U bent hier
Grondslagen
Index van onderwerpen met verwijzing naar de NEN 15489, uitgangspunten en wet- en regelgeving,
Filteren is mogelijk door te zoeken met behulp van de elementen van de NEN 15489, de titel, de inhoud en de toelichting. Op vrijwel alle kolommen kan worden gesorteerd.
Titel | Betreft | Uitgangspunt | Proces NEN 15489 | Archiefwet | Archiefbesluit | Archiefregeling | WOB | WHOI | WBP | AVG | Toelichting |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Overdracht |
Procedure waarbij een archiefbeheerder archiefbescheiden plaatst onder de verantwoordelijkheid van een andere archiefbeheerder. |
art. 4 | - | - | - | - | - | - | - | ||
Control en toezicht |
|
- | art. 25a, 25b, 29lid 2, 32 lid 2 en 37 lid 2 | - | art. 16 | - | - | - | - | - | |
Overzicht |
Overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. Het applicatieportfolio is hier ook een onderdeel van. |
art. 3 | - | art. 18 | - | - | - | - | - | ||
Pakketselectie |
Keuze voor nieuwe of vervanging van bestaande systemen. Dit heeft ook betrekking op business cases waarin de plannen tot vernieuwing of vervanging concreet voorkomen. |
- | - | art. 17 - 26 | - | - | - | - |
Functionele records management specificaties op basis van bijvoorbeeld
|
||
Digitale bewaarplaats |
Het geheel van apparatuur en programmatuur op aantoonbare wijze bedoeld voor het voortbestaan, gebruik en hergebruik van voor bepaalde of onbepaalde tijd te bewaren digitale archiefbescheiden overeenkomstig de van toepassing zijnde wettelijke regelingen. |
art. 3 | - | art. 16-25 | - | - | - | - |
In plaats van e-depot |
||
Privatiseren |
De situatie, waarbij de taken van een archiefvormend onderdeel geheel of gedeeltelijk worden overgedragen aan een ander rechtspersoon dan bedoeld in artikel 1 boek 2, Burgerlijk Wetboek. (Besluit Archiefoverdrachten Rijksadministratie) |
- | art. 4 en 41 | - | - | - | - | - | - |
Besluit van 9 november 1988, houdende voorschriften met betrekking tot de overgang van archiefbescheiden in geval van organisatieverandering bij de rijksadministratie.; (Besluit Archiefoverdrachten Rijksadministratie), Stb. 1988, nr. 541 (http://wetten.overheid.nl/BWBR0004427). Dit besluit bevat algemeen toepasbare vuistregels die ook op andere overheden zoals gemeenten toegepast kunnen worden. |
|
Rampenbestrijding |
Informatie over maatregelen voor preventie en bestrijding van rampen. |
- | - | - | art. 20 | - | - | - | - |
Circulaire over de wettelijke verplichting tot het bewaren van gegevens over de rampenbestrijding, Ministerie van Binnenlandse Zaken, 2001. |
|
Dienstverlening - (Onderzoek voor derden) |
Op verzoek kan door medewerkers van een archiefbewaarplaats onderzoek worden gedaan. Dit is ook te beschouwen als een vorm van beschikbaarstellen. |
art. 17, 20 | - | - | - | - | - | - | - | ||
Registreren |
Activiteiten gericht op het vastleggen van kenmerken van archiefbescheiden volgens een vooraf vastgestelde informatiebehoefte. Doel van het registreren is het leveren van bewijs van aanwezigheid van informatie, het snel kunnen vinden van informatie, het aanbrengen van logische verbanden tussen de archiefbescheiden en het leveren van managementinformatie. |
art. 3 | - | art. 17-20, 22, 24 | - | - | - | - |
Bij het registreren en vormen van dossiers/zaken zijn een aantal kwaliteiten in acht te nemen die te maken hebben met de volgende aspecten: Compleetheid Juistheid en interpreteerbaarheid Betrouwbaarheid Het aanleveren van de juiste versies documenten voor dossiervorming of om toe te voegen aan een zaak is overigens de primaire verantwoordelijkheid van de functionarissen uit het proces. Zij beschikken daarvoor over specifieke proces- en vakinhoudelijke kennis. Het is de verantwoordelijkheid van de functionnaris die de kwaliteit bewaakt om te controleren of deze documenten inderdaad aanwezig zijn. Registratie en vindbaarheid Afsluiten Klasseren Waarderen Materiele staat NB! |
||
Documentair Structuurplan |
Een plan waarin is vastgelegd de wijze waarop de toegankelijkheid van archiefbescheiden is georganiseerd en de wijze waarop archiefbescheiden zijn ingedeeld en gerangschikt. Ordeningsplan -Een ordeningsplan is een schema voor de indeling van een te vormen archief en de rangschikking van zijn bestanddelen. |
art. 2, 5, 10 | - | art. 18,19 | - | - | - | - | - |