U bent hier

Grondslagen

Index van onderwerpen met verwijzing naar de NEN 15489, uitgangspunten en wet- en regelgeving,

Filteren is mogelijk door te zoeken met behulp van de elementen van de NEN 15489, de titel, de inhoud en de toelichting. Op vrijwel alle kolommen kan worden gesorteerd.

Titel	Betreft	Uitgangspunt	Proces NEN 15489	Archiefwet	Archiefbesluit	Archiefregeling	WOB	WHOI	WBP	AVG	Toelichting
Conversie	Volgens de archiefregeling: omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat. Bestandsformaat is volgens diezelfde regeling de code volgens welke digitale gegevens op een gegevensdrager zijn opgeslagen.	Het valt aan te tonen Veilig en duurzaam opslaan Goed beheer	Opslag en behandeling Documenteren	art. 7, 9 en 2a	art. 6 en 8, Nota van Toelichting	art. 25	-	-	art. 16	-	Zie ook vervanging Zie ook het onderdeel vervangen op deze site. Conversie wordt apart geregeld in de Archiefregeling (zie ook de pagina Relatie met bestaande wetgeving) . De Archiefregeling is alleen van toepassing op permanent te bewaren informatie. Nota van Toelcihting Archiefbesluit: "Ik deel dus niet de mening van de Raad voor het cultuurbeheer dat wat de Raad ‘routinematige conversie van informatie in een geautomatiseerde omgeving' noemt geen vervanging als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995 zou inhouden"; Ik = de toenmalig verantwoordelijke staatssecretaris van Cultuur. Databaseoperaties (SQL-operaties met update, insert, delete) als gevolg van patches, updates en upgrades zijn geen conversie of migratie conform de Archiefregeling maar wel vervanging in de zin van de Archiefwet. De vraag is of conversie en migratie uit de Archiefregeling verwerking van bijzondere categorieën persoonsgegevens ex art. 9 van de AVG (~~bijzondere persoonsgegevens ex art. 16 WBP~~) in relatie met artikel 2a van de Archiefwet is toegestaan(zie ook hiervoor de pagina Relatie met bestaande wetgeving).
Digitalisering	Digitalisering is het proces waarbij de werkzaamheden of activiteiten digitaal worden ondersteund, de gegevens digitaal worden verwerkt, en analoge gegevens digitaal worden gemaakt. Is meer een overkoepelend onderdeel met verschillende facetten die in deze tabel wel voorkomen. Zoals bijvoorbeeld: imaging, scanning en vervanging (substitutie).	Vormgeving records managementfunctie Het valt aan te tonen Zorg voor de juiste mensen Veilig en duurzaam opslaan Koppelingen	Opslag en behandeling Documenteren	art. 3	-	art 16-26	-	-	art. 1 b	-	-
Beveiligen	De technische en organisatorische maatregelen behorende tot het informatiesysteem ter bescherming tegen opzettelijke en niet opzettelijke wijziging, vernietiging of openbaarmaking van informatie.	Informatiebeveiliging	Opslag en behandeling Toegang Verwijderen (en overbrengen) Documenteren	-	art. 13	art. 14, 27 – 57	-	-	art 13 en 34a	-	-
Verfilming	Met behulp van analoge fotografische technieken vastleggen van gegevens op film.	Het goede gereedschap Veilig en duurzaam opslaan Reproduceren	Opslag en behandeling	art. 7	art. 6 en 8	-	-	-	-	-	Verfilming is een van de technieken die gebruikt mag worden voor vervanging / substitutie Microverfilming is een vorm van verfilming.
Geordende en toegankelijke staat	Geordende staat - Toestand van een archief waarin de archiefbestanddelen zodanig zijn geordend, dat zij binnen een redelijke tijd kunnen worden gevonden. Toegankelijke staat - Toestand van een archief, archiefafdeling of archiefbestanddeel waarin de archiefbescheiden en de gegevens in de archiefbescheiden binnen redelijke tijd kunnen worden gevonden.	Doel informatiebeheer Er is overzicht Op de juiste manier registreren Altijd bekend Basis voor metadata	Identificeren Waarderen Opnemen Registreren Classificatie Opslag en behandeling Toegang	art. 3	art. 12	-	-	-	-	-	-
Selecteren	Geheel van activiteiten gericht op het scheiden van voor blijvende bewaring en voor vernietiging te eniger tijd bestemde archiefbescheiden. Activiteit binnen de selectie als onder 1 waarbij de voor blijvende bewaring en de voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden daadwerkelijk worden gescheiden.	Alles is toetsbaar Op de juiste manier registreren Altijd bekend	Waarderen Verwijderen (en overbrengen)	art. 3	-	-	-	-	-	-	Op basis van ordeningsplannen catalogi is voorselectie mogelijk
Gemeenschappelijke regeling	Een samenwerkingsverband tussen overheden op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Meestal gaat het om samenwerking tussen gemeenten. Samenwerking tussen andere overheden is ook mogelijk. In het archiefwezen is een voorbeel van een samenwerking tussen provincie en rijk te weten Tresoar. In het geval van andere Regionale Historische Centra's (RHC) is er vaak sprake van een regeling tussen gemeente(n) en het rijk.	Alles is toetsbaar Bestuurlijke verantwoordelijkheid	-	art. 4, 40	-	-	-	-	-	-	Er zijn verschillende varianten: Een regeling met een openbaar bestuur (zelfstandig bestuursorgaan) Een regeling zonder een openbaar bestuur Een bedrijfsvoeringsregeling ('lichte regeling', een centrum gemeente regeling) Zie verder de Wet gemeenschappelijke regelingen
Feitelijk vernietigen	Zodanig bewerken van de gegevensdrager dat daarvan of daaruit op geen enkele wijze de gegevens die zij bevatten kunnen worden gereconstrueerd.	Goed beheer	Verwijderen (en overbrengen)	art. 3	art. 8	-	-	-	-	-	Wetboek van Strafrecht art. 361 Wetboek van strafvordering art. 162 Zie ook onderdeel over datalekken Vernietiging bij overheden moet plaatsvinden op basis van vastgestelde in de Staatscourant gepubliceerde selectielijsten, zie hiervoor Site Nationaal Archief over waardering en selectie Selectielijsten ter inzage Vastgestelde selectielijsten Voor een doorzoekbaar overzicht zie Handelingenbank (CAS)
Goede staat	Toestand van archiefbescheiden, waarin deze bestaan uit voldoende duurzame materialen, in voldoende duurzame verpakking en onbeschadigd zijn, dan wel deze zo nodig in een zo veel mogelijk overeenkomstige toestand zijn gebracht, en waarbij deze zonder waarneembare schadelijke gevolgen kunnen worden geraadpleegd.	Het goede gereedschap Veilig en duurzaam opslaan	Opslag en behandeling	art. 3	art. 11	art. 3-15, 24, 26 – 57	-	-	-	-	-
Selectielijst	Een lijst waarin de archiefbescheiden zijn omschreven van een bepaald overheidsorgaan, waarbij is aangegeven of bescheiden voor blijvende bewaring of voor vernietiging in aanmerking komen.	Er is overzicht Het valt aan te tonen Gegevensbeheer archiefsysteem	-	art. 5 en 9	art. 2, 3, 4, 5 en 8	-	-	-	-	-	Bewaarlijst - Een lijst die alleen te bewaren archiefstukken en archiefbestanddelen specificeert, met als uitgangspunt dat de rest vernietigd mag worden. Vernietigingslijst - Een lijst die uitgaat van de bewaring van alles wat er niet in wordt genoemd. Proces vaststelling selectielijsten Site Nationaal Archief over waardering en selectie Selectielijsten ter inzage Vastgestelde selectielijsten Voor een doorzoekbaar overzicht zie Handelingenbank (CAS)

Pagina's