U bent hier

Grondslagen

Index van onderwerpen met verwijzing naar de NEN 15489, uitgangspunten en wet- en regelgeving,

Filteren is mogelijk door te zoeken met behulp van de elementen van de NEN 15489, de titel, de inhoud en de toelichting. Op vrijwel alle kolommen kan worden gesorteerd.

Titel	Betreft	Uitgangspunt	Proces NEN 15489	Archiefwet	Archiefbesluit	Archiefregeling	WOB	WHOI	WBP	AVG	Toelichting
Documentatie	Beschrijving van gegevens en systemen (meta-gegevens hieronder ook begrepen informatie over de context).	Alles is toetsbaar Op de juiste manier registreren Altijd bekend Goed beheer Koppelingen	Documenteren	art. 5 - 9	art. 8	art. 17 – 19, 21, 23, 24	-	-	-	-	-
Selectielijst	Een lijst waarin de archiefbescheiden zijn omschreven van een bepaald overheidsorgaan, waarbij is aangegeven of bescheiden voor blijvende bewaring of voor vernietiging in aanmerking komen.	Er is overzicht Het valt aan te tonen Gegevensbeheer archiefsysteem	-	art. 5 en 9	art. 2, 3, 4, 5 en 8	-	-	-	-	-	Bewaarlijst - Een lijst die alleen te bewaren archiefstukken en archiefbestanddelen specificeert, met als uitgangspunt dat de rest vernietigd mag worden. Vernietigingslijst - Een lijst die uitgaat van de bewaring van alles wat er niet in wordt genoemd. Proces vaststelling selectielijsten Site Nationaal Archief over waardering en selectie Selectielijsten ter inzage Vastgestelde selectielijsten Voor een doorzoekbaar overzicht zie Handelingenbank (CAS)
Verfilming	Met behulp van analoge fotografische technieken vastleggen van gegevens op film.	Het goede gereedschap Veilig en duurzaam opslaan Reproduceren	Opslag en behandeling	art. 7	art. 6 en 8	-	-	-	-	-	Verfilming is een van de technieken die gebruikt mag worden voor vervanging / substitutie Microverfilming is een vorm van verfilming.
Migratie	Volgens de Archiefregeling: Overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform.	Het goede gereedschap	Opslag en behandeling	art. 7 en art 2a	art 6 en 8	art. 25	-	-	-	art.9 lid 1	Daarbij is toepassingsprogrammatuur programmatuur bestemd voor de ondersteuning van de uitvoering van een werkproces. De archiefregeling definieert niet het woord platform. In de voorgaande regeling werd dit omschreven als geheel van apparatuur en besturingsprogrammatuur waarop de toepassingsprogrammatuur werkt. Besturingsprogrammatuur is volgens de Archiefregeling programmatuur bestemd voor de besturing van computers en software. Migratie die niet binnen de definitie van de Archiefregeling valt is te beschouwen als vervanging in de zin van de wet. Dit geldt voor bijvoorbeeld: migratie in het geval van op termijn te vernietigen archiefbescheiden, andere vormen van migratie De vraag is of conversie en migratie uit de Archiefregeling verwerking van bijzondere categorieën persoonsgegevens ex art. 9 van de AVG (~~bijzondere persoonsgegevens ex art. 16 WBP~~) in relatie met artikel 2a van de Archiefwet is toegestaan (zie ook hiervoor de pagina Relatie met bestaande wetgeving). Zie ook pagina's vervanging digitaal => digitaal, De Archiefregeling en het proces van vervanging en Relatie met bestaande wetgeving
Conversie	Volgens de archiefregeling: omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat. Bestandsformaat is volgens diezelfde regeling de code volgens welke digitale gegevens op een gegevensdrager zijn opgeslagen.	Het valt aan te tonen Veilig en duurzaam opslaan Goed beheer	Opslag en behandeling Documenteren	art. 7, 9 en 2a	art. 6 en 8, Nota van Toelichting	art. 25	-	-	art. 16	-	Zie ook vervanging Zie ook het onderdeel vervangen op deze site. Conversie wordt apart geregeld in de Archiefregeling (zie ook de pagina Relatie met bestaande wetgeving) . De Archiefregeling is alleen van toepassing op permanent te bewaren informatie. Nota van Toelcihting Archiefbesluit: "Ik deel dus niet de mening van de Raad voor het cultuurbeheer dat wat de Raad ‘routinematige conversie van informatie in een geautomatiseerde omgeving' noemt geen vervanging als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995 zou inhouden"; Ik = de toenmalig verantwoordelijke staatssecretaris van Cultuur. Databaseoperaties (SQL-operaties met update, insert, delete) als gevolg van patches, updates en upgrades zijn geen conversie of migratie conform de Archiefregeling maar wel vervanging in de zin van de Archiefwet. De vraag is of conversie en migratie uit de Archiefregeling verwerking van bijzondere categorieën persoonsgegevens ex art. 9 van de AVG (~~bijzondere persoonsgegevens ex art. 16 WBP~~) in relatie met artikel 2a van de Archiefwet is toegestaan(zie ook hiervoor de pagina Relatie met bestaande wetgeving).
Tienjarenblok	Tienjarenblok, archiefblok met een looptijd van tien jaar. Aan deze blokperiode liggen praktische overwegingen ten grondslag die te maken hebben met de overdracht van (papieren) archieven.	Alles is toetsbaar Op de juiste manier registreren Altijd bekend Goed beheer	Verwijderen (en overbrengen) Documenteren	art. 9	art. 12 lid 1	-	-	-	-	-	De periode volgt uit de eis van artikel 9 Archiefbesluit 1995. De zorgdrager brengt de archiefbescheiden, bedoeld in artikel 12, eerste lid, van de wet in perioden over naar een archiefbewaarplaats, maar niet later dan tien jaar nadat die archiefbescheiden de leeftijd van twintig jaar hebben bereikt.
Scanning	Scanning is de techniek die gebruikt wordt bij imaging. Dit is het maken van een digitale afbeelding van een origineel. De digitale afbeelding wordt in een bepaald bestandsformaat opgeslagen op een magnetische- en/of een optische gegevensdrager. De afbeelding kan alleen met behulp van een software weer leesbaar gemaakt worden.	Het goede gereedschap	Opnemen Opslag en behandeling	[art. 2a, 7, 9]	[art. 6, 8]	[art. 26 en 26A]	-	-	-	-	Scanning is een van de onderdelen van het totale proces van vervanging in geval van omzetten van papier naar digitaal. Er hoeft niet altijd sprake te zijn van vervangen, het kan ook gaan om het maken van een digitale kopie ter bescherming van een kwetsbaar papieren origineel of anderszins het digitaal beschikbaar kunnen stellen van papieren originelen. Wanneer er sprake is van vervanging zijn Archiefwet ca. van toepassing, In andere gevallen is het aan te raden om de investeringen veilig te stellen zoveel mogelijk aan gelijkwaardige vereisten te voldoen.

Pagina's