U bent hier

Grondslagen

Index van onderwerpen met verwijzing naar de NEN 15489, uitgangspunten en wet- en regelgeving,

Filteren is mogelijk door te zoeken met behulp van de elementen van de NEN 15489, de titel, de inhoud en de toelichting. Op vrijwel alle kolommen kan worden gesorteerd.

Titel Betreft Uitgangspunt Proces NEN 15489 Archiefwet Archiefbesluit Archiefregeling WOBaflopend sorteren WHOI WBP AVG Toelichting
Verfilming

Met behulp van analoge fotografische technieken vastleggen van gegevens op film.

art. 7 art. 6 en 8 - - - - -
  • Verfilming is een van de technieken die gebruikt mag worden voor vervanging / substitutie
  • Microverfilming is een vorm van verfilming.
Geordende en toegankelijke staat

Geordende staat - Toestand van een archief waarin de archiefbestanddelen zodanig zijn geordend, dat zij binnen een redelijke tijd kunnen worden gevonden.

Toegankelijke staat - Toestand van een archief, archiefafdeling of archiefbestanddeel waarin de archiefbescheiden en de gegevens in de archiefbescheiden binnen redelijke tijd kunnen worden gevonden.

art. 3 art. 12 - - - - - -
Selecteren
  1. Geheel van activiteiten gericht op het scheiden van voor blijvende bewaring en voor vernietiging te eniger tijd bestemde archiefbescheiden.
  2. Activiteit binnen de selectie als onder 1 waarbij de voor blijvende bewaring en de voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden daadwerkelijk worden gescheiden.
art. 3 - - - - - -
  • Op basis van ordeningsplannen catalogi is voorselectie mogelijk
Gemeenschappelijke regeling

Een samenwerkingsverband tussen overheden op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Meestal gaat het om samenwerking tussen gemeenten. Samenwerking tussen andere overheden is ook mogelijk.

In het archiefwezen is een voorbeel van een samenwerking tussen provincie en rijk te weten Tresoar. In het geval van andere Regionale Historische Centra's (RHC) is er vaak sprake van een regeling tussen gemeente(n) en het rijk.
 

- art. 4, 40 - - - - - -

Er zijn verschillende varianten:

  1. Een regeling met een openbaar bestuur (zelfstandig bestuursorgaan)
  2. Een regeling zonder een openbaar bestuur
  3. Een bedrijfsvoeringsregeling ('lichte regeling', een centrum gemeente regeling)

Zie verder de Wet gemeenschappelijke regelingen

Feitelijk vernietigen

Zodanig bewerken van de gegevensdrager dat daarvan of daaruit op geen enkele wijze de gegevens die zij bevatten kunnen worden gereconstrueerd.

art. 3 art. 8 - - - - -
Goede staat

Toestand van archiefbescheiden, waarin deze bestaan uit voldoende duurzame materialen, in voldoende duurzame verpakking en onbeschadigd zijn, dan wel deze zo nodig in een zo veel mogelijk overeenkomstige toestand zijn gebracht, en waarbij deze zonder waarneembare schadelijke gevolgen kunnen worden geraadpleegd.

art. 3 art. 11 art. 3-15, 24, 26 – 57 - - - - -
Selectielijst

Een lijst waarin de archiefbescheiden zijn omschreven van een bepaald overheidsorgaan, waarbij is aangegeven of bescheiden voor blijvende bewaring of voor vernietiging in aanmerking komen.

- art. 5 en 9 art. 2, 3, 4, 5 en 8 - - - - -
Applicatieportfolio

Register van applicaties en formaten die gebruikt worden bij het digitaal werken. Ander woord is applicatieregister. Het portfolio is een onderdeel van het volgens de Archiefregeling voorgeschreven overzicht.

 

- art. 13 art. 20, 22-24 - - - - -
Vervanging

Beheershandeling waarbij archiefbescheiden worden gesubstitueerd door reproducties en de originelen worden vernietigd.

art. 3 en 7 art. 6, 8 en 2 art. 25 tot en met 26a - - - -
  • Containerbegrip voor ondermeer conversie, scanning, imaging en (micro)verfilming
  • Artikel 25 van de Archiefregeling is alleen van toepassing wanneer conversie/migatie (ook) noodzakelijk is voor het garanderen van het voortbestaan van de informatie.
  • Zie op deze site het onderdeel over vervanging
  • Let op het verschil in benadering tussen permanent te bewaren en op termijn te vernietigen informatie.
  • Let op veel vormen van migratie en conversie vallen onder artikel 25 van de Archiefregeling.
  • Burgerlijk Wetboek Boek 2 (rechtspersonen) artikel 10 lid 4: De op een gegevensdrager aangebrachte gegevens, uitgezonderd de op papier gestelde balans en  staat van baten en  lasten, kunnen op een andere gegevensdrager worden overgebracht en  bewaard, mits de overbrenging geschiedt met juiste  en  volledige weergave  der gegevens en deze gegevens gedurende de volledig e bewaartijd beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd leesbaar kunnen worden gemaakt.
  • Informatie bij de Belastingdienst
Inspectie

Wettelijke bevoegdheid van een functionaris op gezag van een met toezicht belast overheidsorgaan tot kennisneming en toetsing van de wijze waarop een archiefbeheerder het archiefbeheer uitvoert.

(archiefinspectie)

- art. 4 lid 3, 25a, 25b, 29, 32, 37 - - - - - -
  • Wordt ook wel toezicht op de zorg en toezicht op het beheer genoemd.
  • Wet van 24 mei 2012 tot wijziging van de Provinciewet, de Gemeentewet en enige andere wetten in verband met de revitalisering van het generiek interbestuurlijk toezicht (Wet revitalisering generiek toezicht).
    • Met deze wet is voor andere overheden (Provincies, gemeenten, waterschappen ed.) archiefinspectie een onderdeel van het interbestuurlijk toezicht, het toezicht tussen de verschillende bestuurslagen, geworden.
  • Gemeentewet art. 124, 124a - 124h

Pagina's