U bent hier

Grondslagen

Index van onderwerpen met verwijzing naar de NEN 15489, uitgangspunten en wet- en regelgeving,

Filteren is mogelijk door te zoeken met behulp van de elementen van de NEN 15489, de titel, de inhoud en de toelichting. Op vrijwel alle kolommen kan worden gesorteerd.

Titel Betreft Uitgangspunt Proces NEN 15489 Archiefwet Archiefbesluit Archiefregeling WOB WHOIaflopend sorteren WBP Toelichting
Business cases
  • Een gestructureerd voorstel voor verbetering van een bedrijfsactiviteit of -proces dat dient als behandelvoorstel voor de verantwoordelijke leidinggevenden. Het bevat een analyse van het te verbeteren activiteit of proces en verbindt daar aan de gewenste aanpassingen en/of problemen, geeft alternatieve oplossingen, beschrijft aannames, de restricties of beperkingen en bevat tevens een kosten-baten analyse gerelateerd aan de risico’s.
  • De rechtvaardiging voor een activiteit van de organisatie (project), die meestal de kosten, benefits, risico’s en doorlooptijden bevat, en waaraan de voortdurende levensvatbaarheid wordt getoetst.
- - art. 17, 19, 20, 22 en 26 - - - -
Organisatieverandering

Organisatieverandering –betreft reorganisatie, opheffing of privatisering.

  1. Reorganisatie -  De situatie, waarbij een deel van de taken van een archiefvormend onderdeel  aan een ander archiefvormend onderdeel binnen de gemeente dan wel van een archiefvormend onderdeel van de een overheidsorgaan aan een ander overheidsorgaan worden overgedragen.
  2. Opheffing - De situatie waarbij taken van een overheidsorgaanof archiefvormend onderdeel worden beëindigd of overgedragen aan een ander overheidsorgaan.
  3. Privatisering  - De situatie, waarbij de taken van een archiefvormend onderdeel geheel of gedeeltelijk worden overgedragen aan een ander rechtspersoon dan bedoeld in artikel 1 boek 2, Burgerlijk Wetboek.

Ook vormen van samenwerking in de vorm van ketens met andere partijen al dan wettelijk opgelegd leiden tot organisatieveranderingen. Te denken valt aan organisaties die worden opgericht op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen, privaatrechtelijke samenwerkingsverbanden en dergelijke.

Van belang is te bepalen wie van de deelnemers vanuit het perspectief van de Archiefwet bestuursmatig en beheersmatig verantwoordelijk is voor de informatie (eigenaar).

- art 4, 40 en 41 - - - - -

 

 

Artikel 4 van de Archiefwet 1995 is van toepassing bij het overdragen en/ of afstoten en/of  privatiseren van taken van overheidsorganen aan derden. Uit te voeren beheerstaken op grond van de Archiefwet 1995 zijn ook te mandateren. De archiefwettelijke zorg is niet te mandateren.

Zie verder ook:

  • Wet Algemene Regels Herindeling - ARHI - (art 70, 71 en 71a)
  • Wet van 24 oktober 1984, houdende algemene regelen in verband met wijziging van de gemeentelijke indeling. (Wet algemene regels herindeling). Ook wel bekend als de ARHI (http://wetten.overheid.nl/BWBR0003718)
  • Besluit van 9 november 1988, houdende voorschriften met betrekking tot de overgang van archiefbescheiden in geval van organisatieverandering bij de rijksadministratie.; (Besluit Archiefoverdrachten Rijksadministratie), Stb. 1988, nr. 541 (http://wetten.overheid.nl/BWBR0004427). Dit besluit bevat algemeen toepasbare vuistregels die ook op andere overheden zoals gemeenten toegepast kunnen worden.

 

Catalogus

Register waarin op type- of metaniveau

  1. grondslagen,
  2. taken,
  3. actoren,
  4. domeinen in de vorm van handelingen, processen, projecten en andere activiteiten,
  5. resultaten,
  6. functionaliteiten,
  7. informatie,
  8. informatieobjecten (zoals documenten) en
  9. toe te passen technieken zijn opgenomen.
- - art. 18, 19 - - -

Zie ook onderdelen

  • documentair structuurplan,
  • overzicht en
  • zaaktypecatalogus
Overbrengen

De (rechts)handeling waarbij het logische en fysieke beheer over de archiefbescheiden overgaan naar de beheerder van de archiefbewaarplaats.

art. 12, 13 en 15 art. 9 art. 26 - - - -
Overdracht

Procedure waarbij een archiefbeheerder archiefbescheiden plaatst onder de verantwoordelijkheid van een andere archiefbeheerder.

art. 4 - - - - - -
Control en toezicht
  • Control - Het geheel van maatregelen, gericht op het optimaal sturen en beheersen van organisaties en van primaire processen en kerntaken binnen deze organisaties, op basis van de aan processen en taken te stellen eisen.
  • Toezicht - Wettelijke bevoegdheid van een overheidsorgaan tot kennisneming en toetsing van en ingrijpen in de wijze waarop een zorgdrager zijn verplichtingen betreffende de archiefzorg vervult.
- art. 25a, 25b, 29lid 2, 32 lid 2 en 37 lid 2 - art. 16 - - - -
Overzicht

Overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. Het applicatieportfolio is hier ook een onderdeel van.

art. 3 - art. 18 - - - -
Conversie

Volgens de archiefregeling: omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat. Bestandsformaat is volgens diezelfde regeling de code volgens welke digitale gegevens op een gegevensdrager zijn opgeslagen.

art. 7, 9 en 2a art. 6 en 8, Nota van Toelichting art. 25 - - art. 16
  1. Zie ook vervanging
  2. Zie ook het onderdeel vervangen op deze site.
  3. Conversie wordt apart geregeld in de Archiefregeling (zie ook  de pagina Relatie met bestaande wetgeving) .
  4. De Archiefregeling is alleen van toepassing op permanent te bewaren informatie.
  5. Nota van Toelcihting Archiefbesluit: "Ik deel dus niet de mening van de Raad voor het cultuurbeheer dat wat de Raad ‘routinematige conversie van informatie in een geautomatiseerde omgeving' noemt geen vervanging als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995 zou inhouden"; Ik = de toenmalig verantwoordelijke staatssecretaris van Cultuur.
  6. Databaseoperaties (SQL-operaties met update, insert, delete) als gevolg van patches, updates en upgrades zijn geen conversie of migratie conform de Archiefregeling maar wel vervanging in de zin van de Archiefwet.
  7. De vraag is of met conversie en migratie uit de Archiefregeling verwerking van bijzondere persoonsgegevens ex art. 16 WBP in relatie met artikel 2a van de Archiefwet toegestaan is. (zie ook  hiervoor de pagina Relatie met bestaande wetgeving)
Pakketselectie

Keuze voor nieuwe of vervanging van bestaande systemen. Dit heeft ook betrekking op business cases waarin de plannen tot vernieuwing of vervanging concreet voorkomen.

- - art. 17 - 26 - - -

Functionele records management specificaties op basis van bijvoorbeeld

  • NEN-ISO 16175, Information and documentation - Principles and  functional requirements for records in electronic  office environments. Deze norm bestaat uit drie delen
  • NEN2082, Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur, Nederlands Normalisatie Instituut, Delft, 2008.  (NEN 2082:2008 nl)
  • Moreq2010, Modular Requirements for Records Systems, DLM Forum Foundation, Brussel, 2011. (version 1.1)
Digitale bewaarplaats

Het geheel van apparatuur en programmatuur op aantoonbare wijze bedoeld voor het voortbestaan, gebruik en hergebruik van voor bepaalde of onbepaalde tijd te bewaren digitale archiefbescheiden overeenkomstig de van toepassing zijnde wettelijke regelingen.

art. 3 - art. 16-25 - - -

In plaats van e-depot

Pagina's