U bent hier
Grondslagen
Index van onderwerpen met verwijzing naar de NEN 15489, uitgangspunten en wet- en regelgeving,
Filteren is mogelijk door te zoeken met behulp van de elementen van de NEN 15489, de titel, de inhoud en de toelichting. Op vrijwel alle kolommen kan worden gesorteerd.
Titel | Betreft | Uitgangspunt | Proces NEN 15489 | Archiefwet | Archiefbesluit | Archiefregeling | WOB | WHOI | WBP | AVG | Toelichting |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Duurzaamheid |
Duurzaamheid is een onderdeel van de goede staat. Het bestaat uit twee elementen:
Sinds 2012 wordt ook de term voortbestaan wel gebruikt. |
art. 3 | art. 11 | art. 3-15, 25, 26 | - | - | - | - | - | ||
Toegankelijkheid |
Toegankelijkheid betreft de mate waarin informatie vindbaar en beschikbaar is voor gebruik of hergebruik met inachtneming van beperkingen op de openbaarheid. |
art. 3 | art. 12 | art. 16 tot en met art. 26A | - | - | - | - |
|
||
Vervanging |
Beheershandeling waarbij archiefbescheiden worden gesubstitueerd door reproducties en de originelen worden vernietigd. |
art. 3 en 7 | art. 6, 8 en 2 | art. 25 tot en met 26a | - | - | - | - |
|
||
Archiefbeheer (verantwoordelijkheden) |
Geheel van normen, plannen, procedures en activiteiten gericht op de archiefvorming, de archiefbewerking, het beheer van de archiefdepots, de daarin berustende archiefbescheiden en het beschikbaar stellen daarvan. |
- | art. 3 ev. | - | - | - | - | - | - | - | |
Zorgdrager |
De bestuurlijk verantwoordelijke voor de archiefvorming, het archief en het archiefbeheer. |
art. 3 ev. | - | - | - | - | - | - |
De rol van de zorgdrager is beschreven in de Archiefwet 1995 ca. Hetgeen hieronder is beschreven geldt eigenlijk voor elke organisatie die valt onder de werking van de Archiefwet 1995. De zorgdrager moet voorzieningen treffen voor de uitvoering van de zorg, de bewaring en het beheer alsmede omtrent het toezicht daarop. De volgende acties horen daarbij
Hoewel de wet dit begrip niet kent kan gesteld worden dat de zorgdrager de eigenaar is van de informatie. Soms als eigenaar en bezitter wanneer de informatie rechtstreeks onder de zorgdrager berust, Soms eigenaar niet bezitter in het geval dat andere functionarissen of organisaties namens die zorgdrager op grond van een mandaat mogen handelen. Deze bezitten als gevolg daarvan informatie waarvan ze niet de eigenaar zijn. |
||
Samenwerken |
Samenwerken (collaboration) vindt plaats in situaties waar partijen gezamenlijk een activiteit uitvoeren of verantwoordelijk zijn voor een bepaald taakgebied. Een samenwerking kan georganiseerd worden binnen het domein van een dienst, afdeling of team, maar ook tussen afdelingen en teams. Het vindt ook plaats binnen domeinen waar externe partijen bij betrokken zijn, soms zelf in ketens. Meest bekende formele vormen van samenwerken zijn projecten, commissies en gremia. Daarom kan gesteld worden dat er ook project-, commissie- en vergaderdomeinen bestaan. |
- | art. 3, 4 | - | - | - | - | - | - |
Bij samenwerken is in alle gevallen één partij of beter één functionaris aan te wijzen als eigenaar van de informatie. In het geval van commissies en gremia kan dat de voorzitter zijn maar ook de functionaris die het secretariaat voert. De informatie die wordt gegenereerd en verwerkt binnen een samenwerkingsverband is als archiefonderdeel een zelfstandige eenheid met een eigen context. Dit is zolang het nodig is als ook als zodanig in stand te houden. Een projectgroep maar ook een commissie en een gremium zijn te beschouwen als zelfstandige archiefvormers die rekening te houden hebben met de beheersregels van de organisatie waar ze onder vallen. Zie ook deze pagina over samenwerking en archiefvorming, de pagina's over ketensamenwerking en het onderdeel over organisatieverandering |
|
Overdracht |
Procedure waarbij een archiefbeheerder archiefbescheiden plaatst onder de verantwoordelijkheid van een andere archiefbeheerder. |
art. 4 | - | - | - | - | - | - | - | ||
Privatiseren |
De situatie, waarbij de taken van een archiefvormend onderdeel geheel of gedeeltelijk worden overgedragen aan een ander rechtspersoon dan bedoeld in artikel 1 boek 2, Burgerlijk Wetboek. (Besluit Archiefoverdrachten Rijksadministratie) |
- | art. 4 en 41 | - | - | - | - | - | - |
Besluit van 9 november 1988, houdende voorschriften met betrekking tot de overgang van archiefbescheiden in geval van organisatieverandering bij de rijksadministratie.; (Besluit Archiefoverdrachten Rijksadministratie), Stb. 1988, nr. 541 (http://wetten.overheid.nl/BWBR0004427). Dit besluit bevat algemeen toepasbare vuistregels die ook op andere overheden zoals gemeenten toegepast kunnen worden. |
|
Inspectie |
Wettelijke bevoegdheid van een functionaris op gezag van een met toezicht belast overheidsorgaan tot kennisneming en toetsing van de wijze waarop een archiefbeheerder het archiefbeheer uitvoert. (archiefinspectie) |
- | art. 4 lid 3, 25a, 25b, 29, 32, 37 | - | - | - | - | - | - |
|
|
Gemeenschappelijke regeling |
Een samenwerkingsverband tussen overheden op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Meestal gaat het om samenwerking tussen gemeenten. Samenwerking tussen andere overheden is ook mogelijk. In het archiefwezen is een voorbeel van een samenwerking tussen provincie en rijk te weten Tresoar. In het geval van andere Regionale Historische Centra's (RHC) is er vaak sprake van een regeling tussen gemeente(n) en het rijk. |
- | art. 4, 40 | - | - | - | - | - | - |
Er zijn verschillende varianten:
Zie verder de Wet gemeenschappelijke regelingen |