 tot en met 26a - - - -
  • Containerbegrip voor ondermeer conversie, scanning, imaging en (micro)verfilming
  • Artikel 25 van de Archiefregeling is alleen van toepassing wanneer conversie/migatie (ook) noodzakelijk is voor het garanderen van het voortbestaan van de informatie.
  • Zie op deze site het onderdeel over vervanging
  • Let op het verschil in benadering tussen permanent te bewaren en op termijn te vernietigen informatie.
  • Let op veel vormen van migratie en conversie vallen onder artikel 25 van de Archiefregeling.
  • Burgerlijk Wetboek Boek 2 (rechtspersonen) artikel 10 lid 4: De op een gegevensdrager aangebrachte gegevens, uitgezonderd de op papier gestelde balans en  staat van baten en  lasten, kunnen op een andere gegevensdrager worden overgebracht en  bewaard, mits de overbrenging geschiedt met juiste  en  volledige weergave  der gegevens en deze gegevens gedurende de volledig e bewaartijd beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd leesbaar kunnen worden gemaakt.
  • Informatie bij de Belastingdienst
Bestandsformaten

De wijze waarop digitale gegevens zijn of worden opgeslagen op een gegevensdrager. Het bestandsformaat verwijst naar het computerbestandsformaat beschreven door een formele - of leverancierstandaard of naar een specificatie.

- - art. 26 - art. 5 lid 1 - -
  • Gebruik en beheer van bestandsformaten is een groot issue voor preservering van digitale informatie, bijvoorbeeld in het geval
    • van gedrag (bijvoorbeeld animaties in presentaties of
    • macro's, formules en grafieken in spreadsheets) samengestelde documenten (compound documents)
  • Voor uitgebreid overzicht van digitale bestandsformaten zie de Pronomdatabase van the National Archives in Groot Brittannië.
  • Voor opsporen van onbekende bestandsformaten is bij de National Archives een tool beschikbaar (DROID - Digital Record Object Identification)
  • Overzcht open standaarden waaronder bestandsformaten bij Forum standaardisatie
  • Op de site van Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) is bij De BASIS ( Digitaal Erfgoed: Bouwen Aan Succesvolle ICT-Strategie ) ook de nodige informatie te vinden

 

Overbrengen

De (rechts)handeling waarbij het logische en fysieke beheer over de archiefbescheiden overgaan naar de beheerder van de archiefbewaarplaats.

art. 12, 13 en 15 art. 9 art. 26 - - - - -
Open source

Open source is een verzamelnaam voor alle soorten software waarvan de broncode vrijelijk ter beschikking gesteld wordt. Iedereen mag aanvullingen of verbeteringen maken voor de software en deze verder verspreiden. De software wordt in de meeste gevallen vrijgegeven onder GPL (General Public License) of een soortgelijke licentievorm.

- - art. 26 lid 1 - - - -

Instructie rijksdienst bij aanschaf ICT-diensten of ICT-producten:

  • Besluit van de Staatssecretaris van Economische Zaken van 8 november 2008, nr. WJZ/8157380, tot vaststelling Instructie rijksdienst inzake aanschaf ICT-diensten en ICT-producten (http://wetten.overheid.nl/BWBR0024717).
  • De bedoeling is dat de andere overheden deze regeling analoog gaan uitvoeren.

Pagina's